W momencie wystąpienia problemu w trakcie produkcji, czy u klienta, nie rzadko od razu skupiamy się na potencjalnych przyczynach lub metodach rozwiązania. Niestety zdarza się bardzo często, że sytuacja jest zdefiniowania bardzo lakonicznie, np. wada odlewnicza, problem z montażem, niezgodny kształt itp. Na takiej podstawie, nikt doświadczony nie podjąłby się szukania przyczyn źródłowych. Jeżeli również chcesz być skuteczny w rozwiązywaniu problemów i nie tracić czasu musisz poznać metodę 5W2H. Jest to prosta zasada, polegająca na zadaniu siedmiu pytań, które ułatwiają dokładne zdefiniowanie tego co się wydarzyło. Poniżej opis i darmowy formularz 5W2H
5W2H przy definiowaniu problemu
Metoda 5W2H jest powszechnie stosowana w raportach 8D, raportach A3 lub Diagramie Ishikawy w momencie definiowania problemu. Ja uważam, że warto z niej korzystać w przypadku zgłoszenia jakiegokolwiek problemu, nawet personalnego. Zadanie siedmiu standardowych pytań ułatwia zrozumieć daną sytuację nie tylko Tobie, ale również osobie zadającej pytanie. Przyjrzenie się problemowi na chłodno i z szerszej perspektywy pozwala zrozumieć sytuację i podjąć odpowiednie akcje. Niestety, bardzo często problem zgłaszany jest powierzchownie, rzucane jest jedno hasło i od osoby decyzyjnej oczekuje się podjęcia akcji. Jeżeli chcesz się uchronić przed podjęciem pochopnej decyzji, zbadaj problem zadając siedem poniższych pytań.
5W2H czyli metoda siedmiu pytań
What? Co? – czyli co dokładnie się stało i czego dotyczy. Dokładny numer materiałowy produktu, której dotyczy to partii, jakiej operacji. Na tym etapie chcemy również uzyskać szczegółowy opis niezgodności.
Who? Kto? – kto jest zaangażowany w sytuację, kogo to jeszcze może dotyczyć.
Where? Gdzie? – gdzie sytuacja ma miejsce, czy jest to jeden obszar, czy więcej, czy klient może być narażony itd.
When? Kiedy? – kiedy ta sytuacja miała miejsce, dokładna godzina, czy sytuacja się powtórzyła itd.
Why? Dlaczego? – wydaje mi się, że często na tym etapie próbuje dochodzić się przyczyn i wchodzi się już na analizę 5 WHY. Moim zdaniem błędnie. Pamiętajmy, że na tym etapie próbujemy zrozumieć sytuację. Pytanie dlaczego użyłbym w kontekście: Dlaczego według Ciebie jest to nie ok?Dlaczego uważasz, że produkt jest niezgodny? Spotkałem się kilkukrotnie z brakiem zrewidowania rzeczywistych wymagań i przeprowadzeniem pełnej analizy 8D dla materiału zgodnego ;-).
How? Jak? – czyli jak problem został wykryty, w jaki sposób osoba zgłaszająca wie, że widzi problem. Nie zdziw się jak usłyszysz, że wymiar się nie zgadza, bo Pan Zdzichu sprawdził to na oko. W tym momencie konfrontujesz, czy sytuacja jest odpowiednio oceniona, czy wymaga dokładniejszego zbadania innymi metodami np. suwmiarką.
How many? Jak dużo? – czyli jak duża jest populacja niezgodnego materiału. Inaczej podejdziesz do tematu, gdzie większość produktów jest niezgodna, a inaczej do problemu, gdzie co 20 sztuka jest nie ok.
Po takiej analizie problemu, możemy z czystym sumieniem podjąć odpowiednie działania. Zachęciłbym Cię jeszcze do skonfrontowania tych odpowiedzi poprzez zobaczenie na własne oczy sytuacji, o ile jest to możliwe. GEMBA pozwoli Ci nabrać jeszcze szerszej perspektywy problemu.
5W2H przykład
Prosty przykład sytuacji i zmiany perspektywy na temat problemu.
Wstępny opis problemu: Rdza na materiale od dostawcy potrzebnym na spawalnie.
What? Co? Na powierzchni materiału 2210A1 na obszarze logistyki stwierdzono niezgodność powierzchni.
Who? Kto? Problem stwierdził pracownik logistyki.
Where? Gdzie? Sytuacja ma miejsce tylko na logistyce, na pozostałych obszarach nie ma tego materiału.
When? Kiedy? Sytuacja stwierdzona w trakcie wydawania materiału do produkcji o godzinie 8:00.
Why? Dlaczego? Materiał jest niezgodny, bo zazwyczaj wyglądał inaczej.
How? Jak? Problem stwierdzono wizualnie.
How many? Jak dużo? Zainfekowane jest 30 sztuk co stanowi 1/4 partii.
Dokładny opis problemu: Na 1/4 populacji materiału 2210A1 pracownik logistyki na pierwszej zmianie, poprzez weryfikację wizualną, stwierdził różnice na powierzchni materiału pomiędzy częściami w tej samej partii. Materiał znajduje się tylko na logistyce i nie został wydany na produkcję.
GEMBA: Idziesz na logistykę i bierzesz materiał do ręki. Okazuje się, że części 2210A1 produkowane są ze stali nierdzewnej. Nalot na powierzchni to zabrudzenie, łatwo usuwalne.
AKCJE: Zwalniasz 3/4 materiału do produkcji normalnej. Na 1/4 populacji ustalasz operację przetarcia zabrudzeń przed spawaniem. Informujesz dostawcę o problemie i oczekujesz kolejnych dostaw zgodnych.
5W2H Infografika
Przygotowałem prostą infografikę, po kliknięciu jest wymiarach idealnych do druku i przyklejenia w biurze lub trzymania pod ręką w razie pojawienia się problemu.
Sprawdź moje bezpłatne szkolenie – Metoda 8D – rozwiązywanie problemów
Odpowiednie użycie metody 5W2H pomaga zweryfikować problem z szerszej perspektywy i umożliwia podjęcie bardziej trafnych decyzji. W sieci niestety nie znajdziecie wiele informacji na temat tego procesu. Jedynie co mogę polecić z czystym sumieniem to wpis na Latest Quality, oczywiście po angielsku. Możecie również spotkać się z innym zastosowaniem 5W2H np. do zarządzania projektem lub jako metodę komunikacji w przydzielaniu zadań.
Podobał Ci się ten artykuł?
Jeżeli tak, to zarejestruj się poniżej, aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach z tego bloga. Informacje z pierwsze ręki na Twojej skrzynce mailowej!
Słyszałem o 5Why ale o 5W2H słyszę po raz pierwszy. I może to kwestia godziny ale w pierwszej kolejności przyszły mi do głowy oznaczenia pasowania części w inżynierii ?
Osobiście stosuję i propaguję metodę 5W1H, ale bez pytania „Why?” Właśnie po to, żeby za wcześnie nikt nie zaczął analizy i nie szukał przyczyny. „Why” zastąpione jest przez „Which” i odpowiada mi na pytanie, „które wymaganie nie zostało spełnione”
