problem w firmie

7 powodów dla których nie rozwiązuje się problemów w firmie

“Organizacja, która nie ma żadnych problemów ma poważny problem”. Trudno nie zgodzić się ze słowami Taichi Ono wybitnego pioniera i współtwórcy Toyota Production System. Nie mniej jednak, jeszcze większym problemem jest nierozwiązywanie tych istniejących. Pojawianie się ciągle tych samych barier nie jest tylko stratą finansową dla firmy. Powtarzalne przeszkody bardzo de-motywująco wpływają na zespół i pracę pojedynczych pracowników. Istnieje siedem podstawowych powodów, dla których problemy nie są rozwiązywane w organizacjach. Jeżeli u Ciebie jest podobnie, może warto obalić schemat.

Powód 1 – Ciągle są inne priorytety

Organizacja goni własny ogon, aby spełnić oczekiwania klienta i wyśrubowane cele. Niestety zapomina wówczas o problemach, które powodują spowolnienie w działaniu. Dzieje się tak często, gdy zasoby nie są odpowiednio oszacowane i próbuje się łatać dziury kim i gdzie się da. Gdyby tylko wyeliminowano najważniejsze problemy to praca okazała by się łatwiejsza, a osiąganie celów finansowych i produkcyjnych szybsze.

Niestety w takich firmach nie ma czasu na CHECK z koła Deminga. Na moment weryfikacji, czy zmierzamy w dobrym kierunku. Wystarczyło by tylko umiejętnie określić cele i nauczyć się korzystać z macierzy Eisenhowera.

Powód 2 – Zakładanie, że jest to sytuacja normalna lub nie do rozwiązania

“Panie, zawsze tak było i nie jest wcale tak źle”, czyli zaakceptowanie sytuacji i przejście do rutyny. W ten sposób organizacja uznaje na przykład, że robienie 8 godzin raportu jakościowego to normalna rzecz. Można to robić dużo szybciej (zapraszam na kurs 🙂 )

Dlatego tak ważnym aspektem jest dokształcanie pracowników, ale również wpompowywanie od czasu do czasu nowej krwi do zespołu. Najlepiej osoby z zewnątrz firmy, która posiada inne doświadczenia i inne rozwiązania dla podobnych procesów, operacji. Jeżeli zmieniałaś/eś kiedyś pracę na pewno w nowej organizacji widoczne były dla Ciebie absurdalnie rozbudowane procesy lub marnotrawstwo. Nie wynika to ze złej woli, ale z braku wiedzy i umiejętności.

Również problemy lub utrudnienia są akceptowalne i uznawane za nierozwiązywalne, bo kiedyś Janusz próbował to usprawnić i się nie udało. Takie organizacje nie będą się rozwijać.

Powód 3 – Do rozwiązania problemu angażuje się osoby nieodpowiednie

W organizacjach o niskiej kulturze jakości, zadania związane z problemami uważane są jako zapchajdziury. Przekazuje się je do osób najmniej zaangażowanych i posiadających jak najwięcej czasu.

Taki zestaw pracowników, często wypalonych i widzących procesy w firmach w czarnych barwach, nie pozwoli na osiągnięcie sukcesu w rozwiązaniu problemu. Kierownik czy Dyrektor może i dostanie na końcu wypełniony raport 8D czy raport A3ale bez wewnętrznej motywacji i zaangażowania efekty będą bardzo marne. Warto zastanowić się kogo angażujemy do rozwiązania problemu.

Powód 4 – Analiza przyczyny problemu jest powierzchowna

Pomimo najszczerszych chęci w organizacji brakuje umiejętności do szczegółowych analiz przyczyn problemu. Analiza kończy się na zrobieniu Diagramu Ishikawy. Nie jest to wystarczające, aby znaleźć dokładną przyczynę problemu.

Potencjalne przyczyny z Diagramu Ishikawy warto rozpisać według metody 5 WHY, czyli pięć razy dlaczego. W tym elemencie również występują pomyłki. Metoda 5 Why wykorzystywana jest zbyt powierzchownie, kończąc się na 2 pytaniach dlaczego. Za każdym razem postaraj się odpowiedzieć 5 razy na pytanie dlaczego, nawet gdy nie widzisz w tym sensu. Rezultaty mogą Cię zaskoczyć.

Powód 5 – Akcje korygujące nie są adekwatne do przyczyny problemu

Problem został określony, zrobiono nawet dokładną analizę przyczyny problemu i na samym końcu strzela się kulą w płot z nieodpowiednimi akcjami korygującymi. Wynika to z braku znajomości procesu. Dlatego po określeniu akcji korygujących należy przedyskutować je z właścicielem procesu, operatorem, inżynierem danej usługi.

Najlepszym i praktykowanym rozwiązaniem jest zaproszenie tych osób do całej analizy problemu, ale nie zawsze jest to możliwe z powodu innych priorytetów w danym momencie. Konsultacje potwierdzą zasadność akcji korygujących lub wręcz przeciwnie udowodnią brak powiązania z przyczyną.

Powód 6 – Nie śledzi się wdrożenia i efektywności akcji korygujących

Częsty problem nawet w dobrych organizacjach o wysokiej kulturze jakości. Ogłoszenie sukcesu po znalezieniu przyczyny problemu. Ale dlaczego to jest problem? Czy Sherlock Holmes kończy dochodzenie po znalezieniu mordercy ? Tak, bo w jego świecie akcją korygującą jest zamknięcie bandyty.

Naszym zadaniem jest zdefiniowanie, wdrożenie i zweryfikowanie skuteczności akcji korygujących. Dopiero wówczas możemy ogłosić sukces i uznać, że wykonaliśmy kawał dobrej roboty. W doprowadzeniu tego tematu do końca bardzo pomaga matryca akcji korygujących.

Powód 7 – Problem jest ignorowany i “niewidoczny” dla zarządu

Największa organizacyjna patologia, czyli zamiatanie problemów pod dywan. Problemy są ignorowane, istnieje pozytywna retoryka, że przecież jest wspaniale, a dywan powoli się kończy. Gdy nie ma już gdzie zamiatać to otwiera się puszka pandory. Ignorowane problemy de-motywują pracowników coraz bardziej, kolejne przeszkody i bariery nakładają się na siebie i powstaje jeden wielki problem mający wpływ na całą organizację. Nie życzę nikomu znaleźć się w takiej sytuacji.

Podsumowanie

Problem nierozwiązany jest jak kula śnieżna staczająca się ze wzgórza. Po czasie narasta i zbiera kolejne mniejsze kule problemów, aż w końcu uderza z dużym impetem. Jeżeli w Twojej organizacji nie istnieje nastawienie na rozwiązywanie problemów, to postaraj się to zmienić, jeżeli Ci się to nie uda to szukaj nowej pracy. Inaczej na końcu dostaniesz rykoszetem z roztrzaskującej się śnieżnej kuli problemów.

Photo by Joao Tzanno on Unsplash Problem

Leave a Comment:

2 comments
Jacek says Listopad 12, 2018

Bardzo fajny tekst. Krótko jasno i na temat!

Reply
    Artur Mydlarz says Listopad 12, 2018

    Dziękuje Jacku!!

    Reply
Add Your Reply