Ryzyko wpisane jest w każde przedsięwzięcie, a im bardziej odważny projekt tym ryzyko jest wyższe. Nie należy obawiać się podejmowania zadań z powodu ryzyka, z drugiej strony nie oznacza to jednak, że powinniśmy pływać po oceanie w dziurawej łodzi. Pokaże Ci jak w prosty sposób zaprezentować aktualny stan zagrożeń w procesie lub projekcie. Pomoże Ci w tym macierz ryzyka. Dodatkowo przygotowałam darmowy formularz Excel, który automatycznie uzupełnia macierz ryzyka. Zapraszam do lektury.
Macierz ryzyka co to jest?
Jest to sposób przedstawiania ryzyka projektów lub procesów. Za pomocą macierzy ryzyka możesz dokonać szybkiej prezentacji ilości zagrożeń wraz z ich wagą. Dużym atutem jest standardowa forma graficzna ze znanymi w każdej korporacji kolorami sygnalizacji świetlnej. Ułatwia to błyskawiczne zrozumienie ryzyka danego projektu lub procesu.
Matrycę tworzą dwa parametry:
- prawdopodobieństwo wystąpienia problemu
- jak poważne mogą być następstwa wystąpienia problemu
Po angielsku będzie bo PxS matrix (probability i severity), możecie się spotkać z takim określeniem. Często macierz ryzyka nosi nazwę po prostu risk matrix.
Każdy z parametrów posiada trzy stopniową skalę: niskie, średnie, wysokie. To co próbowałem opisać słowami powinniście szybko zrozumieć na poniższej ilustracji.
Macierz ryzyka jak zrobić?
Wiesz już jak wygląda macierz ryzyka, ale jak ją praktycznie wykonać? Macierz ryzyka to ostatni etap analizy ryzyka. Szczegółowa analiza ryzyka to proces długotrwały, wymagający zaangażowania specjalistów. W zależności od procesu lub projektu przeprowadza się ją w formie warsztatów, burzy mózgów lub diagramu pokrewieństwa. W analizie ryzyka powinno brać udział kilka lub kilkanaście osób. Nie należy przeprowadzać analizy w pojedynkę. Analiza ryzyka to temat bardzo obszerny, opiszę go w jednym z kolejnych wpisów.
Po burzliwych dyskusjach w trakcie analizy spisuje się wszystkie potencjalne ryzyka w formie listy, następnie w wspólnie z zespołem ocenia się prawdopodobieństwo zdarzenia oraz następstwa dla klienta, organizacji, bezpieczeństwa ludzi w zależności od perspektywy z jakiej oceniany jest proces.
Posiadając listę zagrożeń ocenioną przez zespół przystępuje się do wypełniania matrycy. W poszczególne komórki wpisuje się ilość ryzyk, które spełniają kryteria prawdopodobieństwa i następstw.
Jeżeli dla danego projektu oszacowaliśmy występowanie 5 zagrożeń, gdzie następstwa i prawdopodobieństwo wystąpienia oceniliśmy na wysokie, wpisujemy tą liczbę w komórkę Wysokie/Wysokie.
Gdy zagrożenia znajdują się w obszarach czerwonych, zadaniem zespołu jest opracowanie planu działań, aby ryzyka te zlikwidować lub zmniejszyć, czyli przesunąć na matrycy do pól zielonych/żółtych.
Macierz ryzyka przykład
Za przykład posłuży nam firma, która wykonuje montaż rowerów. Zadaniem nowo zatrudnionego inżyniera jakości jest przeprowadzenie analizy ryzyka procesu montażowego, z punktu widzenia potencjalnej reklamacji od klienta. W skrócie sprawdza on szczelność systemu jakości.
Po zebraniu najlepszych fachowców w firmie oraz burzliwej dyskusji, zdefiniowane zostało 5 rodzajów ryzyka.
Lista potencjalnych zagrożeń (prawdopodobieństwo wystąpienia/ wpływ na klienta):
- Pomylenie części montowanych – niskie / wysokie
- Zarysowania powłoki lakierniczej – wysokie / średnie
- Brak zainstalowanych wszystkich elementów – wysokie / wysokie
- Nieodpowiednie momenty dokręcenia – niskie / średnie
- Montaż części niezgodnych – niskie / wysokie
Po określeniu pięciu rodzajów ryzyka stworzono matrycę (rysunek poniżej). Jak widzicie dwa z ryzyk znajdują się w strefie czerwonej. Następnym zadaniem zespołu jest określenie planu likwidacji lub zmniejszenia możliwości wystąpienia ww ryzyk.
Przykład jest dość prosty, w rzeczywistości określonoby zapewne kilkadziesiąt potencjalnych ryzyk takiej linii montażowej. Zalecam również szczegółowe określenie ryzyk.
Macierz ryzyka zalety
Zaletami macierzy ryzyka jest możliwość przedstawienia w standardowy, graficzny sposób sytuacji dotyczącej zagrożeń w danym procesie. Usytuowanie zbyt wielu ryzyk w prawym górnym rogu przekazuje szybki komunikat do kierownictwa, że należy podjąć działania lub przygotować się na problemy :).
Z mojego punktu widzenia jest to idealna forma komunikacji. Jeżeli twoje argumenty nie trafiają w trakcie dyskusji na temat projektu, planowania procesu lub zmian. Zaproponuj przygotowanie analizy ryzyka wraz z macierzą ryzyka. W organizacjach nastawionych na zysk liczby mówią więcej niż słowa, a kolory jeszcze więcej :).
Macierz ryzyka Excel
Na stronie Darmowe Narzędzia znajdziesz formularz Excel do wykonania listy ryzyk oraz macierzy ryzyka. Macierz ryzyka uzupełni się automatycznie po wypisaniu listy ryzyk i ich ocenie.
Macierz ryzyka podsumowanie
Wystarczy jeden rzut oka na macierz ryzyka aby ocenić czy dany proces jest wystarczająco zabezpieczony przed pojawieniem się problemów. Jeżeli zbyt duża ilość ryzyk znajduje się na czerwonych polach macierzy należy podjąć akcje i pozbyć się potencjalnych zagrożeń. Zachęcam Was do używania formularza Excel i uzbrojenia się w cierpliwość, wkrótce napiszę więcej o samej analizie ryzyka.
Jeżeli spodobał Ci się artykuł podziel się nim ze znajomymi lub skomentuj poniżej.
