Zatwierdzanie dostawcy – idealny proces kwalifikacji

Jak zepsuć sobie na długie lata pracę w zarządzaniu jakością dostawców? Zakwalifikować nieodpowiedniego dostawcę. Niestety w wielu firmach proces ten nie działa najlepiej, albo i w ogóle. Najważniejszych kryteriów jest kryterium ceny, ale nikt nie patrzy później na dodatkowe koszta zarządzania jakością. Słaby dostawca dostarcza niskiej jakości produkty, które mogą zatrzymać linię produkcyjną, spowodować reklamację od klienta i powtarzalnie powodować duże zamieszanie w fabryce. Jak dobrze przeprowadzić proces kwalifikacji? Zapraszam na pierwszy wideo-wpis na blogu – zatwierdzanie dostawcy.

Zatwierdzanie dostawcy – transkrypt

Zacznij od podstaw – weryfikacja systemu zarządzania jakością.

Dobrze jak zwykle jest zacząć od początku :). W pierwszej kolejności, jako inżynier jakości dostawców czy menedżer jakości dostaw, powinieneś dostać listę wybranych dostawców przez dział zakupów.

Możecie oczywiście wybierać dostawców wspólnie. Zazwyczaj jednak, koledzy z zakupów wyręczają w tej kwestii inżynierów jakości dostaw ;). Dobra lista potencjalnych dostawców zawiera od 4 do 7 pozycji.. Nie powinniście jeszcze teraz podejmować żadnych decyzji.

Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie odpowiedniej kwalifikacji, czyli zweryfikowanie wielu ważnych elementów. Zacznijmy od podstaw, czyli zweryfikowanie systemu zarządzania jakością.

Dlaczego jest to tak istotne? Ponieważ stworzony i dobrze utrzymywany system zarządzania jakością, da nam pewność, że dostawca:

• wie, co to jest zarządzanie jakością,
• rozumie podstawowe zagadnienia i elementy,
• wie, dlaczego przeprowadza się, np. audyty,
• rozumie, dlaczego zarządza się wyrobem niezgodnym,
• wie, dlaczego tak ważne jest spełnienie oczekiwań klienta.
• itd. itd. itd.

Sprawdź, czy dostawca posiada certyfikat ISO 9001, przez jaką jednostkę jest wydany i czy jest aktualny. Warto również zweryfikować ostatni wynik takiego audytu certyfikującego lub podtrzymującego certyfikat.

Zobacz, ile było niezgodności, w jakich obszarach, czy wdrożono akcje korygujące, czy wdrożono akcje korekcyjne i prewencyjne.

Jeżeli pracujesz w innym systemie zarządzania jakością, to skup sie na tym, czy dostawca posiada taki system u siebie. Niezależnie czy jest to IATF dla branży samochodowej, EN 9100 dla branży lotniczej lub inne systemy wymagane w swojej branży.

Może okazać się tak, że dostawca nie posiada certyfikatu, ale spełnia inne wymagania. Czy to oznacza, że powinniście go wyeliminować? Nie do końca. Wówczas możesz przeprowadzić audyt systemu.

Niektórzy dostawcy posiadają także własne, wewnętrzne systemy zarządzania jakością, czasami niecertyfikowane. Być może jest on lepszy nawet od ISO 9001.

Sprawdzenie zdolności produkcyjnych.

Gdy już potwierdzisz to, że dostawca jest zdolny do zapewnienia jakości, przejdź do jeszcze bardziej istotnego tematu. Sprawdź zdolności produkcyjne.

Co z tego, że dostawca posiada system zarządzania jakością, że będzie prowadził audyty wewnętrzne, będzie rozumiał, czym są niezgodności, co to są akcje korygujące – gdy nie będzie posiadał maszyn odpowiednich do wykonania danego elementu produktu!

W tym celu musisz bardzo dobrze poznać rysunek techniczny produktu, którego wykonanie chcesz zlecić do danego dostawcy. Zweryfikuj go dokładnie:

• zobacz jakie tam są procesy i wymagania
• zweryfikuj jakie są zdefiniowane metody kontroli (niszczące, nieniszczace).

Zatwierdzanie dostawcy – znajomość procesów

Kolejnym ważnym aspektem jest nie tylko posiadanie parku maszynowego, ale również znajomości procesów. Czasami zdarza się, że dostawca nie będzie jeszcze posiadał danej maszyny czy zasobów ludzkich. Nie mniej jednak będzie deklarował, że jest w stanie go szybko wdrożyć i nim zarządzać.

Zweryfikuj to dobrze. Czy dostawca na pewno rozumie, czym jest dany proces. Równie ważne jest sprawdzenie samych procesów na miejscu u dostawcy i upewnienie się, że wykonywane są one w odpowiednim standardzie i w odpowiedni sposób – w takim, jaki wymagasz Ty i Twoja organizacja.

Pamiętaj również o tym, że dostawca może outsourc’ować kilka procesów i nie ma w tym nic złego. Wiele firm nie wykonuje na przykład obróbki chemicznej lub badań niszczących lub nieniszczących. Takie procesy zlecane są na zewnątrz. Jest to normalna praktyka.

Ważne jest, aby takich poddostawców zweryfikować:

• czy posiadają odpowiednie dokumenty,
• czy są znani na rynku,
• sprawdź, jak dostawca zarządza nimi, w jaki sposób podchodzi do tych tematów.

Weryfikacja zasobów dostawcy.

Kolejny ważny punkt to zweryfikowanie zasobów dostawcy. Chodzi o czas ogólny oraz identyfikacja wąskich gardeł.

Pamiętaj, że dostawca produkuje też części dla innych klientów. Zastanów się, jakie relacje z tymi klientami posiada. Jeżeli wejdziesz jako klient do tego dostawcy i będziecie mieć od 1 do 5% udziałów, to uwierz mi, że będzie bardzo ciężko nadać priorytet Twoim częściom i produktom. Dlatego bardzo ważne jest to, aby uwzględnić tego typu informacje.

Pomimo tego, że dostawca może mieć czas, park maszynowy, może znać procesy – może on nie posiadać zasobów ludzkich. Henry Ford powiedział, że gdyby zabrać mu wszystkie maszyny, a zostawić ludzi, to w rok odbuduje swoją fabrykę, ale gdyby zostawić maszyny, a zabrać ludzi, zajęłoby mu to 10 lat. Ludzie to wiedza i potencjał.

Zweryfikuj, czy dostawca posiada odpowiednie zasoby wśród operatorów, osób odpowiedzialnych bezpośrednio za produkty. Zweryfikuj także, czy dostawca posiada odpowiednie zasoby w tzn. white colours. Mowa o osobach, które odpowiadają za wsparcie klienta, które będą odpowiadały za wdrożenie całego produktu i zapewnienie jakości.

Również bardzo istotny punkt, a często pomijany: weryfikujemy park maszynowy, zasoby, czas, a nie weryfikujemy tego, czy będzie nam miał kto odpowiedzieć czy przeprowadzić cały projekt wdrożeniowy.

Jak przeprowadzić kwalifikację dostawcy?

Na bazie wymagań oraz tego, co już ode mnie usłyszałeś, możesz przygotować specjalny kwestionariusz, który dostawca oceni według własnego uznania. Pamiętaj jednak, że musisz mieć wtedy duże zaufanie do tego dostawcy.

Możesz robić tak w stosunku do dostawców, którzy są znani w świecie i branży, którzy dostarczają podobne części do innych Klientów lub po prostu na takich dostawcach, na których możesz polegać.

Jeśli nie masz takiego zaufania do dostawcy, to warto przeprowadzić taki audyt i ocenę na miejscu, za pomocą kwestionariusza, który posiadasz.

W dzisiejszych czasach może to być trudne. Mamy 2020 rok przypominam. W takich wypadkach możesz zrobić to także online, ale nie zostawiaj tego do oceny dostawcy, do którego nie masz zaufania.

Uwierz mi, że są na świecie firmy, dla których pieniądze są ważniejsze niż relacje, ciągłość dostaw, zapewnienie jakości.

Takie firmy pomimo tego, że nie będą posiadać wszystkich elementów, potwierdzą, że tak jest tylko po to, aby otrzymać kontrakt i możliwość dostaw do Ciebie.

Zatwierdzanie dostawcy – Weryfikacja logistyki

Kolejnym ważny punkt, który warto zweryfikować, dotyczy dostaw na czas. Sprawdź, jak wygląda logistyka u dostawcy. Sprawdź do kogo dostarcza, do jakich krajów, czy rozumie wymagania, które musi spełnić wysyłając części do Ciebie.

Być może nie ma jeszcze klientów z Polski i nie wie, jakie musi spełnić wymagania np. celne. Zweryfikuj to, czy jest to zrozumiałe przez dostawcę czy nie.

Zobacz, jak wygląda logistyka, jak działa, jak dużo wysyłek jest realizowanych w danym dniu, tygodniu czy miesiącu. Jest to również istotne, bo bardzo często jest to wąskie gardło w dostawach na czas.

Kolejny ważny punkt, często pomijany, to zweryfikowanie tego, czy dostawca jest w stanie zapewnić bufor.

Chodzi nie tylko o sam fakt, ale również oraz fizyczne miejsce, aby składować 3 czy 4 dostawy.

Jest to niezbędne, by zapewnić ich dostępność w przypadku wystąpienia problemów jakościowych. Czy w przypadku zepsucia maszyny i naprawy jej przez następne 2 lub 3 tygodnie. Bufor często ratuje sytuacje ciągłości dostaw, więc warto go naprawdę zweryfikować.

Cena produktu dostawcy ma znaczenie.

Cena ma znaczenie dla firmy, ale powinna być brana pod uwagę na końcu. Dlaczego? Ponieważ pominięcie tych wszystkich punktów wcześniej i poleganie na cenie może spowodować to, że cena zarządzania jakością dostawcy tańszego będzie tak duża, że cena ogólna produktu się nie zwróci.

Czasami lepiej jest wybrać dostawcę, który ma lepsze wskaźniki jakościowe i który ma lepsze wyniki w kwestionariuszu, o którym Ci powiedziałem, a cena jest wyższa, niż dostawcy, który ma niższe wskaźniki z kwestionariusza, ale przedstawia niższą cenę.

Uwzględnij również koszty jakości zarządzania wyrobem niezgodnym czy zarządzania dostawcą, który ma słabą jakość. To jest bardzo istotne.

Wybór dostawców na podstawie wyników matrycy ryzyka lub FMEA.

Jeżeli masz już te wszystkie wskaźniki, o których wspomniałem, stwórz matrycę ryzyka na tej podstawie lub FMEA dla wszystkich dostawców. W prosty sposób oblicz wskaźniki dla FMEA lub matrycy ryzyka, wybierz dostawcę, który ma najniższe ryzyko z Twojego punktu widzenia. Zrób to wspólnie z działem zakupów tak, aby uwzględnić dwa biznesy: produkcyjno-jakościowy i technologiczny, ale również komercyjny.

Kolejny etap to wybór dostawców. Często wybierany jest jeden dostawca, co jest dużym błędem. Warto wybrać dwóch dostawców, bo nawet dostawca wyglądający dobrze i w danym momencie spełniający wymagania, po roku czy po półtora lub dwóch, może bardzo obniżyć swoje loty.

Może dojść do zmiany zarządu, może dojść do zmian personalnych, może dojść do jakiś nieoczekiwanych sytuacji, które spowodują, że jakość będzie niska lub zabraknie w ogóle dostaw. Znam to z doświadczenia, dlatego warto mieć dwa źródła dostaw.

Zatwierdzanie dostawcy – Zatwierdzenie produkcji – PPAP/FAI

Kolejnym etapem, gdy mamy już wybrane dwa źródła dostaw, jest przedstawienie tak zwanej pierwszej próby, pierwszych części, które będą produkowane.

W zależności od modelu warto wykorzystać sprawdzone metody: PPAP w branży automotive lub FAI z branży kolejniczej lub lotniczej.

PPAP zawiera 18 elementów, które pozwalają w odpowiedni sposób zweryfikować jakość i zweryfikować zdolność dostawcy do spełnienia wymagań.

Pamiętaj o zasadzie Deminga – Dużo P, mało D

Początki na pewno będą trudne i wymagające. Pamiętaj, że im więcej nakładów siły włożycie na początku w zatwierdzanie dostawcy, tym bardziej będzie to procentować później w samym zarządzaniu dostawcą i jakością.

Jest to słynna zasada z cyklu deminga PDCA. Ilość energii włożona w ćwiartkę “P” planowanie, przekłada się równoznaczne w mniejszą energię włożoną w ćwiartkę “D”, “C” i “A”.

Niestety często zapominamy w ogóle o planowaniu, robimy to po macoszemu. Później musimy bardzo dużo energii wkładać w wykonanie i sprawdzenie tego, co nie działa, a w następstwie w podejmowanie akcji.

Dużo lepiej jest zaplanować w odpowiedni sposób kwalifikacje dostawcy, podejść do tego na poważnie, zweryfikować wszystkie wymagania. Następnie zrobić wdrożenie, try out’y i zatwierdzić części.

Proponowane narzędzia:

• Kwestionariusz uwzględniający wymagania konstrukcyjne i klienta
• Zweryfikowanie systemu zarządzania jakoscią – MAPA ISO 9001
• Zweryfikowanie zatwierdzenia procesów specjalnych – NADCAP
• Audyt systemu
• Audyt procesów
• Matryca ryzyka (mniej zaawansowane) – ocena ryzyka poszczególnych dostawców
• FMEA (bardziej zaawansowane) – ocena ryzyka poszczególnych dostawców
• PPAP – zatwierdzenie części

Podsumowanie – zatwierdzanie dostawcy

Mam nadzieję, że ten proces, który Wam przedstawiłem, pomoże w kwalifikowaniu i wyborze w odpowiedni sposób dostawców. Dobry wybór dostawcy zapewni wam dużo mniej stresu i pracy reaktywnej. Zyskacie przez to dużo więcej pracy przewidywalnej. Pracy związanej z planowaniem i robieniem tego, co jest nie pilne, a ważne.

Tego Wam moi drodzy serdecznie życzę.

Jeśli podobał Wam się ten film, dajcie znać w komentarzu!

grafika do wpisu: Photo by Wes Hicks on Unsplash