fbpx
skuteczny zespół do rozwiązywania problemów

Skuteczny zespół do rozwiązywania problemów

Reklamacja, niezgodność, problem…. Coś, co jest nieodłącznym elementem w przedsiębiorstwie, organizacji. Ale jak rozwiązać problem, znaleźć przyczynę reklamacji? Sam? Bez niczyjej pomocy? Nie…. Żeby rozwiązać problem, potrzebujesz zespołu. Ale jak założyć skuteczny zespół do rozwiązywania problemów? Zapraszam do przeczytania wpisu. Dowiesz się jak założyć zespół, kogo wybrać, jakim być liderem. 

Etapy tworzenia zespołu 8D?

Dobrze zorganizowany zespół to bardzo duża część sukcesu rozwiązywania problemów. Jeśli zrobisz to źle, to więcej czasu poświęcisz na zarządzanie zespołem, niż na rozwiązywaniu problemów. Podczas tworzenia raportu 8D w punkcie 1D masz za zadanie ustanowić/założyć zespół do rozwiązywania problemów. 

W trakcie wyznaczania skutecznego zespołu do rozwiązywania problemów jednym z ważnych elementów jest odpowiednia wiedza oraz odpowiednie pozwolenia. Osoby, które będą zaangażowane do rozwiązywania problemów, są fachowcami w swojej dziedzinie. Będą to osoby z obszarów takich jak: jakość, produkcja, technologia. Osoby te znają się na procesach, produktach, narzędziach jakościowych. 

Kolejnym punktem są odpowiednie pozwolenia. Nie zapominaj o tym punkcie. Wydaje się to być mało istotnym faktem. A jest wręcz przeciwnie. Podczas gdy Ty masz do rozwiązania swój problem, firma żyje swoim życiem. Jest produkcja, jest wysyłka, każdy ma jakieś zadanie do wykonania. W momencie, kiedy chcesz coś pomieszać w procesie, coś testować, chcesz wdrażać akcje korygujące, rozmawiać z operatorami – musisz mieć na to pozwolenie. Jest bardzo dużo organizacji, w których oderwanie operatora na 15 min od pracy może zaburzyć jego pracę, czynności, operacje, które ma wykonać. Tym samym jego wydajność, produktywność będzie mniejsza niż zakładana, co za tym idzie może to spowodować problemy. Dlatego pamiętaj i zapytaj o pozwolenie oraz poinformuj wszystkich o swoich działaniach w danym zakresie, jeśli będziesz chciał coś sprawdzać, wdrażać, testować. 

Skuteczny zespół 8D – wybór lidera

Kolejny punkt dotyczący ustanowienia zespołu do rozwiązywania problemów dotyczy zdefiniowania lidera. Lider powinien mieć silne cechy związane z przywództwem. Aby być dobrym liderem, musisz być dobry dla ludzi. Najważniejszym jest transparentność i przekazywanie klarownych informacji. Osoby, które będą w zespole, nie mają tak dużej wiedzy dotyczącej problemu. Dlatego Twoim najważniejszym zadaniem jest zadbanie o transparentność przekazania informacji, tego, co się wydarzyło, jakie są konsekwencje. A konsekwencje mogą być różne, np. wstrzymanie dostaw do klienta.

Następnym kluczowym elementem jest ustalenie prostych reguł i zasad. Należy poinformować członków zespołu, jaki jest cel, kiedy odbywać się będą spotkania, jakie są oczekiwania wobec członków zespołu. Lider powinien opracować sobie zasady i być konsekwentnym. Czasami może się zdarzyć, że ktoś nie będzie chciał z Tobą współpracować. Wówczas będziesz musiał eskalować do przełożonego bądź wybrać kogoś innego. 

Iluosobowy powinien być skuteczny zespół 8D?

Jak myślicie, ile osób powinno być w zespole? Moim zdaniem skuteczny zespół do rozwiązywania problemów powinien być trzyosobowy. Ale jak to? Tylko trzy osoby? Tak, właśnie tak. Zespół powinien składać się maksymalnie z trzech osób. Jest to idealny układ do rozwiązywania problemów. Im osób jest więcej, tym może to być bardziej problematyczne i dyskusyjne. Jeśli mamy parzystą liczbę osób i trzeba będzie coś przegłosować, to istnieje duże prawdopodobieństwo remisu. Dlaczego trzy osoby? Dwie osoby to mało do rozwiązywania problemu. Ważne jest, abyś dogadywał się z tymi osobami. Ważnym elementem jest, aby osoby, które będą w zespole były dobre w rozwiązywaniu problemów. Dobrze znały narzędzia jakościowe oraz metody rozwiązywania problemów. Dzięki tym wszystkim elementom stworzysz dobry zespół do rozwiązywania problemów. Twój zespół będzie Ci pomagać, będzie Ci dostarczać informacji.

Również do zespołu możesz zaprosić dodatkowe osoby: ekspertów z logistyki, produkcji, operatorów. Nie twórz zespołów 6 czy 8-osobowych, z ludźmi którzy nie są zaangażowani. Osoby te nie będą przynosić wartości, jedynie będą się nudzić na spotkaniach. Jeśli potrzebny Ci będzie ekspert od zakupów, to po prostu zaproś go na spotkanie, na którym będzie potrzebny, bądź omawiane zagadnienie będzie go dotyczyć. 

Dobrą praktyką jest zaproszenie na spotkanie osoby, która nie jest ekspertem. Ponieważ osoby te mogą wnieść coś całkiem innego. Inaczej zobrazować problem, podsunąć pomysł bądź nakierować na rozwiązanie. 

Kolejnym zadaniem lidera jest sprecyzowanie jasnych zasad. Na przykład: zaplanować spotkania (kiedy i o której godzinie), ustalić częstotliwość spotkań, jaki jest cel spotkań, jakie są terminy, jakich metod będziecie używać (np. Raport 8D, metoda 5W2H). 

To lider powinien wybierać osoby do zespołu, nie kierownik bądź menedżer. Menedżer bądź kierownik może delegować osoby, które nie są najlepsze w danym dziale. Nie wyślą osób, które są najlepsze, ponieważ osoby te potrzebne są do wykonywania innych zadań. 

Skuteczny zespół 8D – jak usystematyzować pracę?  

Pokażę Ci łatwy sposób, prostą tabelkę, która pomoże Ci w usystematyzowaniu pracy zespołu. W tabeli tej umieść informacje dotyczące członków zespołu, z jakiego są działu, adres e-mail, telefon, jaka jest ich rola, zadanie. Dodatkowym punktem, który możesz dodać, jest też obecność na spotkaniach. Wówczas zobaczysz, kto się angażuje, a kto nie, kto się wywiązuje z zadań. Nie odbierzcie tego jako donoszenie na kogoś. Ale Ty jako lider zespołu też musisz raportować to, co już zrobiłeś, na jakim jesteś etapie. 

Kolejnym punktem jest napisanie e-maila do uczestników, których chcesz zaangażować w pracę. Lecz pamiętaj, Ty zapraszasz sobie osoby do zespołu. Nie wybiera za Ciebie menedżer bądź kierownik. Również stwórz e-mail dotyczący wsparcia. Wyślij go do kierownika, dyrektora danego obszaru. Wyjaśnij w jasny sposób, że prosisz o wsparcie w danym problemie bądź procesie. 

Podsumowanie

Jeśli dobrze wyznaczysz skuteczny zespół, dobrze zdefiniujesz cel oraz zadania, będziesz transparentnie komunikował się z organizacją, będziesz od razu reagował, jeśli ktoś nie będzie się angażował, będzie Ci łatwo przejść przez proces rozwiązywania problemów. Sam nie dasz rady, potrzebujesz wsparcia przez ekspertów. Pozwoli Ci to szybko i sprawnie rozwiązać problem.