ISO 9001:2015 dokumentacja nieobowiązkowa i obowiązkowa

Interpretacji ISO 9001:2015 może być i 9001… Niestety tak czasami bywa, jeżeli trafimy na niezbyt dobrego audytora certyfikującego, a i sami nie wiemy do końca, co ta norma nam każe, a czego nie. Dlatego postanowiłem zebrać najważniejsze informacje na temat dokumentacji obowiązkowych i nieobowiązkowych. Tę nieobowiązkową nie musisz mieć, ale w większości przypadków po prostu warto, bo ułatwia to pracę. Zapraszam.

ISO 9001:2015 – czym jest dokumentacja obowiązkowa i nieobowiązkowa

ISO 9001:2015 mówi wprost o wymaganych dokumentach. Jest to po prostu zapisane w normie. Wiele organizacji, które wdraża system zarządzania lub nim kieruje jest przekonana, że te dokumenty są wystarczające do funkcjonowania systemu.

Teoretycznie tak jest, przecież tak stwierdzili twórcy specyfikacji. Praktycznie warto zastosować również dodatkowe dokumenty, które ułatwiają pracę.

Pamiętajcie tylko, że te dokumenty mają prace ułatwiać, a nie być tworzone bo będzie „ładniej”.

Przepraszam za szczerość, ale widziałem systemy zarządzania, które były przepięknie rozpisane, ze stertą procedur, dokumentacji, zapisów. Niestety było to tylko teoretycznie. W praktyce nikt nie stosował się do wytycznych.

Pamiętajcie też, że nie jest wielką sztuką tworzyć dodatkowe dokumenty. Jest to dość proste.

Dużo trudniej później nadzorować taką dokumentację, wprowadzam zmiany gdy dochodzi do zmian w firmie i pilnować czy wszyscy posiadają aktualne wersje.

Jak więc znaleźć złoty środek? Można go osiągnąć metodą prób i błędów, zaczynając od podstawowej listy procedur i rozszerzając dokumentację o tę naprawdę pomagającą w pracy. Nazwałbym to KAIZEN ISO 9001 ;).

Można również polegać na benchmarku i sprawdzić co robią inni. Dlatego możecie skorzystać z tego artykułu.

Dokumentacja obowiązkowa

Poniżej znajdziecie wymaganą dokumentację.

• Procedura: Zakres systemu zarządzania jakością
• Procedura: Polityka Jakości
• Procedura: Cele organizacji
• Procedura: Kryteria oceny oraz zatwierdzenia dostawców
• Zapis: Kalibracja sprzętu pomiarowego
• Zapis: Szkoleń, umiejętności i doświadczenia personelu
• Zapis: Przegląd wymagań produktu, usługi
• Zapis: Przegląd projektowania i rozwoju
• Zapis: Dane wejściowe do produktu lub usługi
• Zapis: Kontrola projektu lub rozwoju
• Zapis: Dane wyjściowe produktu lub usługi
• Zapis: Zmian w projekcie lub rozwoju
• Zapis: Właściwości produktu lub usługi
• Zapis: Rejestru własności klienta
• Zapis: Nadzór nad zmianami produktu, usługi
• Zapis: Zgodność produktu zgodnie z kryteriami akceptowalności
• Zapis: Niezgodności
• Zapis: Monitorowanie i mierzenie wyników
• Zapis: Plan audytów wewnętrznych
• Zapis: Wyniki audytów wewnętrznych
• Zapis: Przegląd kierownictwa
• Zapis: Akcje korygujące

ISO 9001 Dokumentacja nieobowiązkowa

Poniżej znajdziesz listę dokumentacji, która nie jest wymagana przez normę. Może jednak niektóre pomogą w zarządzaniu organizacją.

• Procedura: Determinowanie kontekstu organizacji
• Procedura: Określanie ryzyka oraz wyzwania
• Procedura: Określanie kompetencji, szkoleń oraz świadomości
• Procedura: Utrzymania oraz kalibracji sprzętu pomiarowego
• Procedura: Zarządzanie dokumentacją i zapisami
• Procedura: Sprzedaż
• Procedura: Projektowanie i rozwój
• Procedura: Produkcja i serwis
• Procedura: Magazynowanie
• Procedura: Zarządzania wyrobem niezgodnym oraz akcjami korekcyjnymi
• Procedura: Monitorowanie satysfakcji klienta
• Procedura: Audyty wewnętrzne
• Procedura: Przegląd kierownictwa

Po przeczytaniu tej listy wydaje się, że warto zainwestować w opracowanie takich procedur. Oczywiście nie ma to większego sensu dla jednoosobowych firm czy miejsc, gdzie pracuje kilka osób.

Nie mniej jednak, w firmach powyżej 8-10 osób uważam, że warto posiadać spisane procedury. Mogę one być wykonane w różnoraki sposób. Chyba najbardziej praktyczna forma to Diagram Procesu.

Zastanawiacie się pewnie czy warto stosować jakieś dodatkowe zapisy, poza tymi, które określa norma. Świetnie, bo w jakimś stopniu zmusiłem Was do myślenia o tym.

Musicie do tego podejść bardzo indywidualnie i zobaczyć, czy dodatkowe zapisy pozwolą waszej firmie na rozwój. Pamiętajcie o tym. ISO 9001 stawia na rozwój, nie na dokładanie zbędnej MUDA.

ISO 9001 System i Narzędzia

Być może jeszcze o tym nie wiesz, ale stworzyliśmy wspólnie z audytorem wiodącym z firmy certyfikującej coś dużo większego. Coś, czego jeszcze nie ma na polskim rynku.

Ponad 60 filmików ułożonych w kurs online, w których tłumaczymy:

• jak interpretować dany punkt
• jak są jego wymagania
• jakich narzędzi najlepiej użyć, aby spełnić te wymagania
• jakie dowody przedstawić audytorowi na spełnienie wymagań

Być może nawet teraz jest jakaś promocja na ten program ;-).

ISO 9001 System i Narzędzia – Szkolenie

Jeżeli interesuje Cię ten temat i chcesz zdobyć praktyczną i użyteczną wiedzę od wieloletnich ekspertów, to mamy dla Ciebie idealne rozwiązanie.

Wybierz szkolenie w Szkole Jakości:

• dostępne jest natychmiast,
• w najlepszej rynkowej cenie,
• przygotowane przez ekspertów,
• możesz konsultować się w grupie przez 365 dni od dnia zakupu
• oraz zyskujesz Certyfikaty w dwóch językach wydawane przez instytucję szkoleniową o numerze 2.18/00117/2020.

Dzięki nam nie tylko poszerzysz swoją wiedzę, ale także zyskasz pewność siebie i motywację do dalszego rozwoju.

Nie ograniczaj się do tego, co już wiesz – zacznij budować swoją przyszłość już dziś i poznaj swój pełen potencjał.
🚨 Sprawdź szczegóły na stronie ➡️ ISO 9001 System i Narzędzia

Podsumowanie

Mam głęboką nadzieję, że po tym wpisie Twoja świadomość wymagań normy ISO 9001:2015 będzie większa. Zastanów się, czego tak naprawdę Twoja organizacja potrzebuje, nie twórz dokumentacji dla samych dokumentów. Minimalizm jest również dobry w zarządzaniu systemami jakości.