Marnujesz 80% czasu w pracy. Tak, 80% czasu to marnotrawstwa. Robisz to w większości wypadków nieświadomie. Praca umysłowa to usługi. Jesteś osobą, która świadczy usługę w danym zakresie. Rozwiązujesz jakiś problem, przygotowujesz raport, analizujesz dane. Marnując swój czas, marnujesz swój potencjał. Czasu nie rozciągniesz, a mądre jego alokowanie to inwestycja w przyszłość. Dlatego poniższy artykuł „Marnotrawstwo w usługach „można odnieść jednakowo do siebie, do prowadzenia działu, a również do całej firmy.
Marnotrawstwo w usługach, pracy umysłowej — co to?
Muda to koncepcja pochodzą z Lean management. Określa ona typy marnotrawstw, które wpływają na obniżenie produktywności ludzi oraz efektywności procesu. Do muda zalicza się:
nadmierna produkcja
nadmierny ruch
nadmierny transport
nadmierne procesowanie
błędy/defekty
czekanie
zapasy
W przemyśle, w branży produkcyjnej jest lepiej znana. Każdy, kto choćby otarł się choćby o Lean poznaje metodę 5S oraz MUDA.
Niestety pomimo tego, że firma produkcyjna stosuje LEAN czy KAIZEN na produkcji, to trawi ją często MUDA w usługach wewnętrznych.
Każdy dział wspierający produkcję to forma usługi:
HR
Jakość
Logistyka
Utrzymanie Ruchu
Utrzymanie Bezpieczeństwa
Finanse
Komórka dt. doskonalenia (o zgrozo, ile tam potrafi być MUDA …)
itd. itd.
MUDA jest bardzo widoczna na produkcji, bo przekłada się bezpośrednio na ilość wyprodukowanych towarów w jednostce czasu, a co za tym idzie na sprzedaż i zysk.
Nie mniej jednak MUDA zaszyta w pracy umysłowej może powodować również spore straty finansowe w firmie.
Dlaczego?
Ponieważ często jedynym rozwiązaniem na zbyt rozbudowane procesy, bezsensowne czynności jest zatrudnianie kolejnych pracowników, kupowanie aplikacji i inne niemające sensu ruchy.
A wystarczy się przyjrzeć, pomyśleć i działać.
MUDA — Jak rozpoznać marnotrawstwo w usługach, pracy umysłowej?
Popatrz na swoją pracę lub procesy w Twoim dziale z perspektywy strat. Dobrze, ok. Jak to zrobić? W pierwszej kolejności musisz dobrze poznać wroga.
Podam Ci kilka przykładów w odniesieniu do każdego punktu MUDA.
Nadprodukcja
Wykonywanie czynności, które nie dają wartości, nie są oczekiwane.
Wysyłanie maili z informacjami, których nikt nie wymaga
Tworzenie raportów, wykresów, wyników, z których nikt nie korzysta
Tworzenie nadmiernej ilości prezentacji
Nadmierne procesowanie
Przetwarzanie danych, informacji więcej razy niż to w rzeczywistości wymagane.
Duplikowanie danych w różnych zestawieniach i raportach
Zbyt wiele potwierdzeń dotyczących np. decyzji
Procesowanie danych w różnych arkuszach Excel (dane w 3 różnych miejscach)
Niewykorzystanie możliwości narzędzi np. Excela, Worda, aby zrobić dany wykres, tabelę szybciej (np. robienie ręczne wykresu Pareto, zamiast zastosowanie Tabeli Przestawnej, „kolorowanie” komórek zamiast wykorzystanie „formatowania warunkowego”.)
Nadmierny transport
Przesyłanie informacji, wydłużone łańcuchy informacyjne itd. itd.
komunikacja wewnątrz firmy poprzez pośredników (pracownik — szef działu — szef drugiego działu — pracownik działu)
przesyłanie plików w załącznikach do wielu osób w firmie, modyfikacja ich, odsyłanie, tworzenie jednego pliku z kilku (zamiast trzymanie np. pliku na wspólnym dysku)
kopiowanie plików z danymi do różnych miejsc, zamiast nadanie dostępu wszystkim zainteresowanym
stosowanie spotkań w celu wymiany informacji, zamiast załatwienie tematu telefonicznie lub mailem, jeżeli jest to wystarczające
najzwyklejsze chodzenie od biurka do biurka, aby wymienić informację
fizyczny transport papierowych formularzy w celu otrzymania zgody, decyzji, zatwierdzeń, podpisów
Nadmierny ruch
Jest to ruch jednostki w obrębie danej operacji. W produkcji mowa o operatorze w swojej „komórce” produkcyjnej. W usługach będzie to głównie praca przy biurku.
przeszukiwanie folderów z plikami, aby znaleźć daną informację
przeklikiwanie się przez kolejne niepotrzebne maile w skrzynce, aby dotrzeć do tego co istotne
niewykorzystywanie wszystkich możliwości oprogramowania (wbudowanych funkcji lub skrótów klawiszowych), zamiast tego wykonywanie nadmiernych ruchów myszką
szukanie potrzebnych dokumentów na biurku, w szufladach, półkach – gdy nie utrzymuje porządku i jednego standardu
Defekty/Błędy
Pomyłki nieświadome lub świadome w wykonywanej pracy, powodują konsekwencje w kolejnych krokach procesu i wymagają poprawy. Często tamują cały proces po czasie lub prowadzą do podejmowania złych decyzji.
źle wypełniony formularz
pomyłki w raportach i wynikach analizy danych
pomyłki słowne, logiczne w przesyłanych mailach i informacjach zwrotnych
błędne informacje podawane na konferencjach, rozmowach telefonicznych itd.
Oczekiwanie
Czekanie z wykonaniem danej operacji, z powodu braku informacji wejściowej
oczekiwanie na decyzję przełożonego, klienta
oczekiwanie na informację od dostawcy wewnętrznego, zewnętrznego
czekanie na procesowanie danych w programi komputerowym
czekanie w sali konferencyjnej na wszystkich uczestników, aby rozpocząć spotkanie
uaktualnienia oprogramowanie, awarie, oczekiwanie na wznowienie
Zapasy
Przetrzymywanie nadmiaru informacji lub narzędzi, produkcja zbyt wielu informacji, plików danych
utrzymywanie w jednym miejscu kilka rewizji danego dokumentu (np. umowy, rysunku, specyfikacji klienta – łatwo o pomyłkę)
utrzymywanie niepotrzebnych informacji na dyskach po zakończonych projektach (np. wersji roboczych, notatek, kopii maili)
posiadanie zbyt wielu programów komputerowych, aplikacji i co gorsza, płacenie za nie, a nie wykorzystywanie ich.
fizyczne dokumenty, karteczki post-it na biurku, z których nie korzystamy.
Pewnie po przeczytaniu tych akapitów przypomniało Ci się sporo momentów z pracy… Zastanawiasz się pewnie, czy można inaczej? Czy jest to w ogóle możliwe?
Marnotrawstwo w usługach — a to można w ogóle inaczej?
Można, ale nie od razu. Nie od razu Rzym zbudowano i nie od razu wyeliminujesz marnotrawstwo ze swojej pracy, pracy działu czy firmy, którą zarządzasz.
Każde tego typu marnotrawstwo wynika z wielu czynników np.:
własnych nawyków i kultury pracy
decyzji podjętych w przeszłości, które ktoś boi się zmienić (np. dziesiątki raportów, nikomu niepotrzebnych)
stylu zarządzania i poziomu kontroli pracowników (np. wysyłanie niepotrzebnych maili po wykonanym zadaniu)
braku świadomości, że można inaczej
utrzymywania operacji, procesów, które są nieadekwatne dla aktualnego stanu i możliwości (np. zbieranie podpisu pod kartką urlopową i zanoszenie do HR, zamiast wdrożenie systemu komputerowego)
Jeżeli interesuje Cię ten temat i chcesz popracować na usuwaniem marnotrawstw w to w pierwszej kolejności musisz:
wybrać proces, który wg. Ciebie zawiera najwięcej „problemów”
dokładnie go opisać tworząc mapę procesu, korzystają choćby z SIPOC’a
określić wartość dodaną dla klienta
ocenić marnotrawstwa na każdej operacji
znaleźć przyczyny marnotrawstw
usuwać przyczynę oraz samo marnotrawstwo
Możesz zastosować ten mikro warsztat do swojej pracy w pojedynkę lub dla pracy działu, większych procesów. Nie zapomnij wtedy zaprosić do współpracy osoby odpowiedzialne i pracujący w danym temacie. One wiedzą najlepiej, na co tracą czas.
Marnotrawstwo – Infografika
Przygotowałem również infografikę, do pobrania i wydrukowania.
Jeżeli interesuje Cię ten temat i chcesz zdobyć praktyczną i użyteczną wiedzę od wieloletnich ekspertów, to mamy dla Ciebie idealne rozwiązanie.
Wybierz szkolenie w Szkole Jakości:
dostępne jest natychmiast,
w najlepszej rynkowej cenie,
przygotowane przez ekspertów,
możesz konsultować się w grupie przez 365 dni od dnia zakupu
oraz zyskujesz Certyfikaty w dwóch językach wydawane przez instytucję szkoleniową o numerze 2.18/00117/2020.
Dzięki nam nie tylko poszerzysz swoją wiedzę, ale także zyskasz pewność siebie i motywację do dalszego rozwoju.
Nie ograniczaj się do tego, co już wiesz – zacznij budować swoją przyszłość już dziś i poznaj swój pełen potencjał. 🚨 Sprawdź szczegóły na stronie ➡️ Lean Manufacturing
Marnotrawstwo w usługach – podsumowanie
Długa droga? Tak, ale warta świeczki. Wiem, że czasami brakuje czasu, na aktualne tematy, ale nie doskonaląc tego co robisz, będzie tego czasu zawsze mało.
Nie wiem czy wiesz, ale średnio po takich mikro warsztatach, okazuje się, że ok. 80%-90% czasu w procesach usługowych to marnotrawstwa.
Uwierz mi również, że nikt nie lubi wykonywać powtarzalnych, bezsensownych czynności, które nie dają wartości nikomu, a są wykonywane, bo ktoś tak kiedyś postanowił.
