Droga do doskonałości według KAIZEN

Jeśli pracujesz w jakości, to z pojęciem kaizen spotkałeś się już pewnie wielokrotnie. Kaizen – japońskie słowo, w tłumaczeniu na język polski oznaczające ciągłą poprawę, zmianę na lepsze.  Mnie ta filozofia ciągłego doskonalenia zafascynowała jeszcze na studiach i niezmiennie towarzyszy mi już od wielu lat pracy, kiedyś w finansach, dziś w jakości. Bo zasady, które nią rządzą, są na tyle uniwersalne, że można je odnieść do każdej płaszczyzny pracy zawodowej, jak i życia prywatnego. Zarządzanie zgodnie z filozofią kaizen opiera się na 10 podstawowych zasadach, które są swoistymi drogowskazami do ciągłego rozwoju, do których poznania Cię dzisiaj zapraszam. Gościnny Wpis Ewy Wieczorek-Dobrzańskiej.

Ewa Wieczorek-Dobrzańska

Absolwentka Finansów i Rachunkowości oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu. Jakościowiec z krwi i kości – z zawodu i pasji. Od 7 lat w branży automotive. Po godzinach projektuje wnętrza i piecze torty. Oczywiście najwyżej jakości

Czy problem to w rzeczywistości problem?

Problemy stwarzają możliwości. Brzmi niedorzecznie, prawda? Jednak to fraza, która niesie ze sobą wiele prawdy, bo jak wiadomo, co nas nie zabije, to nas wzmocni. Słowo „problemy” zazwyczaj ma wydźwięk pejoratywny. Zmień to! Każde doświadczenie niesie ze sobą wiedzę. Jeśli chcesz, by twoja firma była organizacją uczącą się, a jeśli tu jesteś, to pewnie tego chcesz, to gdy pojawia się problem, nie myśl tylko o kolejnym 8D do zrobienia i „odhaczeniu problem”. Pojawiający się problem wymusza działania, często takie, na które wcześniej nie było czasu (a niejednokrotnie także chęci). To zawsze szansa zmiany na lepsze, wprowadzenia długoterminowych usprawnień, tylko wymaga to zmiany naszego nastawienia i myślenia. Organizacja musi uczyć się na swoich błędach i wyciągać wnioski z przebytych doświadczeń. Przy rozwiązywaniu problemów stosuj sprawdzone metody.

Pytaj 5 razy dlaczego (5 WHY).

To proste narzędzie do rozwiązywania problemów, którego każdy z nas niejednokrotnie już używał w swojej codzienności. Ludzkość zapewne stosowała ten sposób, nim jeszcze ktokolwiek usłyszał o kaizen, lean czy mudzie. Powszechnie jednak uważa się, że ojcem tej metody jest Sakichi Toyoda, który prawdopodobnie jako pierwszy użył jej do rozwiązywania problemów produkcyjnych. Założeniem tej metody jest zadawanie pytania „dlaczego?” tak długo, aż dojdzie się do przyczyny źródłowej problemu. Zazwyczaj pięciokrotne postawienie tego pytania jest wystarczające. Pamiętaj także, że nie tylko menedżerowie potrafią rozwiązywać problemy. Uznanie tego wymaga dużo pokory, której często każdemu z nas brakuje. Jednak pokora jest cechą ludzi wielkich, a nie słabych. Warto o tym pamiętać. Bardzo często to pracownicy produkcji mają większą wiedzę o procesach i mogą być źródłem pozytywnych pomysłów, bo pracują w tym obszarze na co dzień.

Więc bierz pomysły od wszystkich. Naprawdę nie musisz wiedzieć wszystkiego, ale z pewnością musisz umieć słuchać innych. I wszystkich. Nigdy nie wiesz, kiedy pojawi się najprostsze rozwiązanie trudnego problemu. By odnieść sukces, wymagane jest zaangażowanie całej organizacji. I mówiąc o całej organizacji, miejmy tu na myśli pracowników każdego szczebla.

Myśl i wdrażaj

Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia. Niejednokrotnie, jeśli problem jest duży, to szukamy skomplikowanych rozwiązań. Jednak kryzysowa sytuacja, to nie czas na wielkie rewolucje, które niosą ze sobą szansę niepowodzenia i duże ryzyko jeszcze większego pogłębienia problemu. Wówczas wskazany jest pragmatyzm, czyli realistyczna ocena rzeczywistości i podejmowanie takich działań, które gwarantują skuteczność. W szukaniu prostych i skutecznych rozwiązań nie warto jednak popadać w rutynę, a odrzucać ustalony stan rzeczy. Niewiele osób lubi wychodzić ze swojej strefy komfortu.

Lęk przed zmianą i nieznanym, a także przywiązanie do dotychczasowej sytuacji często prowadzi do niezrozumiałych decyzji, a także powstrzymuje przed rozwojem. Odrzucaj schematy i rutynę. Dąż do zmian. Mając takie podejście, pewnie niejednokrotnie spotkasz się ze stwierdzeniem „nie da się”, „już próbowaliśmy i nie wyszło”, „po co zmieniać, jeszcze będę miał więcej pracy”.

Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne. Nie ma takiego sposobu pracy, którego nie da się ulepszyć. Nie ma takiego procesu, którego nie można usprawnić. Oczywiście, nie zawsze odniesiesz sukces, ale samo próbowanie także może Cię wiele nauczyć i przynieść cenne doświadczenia.

Warto także wybierać proste rozwiązania, nie czekając na te idealne. Niby banalne, a jednak mądre. Niejednokrotnie, czekając na najlepsze rozwiązania, przegapiamy te, które są dobre. Jesteśmy tak zapatrzeni w dążenie do doskonałości, że „po drodze” zapominamy być po prostu dobrzy.

W ciągłym udoskonalaniu o wiele lepiej używać sprytu, zamiast pieniędzy. Jak powszechnie wiadomo, pieniądze szczęścia nie dają. Dają za to czasami szybkie i łatwe rozwiązania. Czy takie są najlepsze? Niekoniecznie. Zapewne nie są złe, ale tego, co przychodzi łatwo, bardzo często nie doceniamy.

A za to wiele możemy się nauczyć w sytuacjach, w których musieliśmy użyć sprytu i poszukać usprawnienia, rozwiązania. Zawsze jest cenniejsze i bardziej doceniane to, co budowane jest w trudzie. Kaizen ma także wiele wspólnego z koncepcją zarządzania jakością Deminga. Jedna z ostatnich zasad mówi, by pomyłki korygować na bieżąco.

Droga do doskonałości – PDCA

Znajome? No jasne – to PDCA! Kaizen, to filozofia małych kroków, a więc ma tu także zastosowanie klasyczny cykl Deminga! Nie poprzestawaj tylko na zmianach. Zanim je wdrożysz, dobrze je zaplanuj. A potem nie zapomnij ich monitorować, przeglądać i doskonalić. Wszelkie błędy staraj się naprawiać możliwie na bieżąco. Im więcej czasu upłynie, tym trudniej będzie Ci do tego wrócić.

Problemy mają to do siebie, że same się nie rozwiązują, a pozostawione same sobie często dziwnie się namnażają. Last but not least – ulepszanie nie ma końca. Spodziewasz się, że kiedyś osiągniesz doskonałość? Nie sądzę, by komuś się to udało. Miej cel przed oczami, ale pamiętaj, że to droga jest ważniejsza od celu. Dzisiaj staraj się być lepszym, niż wczoraj, a jutro lepszym, niż dziś. Droga do doskonałości nigdy się nie kończy.

Ucz się z dnia wczorajszego, 

żyj dniem dzisiejszym,

pokładaj nadzieje w tym, co jutro 

i nigdy nie przestawaj zadawać pytań.

Albert Einstein