Metoda 8D – 6 najczęściej popełnianych błędów

Metoda 8D prędzej czy później pojawi się w twoim portfolio. Nie ważne, w jakiej branży pracujesz, w końcu z niej skorzystasz. Nie tylko dlatego, że jest to po prostu świetną metodą rozwiązywania problemów. Prędzej czy później przy wystąpieniu reklamacji, jeden z klientów upomni się o dogłębną analizę 8D problemu. Chcę podzielić się z Tobą wiedzą, jakich błędów uniknąć, aby zrobić skuteczną analizę i perfekcyjny raport 8D.

Metoda 8D – Błąd numer 1: źle dobrany zespół.

Jak położyć każdy projekt? Tak dobrać ludzi, aby nie współpracowali. Tak samo jest z analizą 8D. Dobry zespół to specjaliści i dobry lider. Kluczowy jest dobór lidera, który będzie dobrze słuchał zespołu, ale również nadawał jasny i klarowny kierunek dyskusjom.

Źle wybrany lider, nie pokieruje zespołem, nie zapanuje nad burzliwymi dyskusjami oraz nie nada odpowiedniego kierunku.

Nie mniej ważni są również członkowie zespołu. Wystarczy jedno „kukułcze jajo”, a masz po analizie. Jeden sfrustrowany inżynier, widzący wszystko w czarnych barwach, będzie negował każdy pomysł oraz infekował swoim myśleniem pozostałych członków zespołu. Jak radzić sobie z takimi ludźmi? Pisałem o tym tutaj: Jak radzić sobie z trudnymi ludźmi w pracy.

Pamiętaj o tym, aby osoby w zespole związane były z omawianym problemem. Warto ewentualnie zaprosić jedną osobę spoza obszaru, aby rzuciła nieco inne spojrzenie na problem. Pomiędzy członkami zespołu musi być „chemia”, muszą czuć potrzebę rozwiązania problemu oraz posiadać kilka przydatnych umiejętności miękkich. Choćby umiejętność analitycznego myślenia.

Warto włączyć do zespołu również mentora. A kim jest mentor w analizie 8D? Tak jak w życiu. Mentor to najbardziej wprawiona osoba w boju, która przerobiła sporą ilość 8D. Osoba ta ma służyć wiedzą na temat metody 8D oraz doświadczeniem. Czy mentor może być liderem? Moim zdaniem nie.

Metoda 8D: Błąd numer 2: nieprecyzyjnie określony problem

Chcesz stracić sporo czasu? Określ problem, który wystąpił „po łebkach” i goń do analizy przyczyn i wdrażania akcji. Na końcu dowiesz się, że problemem było coś innego, niż wszyscy od razu założyli.

Byłem świadkiem wielu tego typu analiz. Zbyt powierzchowne określenie problemu powodowało lawinę pomyłek w kolejnych krokach metody 8D. Problem nie zawsze jest tym, na co wygląda.

Jeżeli jesteś liderem, to przed rozpoczęciem kolejnych kroków spędź odpowiednio dużo czasu, aby rozpisać problem według metody 5W2H. Przedstaw tak nazwany problem w zespole. Zapytaj, czy wszyscy zrozumieli, zbierz informację zwrotną i jeżeli jest ok, przejdź do kolejnych kroków 8D.

Metoda 8D: Błąd numer 3: Brak zweryfikowania akcji tymczasowych

W 99% firm akcją tymczasową jest segregowanie materiału i wdrożenie kontroli wyrobu gotowego w związku z wadą.

Niestety w ferworze walki i upływającego czasu, robi się to w sposób powierzchowny, nie tłumacząc dokładnie, w czym jest problem. Operator lub kontroler posiadający lakoniczną informację, bardzo łatwo popełni błąd.

Pomimo szczerych chęci nasz proces nadal będzie produkował wyroby niezgodne. Skup się na dobrym wytłumaczeniu akcji tymczasowych oraz zweryfikuj ich skuteczność, nawet po kilku godzinach od wdrożenia.

Metoda 8D: Błąd numer 4: Zbyt powierzchowna analiza przyczynowo skutkowa.

Wyciągamy Diagram Ishikawy i rozpisujemy potencjalne przyczyny problemu. Podekscytowany zespół, żywiołowo dyskutuje, czy problemem jest maszyna czy może bardziej proces.

Po wyborze dwóch potencjalnych przyczyn wyciągacie arkusz 5 WHY i zadajecie pytania „dlaczego”. Zespół zatrzymuje się po drugim pytaniu dlaczego i triumfalnie ogłasza znalezienie przyczyny problemu.

Niestety to błąd, dość poważny i częsty.

Uwierz mi, że do każdego przypadku można zadać co najmniej 5 pytań dlaczego. Tylko wówczas dojdziesz do prawdziwej przyczyny źródłowej. Nie kończ zbyt szybko.

Metoda 8D: Błąd numer 5: Akcja korygująca: Szkolenie operatora.

Zmora w organizacjach o niskiej świadomości na temat zarządzania jakością. Winnym problemu jest zawsze człowiek, a najlepszym rozwiązaniem jest jego przeszkolenie lub – co gorsza – wymienienie. Spotkałem się również z takimi analizami, uwierzcie mi ;-).

Przy wyborze akcji korygujących, pamiętajcie złotą zasadę Deminga: 95% problemów wynika z przyczyn słabego systemu. Nie jest niczym złym szkolenie pracowników czy podnoszenie ich świadomości.

Jeżeli jednak jest to jedyna akcja korygująca po analizie 8D, to znaczy, że zespół pracował bardzo kiepsko, a prawdziwa przyczyna nie została dobrze zdefiniowana.

Metoda 8D: Błąd numer 6: Źle przygotowany raport 8D.

Pamiętaj, że na końcu każdej analizy 8D jest przygotowanie raportu 8D. Raporty, który najczęściej wymaga klient lub Twój przełożony.

Pomimo świetnie przeprowadzonej metody 8D, znalezieniu przyczyny oraz wdrożeniu dobrych akcji, słabo przedstawiony raport spowoduje wiele stresu oraz pracy.

Poświęć odpowiednią ilość czasu, aby zebrać wszystkie najważniejsze elementy w raporcie 8D. Przedstaw klientowi to, co chce otrzymać, w najbardziej zrozumiały dla niego sposób. Po to, aby nie miał więcej dodatkowych pytań i zauważył szczegółową i rzetelną pracę zespołu do rozwiązywania problemów.

Jeżeli chcesz doskonalić się w tym zakresie, to przygotowałem specjalny dodatek. Szkolenie: Perfekcyjny raport 8D.

Sprawdź moje bezpłatne szkolenie – Metoda 8D – rozwiązywanie problemów

👉👉👉 Sprawdź moje szkolenie w Szkole Jakości – 90 nagrań wideo + 24/7 konsultacje + >10 narzędzi Excel – obecnie w 30% promocji

Podsumowanie

Nie popełniaj błędów przy prowadzeniu metody 8D! Skup się na zebraniu odpowiednich osób do tej pracy, opisz szczegółowo problem, zadbaj o zweryfikowanie akcji tymczasowych. Gdy sytuacja będzie opanowana, pozwól sobie i zespołowi na zadanie tak dużo pytań „dlaczego”, w trakcie analizy przyczyny, aby tę przyczynę znaleźć. Pomyśl o innej akcji korygującej niż tylko szkolenie pracownika i przede wszystkim nie wyłóż się na zebraniu wszystkich informacji do raportu 8D. Niech 8D nie sprawia Ci więcej niepotrzebnego stresu.

Photo by Pawel Janiak on Unsplash