Nie ma celu Twoje życie, jeżeli tego celu nie nadasz. Podobnie jest w zarządzaniu organizacją, jakością czy produkcją. Bez określonego celu i odpowiedniego skaskadowania na wydziały firma się rozleci. Każdy będzie pędził w swoją stronę, osiągając wyimaginowane przez siebie cele. Zbudowanie prostego systemu to klucz do osiągnięcia końcowego wyniku. Tym systemem może być Hoshin Kanri z Lean Management.
Hoshin Kanri Toyota – co to jest?
Jak się domyślasz po nagłówku, Hoshin Kanri spopularyzowała Toyota. Jak zresztą większość metod lean management czy zarządzania jakością.
Ale co to jest to Hoshin Kanri? Hoshin to kierunek, a Kanri to administracja. Niestety dalej z tego nic nie wynika ;-). W skrócie jest to 7 etapowy system wdrażania w organizacji spójnych celów strategicznych. Chodzi o to, aby każdy z wydziałów, każdy z pracowników pracował zgodnie z celami i planami strategicznymi. Utopia? Nie do końca, gdy dokładnie poznasz tą metodę ;).
Opiszę dokładnie każdy z tych 7 etapów.
Hoshin Kanri – 7 kroków procesu
Krok 1: Ustal wizję i wartość organizacji
Organizacja posiadająca jasną wizję i wartość inspiruje własnych pracowników i przede wszystkim przyciąga do siebie ludzi kierujących się podobnymi wartościami. Nie bez przyczyny największe firmy jak Apple, Google, Mercedes, Boeing posiadają i podkreślają swoje wizje i wartości.
Wizja inspiruje i motywuje pracowników, nadaje jasny kierunek. Wyobraź sobie, gdzie firma powinna być za 10 lat – to właśnie jest wizja. Wizja może dotyczyć wielu elementów – jak finanse firmy, relacje z klientem, dbanie o środowisko czy lokalną społeczność. Zdecydowanie można podzielić wizje na odpowiednie zestawy, z których później wynikać będę cele przełomowe
Krok 2: Opracuj cele przełomowe (do 5 lat)
Przełomowe cele odnoszą się bezpośrednio do wizji. Jeżeli chcesz zrealizować tę wizję, musisz mieć długoterminowe cele, które są jasno i precyzyjnie określone.
Pamiętaj jednak, że cele przełomowe (z angielskiego Breakthrough Targets) to cele ewolucyjne, duże, ambitne.
Miej na uwadze, że naprawdę potrzebujesz 5 lat, aby te cele zrealizować. Może to być zdobycie nowych rynków, poprawienie jakości o 50%, wdrożenie nowego segmentu produktów czy innowacyjnego modelu obecnego portfolio.
Krok 3: Opracuj roczne cele
Żeby zrealizować coś dużego w 5 lat, potrzebujesz dobrze przepracować każdy rok. Dlatego właśnie cele przełomowe należy rozłożyć na mniejsze cele, które są możliwe do realizacji w przeciągu 12 miesięcy.
Organizacja musi podążać właściwą ścieżką każdego roku, aby budować wartość dla klienta, pracowników oraz inwestorów.
Przejście z długoterminowego planowania na krótkoterminowe, wymaga od organizacji skutecznego zdefiniowania podziału wizji, celów przełomowych.
Krok 4: Przedstawienie i kaskadowanie celów rocznych.
Cel wyraża zamiar. Osiągnięcie celów wymaga podjęcia praktycznych kroków, aby pozostać na kursie, wykonując odpowiednie czynności co tydzień, co miesiąc i co kwartał.
Każdy cel powinien mieć właściciela posiadającego umiejętności i autorytet pozwalający mu zrealizować cel w organizacji. Właściciel celu, na podstawie wniosków, wykorzystując analizy do śledzenia postępów. Musi podejmować odpowiednie działania, aby cel osiągnąć.
Wsparcie i zrozumienie celów na średnim szczeblu zarządzania, czyli pierwszej linii frontu jest niezbędne w codziennej administracji.
Pamiętaj, że odpowiednie kaskadowanie celów rocznych na poszczególne wydziały, a nawet pracowników zapewni sukces. Każdy wydział powinien przedefiniować cel do własnych potrzeb i zrozumienia sytuacji. Cel ten jednak musi być spójny z celem rocznym. Inaczej Hoshin Kanri zawiedzie. Tego byśmy nie chcieli.
Jak to łatwo wytłumaczyć? Jeżeli celem rocznym organizacji jest poprawa jakości o 4%, to warto tę. wartość przełożyć na zrozumiały wskaźnik dla operatorów na linii.
Nikt nie będzie liczył codziennie 4% wad, ale każdy łatwo zrozumie, że więcej niż 10 sztuk niezgodnych jest nieakceptowalne.
Krok 5: Egzekwowanie celów rocznych
Od słów i czynów. Po długiej części planowania czas na realizowanie celów. Nie będzie to proste, nie będzie to łatwe. Po drodze pojawi się sporo problemów. Hoshin Kanri to cierpliwość i korzystanie z odpowiednich zasobów.
Dlatego warto korzystać ze standardowych narzędzi do rozwiązywania tych problemów, zamiast się frustrować i szukać dziury w całym.
Spróbuj skorzystać z DMAIC, 8D, A3 lub po prostu Ishikawy czy 5 Why.
Krok 6: Miesięczny przegląd wyników
Jeżeli nie pokażesz, że cele są dla Ciebie ważne, to dla nikogo nie będą ważne. Miesięczny przegląd realizacji to obowiązek każdego Managera czy Dyrektora Generalnego.
Krok 6 wymaga przeprowadzania comiesięcznego przeglądu w celu ciągłego śledzenia postępów i monitorowania wyników wdrożenia Hoshin Kanri.
Jest to miejsce dla najwyższego kierownictwa do zweryfikowania postępu, ale również sprawdzenia gdzie ten postęp nie następuje i dlaczego.
Niestety czasami wymagana jest ingerencja z samej góry, aby rozwiązać niektóre problemy.
Krok 7 Roczny przegląd wyników
Po dwunastu miesiącach nadchodzi czas na kompleksową ocenę postępów organizacji i zweryfikowania jej spójności z wizją.
Konieczne może być dostosowanie celów lub deadlin’ów. Jest to również dobry czas, aby zapewnić odpowiednie przydzielenie zasobów na to, co należy osiągnąć w przyszłym roku.
Przy przeglądzie rocznym zweryfikujesz również postęp celów przełomowych.
Hoshin Kanri w życiu codziennym?
Wiesz, co jest najlepsze w tej metodzie? Możesz ją idealnie wdrożyć do własnego życia.
Zdefiniuj wizje siebie, swojego życia i każdego z ich aspektów. Nawet jeżeli teraz jesteś w nieciekawym położeniu, w perspektywie 10 lat możesz naprawdę dużo zmienić.
Postępuj później również zgodnie z 7 krokami Hoshin Kanri i zobaczysz, że Twoje życie nabierze jasnego celu. Bo celu w życiu się nie szuka, cel się nadaje ;).
Hoshin Kanri podsumowanie
Jak widzisz Hoshin Kanri, poza trudną nazwą jest dość proste :). Pamiętaj tylko, że każdy krok jest istotny, aby osiągnąć ostateczną wizję organizacji. Jasno określona wizja, dobrze skaskadowane cele nadają również sens pracy każdego z pracowników organizacji. Jeśli szukasz metody planowania, która pomoże Twojej organizacji przejść na wyższy poziom, Hoshin Kanri to świetna opcja do rozważenia. Podobnie możesz przesunąć swoje własne życia na nieco wyższy poziom ;).
Photo by Matt Noble on Unsplash
