Jakość procesu na automacie

Wykonujesz coś w swojej pracy w sposób powtarzalny? Czy wiesz, że większość takich czynności możesz zautomatyzować? Nie potrzebujesz do tego żadnych skomplikowanych botów, RPA i Low Code. Wystarczy zdrowy rozsądek, podejście Lean i Excel. Mnie w ten sposób udało się standaryzować i zautomatyzować zarządzanie jakością procesu. Wstrzyknąłem trochę filozofii Lean do mojej codziennej pracy :). Dzisiaj chcę się z Tobą tym podzielić. Zapraszam na wpis Jakość procesu na automacie.

Jakość procesu – jak to ogarnąć?

Jak wdrożyć zarządzanie jakością procesu? Lub jeszcze lepiej. Jak oduczyć bezsensownego zarządzania jakością procesu?

Zarządzanie jakością procesu jest w miarę nieskomplikowanym zadaniem. Nie mniej jednak często organizacje mocno utrudniają sobie ten task. Zamiast skupiać się na fundamentach i budowaniu świadomości, obudowują procesy wskaźnikami i – co gorsza – jakimiś aplikacjami, które mają „pomagać”… A później i tak wyników brak.

Jakie są fundamenty jakości procesu?

• Zadbaj o świadomość pracowników procesu na temat kryteriów akceptowalność produktu (często się o tym zapomina)
• Wybierz odpowiedni wskaźnik – zacznij od 1 wskaźnika, będzie to wystarczające
• Ustaw bramki jakościowe tzw. quality gates – w procesie określ miejsca weryfikacji produktu wg planu kontroli
• Zbieraj dane w sposób usystematyzowany – 5W2H – STANDARYZACJA TO KLUCZ
• Analizuj dane cyklicznie (dziennie, tygodniowo, miesięcznie) wg standardowych narzędzi jakości:
  • Pareto,
  • Run Chart
  • Diagram Korelacji

• Określ Granice tolerancji dla przebiegu procesu (granicę wskaźnika KPI)
• Przygotowuj cykliczne raporty – dziel się nimi z odpowiedzialnymi i pracującymi w procesie oraz z kadrą zarządzającą
• Współpracuj w celu poprawy wyników z momencie przekroczenia granicy tolerancji

Jak widzisz, całość układa się w dobrze znany cykl Deminga PDCA, to dobry znak ;-). Być może wydaje Ci się, że ten proces wymaga bardzo dużych nakładów pracy i przede wszystkim poświęconego czasu. Tak może być, gdy nie wyeliminujemy MUDY. Uwierz mi, jest jej tutaj bardzo dużo. Zaraz się z nią rozprawimy.

Jakość Procesu na automacie – usuń MUDĘ.

Czym jest muda? To japońskie określenie z Lean Management do wszelkiego rodzaju strat, które nie dają wartości dla procesu. Możesz rozszerzyć wiedzę z tego zakresu czytając również o Added Value i Non-Added Value.

Nasz proces zarządzania jakością procesu ma w gruncie rzeczy sporo mudy. Jeżeli jej nie rozpoznasz, to utoniesz w morzu danych, wykresów i samym Excelu.

Zacznijmy od samego procesu wyboru wskaźnika jakościowego.

Nie mam nic przeciwko analizowaniu kilku lub nawet kilkunastu wskaźników tak długo jak daje to WARTOŚĆ do całego procesu zarządzania jakością. W wielu firmach ktoś wprowadził jakieś tam wskaźniki i to funkcjonuje przez lata. Ludzie siedzą, klepią wykresy w Excelu, później nikt na to nawet nie spojrzy i tak miesiąc w miesiąc.

Uważam, że na początek wystarczy 1 dobry wskaźnik do analizowania ogólnej sytuacji. Wybierz jeden:

• ilość niezgodność
• Scrap Rate
• First Pass Yield / Troughput Yield

Jeżeli nic Ci to nie mówi – poczytaj TUTAJ – w artykule opisałem 26 wskaźników jakości.

Wracając do wskaźnika, Lean to upraszczanie, dlatego zacząłbym nawet od najprostszych danych — ilości niezgodności z procesu.

Zbieranie danych z procesu – 5W2H – zadbaj o jakość danych

Częstym problemem w firmach jest kiepska jakość danych z procesu. Danych jakościowych o zgrozo :). Informacje typu „nie montuje się”,”kiedyś było inne” to częste przypadki.

Częstym problemem jest też narzekanie na tego typu dane przez inżynierów… I tak w kółko… Ci dają słabe dane — Ci drudzy narzekają.

Widziałem firmy, gdzie ten zaklęty krok trwa od kilku lat… a wystarczy coś po prostu zrobić.

Co? Dać przepisz, wzór, standard i go egzekwować! Najprostsze rozwiązania są najlepsze i często o nich nawet nie pomyślimy.

Ja rozwiązałem ten problem w Excelu, poprzez stworzenie prostego formularza do zbierania danych. Umieściłem w nim pytania ze świetnej metody 5W2H – więcej o niej tutaj. Formularz do zgłoszeń wygląda jak poniżej.

Tak, to Excel 🙂 – tylko odpowiednio sformatowane pola, aby w miarę ładnie to wyglądało. Co mamy w tym formularzu?

• numer produktu, nazwa produktu — wiemy, dokładnie o jaki materiał chodzi
• kontrolera — wiemy, kto to zgłosił, sprawdził
• numer linii, numer operacji — odpowiadamy na pytanie GDZIE, nie biegamy po całej hali
• data, zmiana — wiemy dokładnie kiedy
• kategoria wady — wiele norm klasyfikuje wady w jakiś sposón (np. normy spawalnicze), dlatego warto utrzymać pole z kategoriami. Pozwoli to później robić ciekawe analizy. Nie masz takiej normy? Stwórz kategorię z poprzednio występujących wad. Tutaj możesz użyć listę rozwijalną, aby utrzymać powtarzalność wyboru kategorii — ważna rzecz przy późniejszych analizach
• dlaczego produkt jest niezgodny — KLUCZ do oszczędzenia masy czasu. Znam firmy, w których zgłasza się, wszystko jak leci, bo się nie podoba. Jeżeli ktoś będzie musiał odpowiedzieć na pytanie wg jakich kryteriów to jest niezgodne — będzie po prostu zmuszony do pomyślenia, czy to zgłaszać, czy nie.
• jak to zostało wykryte — istotna dana. Dzięki niej wiemy jakie narzędzie wybrać do segregacji materiału. Dodatkowo możemy sprawdzić, czy użyty przyrząd był odpowiedni — jeżeli nie, to znaczy, że materiał może być ok (np. tolerancja na rysunku do 0,0x , a pomiar przyrządem 0,00x)
• ile sztuk niezgodnych — wiemy jaka populacja została potwierdzona i wiemy, czy to jest poważny problem czy jednostkowa sytuacja

Wiesz co jest najlepsze w tym formularzu?

To, że można nim rejestrować niezgodności non-stop, a ty możesz odbierać informację o kolejnych problemach również na bieżąco. Tak, to jest możliwe :).

Do rejestrowania problemów użyłem prostego kodu VBA, które kopiuje wypełnione dane do bazy danych (będzie o niej w kolejnym akapicie. Kod kopiuje dane do kolejnej pustej komórki w bazie. Jak to zrobić? Tutaj jest opis.

Stworzenie prostej bazy danych

Na bazie wpisu twórz tabelę, która pozwoli Ci później analizować dane za pomocą najważniejszych narzędzi jakości: Diagramu Pareto, Diagramu Korelacji i Diagramu Przebiegu Procesu.

Baza zawiera identyczne pola jak formularz i pozwala usystematyzować wszystkie dane z procesu. Taki układ tabeli pozwala na wykorzystanie później Tabeli Przestawnych do tworzenia automatycznych wykresów.

Jakość procesu na automacie – narzędzia jakości i tabele przestawne

Wiesz, że nie trzeba dużo, aby analizować dobrze procesy jakościowe? Wynika to wprost z analizy Pareto, o którym jeszcze porozmawiamy :).

Istnieje bardzo dużo narzędzi jakościowych, wykresów, analiz. Jednak trzeba pamiętać, że 20% tych narzędzi to 80% sukcesu. Tak jest ze wszystkim w życiu :).

Nie niestety w wielu firmach tworzy się na potęgę liczbę wykresów, tabelek i koniec końców połowy się nawet nie analizuje. Być może ktoś chce pokazać, że ma dużo pracy. Być może szef wymaga więcej, aby pokazać, że umie wymagać.

Nie wiem. Wiem na pewno, że 3 narzędzia ze złotych narzędzi jakości do dobry fundament, aby badać jakość procesu:

• diagram przebiegu procesu — badamy trend
• diagram Pareto — badamy co ma największy negatywny wpływ na jakość
• diagram korelacji — badamy zależności pomiędzy występowaniem wad (np. korelacja — ilość problemów/kategoria wady)

W zasadzie na bazie tych 3 narzędzi dostajemy spory obraz jakości procesu. Diagramy możesz stworzyć za pomocą Tabeli Przestawnej i kilku tricków w Excelu.

Dlaczego tabela przestawna? Ponieważ jeżeli ją dobrze stworzymy, to dane będę aktualizować się automatycznie, gdy ktoś doda kolejną niezgodność. Tak, to można robić w Excelu :). Więcej o tabelach przestawnych oraz jak tworzyć takie wykresy sprawdzisz TUTAJ.

Gdy już wiemy jak wykorzystać tabele, warto całość ubrać w ładny raport, który będzie uaktualniał się automatycznie i cieszył oko odbiorcy :).

Gotowe raporty – tworzone automatycznie.

Tak wygląda gotowy raport

Ładny prawda :)? Kwestia wyboru odpowiednich formatów wykresów. W taki sposób możesz śledzić kolejne zgłoszenia niezgodności. Całość aktualizuje się automatycznie po na ciśnięciu jednego guzika. Tabele przestawne trzeba po prostu odświeżać, więc warto zrobić proste makro w VBA (nawet je nagrać!), aby odświeżało wszystkie wykresy.

Jakość procesu – jak to działa? Filmik

Jakość procesu – stwórz u siebie w Firmie w Excelu!

Po zagłębieniu się w ten artykuł możesz stworzyć taki system u siebie :). Ułatwi Ci to sporo pracy. Dlaczego Excel jest taki dobry? Ponieważ jest elastyczny i możesz modyfikować ten system pod swoje potrzeby.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia lub gotowy plik, to zapraszam Cię do mojego szkolenia, które być może jest teraz nawet w promocji ;-).

Zarządzanie Jakością Procesu na automacie — szkolenie wideo, moje wsparcie i zamknięta grupa. Teraz w promocji.

Jeżeli chcesz stworzyć taki świetny system dla swojej firmy, potrzebujesz go zmodyfikować dla własnych potrzeb, to świetnie się składa. Właśnie ruszają zapisy na mój kurs Zarządzanie Jakością Procesu na automacie. Sprawdź ofertę w promocji i zrób krok ku ułatwieniu sobie pracy.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że ten wpis zainspiruje Cię do usprawniania swojej pracy. Jak widzisz nie potrzeba zbyt skomplikowanych narzędzi, aby to zrobić. Wszystko zależy od wiedzy, sprytu i chęci dążenia do… doskonalenia :).

Photo by Possessed Photography on Unsplash