Cross Functional Team – podejście interdyscyplinarne w APQP

Zaawansowane Planowanie Jakości Produktu czyli APQP jest ustrukturyzowanym podejściem mającym na celu zaprojektowanie wyrobu i procesu produkcyjnego, tak aby wyrób finalny w pełni spełniał oczekiwania klienta. Najlepiej uporządkowany i opisany proces nie zapewni nam jednak sukcesu bez zaangażowanego i zmotywowanego zespołu. W poniższym artykule dowiesz się co to jest CFT (Cross Functional Team), jak zorganizować zespół i nim zarządzać, tak aby wspólnym celem wszystkich było zapewnienie jakości produktu. Cross Functional Team – klucz do skutecznego rozwiązywania wyzwań projektowych i osiągania doskonałości operacyjnej.

Cross Functional Team (CFT) – zespół interdyscyplinarny

Według podręcznika APQP, pierwszym krokiem procesu planowania jakości wyrobu powinno być powołanie właściciela dla projektu APQP, a w następnej kolejności ustanowienia zespołu interdyscyplinarnego. Projektowanie wyrobu wymaga zestawu kompetencji i doświadczenia, które jest niemożliwe do uzyskania przez jedna osobę. Dlatego potrzebujemy zespołu, który łączy w sobie wiedzę
z kilku obszarów: produkcja, zakupy, jakość i oczywiście projektowanie (tutaj będziemy mieć jeszcze bardziej szczegółowe podziały w zależności od specyfiki produktu np. na inżynierów mechaników/elektroników/software). Całej ekipie najczęściej przewodniczy kierownik projektu (Project Manager) mianowany z ramienia najwyższego kierownictwa jako właściciel i osoba nadzorującą cały projekt od fazy planowania do wdrożenia do produkcji seryjnej. To on czuwa nad harmonogramem, jest głównym kontaktem z klientem, zarządza też ryzykami oraz nadzoruje rozwiązywanie problemów.

Cross Functional Team (CFT) – Podział zadań

Im więcej rąk do pracy tym łatwiej i szybciej dojdziemy do celu, prawda? Słyszałeś pewnie kiedyś mądre stare porzekadło: „gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść”. I tutaj będzie podobnie, im większe i bardziej skomplikowane projekty i zespoły, tym bardziej trzeba pracować nad skomunikowaniem uczestników i wymianą informacji. Zadbaj o jasną definicję poniższych kwestii, a praca w Twoim projekcie APQP będzie łatwiejsza i płynniejsza: 

1. Struktura organizacyjna zespołu 

Zdefiniuj jasną strukturę zespołu, ze ścieżkami raportowania, nazwami ról projektowych oraz nazwiskami osób pełniących te role. W zespołach, w których nie wszyscy pracownicy się znają możesz dorzucić też zdjęcia. Pamiętaj, że nie zawsze struktura organizacyjna firmy będzie zbieżna ze strukturą projektu. Poniżej znajdziesz przykładowy organigram projektowy.

2. Jasno zdefiniowane zadania dla poszczególnych ról

Określ konkretne zadania za które odpowiadają poszczególne role. Przyda się do tego np. matryca RASI. Rozwijając skrót: 

Responsible – odpowiedzialny, 

Approver – zatwierdzający, 

Support – wsparcie, 

Informed – do informacji. 

Z najważniejszymi zadaniami rozpisanymi w ten sposób każdy wie co ma robić i nie będzie sytuacji kiedy np. dwie osoby robią tą samą rzecz, a jakaś inne zadanie nie ma swojego właściciela.

Przykładowa karta RASI poniżej.

3. Strategia komunikacji – wewnętrzna i zewnętrzna 

Wewnętrzna strategia komunikacji – opisz jakie są główne kanały komunikacyjne wewnątrz projektu oraz spotkania i przeglądy projektowe. Dla spotkań zdefiniuj kto je organizuje, jak często, kto w nich uczestniczy, jak raportujecie wyniki spotkania.

Zewnętrzna strategia komunikacji – aby uniknąć zamieszania najlepiej jest jak najbardziej zawęzić zakres osób komunikujących się z podmiotami zewnętrznymi. Jasno zdefiniuj kto komunikuje się z klientem, a kto z dostawcami.  Dla przykładu, możesz określić, że z klientem komunikuje się tylko PM lub Jakość.

4. Strategia eskalacji

Określ sposób postępowania w przypadku problemów mogących narazić projekt na wyjście ze zdefiniowanych tolerancji czasowych lub jakościowych. W przypadku pojawienia się takich problemów czas będzie kluczowy, dlatego każdy członek zespołu musi wiedzieć do kogo zgłaszać się ze swoim problemem.

5. Skuteczność i efektywność działań

Zdefiniuj wskaźniki skuteczności i efektywności, tak aby każdy wiedział na jakie cele pracuje. Regularne raportowanie i weryfikacja gdzie jesteśmy w odniesieniu do celu pozwoli na obiektywną ocenę obecnej sytuacji.

Cross Functional Team (CFT) – Wsparcie najwyższego kierownictwa

Jednym z kluczowych czynników sukcesu projektu APQP jest zainteresowanie, zaangażowanie i wsparcie najwyższego kierownictwa. Zarząd powinien być świadomy wyników z każdej fazy projektu oraz bieżących kluczowych problemów jakościowych. Będziemy też potrzebować od nich zatwierdzeń wydatków, dewiacji lub przydzielenia dodatkowych zasobów do rozwiązania dużych problemów. Nie oczekujemy tutaj bieżącego uczestnictwa we wszystkich aktywnościach zespołu, gdyż nie taka jest rola zarządu. Jak pewnie doskonale wiesz, APQP dzieli się na fazy, a każda z nich kończy się kamieniem milowym. Jest to podsumowanie dotychczasowych aktywności i zatwierdzenie zamknięcia etapu. Najwyższe kierownictwo powinno w tym przeglądach aktywnie uczestniczyć i dzięki temu będzie znać status projektu. Oczywiście, kierownictwo może również oczekiwać od kierownika projektu przedstawiania regularnych raportów z postępu prac, w zależności od etapu, skomplikowania czy priorytetu projektu APQP.

Podstawowym celem APQP jest utrzymanie wsparcia kierownictwa, poprzez wykazanie że projekt jest zarządzany odpowiednio, a kierownictwo jest świadome postępu realizacji harmonogramu projektu. Zarząd musi wiedzieć czy planowanie zasobów jest skuteczne oraz, w przypadku braków środków, personelu lub sprzętu, podjąć odpowiednie kroki.

APQP – Certyfikowane Szkolenie w Szkole Jakości

Sprawdź koniecznie nasze szkolenie z APQP w formule Szkole Jakości, dostępne natychmiast!

>>>> Sprawdź jak wygląda nasze Szkolenie z APQP <<<<

Podsumowanie

Zespół interdyscyplinarny jest kluczowym elementem sukcesu planowania jakości wyrobu. Sam fakt utworzenia tego zespołu nie da automatycznie pozytywnego rezultatu. Każdy jest tylko człowiekiem, ma prawo do błędów, emocji, czy rozterek. Dlatego dopiero odpowiednie zarządzanie tym zespołem pozwoli nam na skuteczną realizację celów projektowych. Jasno zdefiniowane obszary w ramach relacji międzyludzkich, pomogą nam w pozytywnym zamknięciu projektu, a co za tym idzie, otrzymać wyrób finalny spełniający oczekiwania klienta.

Autorka Wpisu: Paulina Golińska

Jeśli potrzebujesz szczegółowych informacji o APQP, kompendium wiedzy znajdziesz tutaj: https://inzynierjakosci.pl/2022/01/apqp-co-to-jest/

Źródła:

– AIAG Advanced Product Quality Planning, 2^nd edition, 2008