Mapowanie procesów — poprawa efektywności i jakości

Mapowanie procesów jest techniką stworzoną przez Franka Gilbretha w 1921 roku. Już w 1921 roku procesy przedstawiane były w graficzny sposób. Teraz na co dzień używamy mapy procesów do opisywania procesów, celów, zadań. Do czego jeszcze służą mapy procesów? Jakie są zalety mapowania procesów? Zachęcam do przeczytania artykułu. 

Mapowanie procesów – co to jest?

Mapowanie procesów polega na graficznym przedstawieniu funkcjonowania procesu przy użyciu odpowiednich symboli graficznych. Jest to nie tylko przedstawienie procesu, ale również powiązań, które go dotyczą. Mapowanie procesów jest prostym sposobem na przeprowadzenie analizy, jak przebiegają konkretne procesy w przedsiębiorstwie. Mapowanie procesów daje możliwość sprawnego wdrożenia nowych produktów bądź systemów. Również służy do poprawy efektywności funkcjonowania organizacji. 

Mapowanie procesów – po co się przeprowadza?

Mapowanie procesów służy do stworzenia standardów, według których mają działać pracownicy zaangażowani w proces. Dzięki temu zostanie usunięte ryzyko popełnienia błędów. Służy do usprawnienia działania firmy bądź poszczególnych działów. Więc dzięki mapowaniu procesów dokonamy analizy operacji i sprawdzimy, która jest niezbędna bądź zaburza przebieg działania. Jest też sposobem przedstawienia schematów organizacyjnych w przedsiębiorstwie, zależności pomiędzy działami. 

Zalety mapowania procesów

Oto kilka zalet mapowania procesów:

1. Pomoc w ujednoliceniu procesów pracy

Mapowanie procesów jest narzędziem, które pomoże Ci w przejrzystym udokumentowaniu idealnego procesu pracy. Współpracując z zespołem, mapy procesu będą obszernymi dokumentami uwzględniającymi wiele aspektów. Dzięki temu będziesz mógł rejestrować bieżące oczekiwania oraz aktualizować mapy w miarę zmian procesów. Stworzenie takiego scentralizowanego zasobu pomoże Ci
w dopasowaniu zespołów oraz ustaleniu spójnych procesów dla częstych działań. 

2. Zapewnienie zgodności

Mapy procesów są narzędziem służącym jako narzędzie zgodności. Jest to metoda, którą możesz wykorzystać w komunikowaniu różnego rodzaju procedur. Dzięki mapom procesu (np. dla procesu kontroli jakości) jesteś w stanie szybko sprawdzić, czy dany proces poprawnie działa. Dokumenty te również wykorzystasz podczas audytu. Mogą służyć jako dowód zgodności w przypadku audytu. 

3. Identyfikacja możliwości poprawy

Mapowanie procesów pomoże Ci w ciągłym doskonaleniu procesów. Pomoże Ci to w identyfikacji obszarów do poprawy, sprawdzeniu co jest opłacalne, a co nie. Dzięki tej metodzie ocenisz, co jest wartościowe, a co nie. Sprawdzisz jakie produkty wynikają z poszczególnych działań. Na przykład pomogą Ci w zarządzaniu odpadami (zmniejszenie ilości odpadów). Podczas aktualizacji mapy – pamiętaj o kolejnej rewizji dokumentu oraz o poinformowaniu zespołu o zmianach.

4. Ułatwienie transferu wiedzy

Podczas pracy zespołowej dzięki mapowaniu procesów dokumentujesz działania, zadania. Jest to pomocne w momencie, gdy ktoś inny przejmuje twoje obowiązki, zadania. Tworząc mapę procesu, pamiętaj o przejrzystości oraz zrozumieniu. Umożliwi to innym członkom zespołu wzajemne wspieranie się. Na przykład podczas nieobecności bądź zmiany składu zespołu. 

5. Promowanie wielofunkcyjności

Mapy procesów są dobrym przykładem wielofunkcyjności. Podczas tworzenia map procesów pokazujesz, kto ze sobą współpracuje, aby osiągnąć cel, kto jest od kogo zależny. W ten sposób pokażesz innym pracownikom gdzie i w jaki sposób ich informacje docierają do innych zespołów. 

6. Dodanie przejrzystości

Kolejną zaletą mapowania procesów jest definiowanie ważnych szczegółów. Tworząc mapę procesów, możesz wyświetlić listę osób odpowiedzialnych za każdy krok. Pomoże Ci to w komunikacji oraz usprawnieniu współpracy. 

7. Promowanie niezależności

Mapy procesów, które są stworzone w przejrzysty sposób, pomogą innym pracownikom samodzielnie znajdować odpowiedzi. Więc zawrzyj w nich wszystkie ważne informacje, wskazówki, instrukcje, procedury. Mapy procesów pomogą w samodzielnym podejmowaniu decyzji. Dlatego nie będziesz musiał konsultować się z właścicielem procesu, bądź przełożonym. 

8. Zapewnienie klientom przejrzystości

Po stworzeniu mapy procesów możesz udostępnić ją klientom. Pomoże to, w zrozumieniu
i pokazaniu jak działają procesy. Również podczas tworzenia map procesów możesz konsultować się
z klientem. Taka współpraca pomoże Ci w odpowiednim dostosowaniu mapy do potrzeb. Również wpłynie na relacje z klientem. 

9. Wspieranie rozwiązywania problemów

Podczas nieoczekiwanych problemów, wykorzystaj mapę procesów do rozwiązania ich. Mapa procesów pomoże ci w rozwiązaniu problemów. Jeśli masz jakiś problem odnieść się do mapy procesów. Przeanalizuj krok po kroku każdy etap, aby zrozumieć wystąpienie błędu i zapobiec występowaniu ich. 

10. Pomoc w rozwoju procesu

Gdy dążysz do osiągnięcia nowego celu, mapowanie procesów jest odpowiednim narzędziem dla Ciebie. Pomoże Ci w opracowaniu planu działania. Możesz wzorować się na istniejących mapach. Zawsze to będzie jakiś punkt zaczepienia. 

11. Oszczędność czasu

Podczas planowania projektu wykorzystaj mapowanie procesów. Pomoże Ci w usprawnieniu tej fazy. Jeśli korzystasz z oprogramowania, które służy do mapowania procesów, możesz szybko i łatwo stworzyć te dokumenty. Mapy procesów mogą być cennym zasobem w efektywnym projektowaniu. Dają możliwość szybkiego podejmowania działań.

12. Określenie granic

Podczas tworzenia map procesów nieodłącznym elementem jest wyraźne oznaczenie, kiedy fazy rozpoczynają się i kończą. Jest to pomocne w alokacji zasobów, ustaleniu terminów oraz wyjaśnieniu oczekiwań wśród zespołów. Dzięki mapie procesów jesteś w stanie śledzić postępy danego procesu.

13. Wyjaśnienie oczekiwanych rezultatów

W większości procesów najważniejszym etapem jest uzgodnienie ze wszystkimi stronami zainteresowanymi oczekiwań co do produktu końcowego. Mapa procesów ma jasno określać cel. Konkretne informacje o produkcie końcowym mogą zapewnić, że wszyscy zmierzają w kierunku ustalonego celu.

14. Pomoc w pomiarze wyników

Po zakończeniu projektu mapa procesu pomoże Ci w określeniu, w jakim stopniu wykonałeś plan. Analizując ją, będziesz wiedział, w których momentach mogłeś lepiej zorganizować zasoby i efektywniej przydzielać zadania. Podczas mapowania procesu uwzględnij takie czynniki jak koszt i czas. Pomoże Ci to w zidentyfikowaniu obszarów wymagających poprawy podczas następnego tworzenia mapy.

Podsumowanie

Mapowanie procesów jest bardzo pomocnym narzędziem. Pomoże Ci poprawnie i efektywnie określić procesy. Jest to narzędzie, dzięki któremu ujednolicisz procesy pracy, pomoże Ci w transferze danych, będziesz promował niezależność, oszczędność czasu, wesprzesz rozwiązywanie problemów.