Delegowanie zadań – jak przełamać barierę i robić to skutecznie?

Czujesz się wiecznie zajęta/y w pracy? A może jesteś jedną z tych osób, które non stop żonglują setką różnych spraw? Lepiej mieć coś do roboty niż podziwiać, jak farba schnie na ścianach, ale samo robienie czegoś i produktywność to dwie zupełnie różne kwestie. Codziennie skupiamy się na masie spraw, z których jest niewiele pożytku, a rzeczy, którym poświęcamy pół dnia, czasami niemal równie dobrze dało by się załatwić w kwadrans. Kto z nas nie spędził pół dnia przy raporcie, a nasz kolega widząc nasze zakłopotanie poprawił błąd w formule Excela w 10 minut? Delegowanie zadań, w sposób skuteczny, to niezawodna kompetencja dobrego lidera.

Delegowanie zadań – bo lepiej mądrze stać niż głupio biegać.

Lepiej by było od razu powierzyć sprawdzenie raportu koledze, prawda? Zaoszczędziłoby to Twój czas, wysiłek i za pewne nerwy :).

Nasze małe sprawy codzienne i większe ambicje zawsze zabierają nam sporo czasu, ale możemy go przynajmniej w części uratować poprzez opieranie się na zewnętrznym wsparciu.

Niezależnie od tego, czego się podejmujemy, zwykle są to sprawy w jakimś stopniu wykraczające poza naszą specjalność i nierealne jest nauczenie się, jak każdą z nich zrobić dobrze. Nie starczy nam życia, a życie mamy tylko jedno.

Doba ma zawsze 24 godziny. Wykorzystanie jej do realizacji naszych celów jest oczywiste, ale skupianie się na każdym kroku po kolei ma już mniejszy sens.

Nie wszystko musi być idealne i nie wszystko musi być załatwione za nas. Jest to często największa bariera do pokonania przez początkujących liderów. Świadomość, że zrobiłbym to lepiej i szybciej. Czasami się możecie przeliczyć z takim podejściem, a wasz współpracownik może Was bardzo pozytywnie zaskoczyć. Dajcie szansę wykazać się też innym ;-).

Na czym polega delegowanie zadań?

W świecie biznesu „delegowanie obowiązków” oznacza efektywne zarządzanie obowiązkami przez ich dystrybucję. W codziennej praktyce chodzi tu raczej o wykorzystanie czasu kogoś innego po to, by nam go zostało więcej na rzeczy dla nas najważniejsze.

Co należy delegować? Trójkąt delegowania.

Efektywne delegowanie to delegowanie celowe. Nie może tu być przypadku. Trzeba wiedzieć, czego chcemy.

Powinniśmy delegować trzy rodzaje obowiązków, tak zwaną Trójkąt Delegowania.

Delegowanie zadań niewygodnych

Pierwsza grupa to rzeczy, których trzeba wykonać, ale robienie ich nie sprawia Ci przyjemności. Nie ma nic gorszego niż tracenie energii na tematy, które po prostu Cię denerwują. Nie każdy stworzony jest do wszystkiego. Nienawidzisz robić raportów w Excelu – deleguj je. Frustruje Cię kontakt z księgowością i potwierdzanie faktur – deleguj to. Skup się na tym w czym jesteś dobra/y.

Z drugiej strony musisz wyczuć subtelną granicę pomiędzy skupianiem się na tematach najważniejszych, a przebywaniem w strefie komfortu. Bardzo łatwo wpaść w spiralę delegowania wszystkiego co nie przyjemne. Niestety nie o to w tym wszystkim chodzi. Ciągłe unikanie „wyzwań” spowoduje u Ciebie brak rozwoju i poznawania nowych możliwości.

Deleguj zadania proste, ale nieprzyjemne. Trudniejsze zadania, bardziej skomplikowane staraj się prowadzić, pomimo tego, ze mogą Cię przerażać.

Delegowanie zadań zbyt wygodnych

Każdy z nas ma w pracy jakieś zadania, które lubimy bardzo wykonywać. Wynika to z naszego charakteru i mocnych stron.

Nie mniej jednak może to być kolejna pułapka, w szczególności w przypadku Twojego awansu. Przy zmianie stanowiska wymagać się będzie od Ciebie poświęcania czasu w pracy na bardziej skomplikowane zadania.

Staraj się nie uciekać za wszelką cenę w znane, powtarzalne zadania. Prędzej czy później musisz je delegować, bo zabraknie Ci czasu na zrealizowanie nowych, trudniejszych zadań.

Delegowanie zadań, których wykonać nie potrafimy

W trzeciej grupie są rzeczy, których robić nie potrafimy. Nie staraj się na siłę zrobić wszystkiego. Dobry lider, manager to nie osoba, która potrafi zrobić wszystko, ale taka, która potrafi wykorzystać zasoby swojego zespołu.

Mogą to być rzeczy ważne, ale ich zrealizowanie wymaga kompetencji, których nie mamy.

Większość spraw pojawiających się na co dzień podpada przynajmniej pod jedną z tych trzech kategorii.

Delegowanie zadań – jak robić to skutecznie?

Zasady delegowania są proste niestety tylko na pierwszy rzut oka. Często w głowie pojawia się wiele dylematów. Czy ktoś inny zrobi to tak dobrze jak ja? Nie wiesz czy ktoś inny ma wystarczająco czasu, aby podjąć się kolejnego zadania? Czy może ja to mam zrobić i przy okazji się czegoś nauczyć? Musisz zapanować nad tym mętlikiem w głowie i wszystko sobie poukładać w odpowiedni sposób.

Bariera mentalna przy delegowaniu zadań – zmień przekonania

Czas spędzony na pracy oraz na uczeniu się tego, jak zrealizować kolejne zadania, może jednak być zbyt duży. Do tego ryzykujemy porażkę i w tym czasie nie wykonamy innych zadań.

Jeżeli chcesz się podjąć realizowania danego tematu, zastanów się przede wszystkich, czy nie masz obecnie ważniejszych zadań do zrealizowania. Zastanów się czy, któreś z tych zadań możesz delegować. Wybierz to, które jest wstanie zrobić ktoś inny w zespole. W ten sposób możesz rozwijać współpracowników oraz siebie.

Delegując zadanie innej osobie, musisz patrzeć z perspektywy dania szansy na rozwój.

Komunikacja w delegowaniu

Delegowanie zadań musi być poparte szczegółowym nakreśleniem zadania oraz celu jaki chcemy osiągnąć. Warto przedstawić również deadline, do którego chcemy uzyskać pożądany efekt. Sprawdzaj później co jakiś czas postępy, inaczej temat może ci „popłynąć”.

Komunikacja jest bardzo istotna, każdy z nas nieco inaczej pojmuje otaczającą nas rzeczywistość, a co dopiero zadanie od przełożonego.

Najlepiej zastosować sprawdzony schemat 5W2H i przy delegowaniu zadań dać odpowiedź na wszystkie z 7 pytań.

Musisz wziąć również pod uwagę rozmówcę. Inaczej deleguje się zadania do specjalisty z 30 letnim stażem, z którym pracujecie wspólnie 10 lat i znacie się jak „łyse konie”. Całkowicie inaczej postąpisz delegując zadanie świeżemu pracownikowi, który dostał się do pracy po programie stażowym.

Pierwszej osobie wystarczy jedno zdanie, drugiej musisz poświęcić więcej czasu na dokładne wytłumaczenie, o co chodzi. Jeżeli tego nie zrobisz, to przygotuj się na kolejne długie sesje tłumaczeń.

Podsumowanie

Nie jesteś w stanie wszystkiego zrobić samodzielnie. Jako lider, inżynier, osoba pracująca z grupie musisz nauczyć się skutecznego delegowania zadań. Delegowanie zadań w sposób skuteczny to nadanie odpowiednich priorytetów, mądry wybór tematów i odpowiednie nadzorowanie wykonania. Nie oczekuj również perfekcyjnie wykonanego zadania, bo perfekcja to pojęcie subiektywne i każdy rozumie je inaczej.

Photo by Elaine Casap on Unsplash do Delegowanie zadań