Czy kompetencje da się mierzyć? To nie jest dobre pytanie. Nie tyle się da, co nawet trzeba mierzyć. Temat, jaki chcemy dzisiaj szerzej omówić to matryca kompetencji na produkcji. Z artykułu dowiesz się między innymi:
czym jest matryca kompetencji oraz jakie powinna zawierać elementy?
w jakich decyzjach matryce kompetencji wspierają liderów oraz kierowników?
jak stosować matrycę umiejętności w praktyce?
Jeśli chcesz poszerzyć swoją wiedzę z zakresu matryc kompetencji, to zapraszam do lektury.
Co to jest matryca kompetencji oraz jakie powinna zawierać elementy?
Matryca kompetencji to narzędzie, które w graficzny sposób pozwala na zarządzanie wiedzą i umiejętnościami pracowników. Najczęściej przedstawiana jest w formie tabeli, która z założenia ma być prosta i zrozumiała na każdym szczeblu organizacji.
Budowa matrycy wygląda najczęściej tak, że w kolumnie po lewej stronie wpisane się dane pracowników, a w wierszu u góry kompetencje.
Poniżej przykład prostej formatki matrycy kompetencji.
W miejscach przecięcia się pracowników z kompetencjami sprawdzany jest poziom przeszkolenia danego pracownika. Poziom ten odzwierciedla, na jakim etapie rozwoju jest dany pracownik oraz wskazuje luki kompetencyjne.
Najczęściej wyróżniamy cztero – lub pięciostopniową skalę poziomów kompetencji.
Poniżej, w dużym uproszczeniu, znajduje się opis każdego z punktów czterostopniowej skali poziomów kompetencji.
Poziom 1 – Pracownik zidentyfikowany do szkolenia.
Poziom 2 – Pracownik w trakcie nabywania umiejętności.
Poziom 3 – Pracownik w pełni przeszkolony, potrafiący samodzielnie wykonywać określoną pracę.
Poziom 4 – Pracownik może szkolić innych.
W matrycy często stosowany jest również symbol n/a (z ang. not applicable), który oznacza, że pracownik nie jest zidentyfikowany do szkolenia. Oznacza to, że znajomość danej kompetencji nie jest wymagana na jego stanowisku pracy. Dlatego bardzo ważne jest, aby dany kierownik obszaru prawidłowo określił wymagane szkolenia na danym stanowisku. Symbol n/a może być również wymieniony na oznaczenie w formie szarego lub pustego pola. Forma wykluczenia pracownika jest dowolna, ważne, aby była ona zrozumiała dla personelu.
Matryca Kompetencji – Przykład
4 poziomy opisane powyżej możemy zobrazować w matrycy na kilka sposób.
Poniżej 3 propozycje, które sprawdzą się w większości firm przemysłowych. Częstą praktyką jest również łączenie sposobu drugiego z trzecim.
sposób pierwszy – ćwiartki,
sposób drugi – liczby od 1 do 4,
sposób trzeci – kolory (czerwony, żółty, jasnozielony, ciemnozielony).
Ważne, aby cała organizacja prowadziła matryce kompetencji korzystając z tego samego modelu oznaczeń. Przykładowo, jeżeli dział jakości korzysta z ćwiartek to dział produkcji również powinien korzystać z tego modelu. Dzięki temu matryce w całej organizacji będą spójne. Decyzja dotycząca doboru sposobu prezentacji danych zostaje po stronie wyższego kierownictwa.
Poniżej prosta wizualizacja każdego ze sposobów.
W jakich decyzjach matryce kompetencji wspierają liderów oraz kierowników?
Matryce pomagają kierownikom oraz liderom podejmować szereg ważnych decyzji, które związane są między innymi z zarządzaniem kapitałem ludzkim. Poniżej przykłady:
podział pracowników na stanowiska pracy,
dobór zastępstwa na wypadek nieobecności,
dobór szkolących dla nowych członków zespołu,
ustalenie kierunku rozwoju pracowników,
wydawanie urlopów,
awanse,
roszady między działami.
Matryca kompetencji buduje również świadomość kierownika, ale również wyższego szczebla na temat kompetencji całych zespołów. Jest to świetny sposób na zaprezentowanie np. braków kompetencyjnych i konieczności szkoleń z np. zakresu świadomości jakości czy rozwiązywania problemów QRQC
Matryca Kompetencji – jak stosować w praktyce?
Matryce możemy wykorzystywać zarówno dla produkcji liniowej jak i gniazdowej. Należy pamiętać, że matryce kompetencji ściśle związane są z planami szkoleń. Najpierw tworzone są plany szkoleń, a później matryce odzwierciedlające status wykonania planu oraz kompetencje zespołu. Matryca może być jedna na dział lub może być ich kilka. Wszystko zależy od procesu, specyfiki pracy, wielkości obszarów, ilości pracowników oraz kompetencji.
W procesie projektowania matrycy należy:
określić niezbędne kompetencje, które pozwolą na osiągnięcie założonych celów,
określić stanowiska pracy, które chcemy monitorować (operator, kontroler, inżynier, lider, kierownik itd.), następnie przygotować listę osób piastujących dane stanowiska
określić sposób uzupełniania matrycy (ćwiartki, liczby, kolory itd.),
uzupełnić matrycę poprzez naniesienie planów oraz aktualnych umiejętności,
określić osoby odpowiedzialne za przygotowanie, utrzymanie i rozwój matrycy.
Poszukujesz praktycznych szkoleń z Lean Manufacturing dla siebie lub firmy? Sprawdź naszą ofertę, gdzie za miesięczną opłatą możesz mieć dostęp do wszystkich szkoleń z metod i narzędzi Lean 😳 (kliknij w grafikę)
Mam również dla Was narzędzie w formie xls. Matryca kompetencji automatycznie zmieni kolory, po wpisaniu odpowiedniej wartości procentowej od 0% – brak umiejętności do 100% – może nauczać innych. Wpisujcie wartości procentowe co 25%, jak w przykładzie powyżej.
Jak widać matryce w znacznym stopniu ułatwiają zarządzanie zasobami ludzkimi oraz znacząco ułatwiają rozwój zespołu. Pozwalają również na szybsze podejmowanie decyzji oraz sprawniejszą organizację pracy.
Jeśli jeszcze nie masz w swoim zespole matrycy, a jesteś liderem zespołu, to koniecznie ją przygotuj. Na pewno zauważysz zmianę w organizacji oraz jakości pracy.
Pamiętaj również, że ze względu na częste rotacje pracowników oraz zmiany w poziomie kompetencji, matryce należy aktualizować praktycznie codziennie — jak wiadomo, wszystko zależy od specyfiki pracy oraz wielkości działu. Niech Cię to nie zniechęci, bo naprawdę warto. Na pewno wniosą wartość dodaną do Twojej organizacji.
Temat przygotowała i opracowała Adrianna Milewicz– specjalistka ds. szkoleń z ponad 8-letnim doświadczeniem w Automotive, Researcherka bloga inzynierjakosci.pl. Wpis powstał pod redakcją Artura Mydlarza.
Takie rozwiązanie, jest świetne. Mam tylko jedną wątpliwość, może warto uruchomić kompetencję miękkie do właściwego przedstawienia to pracownikom. Wyjaśnić potrzebę zrobienia takiej matrycy kompetencji, by sam pracownik nie czuł się zagrożony a dowartościowany wynikami.
Dzięki za komentarz. Ja byłem zwolennikiem tworzenia matryc kompetencji z pracownikami, aby zobaczyć też jak sam pracownik się ocenia w danym zakresie. Zdecydowanie trzeba to dobrze wytłumaczyć :).
