Gemba Walk – 10 wskazówek na udany przegląd

Zamknięci w swoich biurach wpatrzeni w ekran komputera głowimy się jak rozwiązać kolejny problem. Odpowiedzi przychodzą czasem szybciej czasem wolniej. Nie wszystko jesteśmy w stanie rozwiązać za pomocą laptopa, komórki i internetu. Wówczas pomocna okazuje się Gemba a regularnie uprawiana poprzez Gemba Walk poszerza świadomość na temat procesów. Wstań od biurka i idź.

Co to jest Gemba Walk?

Gemba pochodzi z języka japońskiego i w wolnym tłumaczeniu w nomenklaturze lean oznacza miejsce pracy, miejsce zdarzenia itd.

Pisząc wprost jeżeli jesteś inżynierem jakości odpowiedzialnym za proces montażu produktu XYZ to dla ciebie Gemba to linia montażowa i każdy z jej procesów. Jeżeli jesteś kierownikiem biura konstrukcyjnego Gemba oznacza open space lub pokoje gdzie pracują „Twoi” konstruktorzy.

Regularne odwiedzanie ludzi pracujących przy produkcie oraz przeglądanie procesów produkcyjnych pozwala zrozumieć niezbędne mechanizmy i poszerzyć świadomość. Pozwala również budować dobre relację i wzajemne zaufanie.

Podobnie ma się z procesami usługowymi takimi jak zarządzanie jakością czy wsparcie technologiczne.

Głównym celem Gemba Walk jest weryfikowanie stanu faktycznego i dostrzeganie obszarów do usprawnień. Jak zrobić to dobrze? Przygotowałem dla Was 10 wskazówek na udany Gemba Walk.

1. Zaplanuj czas na Gemba Walk

Dużo wcześniej zaplanuj czas na Gemba Walk. Zablokuj czas w swoim kalendarzu i nie pozwól aby ktoś zmienił Twoje plany. W zależności od wielkości obszaru który chcesz odwiedzić zablokuj taką ilość czasu aby zrobić skuteczny Gemba Walk.

Ile czasu potrzebujesz? Nie wiem. Musisz to określić „doświadczalnie”. Jeżeli zarezerwowane wstępnie 30 minut to za mało, kolejny Gemba Walk wydłuż odpowiednio.

Jeżeli korzystasz z outlooka po prostu stwórz w kalendarzu spotkanie tylko dla siebie. Wówczas inni powinni widzieć, że jesteś niedostępna/y. Zalecam nie dodawać do zaproszenia w kalendarzu pracowników obszaru lub linii produkcyjnej. Może to spowodować celowym przygotowywaniem się do Twojego przybycia. Ty chcesz zobaczyć stan faktyczny.

2. Określ specyficzny plan lub temat Gemba Walk

Nigdy nie wiesz co zastaniesz na przeglądzie i musisz mieć szeroko otwarte oczy. Nie mniej jednak warto postawić na przeglądy tematyczne związane z poszczególnymi zagadnieniami. Może to być przegląd metody 5S, zarządzania wyrobem niezgodnym lub przekazywania zmian.

Postaw sobie jeden specyficzny cel lub plan Gemba Walk ale zapamiętuj i zapisuj również inne odstępstwa.

3. Zakomunikuj wykonanie Gemba Walk

Gdy już jesteś na miejscu powiedz pracownikom, że przeprowadzasz Gemba Walk. Jeżeli nie są świadomi co to jest opowiedz im w kilku krótkich zdaniach. Nikt nie lubi gdy mu się patrzy na ręce przy pracy a tym bardziej gdy nie wie w jakim celu to robisz.

Brak komunikacji będzie budził strach, stres i niechęć w dyskusji. Warto uspokoić sytuację już na samym początku.

4. W trakcie skup się na Gemba Walk

Dzwoni telefon, kolega potrzebuje dowiedzieć się gdzie jest plik Excel z ostatnimi wynikami jakości, przechodzi ktoś znajomy i zagaduje „co słychać” itd. tid. Nie dopuszczaj do takich sytuacji w trakcie Gemba Walk.

Skup się tylko i wyłącznie na obserwacji na „tu i teraz”. Pozwoli Ci to wyciągnąć jak najwięcej wniosków, negatywnych obserwacji ale również pozytywnych obserwacji.

Gemba Walk to nie tylko sprawdzanie MUDY (o tym w następnym akapicie) ale również dostrzeganie pozytywów. Po co? Po to aby implementować je na innych obszarach czy w innych procesach.

5. Skup się na MUDA

Muda czyli wszelakie straty w procesie. Gdy masz już główny cel przeglądu i patrzysz na proces skup się na stratach. Każdy proces posiada operacje które można wykonywać lepiej lub operacje których wykonywanie nie jest efektywne.

Nie zależnie czy obserwujesz skomplikowane spawanie laserowe czy o wkładanie dokumentacji technicznej do pudełka przed wysyłką. Uwierzcie mi na słowo lub wybierzcie się w swojej firmie na Gemba Walk. Załóżcie japońskie okulary Muda i oceniajcie gdzie widzicie możliwości do poprawy, do robienia czegoś lepiej, do usuwania strat.

Muda występuje w 8 kategoriach: nadprodukcja, nadmierne zapasy, błędy jakościowe, czekanie, zbędne przetwarzanie, zbędny ruch, zbędny transport, niewykorzystanie kompetencji pracowników.

6. Poświęć tyle czasu ile potrzebujesz

Jeżeli potrzebujesz spędź nawet cały dzień na Gemba Walk (o ile twój przełożony nie uzna inaczej ;)). Przegląd ma być efektywny i dać odpowiednie rezultaty. Rozległe obszary lub procesy wymagają dogłębnej analizy.

Wykonanie piętnastominutowego przeglądu rzadko kiedy przyniesie wyczerpujące wnioski. Jeżeli jednak nie możesz poświęcić w jednym dniu kilku godzin to podziel Gemba Walk na kilka mniejszych spacerów gdzie skupisz się na poszczególnych operacjach procesu. Zaplanuj to wcześniej odpowiednio.

7. Pytaj, pytaj, pytaj

Nie rozumiesz procesu lub operacji? Zapytaj operatora co robi. Nie jest wstydem, że czegoś nie wiesz. Dużo więcej korzyści uzyskasz po dyskusji z operatorem niż wysnuwając samemu wnioski.

Pamiętaj jednak o tym aby Gemba Walk nie przerodził się w audyt. Większość czasu poświęć na obserwacje.

8. Po Gemba Walk podziel się obserwacjami

Nie chowaj notatnika po przeglądzie do szafki. Podziel się tym co zaobserwowałeś/aś z członkami zespołu i osobami pracującymi w danym obszarze. Pozwoli Ci to zbudować zaufanie i potwierdzi twoje intencje Gemba Walk. Ludzie uwierzą w to, że nie tworzyłeś donosów na to w jaki sposób pracują ;-).

Dodatkowo będzie to dobre sposób na konfrontacje tego co zauważyłaś/eś. W trakcie dyskusji może okazać się, że twój wzrok i mózg źle zinterpretował daną sytuację i będzie okazja aby to „wyprostować”.

9. Nie usprawniaj bez uprzedniej analizy

Hurra usprawniamy! No nie, powoli. Najpierw analiza sytuacji i szukanie przyczyn. Później usprawnianie. Niestety w chwili euforii często przychodzą nam natychmiastowe pomysły jak coś poprawić w danym procesie. Niestety najczęściej te zmiany nie poprawiają sytuacji.

Każda zmiana musi być poparta analizą tak aby znaleźć najlepsze rozwiązanie i najlepszą opcję poprawy. Polecam użyć sprawdzonego „combo” Diagram Ishikawy i 5 Why. Znajdziesz szybko przyczynę i określisz akcje korekcyjne.

10. Zaplanuj wdrożenie usprawnień

Gdy już wiesz co jest przyczyną i jak to poprawić zaplanuj działania. Niektóre z nich wdrożysz natychmiastowo, inne będą wymagać inwestycji a jeszcze inne przekonania właściciela obszaru.

Rozplanuj to odpowiednio za pomocą action list’y i nie zapominaj o regularnym przeglądzie wdrożeń. Nie zniechęcaj się gdy poprawa sytuacji będzie wymagała zaangażowania trzech działów firmy i wydłuży to czas realizacji do czterech miesięcy. Czasami tak to po prostu działa a poprawa sytuacji w cztery miesiące jest lepsza niż brak poprawy.

Lean Manufacturing – Szkolenie

Jeżeli interesuje Cię ten temat i chcesz zdobyć praktyczną i użyteczną wiedzę od wieloletnich ekspertów, to mamy dla Ciebie idealne rozwiązanie.

Wybierz szkolenie w Szkole Jakości:

• dostępne jest natychmiast,
• w najlepszej rynkowej cenie,
• przygotowane przez ekspertów,
• możesz konsultować się w grupie przez 365 dni od dnia zakupu
• oraz zyskujesz Certyfikaty w dwóch językach wydawane przez instytucję szkoleniową o numerze 2.18/00117/2020.

Dzięki nam nie tylko poszerzysz swoją wiedzę, ale także zyskasz pewność siebie i motywację do dalszego rozwoju.

Nie ograniczaj się do tego, co już wiesz – zacznij budować swoją przyszłość już dziś i poznaj swój pełen potencjał.
🚨 Sprawdź szczegóły na stronie ➡️ Lean Manufacturing

Gemba Walk infografika

Zebrałem dziesięć powyższych punktów w formie infografiki. Do wydrukowania i trzymania na biurku ;-). Więcej infografik na stronie inzynierjakosci.pl/infografiki

Podsumowanie

Nie bądź niewolnikiem biurka i komputera służbowego. Spędzaj regularnie określony czas w miejscu gdzie powstaje produkt, gdzie toczy się proces produkcyjny czy usługowy. Przebywanie w tym miejscu oraz obserwacja kolejnych operacji pozwoli Ci zbudować doświadczenie i wiedzę której nie wyczytasz z dokumentacji, ekranu komputera czy internetu. Tak więc Gemba Walk ;).

Photo by Florian Pagano on Unsplash do Gemba Walk