Wynik audytu i ocena oraz jak przeprowadzić spotkanie zamykające

Audyt, audyt i po audycie. Czy na pewno? Teraz czas na podsumowanie i spotkanie zamykające. W tym momencie jest odpowiedni czas na podsumowanie całego audytu, zakomunikowanie wyników, stworzenie raportu, przedstawienie niezgodności. Jak to zrobić? Dowiesz się, czytając artykuł Wynik Audytu – jak ocenić audyt.

Jakie informacje zebrać do podsumowania audytu?

Przygotowując się do audytu, opracowałeś „Kwestionariusz pytań”. Dla przypomnienia, co to jest kwestionariusz pytań?  Jest to tabela, którą tworzysz, przygotowując się do audytu.

Jej zadaniem jest ułatwienie Ci przeprowadzenie audytu. Można powiedzieć taka mała ściąga. Kwestionariusz zawiera pytania, które zamierzasz zadać w trakcie audytu z przyporządkowanymi kryteriami, żebyś nie musiał szukać w trakcie audytu jakie to kryterium. 

Przeprowadzając audyt, zadawałeś pytania, zapisywałeś wyniki, uzyskane odpowiedzi, obserwacje, zapisywałeś dowody z przeprowadzonego audytu. Teraz czas na zebranie wszystkiego
w całość i zapisanie najważniejszych punktów. Do najważniejszych informacji, które powinieneś zawrzeć w raporcie, zaliczamy:

• dowody, na których bazujesz, wszystko to, co sprawdzałeś w trakcie audytu i jest dowodem na spełnienie danego wymagania bądź nie (niezgodność) np. numer i nazwa dokumentu, wydanie, nazwa, numer rysunku,
• obserwacje pozytywne – to, co podobało Ci się w trakcie audytu,
• obserwacje negatywne – coś, co nie jest niezgodnością, ale obszarem do poprawy,
• niezgodności, które opisane są w odpowiedni sposób. 

Dobrym sposobem na przedstawienie obserwacji pozytywnych, jak i negatywnych jest metoda 5W2H. Co to jest 5W2H? Jest to metoda siedmiu pytań służąca do definiowania problemu. 

1. What? Co? – co dokładnie stało się i czego dotyczy?
2. Who? Kto? – kto jest zaangażowany w sytuacje?
3. Where? Gdzie? – gdzie wystąpił problem?
4. When? Kiedy? – kiedy wystąpił problem?
5. Why? Dlaczego? – dlaczego wystąpił problem?
6. How? Jak? – jak problem został wykryty?
7. How many? Jak dużo? – jak duży jest problem?

Przedstawienie obserwacji w ten sposób będzie dla każdego zrozumiałe. 

Wynik Audytu – jak przedstawić niezgodności?

Jeśli chcesz dobrze przedstawić niezgodności, to musisz odnieść się do kryterium. Niezgodności muszą być określone w sposób zrozumiały w odniesieniu do faktów (dowodów). Przeprowadzając audyt, zbieraj dowody, aby później odnieść się do nich w celu postawienia niezgodności. Niezgodności muszą być zaakceptowane przez obie strony.

Czasami może dojść do sytuacji, że druga strona nie będzie zgadzać się z niegodnościami. Wówczas może dojść do dyskusji. Musisz być na to przygotowany.

Czasami wystawisz niezgodność pierwszego dnia audytu, a audyt trwa kilka dni.  I dzień w dzień będziecie dyskutować o tej niezgodności, czy aby na pewno jest ona uzasadniona.

W takim przypadku będziesz musiał dojść do porozumienia ze stroną audytowaną. Pamiętaj, zawsze odnoś się do kryteriów i wymagań.

Następnym punktem, który powinieneś uwzględnić w podsumowaniu audytu, są wnioski. Wnioski, czyli podsumowanie mocnych i słabych stron – obserwacje. Również we wnioskach powinieneś uwzględnić potwierdzenie niezgodności. Określić czy cel został osiągnięty. I najważniejszy punkt – ogólna ocena audytu – czy kryteria zostały spełnione, czy też nie, czy został spełniony cel. 

Wynik audytu – Jak przeprowadzić ocenę audytu? 

Podczas przeprowadzania oceny audytu warto przyjąć jedno kryterium oceny audytu. Dobrą metodą jest, przyjęcie skali oceny – procentowej bądź ocen. 

W celu oceniania audytu w sposób skali procentowej musisz określić system punktacji za dane pytanie.

Na przykład skala 0-3-5-6:

• 0 punktów za niezgodność dużą,
• 3 punkty za niezgodność małą,
• 5 punktów za obserwację,
• 6 punktów, gdy wszystko jest OK.

Następnie podajesz procentowo wynik na bazie uzyskanych wszystkich punktów do możliwych punktów.

Przykład:

Mamy 25 pytań na checklistę.

Po audytcie okazuje się, że stwierdziłeś 1 dużą niezgodność, 3 małe niezgodności, 5 obserwacji, pozostałe pytania są OK. 

Sposób obliczeń: 16*6+5*5+3*3+1*0 = 130 na 150 możliwych punktów. Daje nam to wynik 87%.

Czy ten wynik jest dobry? W zależności od tego, jaka jest skala niezgodności. Wynik procentowy daje Ci jakiś obraz, punkt odniesienie do całości. Nie mniej jednak nie możesz tylko na nim bazować.

Wszystko w zależności od tego, jaki jest stopień niezgodności stwierdzasz, czego dotyczy, czy ma wpływ na inne procesy, na klienta.

Firma może spełniać np. 24 kryteria o które pytasz, a w jednym mieć niezgodność, z powoduje której wypuszczono na rynek 10 000 produktów zagrażajacych zdrowiu użytkownika. Procentowo wychodzi fajnie nie?

Dlatego przy ocenie musisz zawsze myśleć i uwzględniąc szczegóły w raporcie.

Kolejnym przykładem metody oceny audytu jest to system ocen A, B, C, D, E – A+. Jest to system oceniania całego audytu.

• A+ = 0 niezgodności dużych,
• A=< 2 niezgodności małe,
• B< 1 duża lub 3 małe,
• C< 2 duże lub 5 małych,
• D< 3 duże i 8 małych,
• E< 4 duże lub 10 małych.

Skalę pytań możesz odnieść do pojedynczych pytań bądź do ogólnej oceny audytu. 

Spotkanie zamykające – Kogo zaprosić na spotkanie zamykające?

Każdy audyt powinien kończyć się spotkaniem zamykającym. Na spotkaniu otwierającym określ, kto będzie uczestniczył w spotkaniu zamykającym. Opracowując agendę audytu, uwzględnij, kto będzie uczestniczył. 

Kogo zaprosić na takie spotkanie? Na takie spotkanie warto zaprosić:

• osoby uczestniczące – właścicieli procesów, osoby, które są najbardziej zaangażowane
  w audyt,
• audytorów,
• managera jakości,
• klienta (jeżeli jest obecny),
• prezesa firmy — w przypadku audytu u dostawcy.

Jak przeprowadzić spotkanie zamykające? 

Czas na podsumowanie audytu. Jak powinno wyglądać takie spotkanie zamykające? Na samym początku podziękuj za przeprowadzony audyt, za zaangażowanie osób, za możliwość przeprowadzenia audytu. Warto przedstawić kryteria oceny. W jaki sposób oceniana jest organizacja, dostawca, produkt. Czas na przedstawienie wyników.

Przedstaw i wyjaśnij pozytywne obserwacje. Pokaż osobom zaangażowanym w system, co robią dobrze. Wyjaśnij obszary do rozwoju. Coś jest robione zgodnie z wymaganiami, ale możesz wskazać możliwość poprawy.

No i na koniec przedstaw niezgodności. Wyjaśnij, jakie stwierdzono niezgodności i do jakich kryteriów, wymagań się odniosłeś . Na tym etapie warto przygotować się do dyskusji. Jest szansa, że usłyszysz pytanie: 

Dlaczego jest niezgodność?

Przygotuj się na odpowiedzi – wskaż kryteria, powołaj się na normy. Bez emocji, bazuj na faktach.

Następnie przedstaw informację na temat dostarczenia raportu z audytu. Jeśli są jakieś niezgodności – przedstaw wymagania dotyczące działań korygujących.

Przedstaw również informację jaki jest czas na przedstawienie i wdrożenie działań korygujących.

Na zakończenie zamknięcie spotkania. Zapytaj, czy wynik audytu jest jasny, czy wszyscy wszystko zrozumieli, czy sposób przedstawienia raportu jest jasny, czy sposób wdrożenia akcji jest jasny. Na sam koniec podziękuj za audyt i zakończ spotkanie. 

Podsumowanie

W celu oceny audytu możesz wybrać dwie metody skali ocen: procentową bądź ocen.
W zależności, jakie kryterium oceny audytu przyjmiesz, tak ocenisz audyt. Możesz ocenić każde pytanie osobno bądź ocenić audyt całościowo. Zdecydowanie rekomnduje podawać wynik audutu w raporcie jako ocena całościowa.

Na zakończenie audytu przeprowadź spotkanie zamykające, na które zaprosisz uczestników audytu (właścicieli procesów), managera jakości (pełnomocnika ds. jakości), prezesa, klienta i osoby zainteresowane. Przeprowadzając spotkanie zamykające, podziękuj za możliwość przeprowadzenia audytu. Przedstaw: pozytywne obserwacje, obszary do doskonalenia, niezgodności.