Niezgodność w trakcie audytu – jak ją zgłosić?

Czy audyt jest dla Ciebie stresujący? Obstawiam, że tak. Każdy chce dobrze wypaść na audycie. A czy wiesz, że audytor, wystawiając niezgodność, też się stresuje? Wskazywanie błędów, pokazywanie innym co robią źle, może być trudne i stresujące, gdy nie wiemy, jak to zrobić. Ale można to zrobić bez większego stresu. A jak to zrobić? Dowiesz się, czytając dalej. 

Definicja audytu

Najpierw zacznę od tego, co to jest audyt. Audyt jak mówi norma ISO 19011, jest to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces pozyskiwania dowodów z audytu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów audytu. Również audyt możemy definiować jako metoda weryfikowania zgodności procesu/systemu/produktu z jego wymaganiami oraz sposób ciągłego doskonalenia. 

Audyt nie jest sposobem na szukanie niezgodności, sprawdzeniem, czy ktoś robi coś niedobrze, lecz wręcz przeciwnie. Audyt służy do weryfikowania zgodności procesu/systemu/produktu. Sprawdzenie, czy audytowany proces/system/produkt działa zgodnie ze specyfikacjami, instrukcjami, dokumentacją, normą. 

Rodzaje niezgodności ISO

Co to jest niezgodność? Zgodnie z wymaganiami normy ISO 9000:2005 jest to niespełnienie wymagań. Niezgodność związana jest z niespełnieniem wymagań związanych z normami, dokumentacją, specyfikacjami, instrukcjami, wymaganiami klienta. Każda niezgodność musi być potwierdzona dowodem.

Niezgodności dzielimy na dwie kategorie:

• systematyczne – wady wykryte w systemie zarządzania jakością,
• przypadkowe – niespełnienie wymagania, ale bez większych konsekwencji.

Istnieje również kwalifikacja niezgodności. Może być niezgodność mała bądź duża (krytyczna). Mała jest to odosobniony, udowodniony przypadek niespełnienia wymagania. Natomiast duża (krytyczna) jest to niezgodność systematyczna lub znacząca liczba niezgodności
z wymaganiami systemu zarządzania jakością. Jest to wada całego systemu. 

Przeprowadzając audyt, nie powinno szukać się niezgodności. Tylko dowodów na potwierdzenie zgodności działania systemu, procesu, zgodności z wymaganiami dla produktu.

Niezgodność w trakcie audytu – jak przedstawić?

Podczas przeprowadzania audytu musisz być przygotowany na dyskusję. Z reguły, zawsze, gdy dasz niezgodność podczas audytu, obszar audytowany zawsze będzie się bronił. Niezależnie od tego, czy będziesz audytował proces, produkt, system osoba audytowana tudzież właściciel procesu będzie dyskutował z audytorem o niezgodności. Wiadomo, będzie się bronił, stawiał argumenty, przedstawiał inne przykłady, aby nie otrzymać niezgodności. Osoba audytowana będzie chciała wyjść jak najlepiej na audycie. Dlatego musisz być przygotowany na rozmowę.

Kolejnym ważnym punktem jest precyzja w stwierdzeniu niezgodności. Należy precyzyjnie
i dokładnie powiedzieć czego dotyczy niezgodność. Musisz dokładnie sprecyzować, czego dotyczy, jakiego procesu, produktu, operacji, stanowiska.  Unikaj sformułowań, które są niedokładne nieprecyzyjne, niejednoznaczne.

Podczas stwierdzenia niezgodności polegaj na faktach. Należy weryfikować dokumentację, zapisy. W przypadku kiedy stwierdzisz, że dane odpowiedzi są podejrzane i może to być niezgodnością, warto to zapisać.

Podczas ustalenia niezgodności zawsze odnoś się do kryteriów. Podczas przygotowywania się do audytu stwórz Kwestionariusz pytań. Tworząc pytania do audytu, będziesz odnosił się do danych kryteriów, wymagań. Pytania te będą Ci pomocne podczas procesu audytowania. Pomogą Ci też przy definiowaniu niezgodności.

Przekazując niezgodność, przekaż ją w sposób konstruktywny. W tym punkcie bardzo ważne jest Twoje podejście, sposób przekazu, ton głosu. Niezgodność to nic strasznego, a wręcz przeciwnie potencjał do doskonalenia. Przekazując niezgodność, zwróć na to uwagę.

Dobrą praktyką jest przedstawienie niezgodności od razu w trakcie audytu. Jeśli chcesz ją zakomunikować, nie czekaj na koniec audytu, podsumowanie, spotkanie zamykające z wszystkimi właścicielami procesów. Jeśli zaczekasz na sam koniec, osoby audytowane mogą być niezadowolone, może wdać się niepotrzebna dyskusja, że przez cały audyt nic nie mówiłeś, nie wspomniałeś o żadnej niezgodności, a przy raporcie nagle mówisz, że stwierdziłeś 5 niezgodności. 

Niezgodność w trakcie audytu – przygotuj się na dyskusję

Gdy przedstawiasz niezgodność, przygotuj się na to, zbierz potrzebne informacje, aby dobrze ją sformułować. Jeśli chcesz dobrze określić niezgodność, musisz odnieść się do kryteriów, oprzyj swoje dowody na faktach. Przygotuj się na dyskusje. Wymagania są różne. Każdy może przedstawiać je w inny sposób. Również każdy może je inaczej interpretować. 

Ty też możesz inaczej rozumieć i interpretować wymagania i kryteria, więc czasami potrzebna będzie dyskusja, aby coś wyjaśnić, dobrze zrozumieć temat. Jeśli będziesz miał jakieś wątpliwości, musisz to wyjaśnić. Lepiej zapytać niż dać niezgodność za coś, co może być zgodne. Czasami, jeśli będziesz uważał, że musisz dać niezgodność, a okaże się, że źle zrozumiałeś wymagania, taką niezgodność możesz cofnąć. 

Czasami, gdy dyskusja jest bardzo nerwowa na temat niezgodności, możesz taką dyskusję przerwać. Zrobić kilkuminutową przerwę. Zastanowić się nad niezgodnością. Przejrzeć kwestionariusz. Opuścić na chwilę audytowany obszar. Gdy wrócisz po przerwie i nadal uważasz, że powinieneś dać niezgodność, to zrób to. Po nadaniu niezgodności kontynuuj audyt.

Niezgodność – dać, czy nie?

Czasami podczas audytu zdarzają się niepewne sytuacje dotyczące niezgodności. Możesz znaleźć się w takiej sytuacji. I co wtedy zrobić? Jak zachować się w takiej sytuacji? 

Jeśli będziesz w takiej sytuacji, daj sobie czas. Nie musisz od razu podejmować decyzji. Jeśli audyt trwa kilka dni, możesz przemyśleć to, zastanowić się. Porozmawiać z drugą stroną, dać jej szanse na wypowiedzenie się. Jeśli nie jesteś pewny, sytuacja jest sporna, możesz przedyskutować to z kimś bardziej doświadczonym. Nie musisz odpowiadać natychmiast, możesz to zrobić na drugi dzień. Jeśli jest jasne nawiązanie do kryteriów, to trzymaj się swojej decyzji. 

Audyt Wewnętrzny Procesu i Systemu ISO 9001, 14001, 45001 – Szkolenie

Jeżeli interesuje Cię ten temat i chcesz zdobyć praktyczną i użyteczną wiedzę od wieloletnich ekspertów, to mamy dla Ciebie idealne rozwiązanie.

Wybierz szkolenie w Szkole Jakości:

• dostępne jest natychmiast,
• w najlepszej rynkowej cenie,
• przygotowane przez ekspertów,
• możesz konsultować się w grupie przez 365 dni od dnia zakupu
• oraz zyskujesz Certyfikaty w dwóch językach wydawane przez instytucję szkoleniową o numerze 2.18/00117/2020.

Dzięki nam nie tylko poszerzysz swoją wiedzę, ale także zyskasz pewność siebie i motywację do dalszego rozwoju.

Nie ograniczaj się do tego, co już wiesz – zacznij budować swoją przyszłość już dziś i poznaj swój pełen potencjał.
🚨 Sprawdź szczegóły na stronie ➡️ Audyt Wewnętrzny Procesu i Systemu ISO 9001, 14001, 45001

Podsumowanie

Mam nadzieję, że każdy poradzi sobie podczas audytu w definiowaniu niezgodności. Pamiętaj o najważniejszych punktach podczas określania niezgodności. Niezgodność musi być precyzyjnie skonstruowana. Polegaj na faktach, odnoś się do kryteriów, specyfikacji, instrukcji. Przekazuj je w sposób konstruktywny. Nie krytykuj. Staraj się przekazywać niezgodności od razu, w trakcie audytu, nie na samym końcu. Stosuj te punkty i działaj według nich, a na pewno będzie Ci łatwo przedstawić niezgodność.