Matryca akcji korygujących – jak skutecznie poprawiać procesy

80% problemów powtarza się z powodu nieodpowiedniego wdrożenia akcji korygujących. Akcje korygującego są słabo zdefiniowane, nie zawsze wdrożone tak jak je określono a o sprawdzaniu efektywności nawet nikt nie myśli. Pokaże ci dzisiaj sposób na skuteczne wdrożenie akcji korygujące przy użyciu odpowiedniego narzędzia. Matryca akcji korygujących pozwala osiągnąć zamierzony cel.

Co to są akcje korygujące?

Akcje korygujące to podejmowane działania w celu wyeliminowania przyczyny problemu. Bardzo często mylone są z działaniami, które eliminują problem, czyli akcjami korekcyjnymi. Czasami zdarza się pomylić je z akcjami prewencyjnymi.

Słyszałem o podejmowanych akcjach korygujących, które polegały na usunięciu produktu niezgodnego z produkcji czy przesortowaniu stanu magazynowego. To nie są akcje korygujące!

Pomyślisz może, że to akcje prewencyjne eliminują przyczynę problemu. To przecież logiczne, prewencja zapobiega wystąpieniu problemu. Zdecydowanie tak, ale akcje prewencyjne wdrażane są, aby wyeliminować podobne aspekty, które mogą powodować takie same problemy.

W skrócie akcje prewencyjne eliminują możliwość pierwszego wystąpienia problemu, a akcje korygujące eliminują możliwość ponownego wystąpienia problemu.

Warto zapamiętać również raz na zawsze, że akcje korygujące eliminują przyczynę problemu, a nie sam problem.

Ok, mamy problem, określiliśmy przyczyny i nawet akcje korygujące. W większości przypadków cała motywacja do analizy i zaangażowania w rozwiązanie problemu nieco opada. Po burzy mózgów, Ishikawie i 5 why każdy się rozchodzi i czeka na wdrożenie akcji. Pokaże Wam jak podtrzymać motywację i „dojechać” do końca? Pomoże ci matryca akcji korygujących.

Matryca akcji korygujących

Matryca akcji korygujących może być bardzo prosta lub jak się domyślasz bardzo skomplikowana. Ja chciałbym pokazać Wam optymalną formę, która pozwoli Wam śledzić progres wprowadzenia akcji korygujących oraz sprawdzić ich skuteczność.

Matryca akcji korygujących to proste narzędzie, które pozwoli Ci zarządzać akcjami korygującymi. Staraj się przeglądać matrycę cyklicznie. Jeżeli jest taka potrzeba to nawet codziennie. Ustal proste reguły i zasady i trzymaj się ich. Omawiaj etapy wdrożeń z zespołem, a jeżeli nie widzisz postępów, to nie bój się eskalować braku wykonania planu.

Matryca akcji korygujących – co powinna zawierać?

Optymalna matryca akcji korygujących musi zawierać

1. Numer referencyjny – nadaj każdej z akcji indywidualny numer aby ułatwić komunikację. Operuj numerami akcji a nie opisuj jej za każdym razem np. „chodzi o akcje wdrożenia poka yoke… blablabla” , zamiast tego przywołaj akcję korygującą numer 1, 2 lub 4
2. Akcje korygujące – dokładny opis akcji korygującej wynikającej z analizy Ishikawa i 5 why, najlepiej opisana jako cel SMART
3. Właściciela akcji – określ właściciela akcji, niech czuje się odpowiedzialny za wdrożenie
4. Datę wdrożenia – określ realną datę wdrożenia
5. Status wdrożenia – przeglądaj i zmieniaj status wdrożenia, najlepiej operuj 3 standardowymi kolorami (czerwony – w trakcie wdrażania, ale z ryzykiem braku wdrożenia, żółty – w trakcie wdrażania, brak zagrożeń, zielone – wdrożone)
6. Efektywność – często zapominany aspekt, sprawdzenie efektywności akcji korygujących. Sprawdź czy problem, któremu akcje miały zapomnieć, już nie występuje.

Tak wygląda przykład matrycy akcji korygujacych według pól opisanych powyżej.

Matryca akcji korygujących to nie tylko tabelka w Excelu, ale też regularne przeglądy i zarządzanie akcjami w odpowiedni sposób. Matryca umożliwi Ci utrzymać w ryzach status wdrożenia akcji oraz zweryfikować ich efektywność. Będzie też motywacją dla zaangażowanych do wywiązania się

Podsumowanie

Rozwiązanie problemu nie kończy się w momencie zakończenia analizo przyczynowo skutkowej, a w momencie zweryfikowania efektywności akcji korygujących. Dlatego warto sięgnąć po matrycę akcji korygujących, śledzić postęp ich wdrożenia oraz sprawdzić ich efektywność. Jestem przekonany, że ten wpis Wam w tym pomoże. Przy okazji zawsze możecie odesłać do tego wpisu osoby, które mylą akcje korygujące z prewencyjnymi ;-).

Photo by Scott Webb on Unsplash do Matryca akcji korygujących