fbpx
Inżynier Jakości
Będę Ci także wdzięczny za każdy komentarz i Twoje “Lubię to”. Pomóż mi szerzyć informację o jakości i przekaż adres bloga wszystkim Twoim znajomym 🙂 Z góry Ci za to dziękuję.
specyfikacja jakościowa tytułowa

Specyfikacja jakościowa – jak ją dobrze napisać?

Co mówi specyfikacja? Jeżeli w trakcie problemów z produktem lub usługą, słyszysz takie zdanie, to całkiem dobrze. Specyfikacja powinna zawierać najważniejsze aspekty produktu lub usługi, napisane w sposób zrozumiały. Zrozumiały nie tylko dla osoby, która ją tworzyła, ale dla ludzi pracujących na pierwszej linii frontu. Specyfikacja jakościowa musi być dobrze napisana. Jak to zrobić? Zapraszam.

Specyfikacja jakościowa – aspekty techniczne

Zanim przejdziemy do samego pisania specyfikacji jakościowej, musimy zaplanować jak będzie zbudowana. Chodzi mi o ramę specyfikacji i jej filary. Nie możesz zacząć pisać specyfikacji od wymagań jakościowych.

Specyfikacja jakościowa musi mieć dobry układ, który zawiera standardowe elementy. Jakie to elementy?

  1. Zakres – określ zakres specyfikacji, jakich dotyczy produktów czy usług, jakiego procesu lub jakiej lokalizacji.
  2. Dokumenty powiązane – spisz wszystkie dokumenty powiązane ze specyfikacją np. inne specyfikacje lub standardowe normy ISO.
  3. Definicje – zbierz w tym punkcie wszystkie zwroty i terminy, które mogą być niezrozumiałe dla odbiorcy np. co to jest wada, a co to jest niezgodność itp.
  4. Wymagania jakościowe – określ wymagania dotyczące wyrobu lub usługi.

Specyfikacja jakościowa – nie twórz jej samotnie

Powyżej jest najważniejsze zdanie, jakiego nauczyłem się w trakcie tworzenia specyfikacji. Jeżeli nie chcesz tracić czasu na tłumaczenie, niepotrzebne dyskusje, wprowadzanie zmian, to nie twórz specyfikacji w pojedynkę!

Niestety często inżynier samotnie tworzy specyfikacje bazując na rysunku i wytycznych klienta lub zespołu konstruktorów. Po utworzeniu specyfikacji, zderzenie z rzeczywistością produkcyjną lub usługową jest zabójcze.

Dlatego ważnym aspektem jest zaproszenie do współpracy przy tworzeniu specyfikacji, kogoś, kto z tą specyfikacją będzie pracował. Pozwoli to już na etapie tworzenia skonfrontować niejasności. Warto zaprosić do tego typu spotkań również osobę odpowiedzialną za konstrukcję, jeżeli mowa o produkcie.

Zaoszczędzisz w ten sposób sporo czasu w przyszłości na tłumaczenia, nanoszenie poprawek i odmienne interpretacje.

Specyfikacja jakościowa – co powinna zawierać?

Specyfikacja jakościowa musi zawierać wymagania jakościowe oraz metody ich weryfikowania. Jasne wymagania jakościowe pomogą zespołowi produkcyjnemu w ich spełnieniu. Metody weryfikowania jakości pomogą zespołowi kontrolerów na sprawdzenie najważniejszych elementów produktu, w celu potwierdzenia zgodności z wymaganiami.

Bardzo ważnym aspektem jest określenie jasnych i zrozumiałych wymagań. Brak precyzji, spowoduje niekończące się dyskusję na temat interpretacji danego wymagania, a co za tym idzie zgodności lub niezgodności produktu.

Dlatego istotne jest napisanie specyfikacji tak, aby nie dawała możliwości nadinterpretacji wymagań w jednym lub drugim kierunku. Poniżej umieściłem 7 najważniejszych punktów, aby twoja specyfikacja jakościowa była klarowna.

Specyfikacja jakościowa – siedem najważniejszy elementów

Do osiągnięcia wysokiej jakości, potrzebujesz mieć jasno określone wymagania. Specyfikacja jakościowa musi zawierać wszystkie informacje potrzebne do wytworzenia wysokiej jakości produktu lub usługi dla klienta. Jeśli wymagania nie są poprawne lub niejasne, przełoży się to na produkt lub usługę, a na końcu na klienta.

Dobre specyfikacja jakościowa uwzględnia 7 elementów:

  1. Wymagany wynik musi być jasno zdefiniowany. Jeżeli wymagamy np. powłoki malarskiej o grubości 0,2 mm +-0,01mm, to musi być jasno określone. Używaj standardowych jednostek oraz miar. Określ również w jakich obszarach obowiązuje dane wymaganie.
  2. Określ jasno i klarownie nieakceptowalne wady na produkcie. Nazwij je dokładnie oraz określ ich wielkość oraz umiejscowienie. Używaj standardowych wymiarów oraz nazw. Jeżeli nazwa wady nie jest jednoznaczna, opisz jej definicję w punkcie definicji.
  3. Jeżeli tylko możesz to przedstaw w specyfikacji wady akceptowalne i nieakceptowalne również za pomocą zdjęć lub rysunków. Obraz mówi dużo więcej niż tysiąc słów.
  4. Określ wszystkie wymagania produktu lub usługi określone przez klienta czy konstruktora. Nie oceniaj, które wymagania jest ważniejsze, a które mniej ważne. To nie jest Twoja rola. Wymaganie, które wydaje Ci się nieistotne, może być kluczowe np. w momencie montażu produktu u klienta, a Ty nie znasz procesów u klienta.
  5. Nie dodawaj dodatkowych wymagań, które Tobie mogą wydawać się rozsądne. Jeżeli uważasz, że coś może poprawić jakość produktu, to skonsultuj to najpierw z klientem lub konstruktorem. Może i masz rację, ale dodatkowe wymagania, tak bardzo podniesie koszty produktu lub kontroli (patrz koszty jakości), że nikt za tak drogi produkt nie będzie chciał płacić…
  6. Używaj języka nie dającego pola manewru w interpretacji. Skup się na wyrażeniach “musi”, “nie może”, “jest niedozwolone”, “jest nieakceptowalne” nie pozwalaj sobie na określenia “powinno”, “rekomendowane” itd.
  7. Używaj języka prostego i zrozumiałego dla każdego. Specyfikacja to nie miejsce, do dawania upustu swojej specjalistycznej wiedzy. Musisz pisać tą specyfikację, tak, aby “osoba z ulicy” potrafiła z nią pracować.

Specyfikacja jakościowa – napisana i co dalej?

Kiedy specyfikacja jakościowa jest napisana według powyższych zasad, jest skonsultowana z działem wykonawczym i określającym wymagania, to następuje faza wdrożenia.

Musisz przeszkolić ze specyfikacji wszystkie zaangażowane osoby oraz zapytać, czy wszystko jest zrozumiałe. Ważnym elementem, jest zweryfikowanie po 2-3 tygodniach jak pracownicy interpretują specyfikację i czy nadal dobrze ją rozumieją.

Pomimo najlepszych praktyk w tworzeniu specyfikacji, ograniczenia pola do interpretacji, zawsze znajdzie się ktoś, kto zrozumie dane wymaganie inaczej. Wynika to z wiedzy, doświadczenia, przekonań, a czasem nawet rutyny.

Weryfikację najlepiej przeprowadzić w formie audytu jakościowe, w miejscu wykonywania produktu lub usługi. Zasada Gemba pozwoli ci zweryfikować wszystko na “żywym organizmie”.

Specyfikacja jakościowa – infografika

Postanowiłem stworzyć dla Was infografikę. Wydrukujcie ją i trzymajcie pod ręką jako ściągę, gdy przyjdzie Wam tworzyć specyfikację.

specyfikacja jakościowa

Więcej infografik znajdziecie na stronie: INFOGRAFIKI

Podsumowanie

Specyfikacja jakościowa to często jedyny sposób komunikacji pomiędzy klientem, konstruktorem a działem realizującym produkt czy usługę. Dobrze opracowana dokumentacja, pozwoli uniknąć szeregu błędów w późniejszym etapie.

Jeżeli spodobał Ci się ten tekst, podziel się z nim na Facebook lub Linkedin. Jeżeli chcesz zadać pytanie, lub podziękować za wpis, zrób to poniżej w sekcji komentarzy.

Photo by Dominik VO on Unsplash


Podobał Ci się ten artykuł?

Jeżeli tak, to zarejestruj się poniżej, aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach z tego bloga. Informacje z pierwsze ręki na Twojej skrzynce mailowej!

Leave a Comment: