W momencie wystąpienia problemu w trakcie produkcji, czy u klienta, nie rzadko od razu skupiamy się na potencjalnych przyczynach lub metodach rozwiązania. Niestety zdarza się bardzo często, że sytuacja jest zdefiniowania bardzo lakonicznie, np. wada odlewnicza, problem z montażem, niezgodny kształt itp. Na takiej podstawie, nikt doświadczony nie podjąłby się szukania przyczyn źródłowych. Jeżeli również chcesz być skuteczny w rozwiązywaniu problemów i nie tracić czasu musisz poznać metodę 5W2H. Jest to prosta zasada, polegająca na zadaniu siedmiu pytań, które ułatwiają dokładne zdefiniowanie tego co się wydarzyło. Poniżej opis i darmowy formularz 5W2H
5W2H przy definiowaniu problemu
Metoda 5W2H jest powszechnie stosowana w raportach 8D, raportach A3 lub Diagramie Ishikawy w momencie definiowania problemu. Ja uważam, że warto z niej korzystać w przypadku zgłoszenia jakiegokolwiek problemu, nawet personalnego. Zadanie siedmiu standardowych pytań ułatwia zrozumieć daną sytuację nie tylko Tobie, ale również osobie zadającej pytanie. Przyjrzenie się problemowi na chłodno i z szerszej perspektywy pozwala zrozumieć sytuację i podjąć odpowiednie akcje. Niestety, bardzo często problem zgłaszany jest powierzchownie, rzucane jest jedno hasło i od osoby decyzyjnej oczekuje się podjęcia akcji. Jeżeli chcesz się uchronić przed podjęciem pochopnej decyzji, zbadaj problem zadając siedem poniższych pytań.
5W2H czyli metoda siedmiu pytań
- What? Co? – czyli co dokładnie się stało i czego dotyczy. Dokładny numer materiałowy produktu, której dotyczy to partii, jakiej operacji. Na tym etapie chcemy również uzyskać szczegółowy opis niezgodności.
- Who? Kto? – kto jest zaangażowany w sytuację, kogo to jeszcze może dotyczyć.
- Where? Gdzie? – gdzie sytuacja ma miejsce, czy jest to jeden obszar, czy więcej, czy klient może być narażony itd.
- When? Kiedy? – kiedy ta sytuacja miała miejsce, dokładna godzina, czy sytuacja się powtórzyła itd.
- Why? Dlaczego? – wydaje mi się, że często na tym etapie próbuje dochodzić się przyczyn i wchodzi się już na analizę 5 WHY. Moim zdaniem błędnie. Pamiętajmy, że na tym etapie próbujemy zrozumieć sytuację. Pytanie dlaczego użyłbym w kontekście: Dlaczego według Ciebie jest to nie ok? Dlaczego uważasz, że produkt jest niezgodny? Spotkałem się kilkukrotnie z brakiem zrewidowania rzeczywistych wymagań i przeprowadzeniem pełnej analizy 8D dla materiału zgodnego ;-).
- How? Jak? – czyli jak problem został wykryty, w jaki sposób osoba zgłaszająca wie, że widzi problem. Nie zdziw się jak usłyszysz, że wymiar się nie zgadza, bo Pan Zdzichu sprawdził to na oko. W tym momencie konfrontujesz, czy sytuacja jest odpowiednio oceniona, czy wymaga dokładniejszego zbadania innymi metodami np. suwmiarką.
- How many? Jak dużo? – czyli jak duża jest populacja niezgodnego materiału. Inaczej podejdziesz do tematu, gdzie większość produktów jest niezgodna, a inaczej do problemu, gdzie co 20 sztuka jest nie ok.
Po takiej analizie problemu, możemy z czystym sumieniem podjąć odpowiednie działania. Zachęciłbym Cię jeszcze do skonfrontowania tych odpowiedzi poprzez zobaczenie na własne oczy sytuacji, o ile jest to możliwe. GEMBA pozwoli Ci nabrać jeszcze szerszej perspektywy problemu.
5W2H przykład
Prosty przykład sytuacji i zmiany perspektywy na temat problemu.
Wstępny opis problemu:
Rdza na materiale od dostawcy potrzebnym na spawalnie.
- What? Co?
Na powierzchni materiału 2210A1 na obszarze logistyki stwierdzono niezgodność powierzchni.
- Who? Kto?
Problem stwierdził pracownik logistyki.
- Where? Gdzie?
Sytuacja ma miejsce tylko na logistyce, na pozostałych obszarach nie ma tego materiału.
- When? Kiedy?
Sytuacja stwierdzona w trakcie wydawania materiału do produkcji o godzinie 8:00.
- Why? Dlaczego?
Materiał jest niezgodny, bo zazwyczaj wyglądał inaczej.
- How? Jak?
Problem stwierdzono wizualnie.
- How many? Jak dużo?
Zainfekowane jest 30 sztuk co stanowi 1/4 partii.
Dokładny opis problemu:
Na 1/4 populacji materiału 2210A1 pracownik logistyki na pierwszej zmianie, poprzez weryfikację wizualną, stwierdził różnice na powierzchni materiału pomiędzy częściami w tej samej partii. Materiał znajduje się tylko na logistyce i nie został wydany na produkcję.
GEMBA:
Idziesz na logistykę i bierzesz materiał do ręki. Okazuje się, że części 2210A1 produkowane są ze stali nierdzewnej. Nalot na powierzchni to zabrudzenie, łatwo usuwalne.
AKCJE:
Zwalniasz 3/4 materiału do produkcji normalnej. Na 1/4 populacji ustalasz operację przetarcia zabrudzeń przed spawaniem. Informujesz dostawcę o problemie i oczekujesz kolejnych dostaw zgodnych.
5W2H Infografika
Przygotowałem prostą infografikę, po kliknięciu jest wymiarach idealnych do druku i przyklejenia w biurze lub trzymania pod ręką w razie pojawienia się problemu.
Podsumowanie i darmowy formularz 5W2H
Odpowiednie użycie metody 5W2H pomaga zweryfikować problem z szerszej perspektywy i umożliwia podjęcie bardziej trafnych decyzji. W sieci niestety nie znajdziecie wiele informacji na temat tego procesu. Jedynie co mogę polecić z czystym sumieniem to wpis na Latest Quality, oczywiście po angielsku. Możecie również spotkać się z innym zastosowaniem 5W2H np. do zarządzania projektem lub jako metodę komunikacji w przydzielaniu zadań.
Zaprasza do pobrania darmowego formularza ze strony Darmowe Narzędzia Jakościowe
Podobne
