Sprawnie działająca organizacja to taka, która posiada precyzyjnie zdefiniowane procesy. Brak określonych procesów doprowadza często do konfliktów i szukania odpowiedzialnego za wykonanie danego zadania. Dotyczy to w większości zadań, które są na pograniczu odpowiedzialności między jedną, a drugą stroną konfliktu. Diagram procesu ułatwia również pracę osobom nowo-przybyłym osobom do przedsiębiorstwa. W poniższym wpisie dowiecie się co to jest diagram procesu tzw. flowchart, jakie są jego elementy oraz jak łatwo za jego pomocą przedstawić proces.
Diagram procesu historia
Po raz pierwszy diagram procesu tzw. flowchart został zaprezentowany w 1921 przez Franka i Lilian Gilbreth przed ASME (amerykańskie stowarzyszenie inżynierów mechaniki). Nie mniej jednak uznany i rozpowszechniony został dopiero pod koniec lat 40, kiedy to w 1947 został zatwierdzony właśnie przez ASME jako metoda przedstawiania procesów.
Największym propagatorem i promotorem diagramu procesu był dobrze wam znany Kaoru Ishikawa, twórca m.in Diagramu Ishikawy. Umieścił on metodę Gilbreth’ów pośród siedmiu podstawowych narzędzi jakości. Dzięki tym zabiegom, obecnie praktycznie każda firma produkcyjna definiuje swoje procesy poprzez prosty schemat blokowy.
Diagram procesu opis
Diagram przepływu jest to proste narzędzie, dzięki któremu w sposób obrazowy jesteśmy w stanie przedstawić każdy, nawet najbardziej złożony proces. Jeżeli mieliście kiedykolwiek doświadczenie z programowaniem lub projektami IT to na pewno spotkaliście się z algorytmami.
W zasadzie diagram przepływu jest to swoistego rodzaju algorytm pokazujący stan rzeczywisty procesu.
Pozwala to w sposób logiczny przedstawić następujące po sobie zadania w procesie. Diagram procesu może być stosowany do praktycznie każdego procesu od produkcyjnego, poprzez usługowy, a kończąc na administracji. W waszych firmach, jeżeli stosujecie diagram procesu, nawet procesy HR powinny mieć swoje schematy.
Największą zaletą jest standaryzacja sposobu przedstawiania procesów. Diagram procesu posiada kilka zdefiniowanych elementów, dzięki którym jesteśmy w stanie przedstawić dany proces.
Diagram procesu – elementy schemat blokowy
Jak już wcześniej napisałem, diagram procesu posiada kilka prostych elementów. Jest ich dokładnie pięć.
Pięć podstawowych elementów diagramu procesu:
START/STOP – element wskazujący początek i koniec procesu.
WYKONANIE – element definiujący potrzebę realizacji jakiegoś zadania, procesu technologicznego itp.
DECYZJA – element pozwalający rozdzielić proces na kilka ścieżek w zależności od danych wejściowych (np. produkt zgodny / produkt niezgodny)
DOKUMENT – przywołany w danym kroku, procesie dokument z informacjami niezbędnymi do wykonania
DANE WEJŚCIOWE i DANE WYJŚCIOWE – input lub output z procesu, czyli wszystko to co jest niezbędne do wykonania danej czynności oraz to co otrzymujemy po wykonaniu danego zadania. Np. wchodzi surowy materiał, wychodzi produkt plus odpadki.
Na bazie tych pięciu elementów jesteście w stanie przedstawić praktycznie każdy proces w firmie produkcyjnej, usługowej czy IT.
Po prawej stronie znajduje się grafika z danymi elementami schematu blokowego. Po kliknięciu w nią, obrazek się powiększy.
Diagram procesu – metoda wykonania
Tworzenie diagramu procesu samo w sobie nie jest wymagającym zagadnieniem. Należy jednak zapamiętać kilka ważnych zasad, które uproszczą ten proces.
W pierwszej kolejności należy określić zakres procesu, który chcemy zdefiniować czy jak również się mówi „zmapować”. Weź pod uwagę to, że nie zmapujesz np. całego procesu produkcyjnego w dużym przedsiębiorstwie. Należy wybrać relatywnie realne schematy do zrealizowania. Jeżeli procesy są rozległe, podziel je na mniejsze. Proces wytwarzania produktu np. możesz podzielić na cztery mniejsze procesy: magazynowanie i wydanie materiału, procesy produkcyjne, kontrola końcowa produktu, pakowanie i wysyłka produktu.
Do tworzenia diagramu procesu należy przede wszystkim zaangażować właściciela procesu i osoby, które biorą udział w procesie. Tworzenie samemu przy biurku procesu dla innych, może być mało skuteczne, spotkać się z dezaprobatą i w ostateczności spowodować, że nikt z procesu nie będzie korzystał.
Z drugiej strony zaangażowanie zbyt dużej liczby osób do tworzenia diagramu niesie za sobą ryzyko pojawiania się wielu interesów. Ważną rolę odgrywa wówczas moderator, który musi pamiętać, że proces w pierwszej kolejności powinien realizować nadany mu cel. W drugiej kolejności warto mieć na uwadze, aby proces był jak najbardziej lean.
Jeżeli chcecie skutecznie przeprowadzić definiowanie schematu i diagram procesu ma być skuteczny, możecie bazować na zadawaniu pytań z metody 5W2H dla każdego z kroków procesu. Praca może wydawać się żmudna, ale efekty będą bardziej niż zadowalające.
Ciekawym rozwiązaniem jest również podzielenie pracy nad procesem na kilka spotkań. Pozwala to uczestnikom przedefiniować myśli, zebrać nowe informacje itp. W trakcie spotkań pojawia się zazwyczaj sporo nieścisłości oraz różnych interpretacji danego zagadnienia. Przerwa pozwala na konsultację lub osiągnięcie porozumienia w mniejszym gronie.
Diagram procesu – Infografika
Przygotowałem również infografikę, do pobrania i wydrukowania.
Krótki wpis o procesach dobiegł końca. Myślę, że ułatwi Wam to pracę przy mapowaniu aktualnych procesów lub nawet natchnie do definiowania procesów w waszych firmach, jeżeli ich nie ma. W celu zgłębienia wiedzy znalazłem dla Was darmową książkę na google books od Joinera Assocsa, który w wyczerpujący sposób opisuje zagadnienie diagramu procesu po angielsku „flowchart” –Flowcharts: Plain & Simple. Książka jest po angielsku, ale napisana w bardzo przystępny sposób.
Jeżeli spodobał wam się artykuł lub chcecie rozwinąć temat, zapraszam do komentowania.
