Rozwiązywanie problemów produkcyjnych – 8 największych błędów

Zabiorę Cię dzisiaj do piekła Deminga. Piekła źle rozwiązywanych problemów, poznasz najgorsze grzechy przy próbach znalezienia przyczyn źródłowych. Warto przyjrzeć się uważnie każdemu poziomowi, być może Twoja firma znajduje się na jednym z nich. Zapraszam do wpisu – rozwiazywanie problemów produkcyjnych – 8 błędów.

Rozwiązywanie problemów produkcyjnych

Błąd 1: Brak wyciągania wniosków z zakończonego 8D

Po ciężkim i trudnym dochodzeniu w końcu udaje się określić przyczyny źródłowe! Nawet akcje korygujące wydają się być odpowiednie i widzicie poprawę procesy. No to co? Powrót do normalnej pracy.

Niestety tak to wygląda w wielu firmach, zapomina się o prewencyjnym wdrożeniu działań w innych obszarach. Warto to jednak zrobić. Dlaczego? Bo być może w firmie istnieją podobne procesy, operacje, które mogą wygenerować podobne problemy.

Nie ma sensu czekać, aż pojawią się w tym miejscu. Gdy masz skuteczne akcje korygujące, postaraj się je wdrożyć w podobnych procesach. Prewencyjne zarządzanie jakością kosztuje najmniej.

Błąd 2: Wojny ekspertów – zero biznesu

Gdy pojawia się skomplikowany problem produkcyjny, organizacja zaczyna tracić na początku pieniądze. W dalszej kolejności zaczyna tracić w oczach klienta (kiedy nie dostarcza produktów na czas). Nierozwiązany problem może być tylko początkiem niefortunnych zdarzeń.

Rozwiązywanie problemów produkcyjnych powinno być priorytetem w każdej firmie i dla każdego. Niestety nie każdy to rozumie. W takich chwilach bardzo często dochodzi do tzw. wojen ekspertów. Specjaliści przekrzykują się kto ma rację i czy wada którą widzą jest „wklęśnięciem” czy „wgnieceniem” (autentyk).

A pieniądze w organizacji lecą.

I nie chodzi o to, aby nie robić dobrych i solidnych przyczyn problemu. Jest to bardzo ważne, ale celem tych dyskusji powinna być chęć rozwiązania problemu. Nie zaś udowadnianie kto jest mądrzejszy.

Rozwiązywanie problemów produkcyjnych – Błąd 3: Brak zrozumienia problemu

Nie znamy do końca problemu ale:

• już znamy przyczynę
• wiemy kto znowu coś zrobił źle
• próbujemy wrażać akcje

Stop! Zrozum najpierw dobrze problem. Opisz go solidnie stosując metodę 5W2H. Wykonaj GEMBA WALK, zobacz co stało się na miejscu. Porozmawiaj z ludźmi. Dopiero po takich podjętych akcjach możesz postarać się opisać i zrozumieć problem.

Zostaw zasoby swojej głowy na tym etapie do zrozumienia problemu. Daj spokój przyczynom i akcjom. Jeżeli nie znasz dobrze problemu, wszystkie będą błędne.

Pamiętaj, że źle opisany problem to źle określone akcje tymczasowe, źle wykonana analiza przyczynowa i złe akcje korygujące.

Błąd 4: Eliminowanie problemu zamiast przyczyn

Bardzo powszechne zjawisko w wielu firmach o niskiej kulturze zarządzania jakością. Pojawia się problem, wada produkcyjna, niezgodny produkt. Co robimy? Poprawiamy go, złomujemy i kończymy pracę.

Rozwiązanie problemu nie polega na jego usunięciu lub wdrożeniu dodatkowej kontroli. Rozwiązywanie problemów produkcyjnych polega na wyeliminowaniu przyczyny jego powstania. W innym wypadku problem powróci jak boomerang i to ze zdwojoną siłą. Będzie to niekończąca się wojna.

Błąd 5: Akcje korygujące na bazie argumentów i dyskusji

Zmora większości firm. Niestety akcje korygujące wybiera są na podstawie dyskusji. W dyskusji, jak to w dyskuji. Wygrywa ten, który lepiej duskutuje.

Nie oznacza, że bycie lepszym mówcą oznacza lepszą znajomość procesów produkcyjnych, jakościowych czy wymagań klienta. Ale to lepszy mówca dyktuje warunki i potrafi tak poprowadzić rozmowę, do wyboru najlepszych akcji korygujących dla niego, a nie dla firmy.

Dlaczego tak się dzieje? Akcje korygujące to dodatkowe zadanie, często kosztowne i wymagające nadzoru przy wdrożeniu oraz sprawdzeniu efektywności. Wiele osób będzie się przed nimi bronić.

Dlatego takich akcji nie powinno się wybierać na podstawi dyskusji, a logicznych założeń. Świetnym narzędziem do tego jest Matryca Pugha, która mówiąc kolokwialnie „ucina dyskusje”. Logiczny wybór na podstawie kilku kryteriów przemówi bardziej nic piękne zdania. Zachęcam do używania

Błąd 6: Brak weryfikacji akcji korygujących

Uznajmy, że udało się wdrożyć Matrycę Pugha i wybrać najlepszą akcję korygującą z możliwych. No to po robocie? Nic bardziej mylnego, ale zbyt często spotykanego.

Należy wyznaczyć dokładny okres do sprawdzenia skuteczności akcji, należy to zrobić biorąc pod uwagę problem oraz rodzaj akcji.

Niektóre z nich można zweryfikować po tygodniu, niektóre potrzebują nawet 6 miesięcy. Nie mniej jednak musisz mieć to na uwadzę.

Dlaczego? Ponieważ możemy przestrzelić z akcjami, nawet gdy proces zachowuje się stabilnie. Jak to możliwe? Gdy pojawia się problem i robi się o nim głośno, większość praconwików baczniej zwraca uwagę na to co robi. Jest to taki sygnał ostrzegawczy. Dodatkowo szereg podejmowanych działań tymczasowych i zwiększenie chwilowe świadomości, powoduje większy „porządek” w procesie.

Przeważnie z tego tytułu proces staje się bardziej stabilny a wdrożona akcja nie zawsze ma na to przełożenie.

Tylko udowodnienie na liczbach, że widzimy poprawę da ci do zrozumienia, że wybraliście dobrą akcje korygującą.

Rozwiązywanie problemów produkcyjncyh – Błąd 7: Bazowanie na opiniach, a nie danych

Ten punkt bardzo mocno koreluje z punktem 3 i 5. Bazowanie na opiniach o problemie, bazowanie na dyskusjach o akcjach. Gdy dochodziło do takich sytuacji i miałem możliwość rozwiązywać problemy, pytałem zawsze dyskutantów: czy to jest opinia, czy fakt poparty danymi? Jeżeli padało słowo, że opinia, odpowiadałem: bardzo dobrze, każdy ma prawo mieć swoją opinię, ale my potrzebujemy danych.

Pamiętaj, że tylko solidne dane mogą być wejściem do procesu rozwiązywania problemów. Filtruj szybko, co jest opinią, a co danymi. Odrzucaj opinie.

Błąd 8: 5 razy Kto

Co tu dużo mówić? Zmora większości organizacji. Pojawia się problem – szukamy winnego. Wydaje mi się, że to wynika z naszej ewolucji. Nasza energia skupia się na drugim człowieku, a to najgorsze co może być. Dlaczego?

Ponieważ nie mamy większego wpływu na zachowanie innych ludzi i jest to udowodnione naukowo. Jako ludzie jesteśmy nieobliczalni i to jest chyba w nas najciekawsze :). Nie jesteśmy przecież robotami.

Dlatego gdy pojawi się problem, powinniśmy skupić się na systemie i procesach. Ciągle je doskonalić, aby stworzyć takie środowisko pracy, które jest odporne na popełnianie błędów. Tylko to przyniesie nam długotrwałe rezultaty.

Podsumowanie

Zdaje sobie sprawę, że przerabiałeś/aś przynajmniej jeden z tych punktów. Znajdą się pewnie osoby, które przeszły przez wszystkie 8 poziomów piekła Deminga :). Tak niestety czasami bywa, ale najważniejsze to zrozumienie, że nie jest to normalne i nie może być akceptowalne. Musimy walczyć z tymi błędami, jeżeli chcemy zbudować solidne systemy i procesy do zarządzania jakością.

Sprawdź koniecznie naszą ofertą na szkolenie Problem Solving 8D – Ponad 65 lekcji, ponad 20 narzędzi i duży proces rozwiązywania problemów – Program Szkoleniowy Problem Solving 8D