lesson learned

Lesson Learned co to jest + formatka Excel

W życiu na nie jednej lekcji byliśmy, nie jedną też lekcję dostaliśmy od życia 😊. Czym więc jest owa „lekcja”? To nic innego jak nauka pochodząca z naszego doświadczenia. A jak do tego dołożymy jeszcze pojęcie „nauczona”, to dostaniemy sytuację idealną. Oznaczać to będzie, że umiemy aktywnie z naszych doświadczeń czerpać i wykorzystywać je w celu uniknięcia przyszłych błędów. Czas poznać Lesson Learned

Dlatego pojęcie Lesson Learned stało się tak ważne w motoryzacji. Dzięki zbieraniu informacji o doświadczeniach z produktem, procesem czy współpracą z klientem będziemy mogli uczyć się i rozwijać jako organizacja. Ale pamiętaj – dopiero wtedy, gdy „lekcje” zostaną jasno określone, a następnie skutecznie wdrożone i udokumentowane,  firma będzie mogła z nich korzystać w przyszłości.

Lesson Learned – przykładowe źródła

  • rozwój wyrobu i procesu: wyniki zsymulacji, walidacji, analizy ryzyka, wdrożenia produktu do produkcji
  • produkcja seryjna: problemy wewnętrzne, reklamacje 0-km, zwroty z rynku
  • projekty doskonalące w organizacji, np. SixSigma lub projekty Lean
  • monitorowanie rynku i konkurencji: benchmarking, analiza akcji zwrotów z fazy użytkowania
  • zarządzanie środowiskiem i bezpieczeństwem pracy: monitorowanie zużycia mediów, ryzyka środowiskowe, zdarzenia wypadkowe lub potencjalnie wypadkowe (tzw. NearMiss)

Lesson Learned a wymagania IATF 16949

W ISO 9001 ani w IATF 16949 nie znajdziesz wprost punktu z takim wymaganiem. Ale! Zerknij proszę do ISO9001:2015, w punkcie 7.1.6 mówiącym o wiedzy organizacji, jako przykład wiedzy norma przywołuje ‘lesson learned’. Otwórzmy jeszcze IATF16949, w pkt. 6.1.2.2 jedną z akcji prewencyjnych wymienianych przez standard jest LL. Wisienką na torcie będzie podręcznik APQP, gdzie jednym z wejść do fazy ‘Plan and design’  są LL, oraz są wyjściem z ostatniej fazy ‘Feedback, Assessment and Corrective Action’.

Jak skutecznie zarządzać procesem Leasson Learned?

Wiemy już, że powinniśmy w organizacji czerpać z naszych doświadczeń. Ale teraz pytanie jak to zorganizować, żeby te lekcje były faktycznie nauczone.

  1. Zebranie i udokumentowanie

Stwórz bazę, doświadczenia wynikające ze źródeł, o których pisałam powyżej zbierz w jednym miejscu.  Opisz każdą lekcję w ten sam sposób. Najważniejsze informacje to: tytuł lekcji, data utworzenia, autor, opis sytuacji lub problemu, przyczyna źródłowa, powiązanie lekcji z kategorią produktu/procesu, 

  1. Ocena lekcji

Stwórz zespół ekspertów i wspólnie oceńcie potencjał każdej lekcji w kategoriach: zrozumiałość, kompletność informacji, praktyczność i przydatność, profity z wdrożenia oraz podejmiecie decyzję o tym czy dana lekcja przejdzie do kolejnego etapu.

  1. Dystrybucja lekcji w organizacji

Dla wszystkich lekcji, które przeszły pozytywnie poprzedni etap musimy teraz zdefiniować kroki i środki do wdrożenia. Lekcje powinny być również zakomunikowane zainteresowanym osobom w organizacji.

  1. Wdrożenie

Zgodnie z utalonym planem działania, przypisane osoby wdrażają lekcję w konkretnym projekcie lub procesie. Koordynator LL monitoruje postęp działania i raportuje status wdrożenia.

  1. Lekcja nauczona

Zbieramy i spisujemy całe doświadczenie jakie zdobyliśmy podczas wdrożenia lekcji. Wiedza, którą nabyliśmy będzie dla nas wejściem do kolejnych udoskonaleń w organizacji. Zastanówcie się nad wdrożeniem rozwiązań systemowych na bazie tego doświadczenia, poprzez utworzenie instrukcji, aktualizacje FMEA, materiałów szkoleniowych lub wszelkich dokumentów, które posłużą innym procesom.

Nie osiągniemy sukcesu bez odpowiedniego zaangażowania zespołu. W pierwszej kolejności należy mianować koordynatora całego procesu zarządzania lekcjami. Będziemy potrzebować również zespołu ekspertów, którzy na podstawie swojej wiedzy i doświadczenia będą mogli odpowiednio ocenić lekcje. Najważniejszym ogniwem tego łańcuszka jest najwyższe kierownictwo, które powinno wykazać wsparcie dla procesu poprzez mianowanie odpowiednich osób, ich motywowanie oraz udzielanie zespołowi potrzebnych zasobów.

Lesson Learned – praktyczny przykład i formatka

Poniżej znajdziesz przykład przedstawiający lesson learned. Gotową formatkę możesz pobrać z naszych bezpłatnych narzędzi.

lesson learned

Pobierz formatkę wraz z ponad 40 innymi bezpłatnymi narzędziami jakości. Sprawdź koniecznie.

Podsumowanie

Odpowiednie zarządzanie procesem Lesson Learned w organizacji pozwoli nam czerpać pełnymi garściami ze zdobytego doświadczenia i pomoże w uniknięciu przyszłych problemów. Jeśli najwyższe kierownictwo dostrzeże potencjał tego procesu i przypisze potrzebne zasoby sukces organizacji jest w zasięgu ręki.

Autorka: Paulina Golińśka

Źródła:

  • VDA Lessons Learned Definition of „Lessons Learned” in the Automotive Industry; 1st edition, November 2020
  • IATF 16949:2016 Quality management system requirements for automotive production and relevant service parts organizations
  • ISO 9001:2015 Quality management systems
  • AIAG Advanced Product Quality Planning, 2nd edition, 2008