Ocena okresowa dostawców – zarządzanie jakością dostaw

Dlaczego warto wykonywać ocenę okresową dostawców? Czy tylko dlatego, że wynika to z wymagań normy ISO 9001? Czy może dlatego, żeby mieć dobry i solidny łańcuch dostaw? Zapraszam Cię na kolejny wideo wpis na temat zarządzania jakością. Dzisiaj opowiem Ci o zarządzaniu jakością dostawców. Jednym z jej elementów jest ocena okresowa dostawców. Nie jest to tylko wymaganie ISO 9001, ale dobra praktyka w największych firmach.

Zapis wideo

Transkrypcja

Dlaczego należy wykonywać ocenę okresową dostawców?

Powodów jest kilka, a najważniejszy z nich, moim zdaniem, to odpowiednie zarządzanie ryzykiem.

Dlaczego? Ponieważ cały łańcuch dostaw i jego jakość, przekładają się na jakość produkcji w Waszej organizacji. Dlatego ocena tego, jak zachowuje się dostawca, jakie przynosi nam wyniki i jaki dostarcza nam produkt – przekłada się później na ocenę ryzyka całego łańcucha dostaw.

Taka ocena okresowa jest też dobrym budowaniem relacji z dostawcami. Wiemy dokładnie, czego od nich wymagamy. Przekazujemy im w jasny sposób cele, które chcemy z nimi realizować. Przekazujemy im proste kryteria oceny oraz wyniki tych ocen.

Dostawca wie, co robi dobrze, a co robi źle. Niestety w wielu organizacjach często brakuje takiej komunikacji, a ocena okresowa jest najlepszym momentem, aby przekazać nasz feedback bezpośrednio. Aby przekazać to, jak oceniamy Twoją pracę dostawco, czego od Ciebie oczekujemy w dalszej kolejności.

Jak już wcześniej wspomniałem, jest to też dobra metoda, aby wyznaczać dostawcy cele. Ocena stanu faktycznego to jest jedna rzecz, ale pokazujemy również w trakcie takiej oceny, gdzie chcemy, aby ten dostawca się znalazł. Jakie są nasze oczekiwania w odniesieniu do dostaw na czas, jakości czy kosztów. Więc jest to kolejny etap do tego, by rozwijać dostawcę i budować z nim wspólnie wizję oraz cele dla naszej długoterminowej współpracy.

Jasno sprecyzowany proces oceny dostawców jest również dobrym standardem do ułożenia sobie współpracy w całym łańcuchu dostaw. Określamy od początku: jakie są reguły, co będziemy oceniać, w jakich interwałach i jakie będą później postępowania w odniesieniu do danej oceny: współpraca, rozwój lub rezygnacja.

Ocena okresowa dostawców – dlaczego warto robić?

Niestety w wielu organizacjach brakuje takich procesów. Współpracę ucina się z dnia na dzień, bez podania przyczyn. Na przykład znajdując dostawcę, który dostarcza tańsze komponenty lub znajdując dostawcę, który ma najlepszą ofertę długoterminową.

Nie powinno się tak robić, ponieważ budowanie dobrych relacji w łańcuchu dostaw długoterminowych, postawienie na rozwój dostawcy, wspólne dążenie do zapewnienie potrzeb klienta finalnego dają dużo lepsze rezultaty w perspektywie długoterminowej,w niż takie żonglowanie dostawcami. Dlatego bardzo istotne jest ustalenie prostego standardu oceny okresowej dostawców.

Ocena okresowa dostawców – jak często wykonywać?

Co miesiąc, co kwartał, co pół roku, co rok? Moim zdaniem powinno robić się taką solidną ocenę dostawcy raz w roku. Brać przedział od stycznia do końca roku i oceniać dostawcę za dany rok.

Przedstawiać mu te wyniki w styczniu, przedstawiać te wyniki całemu zarządowi dostawcy, osobom decyzyjnym, nie tylko osobom, z którymi się komunikujemy. Nie zmienia to faktu, że co inny interwał, mniejszy interwał, powinniśmy wysyłać dostawcy wyniki, jak oceniamy dostawcę za dany krótki okres, bez wchodzenia w szczegóły, tylko podawać mu liczby i nasze odczucia.

Dlaczego? Ponieważ później na bazie tych wyników będziemy wykonywać ocenę roczną.

Co powinno znaleźć się w ocenie miesięcznej (krótkiej) dostawców?

Powinniśmy stworzyć swoistego rodzaju scorecard, w którym powinny znajdować się elementy związane z jakością i aspektami komercyjnymi – zakupowe. Jeżeli chodzi o jakość, powinniśmy wybrać jeden, maksymalnie dwa wskaźniki, żeby nie obrzucić dostawcy liczbami i wskaźnikami. Może to być RPM . Może to być liczba reklamacji lub liczba niezdolności znalezionych w trakcie produkcji.

Na blogu znajdziecie wpis o 26 wskaźnikach jakościowych. Na pewno coś dla siebie wybierzecie. Jeżeli chodzi o aspekty komercyjne, również wystarczy jeden wskaźnik, np. dostawy na czas w danym miesiącu – on time delivery.

Proces szczegółowej oceny okresowej dostawców – jak powinien wyglądać?

Przechodząc do oceny szczegółowej, którą powinno się wykonywać według mnie raz do roku – powinniśmy uwzględnić więcej aspektów. Ale jak powinien wyglądać cały proces od początku?

Powinniśmy zebrać dane, bo tylko na nich możemy zrobić dobrą analizę i w odpowiedni sposób ocenić dostawcę. Bardzo łatwo jest wyciągać pochopne wnioski. Bardzo łatwo jest mówić o subiektywnych odczuciach, np. że ten dostawca czasem się nie podoba, a tamten mi się bardziej podoba, z tym mam lepsze relacje, a z tym mam gorsze.

W ten sposób jednak nie zbudujecie dobrego łańcucha dostaw. Tylko bazowanie na danych, na liczbach, na faktach pozwoli w odpowiedni sposób ocenić dostawcę i podejmować działania po to, aby ten łańcuch dostaw był stabilny.

Wejściem powinny być te wyniki miesięczne, które wysyłacie do dostawców. To już powinno być składową całej oceny, ponieważ posiadacie dane z każdego miesiąca. Widzicie, jaki jest trend. Jak się dostawca zachowuje.

Kolejne ważne elementy, które powinniście uwzględnić, dzielimy na dwa aspekty: techniczne jakościowe oraz komercyjne. Jeżeli oglądaliście poprzedni wideo wpis, niektóre z tych elementów mogą się powtórzyć.

Moim zdaniem takie elementy powinniśmy oceniać nie tylko przy zatwierdzaniu dostawców, ale również przy ocenie okresowej. Przez rok może coś się u dostawcy zmienić.

Ocena okresowa dostawców – co oceniać?

Powinniście ocenić przede wszystkim zdolność produkcyjną dostawcy, jego tzn. capacity, czyli czy nadal dostawca posiada zasoby i czas, aby produkować części. Powinniście wykonać bardziej szczegółowo analizę jakościową dostarczanych produktów i tego, co wydarzyło się w tym roku.

• Czy była jakaś reklamacja od Waszego Klienta w związku z częściami dostawców?
• Jaki był wynik RPM’ów?
• Jaki był wynik reklamacji?
• Ile razy były przestoje linii produkcyjnych z powodu dostawcy?
• Jaki jest wynik audytu?
• Jakie są odpowiedzi na działania korygujące, czy są te odpowiedzi?

Zbierając te wszystkie dane w jednym miejscu, stworzycie swoistego rodzaju matrycę oceny jakościowej dostawcy.

Również ważnym aspektem, troszkę subiektywnym, będzie ocena komunikacji dostawcy, np. w razie problemów – jak szybko otrzymywaliście odpowiedzi i czy w ogóle otrzymywaliście odpowiedzi? Czy dostawca zgłaszał się w trakcie telekonferencji? Czy współpracował, gdy pojawiał się problem?

Kolejny aspekt również z tym związany to jest ciągłość dostaw. Oceńcie, czy była ta ciągłość dostaw w ciągu roku, czy nie było przestojów spowodowanym brakiem części, np. z powodu złego zarządzania parkiem maszynowym, złego zarządzaniem utrzymania tego parku czy problemów jakościowych wewnątrz dostawców.

Ocena okresowa dostawców – aspekty komercyjne.

Aspekty jakościowe i techniczne są naprawdę ważne, ale powinniście również przy ocenie uwzględnić aspekty komercyjne. Jeżeli jesteście inżynierami jakości to zostawcie to oczywiście kolegom z zakupów. Ale możecie im podpowiedzieć, co powinni ocenić.

Z punktu widzenia komercyjnego na pewno jest to zapewnienie dostaw na czas, czyli on time delivery. Czy dostawca zmieścił się w tym oknie za każdym razem, kiedy było wysyłane do niego zamówienie? Kolejny aspekt związany jest z ceną produktu lub usługi. Jak ona się kształtuje? Czy była podnoszona? Czy dostawca zgodził się na jakąś obniżkę? Jak wyglądają te aspekty z punktu odniesienia również do innych, podobnych dostawców.

Kolejny również bardzo ważny aspekt to obecna sytuacja finansowo-komercyjna dostawcy. Jak to wygląda – czy mają odpowiednią ilość zasobów finansowych? Czy jest zapewniony cashflow? Jak wyglądają relacje z innymi klientami – czy zmieniły się w przeciągu roku? Czy my nadal jesteśmy dla nich ważnym klientem?

Bardzo istotny element, który jest bardzo często pomijany, to czas i realizacja nowych wdrożeń i projektów. Są tacy dostawcy, którym zlecamy uruchomienie nowych części.

Niestety zdarza się tak, że występują opóźnienia. Nikt nam nie odpowiada przy tym projekcie. Ciągle jest coś nie tak. Ciągle się coś opóźnia. To jest moment do tego, aby to ocenić, zebrać odpowiednie dane i informacje, po czym wrzucić to do naszego arkusza.

Ocena okresowa dostawców – jak przeprowadzić?

Stwórzcie prosty kwestionariusz z tych aspektów, o których Wam opowiedziałem i wspólnie razem z kolegą lub koleżanką z działu zakupów przeprowadźcie ocenę każdego elementu w skali od 1-5.

Oczywiście w niektórych aspektach będzie to ocena subiektywna. Jednak chciałbym, abyście w większości wskaźników bazowali na liczbach. Liczbach, które dało wam się wcześniej uzyskać czy wysłać do dostawcy w miesięcznych krótkich interwałach.

Na końcu możecie ten wynik zsumować i porównać do innych dostawców.

Dzięki temu posiadacie ten sam standard, te same  kryteria i wykonujecie ocenę według tej samej skali. Na końcu otrzymujecie wynik liczbowy, z którym nikt nie będzie dyskutował. Nie jest to ocena subiektywna, wszystko jest udokumentowane i udowodnione.

Po uzyskaniu danego wyniku możecie podejmować decyzje. Czy pracujemy dalej z tym dostawcą na tym poziomie? Czy być może rozwijamy go i wyznaczamy nowe cele? Jest oczywiście jest trzecia opcja – rezygnujemy ze współpracy.

Ocena powinna zawierać raport. Raport powinien zawierać w kilku słowach, jakie są kryteria oceny, jaki jest wynik i czego oczekujecie od dostawcy. Jeżeli wynik jest dobry, pochwalcie dostawcę, powiedzcie mu, że świetnie Wam się z nim współpracuje. Warto budować dobre relacje.

Co robić gdy ocena okresowa jest niska?

Jeżeli coś jest nie tak, to stwórzcie razem z dostawcą plan rozwoju. Jak to się robi? Poprzez wyznaczcie mu celów – najlepiej metodą SMARTTA.

Jeżeli ocena jest bardzo niska i nie widzicie możliwości rozwoju, to po takiej ocenie jest najlepszy moment na zrezygnowanie z dalszej współpracy.

Dobrze jeśli taki raport podpisany jest przez Prezesa danej firmy. Dobrze to wygląda i buduje też relację. Taki raport powinien być przedstawiony nie tylko do osoby, z którą się komunikujecie. Warto wysłać go do prezesa danej firmy, do dyrekcji, bo to też buduje relacje z dostawcą.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że dzisiaj poznaliście proces oceny dostawców i będziecie postępować zgodnie z tymi krokami. Uważam, że jest to świetny proces do tego, aby zbudować sobie dobry standard oceny dostawców. Jest to również dobra metoda do budowania relacji z dostawcami. Uwierzcie mi, że dobrze zarządzany łańcuch dostaw przyniesie wam dużo pożytku w waszej firmie czy organizacji.

Photo by Coffee Geek on Unsplash