2022 czas start! Nowy rok to kulturowo nowy początek. Dlatego właśnie wtedy chcemy rozpocząć wiele zmian w naszym życiu. Odkładane na kolejny poniedziałek pójście na siłownię czy przejście na dietę w końcu otrzymuje realny czas startu. Podobnie jest z zawodowymi postanowieniami. W tym roku w końcu zmienię pracę, w tym roku poproszę o podwyżkę, w tym roku postaram się o awans. Rozwój kompetencji? Pewnie, zrobię szkolenie, może pójdę na studia podyplomowe? Jak to się wszystko kończy… dobrze wiemy. Wyjaśnię Ci dzisiaj, dlaczego i jak to w końcu zmienić, bo można to zmienić! Jak? Stosując systemy, procesy i cele, tak jak robią to największe firmy.
Istnieją dwa powody, dla których postanowienia noworoczne nie działają:
Większość postanowień wybieranych jest emocjonalnie. Muszę zacząć ćwiczyć… dlaczego? Bo trochę przytyłem, bo wszyscy dookoła ćwiczą, bo zaczyna mi się coś złego dziać ze zdrowiem… Kiedy zacznę? Może w poniedziałek? Nie, może w następnym miesiącu? Nie udało się… to może poczekam do Nowego Roku i wtedy na pewno wystartuję.
I startuje ten Nowy Rok, a my wszyscy z nim… Jest fajnie, kulturowo. Każdy coś zaczyna, rozmawiamy o tym, podtrzymujemy się na duchu… a po 2 tygodniach wyłamuje się pierwsza osoba, po 3 tygodniach już większość. Stwierdzamy więc, że jak już i tak nikt nie trzyma się postanowień… to ja też jak zrezygnuje nic się nie stanie. Zrobię sobie przerwę i zacznę za tydzień…
I tak z roku na rok… Bez zmian, w tym samym miejscu…
A można inaczej. Wystarczy podpatrzeć największe firmy przemysłowe jak Toyota, Mercedes, Boeing, Tesla i użyć ich systemu zarządzania zmianą, doskonalenia organizacji. Bo te postanowienia to są w większości nieudane próby zmiany nas samych i doskonalenia naszego życia.
No nie wydaje mi się… Duże firmy wiedzą jak zarządzać zmianą. Ty też, jeżeli choć przez chwile dane było Ci w takiej firmie pracować. Jeżeli jeszcze to wszystko przed Tobą, to zdradzę Ci kilka sekretów, które ułatwią TWOJĄ zmianę.
Duże organizacje i mam nadzieję, że coraz więcej tych mniejszych, stosuje 3 proste podejścia do zarządzania zmianą.
Po pierwsze wyznaczają Cel zmiany, następnie doprecyzowują Procesy i na końcu starają się zapewnić System.
Niewiele Ci to mówi? Nie szkodzi! Zaraz wyjaśnimy.
Niewiele Ci to mówi?
To przeczytaj przykład.
Firma Volkswagen chce wyprodukować nowy typ samochodu w 2022 roku w fabryce w Polsce. Jest to ich postanowienie? No nie… jest to Cel :).
Cel:
12 000 samochodów w 2022 roku, o określonej jakości oraz na czas.
Procesy:
Aby to zrealizować fabryka Volkswagena musi posiadać procesy produkcyjne. Linie montażowe, sprzęt, ludzi, wiedzę itd. Najlepiej rozrysować sobie takie procesy za pomocą Diagramu Żółwia. Nie zapominajmy też o innych procesach, takich jak zapewnienie jakości, design czy logistyka, zakupy. Samochód nie powstanie bez tych wszystkich procesów.
System:
Współdziałanie między sobą wszystkich procesów. Zapewnienie spójnej komunikacji, reguł
i zasad współpracy. Ustalenie przeglądów, doskonalenia wyników i realizacji zadań. Jest to również umiejętne współdziałanie wszystkich procesów w jednym Celu.
Zadam Ci teraz interesujące pytanie. Czy uważasz, że można zrealizować daną czynność posiadając System i Procesy, a nie posiadając Celu? Masz system i procesy do produkcji samochodów. W końcu ten samochód się pojawi :). Masz tylko Cel: produkcja auta… będzie ciężko.
Wkrótce rozwinę ten wątek, bo jest on bardzo istotny z punktu widzenia naszego nastawienia.
Jeżeli nadal sceptycznie podchodzisz do tego tematu, to wyobraź sobie sytuację, którą przedstawia James Clear. James to świetny pisarz, a jego książka Atomowe Nawyki bije rekordy popularności.
Przechodząc do przykładów systemów.
Wyobraź sobie, że jesteś trenerem piłkarskim i chcesz wygrać ligę. Twój system to sposób pozyskiwania zawodników, zarządzania i motywowania ich, stworzenia procesu treningów
i egzekwowania go, zarządzanie asystentami i przygotowania do meczów.
Wyobraź sobie, że jesteś przedsiębiorcą i chcesz zbudować milionową firmę. Twój system do tworzenia świetnych produktów, które chce klient, zatrudnianie ludzi, tworzenie marketingu, realizowanie sprzedaży itd. itd.
Wyobraź sobie, że jesteś inżynierem jakości (mam nadzieję, że bardzo nie musisz 😀 i mam nadzieję, że da Ci to do myślenia), a Twoim celem jest zapewnienie jakości zgodnie z wymaganiami klienta. Twoim systemem jest nadzorowanie wskaźników jakościowych, sprawne komunikowanie w organizacji, weryfikowanie odchyleń od normy, zarządzanie rozwiązywaniem problemów, weryfikowanie akcji korygujących i wdrożeń na czas. (tak pokrótce).
Przejdźmy teraz do przykładów życia codziennego, bliższych postanowieniom noworocznym.
Jeżeli chcesz stracić na wadze, schudnąć 5 kg to musisz stworzyć system. Twój system będzie składał się z dwóch dużych procesów: ćwiczeń fizycznych oraz liczenia kalorii. Procesy te muszą współdziałać ze sobą w pewnym systemie. Musisz wyznaczyć dokładne godziny ćwiczeń, musisz opracować system robienia zakupów, przygotowania posiłków i przede wszystkim oduczyć się starych nawyków… ale o tym za chwilę.
Wszystko jest w miarę jasne, ale dlaczego tak trudno wdrożyć takie systemy i procesy w życiu codziennym?
Powody są trzy:
Nasze obecne życie to zbiór nawyków, rzeczy powtarzalnych. Jako ludzie uwielbiamy struktury, rutyny. Czujemy się wtedy bezpiecznie. Wiemy, co będzie we wtorek, w czwartek, czy w niedzielę. Nie ważne, czy są to dobre, czy złe nawyki.
Dlatego pierwszym aspektem zmian, jest pozbycie się starych nawyków lub wprowadzenie w ich miejsce nowych.
Trzymajmy się tej diety jako przykładu.
Jeżeli przez ostatni rok codziennie rano kupowałeś/aś drożdżówkę przed pracą, aby ją wtrząchnąć na śniadanie do kawy… to teraz będzie trudno przestawić się na zrobienie sobie zdrowej owsianki.
Pomimo najszczerszych chęci, określonych celów, bez solidnego systemu, bardzo łatwo wrócić do tego co jest znane.
Jeżeli nie opracujesz odpowiednio systemu i procesu, tak aby zawsze mieć produkty do przygotowania posiłków, czas aby te posiłki zrobić, Twój mózg automatycznie pokieruje Cię do drożdżówki, gdy poczujesz głód. Dlatego tak ważne jest również unikanie, usuwanie chaosu i przeszkadzaczy…
Sprawnie przechodzimy do punktu 2… Życie to chaos… tysiące ludzi oddziaływujących na siebie: komunikaty, reklamy w mediach, losowe sprawy rodzinne, wypadki, korek na drodze. Jesteś na diecie, ktoś w pracy przynosi tort na urodziny i nalega, abyś spróbował, spróbowała… Zaczynasz w końcu ćwiczyć, Twoje malutkie dziecko złapie wirusa i trzeba się nim zajmować 24h na dobę.
Gdyby przełożyć to na pracę w fabryce przy montażu samochodów… to nigdy nie zrealizowano by celów produkcyjnych.
Wyobraź sobie, że nagle na linię montażową Opla Astra, ktoś dostarcza tylko zderzaki od Dacii Logan i stwierdza, że jak ich nie spróbujesz zamontować to się obrazi… Wyobraź sobie, że nagle nie przychodzi do pracy 80% załogi, bo nie…
W firmach produkcyjnych dąży się do jak największego usystematyzowania i opracowania. Usuwa się zbędne marnotrawstwa, materiały i każdy skupia się na danym zadaniu.
Oczywiście istnieje chaos, ale bardziej kontrolowany, a system który istnieje (np. rozwiązywania problemów QRQC) sprawia, że szybko osiąga się stan równowagi. Pracuje na to grupa ludzi… a Ty jesteś sam/sama.
Czyli punkt 3… Jesteś w tym wszystkim sam/sama. Dlatego potrzebujesz mocnego zaczepienia Twojego Systemu, Procesów i Celu. Potrzebujesz bardzo dużo dyscypliny. Można to osiągnąć. Zaraz wyjaśnię Ci jak.
Pokazałem Ci słabe punkty „życia”, to teraz czas na przedstawienie planu działania.
Zacznijmy od końca. Jeżeli chcesz coś zrealizować, to uświadom sobie, że jesteś w tym sam/sama. Oczywiście, można dołączyć do jakichś grup wsparcia, znaleźć kogoś do pomocy… ale to gra krótkoterminowa.
Bardzo ważne jest stworzenie w sobie przekonania i zrozumienia, czego ja tak naprawdę chcę i dlaczego tego chcę.
Odpowiedź sobie na pytanie:
Jeżeli odpowiesz na te pytania 3 razy nie… to znaczy, że coś jest nie tak.
Warto też sięgnąć po sprawdzoną metodę 5 Why i podrążyć naszą chęć zmiany.
Np.
Chce schudnąć 10 kilogramów
Dlaczego?
Bo chcę się lepiej czuć
Dlaczego?
Ponieważ chce być bardziej pewna/pewny siebie
Dlaczego?
Aby odważniej mówić o moich potrzebach, moich pomysłach oraz je realizować
Dlaczego?
Ponieważ brakuje mi pewności i hamuje to mój rozwój w pracy i ogranicza życie towarzyskie
Teraz mając przed sobą odpowiedź na ostatnie pytanie dlaczego, zamiast napis „Schudnąć 10kg”, masz większą motywację do utrzymywania Systemu i Procesu.
Jak radzić sobie z chaosem? Trudny temat, o którym można napisać książkę. Nie chcę Cię jednak zanudzać i napiszę ci o 3 aspektach
Chyba najważniejszy punkt to ten 2… Życie to chaos i zawsze tym chaosem będzie. Nie możesz zakładać, że wszystko będzie szło idealnie… bo w zasadzie nigdy nie idzie.
Wyobraź sobie drużyny piłkarskie… Większość z nich ma ten sam cel – wygrać ligę. Udaje się tylko jednej. Po drodze pojawiają się kontuzje zawodników, nieprzewidywalne zachowania na boisku, dziwne zbiegi okoliczności, kryzysy medialne itd. itd. Ta drużyna, która najlepiej radzi sobie z chaosem (posiada plany naprawcze), najszybciej zmierza ku mistrzostwu. Warto poczytać w tej materii książkę Nassima Taleba – Czarny Łabędź.
Nawyki — największy przeciwnik. Jak sobie z nimi radzić? Napisałem o tym oddzielny artykuł. Warto się z nim zapoznać – 4 sposoby na budowanie dobrych nawyków.
W 2022 roku życzę Ci dużo miłości… Miłości do Systemu :). Pamiętaj, że postępowanie według określonych wytycznych przyniesie w końcu rezultaty. Dlatego tak ważne jest odpowiednie zaprojektowanie systemu, odrzucenie starych procesów i nawyków i ciągłe podążanie do celu. Kolejny etap budowania lepszego jutra do doskonalenie systemu, ale to rozprawa na oddzielny artykuł.
Jeżeli podobał Ci się ten wpis — daj, proszę znać. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, zostaw, proszę komentarz.
Świetny artykuł, który nawiązuje do obecnych tygodni i czasu.
