Muda i Tim Wood – idealna para wykradająca pieniądze firmie

Każdą firmę trawi Muda. Niektórzy zdają sobie z tego sprawę i próbują z nią walczyć, inni uważają, że to codzienność i nic z nią nie robią. Muda jest przebiegła – niedostrzegana, po cichu wyniszcza firmę. Jest jak zmęczeniowe zużycie materiału: niezauważalne do momentu propagacji pęknięcia i katastrofy. Najgorsze w tym wszystkim jest to, że Muda jest niezniszczalna i nie da się jej całkowicie wyeliminować. Nie mniej jednak, powinniśmy ją potrafić identyfikować i ograniczać. Zapraszam do wpisu o Pani Muda i Panu Tim Wood – amerykańskim odpowiedniku Mudy.

Muda i Tim Wood – zapis audio / wideo

Nie masz czasu czytać? Posłuchaj 😉 :

Muda – co to jest?

Muda to japońskie określenie na wszelkiego rodzaju straty. Jak się domyślacie, wywodzi się z japońskiego systemu zarządzania TPS. Wraz z rozwojem przemysłu i powszechnością stosowania Lean Management muda trafiła na stałe do słowników większości firm. Strata jest to każda czynność nieprzynosząca wartości dodanej do produktu czy usługi.

Dlaczego muda jest niebezpieczna? Ponieważ jest to nieświadome przepalanie pieniędzy. W dobie dużej konkurencji na rynku zyski może przynosić nie tylko innowacyjny produkt, o które jest coraz trudniej, ale przede wszystkim obniżanie kosztów produkcji. Najszybciej zrobisz to poprzez identyfikację Muda i doskonalenie procesów.

Muda dzieli się na dwie kategorię, pierwsza z nich może być dla niektórych kontrowersyjna.

Muda pierwszego rodzaju – kontrola jakości, ale jak to, dlaczego?!

Czy zatem kontrola jakości to muda? Odpowiedź może was zaskoczyć. Kontrola jakości to muda pierwszego rodzaju. Nie przynosi wartości dodanej dla produktu, ale jest konieczna dla klienta końcowego. Nikt nie chce otrzymać produktów niezgodnych. Czy powinniśmy w takim razie wyeliminować mudę pierwszego rodzaju? Oczywiście. Jak? Poprzez ciągłe doskonalenie, rozwiązywanie problemów i wdrażanie akcji korygujących oraz podejście prewencyjne do zarządzania jakością poprzez np. SPC.

Wyeliminowywanie mudy pierwszego rodzaju to slalom gigant dla zawodowców. Skupmy się na wyeliminowywaniu mudy drugiego rodzaju, trochę takiej oślej łączce, na której niestety już wiele osób się przewróciło.

Muda drugiego rodzaju – 7 strat – TIM WOOD

Muda drugiego rodzaju to wszystkie czynności niemające wartości dodanej do produktu i nie wymagane przez klienta. Najłatwiej przedstawić ją za pomocą siedmiu kategorii, które amerykanie sprytnie ukryli pod akronimem Tim Wood. W każdym bądź razie, Tim Wood poszukiwany żywy, a najlepiej martwy!

Poniżej przedstawiam siedem strat według akronimu TIM WOOD. Po lewej polskie tłumaczenie, po prawej angielskie słowo. Dodatkowo przedstawię wam przykłady i sposoby radzenia sobie z daną stratą.

Transport / Transport

Transport jest zabójczy dla organizacji. Niepotrzebne kilometry robione przez wózki widłowe, czy co gorsza setki metrów pokonywane przez operatorów przynoszą tylko straty. Strata wynikająca z transportu występuje również w biurze inżynierów jakości lub administracji firmy. Zwróć uwagę, czy nie musisz biegać z każdym jednym papierkiem do kadr.

Transport w nomenklaturze siedmiu strat to przenoszenie materiału, produktów lub w usługach – nadmierne przenoszenie dokumentacji czy chodzenie w celu uzyskania informacji.

Jak eliminować?

Gdy zabierzesz się za likwidowanie transportu być może szybko okazać się, że jest to niemożliwe z Twojego poziomu. Nie zmienisz miejsca magazynu, czy ustawienia wielkiego pieca w hucie. Na pewno nie znajdziesz również szybkiego rozwiązania dla zanoszenia karteczek z urlopem do kadr. Nie ma się jednak co szybko zniechęcać i zacząć od transportu, który możesz usprawniać. Transportu, który jest wykonywany przez jednostki, transportu, który nie ma standardów itp.

Materiał produkcyjny / Inventory

Często sformułowanie to tłumaczone jest jako zapasy. Według mnie niesłusznie. Zapasy w naszym kraju kojarzą się jednoznacznie. Jest to taki nasz polski „safety buffer”, czyli produkty na czarną godzinę. Robimy zapasy produktów, zapasy wody, dawniej robiło się zapasy drewna na opał.

Materiał produkcyjny w siedmiu stratach Tim Wood to całkowity materiał potrzebny do wyprodukowania gotowego produktu lub gotowy produkt. Utrzymywanie zbyt dużych stanów magazynowych, zbyt dużych partii produkcyjnych czy gotowych produktów na magazynie to jedna wielka strata. Dlaczego?

Ponieważ w ten sposób zamrażamy gotówkę w postaci produktów oraz zajmujemy, często bardzo drogie, powierzchnie fabryki.

Jak eliminować?

Lean management to stosowanie produkcji „just in time”, najlepiej z wykorzystaniem Kanbana na produkcji i FIFO na magazynie.Organizacje z dużą świadomością ciągłego doskonalenia utrzymują niskie stany magazynowe, małe partie produkcyjne, najlepiej w systemie one piece flow (o którym jeszcze kiedyś napiszę). Firmy takie praktycznie nie produkują na magazyn, tylko wysyłają produkt od razu do klienta.

Ruch / Motion

Ruch to zdrowie, ale wykonywane codziennie setki niepotrzebnych ruchów przez operatora na miejscu pracy lub inżyniera przy biurku to niepotrzebna strata i często ryzyko kontuzji. Zapewne w pierwszej kolejności skojarzysz ruch z poprzednim punktem MUDA transportem. Nic bardziej mylnego.

W tym przypadku mowa o ruchu w miejscu pracy, czyli np. pobieranie siedem razy jednej nakrętki i przykręcanie jej, zamiast pobranie siedmiu nakrętek naraz i przykręcenie jednej po drugiej. Niepotrzebny ruch to również ułożenie operacji produkcyjnych w ten sposób, aby przezbrajać maszynę co każdą partię produkcyjną. Gdy już jesteśmy przy maszynach, ruch według 7 strat Tim Wood to również niepotrzebny ruch maszyny, ramienia robota, czy wrzeciona tokarki.

Opisywany przeze mnie ruch wydaje się być niewielkim, ale po zsumowaniu dziennie, tygodniowo, a później rocznie, może okazać się, że w ten sposób tracimy kilkanaście godzin w skali roku.

Jak eliminować?

Jak zbędny ruch eliminują najlepsi? W pierwszej kolejności należy usprawniać stacje robocze. Wykonać obserwację lub nawet zdjęcie dnia pracy i ustalić jaki ruch jest niepotrzebny. Po takiej obserwacji zmianie może ulec cały układ stacji roboczej. najczęściej przyjmuje on kształt litery U. Pracując w firmie praktykującej Lean Management, spotkacie się pewnie nieraz z nazwą U-cell. Wraz ze zmianami stanowiska pracy dochodzi do utworzenia arkusza pracy standaryzowanej, którego zadaniem jest niepozostawienie przypadkowi wykonywanych ruchów.

Oczekiwanie / Waiting

Czekanie to główny powód tracenia pieniędzy w organizacjach. Jeżeli mówimy o stracie jako czekaniu, mam na myśli oczekiwanie ludzi oraz maszyn. Jest to wynikiem złego rozłożenia procesów lub zasobów. Oczekiwanie wynika zawsze z wąskich gardeł w innym miejscu procesu. Na jednej maszynie jest duże ciśnienie, aby jak najszybciej zakończyć operację, a na kolejnej maszynie ludzie z niecierpliwieniem czekają na pracę.

Jeżeli chodzi o oczekiwanie wśród pracowników biurowych, mowa tutaj o wydłużonych procedurach jak np. zbieranie 5 podpisów pod dokumentem, aby rozpocząć proces. Należy szukać tego typu marnotrawstwa i  go eliminować.

Jak eliminować?

Muda tego rodzaju może być wyeliminowana w bardzo prosty sposób, ale wymaga długich przygotowań. Należy w odpowiedni sposób określić przyczyny oczekiwań i postojów. Tylko dobra analiza problemu, określenie wąskich gardeł, pozwoli na wyeliminowanie czekania.

Warto zastanowić się również, czy zasoby ludzkie są odpowiednio rozłożone wzdłuż procesu produkcyjnego. Może w jednym miejscu jest za dużo operatorów, a w innym za mało? Niestety w ferworze codziennej realizacji celów, zapomina się o tak trywialnych aspektach.

Pamiętajcie, że eliminowanie czekania to eliminowanie wąskich gardeł.

Nadprodukcja / Over production

150% normy, 200% normy, 300% normy! Hasła rodem z komunizmu nie są pożądane w nowoczesnym podejściu do zarządzania produkcją. Nadprodukcja to strata z powodu wytwarzania produktów, których klient nie potrzebuje. Tego typu materiały następnie wstrzymuje się na magazynie, tracąc miejsca magazynowe. Dodatkowo obciążamy maszyny i pracowników. Należy stosować Kanban i produkować tylko tyle ile jest potrzebne.

Nadprodukcja w obszarze biurowym to tworzenie niepotrzebnych raportów czy wypełnianie niepotrzebnych formularzy, których nikt nie czyta. Niestety przyjęło się w wielu organizacjach tworzenie niepotrzebnej papierologii, dokumentacji czy raportów. Często mało kto w ogóle pamięta, po co robi się dany raport i do czego służy dany wskaźnik.

Warto wtedy poczekać i zastanowić się WHY?

Jak eliminować?

W przypadku nadprodukcji na hali produkcyjnej, wystarczy zastosować się do Kanbanu i planowania w systemie pull. Nie produkujmy materiałów na magazyn, tylko materiały wymagane przez klienta.

W kwestiach „white collar” należy do czasu do czasu przeglądać system zarządzania obszarem oraz przygotowywanymi raportami. Warto też pójść w kierunku automatyzacji i poznać proste sposoby na oszczędzenie 80% czasu przy przygotowywaniu raportów. Wiem jak to zrobić. Zapraszam na kurs: Pełna moc Excela w automatyzacji raportów.

Nadmierne przetwarzanie / Over processing

Nadmierne przetwarzanie to muda wynikająca z braku świadomości wymagań klienta. Wykonywanie kolejnych operacji, procesów, które nie przynoszą wartości dodanej to częsty problem na początku współpracy z klientem. Organizacja chce zrobić produkt lepszym niż oczekuje klient.

Do tego typu mudy zalicza się również „nadjakość” (overquality), czyli ustalenie zbyt wygórowanych wymagań jakościowych dla produktu, pomimo braku takich wymagań od klienta. W ten sposób, duża część wyrobów jest złomowana.

Jak eliminować?

Jeżeli nikt na linii produkcyjnej nie wie do końca jakie wymagania ma klient to znaczy, że jest problem. Sprawdź dokładnie jakie są wymagania klienta i zobacz czy zostały w odpowiedni sposób przeniesione. Jeżeli widzisz rozbieżności, eliminuj niepotrzebne operacje, opierając się na wymaganiach klienta.

Defekty / Defects

Defekty to jedna z najpoważniejszych strat. Przekłada się to bezpośrednio na straty materiału oraz pośrednio na straty zasobów. Dlaczego? Ponieważ pracownicy i maszyny produkują nieświadomie wyroby niezgodne, które zapewne będą musiały być poddane złomowaniu.

Jeżeli produkt kosztuje 40 Euro i codziennie tracimy 10 takich produktów, to przekłada się to na 400 Euro straty plus czas pracy pracowników i maszyn. Bardzo łatwo wyliczyć koszty defektów, inaczej kosztów jakości.

Bardzo szeroko opisałem ten temat we wpisie o Kosztach Jakości. Warto się z nim zapoznać.

Jak eliminować?

Temat rzeka na oddzielny wpis. Pisząc w jednym zdaniu: Należy zadbać o jakość. Łatwo napisać, dużo trudniej zrobić. W zależności od sytuacji w organizacji należy zacząć budowanie jakości z innego punktu. Organizacje o słabej jakości muszą zacząć od reaktywnych metod zarządzania jakością. W tych bardziej rozwiniętych trzeba pójść w kierunku prewencyjnych metod jak Statystyczne sterowanie procesem. Organizacje o dużej świadomości jakości powinny iść w kierunku jakości wbudowanej.

Może to być zadanie na całe lata, ale warto ;-).

Muda podsumowanie

Po tym wpisie Muda już się przed Tobą nie schowa. Obserwuj swoją organizację i poszukuj marnotrawstwa. Staraj się je eliminować poprzez usprawnianie procesów. Gdyby były z tym problemy pisz śmiało, chętnie pomogę ;-).

Photo by Wesley Balten on Unsplash do MUDA