LPA – audyt warstwowy ponad podziałami

Jak wiadomo audyty wewnętrzne są elementem wymaganym przez normy systemów jakości. Często standardy narzucają regulacje co do osób, które je mogą przeprowadzać jak też określają sposób ich przebiegu.  Czy jednak zawsze audyty spełniają swoje zadania? Czy na pewno są one przeprowadzane właściwie, przynoszą efekty, są  skuteczne i efektywne?  Czy wykrywają problemy, które rzeczywiście są istotne? Skupiając się na spełnieniu wymagań nie trudno zagubić prawdziwy sens. Wątpliwości pojawiają się zwłaszcza kiedy okazuje się, że audyty nie wykrywają problemów jakie zauważają klienci albo kiedy problemy powracają. Dlatego warto wdrożyć LPA – audyt warstwowy.

Problemy z jakością – rozwiązaniem może być LPA

Analizy problemów zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych, reklamacji klientów i zwrotów z rynku jako główne przyczyny najczęściej wskazują nieprzestrzeganie standardów czyli rozbieżności miedzy tym jak praca jest zdefiniowana i opisana a tym jak w rzeczywistości jest wykonywana.

To bolączka wielu firm różnych branż, zarówno tych, w których procesy są zautomatyzowane jak i tych gdzie przeważają operacje manualne. W każdej organizacji wynik końcowy ostatecznie jest uzależniony od decyzji człowieka i on jest tym z jednej strony kluczowym a z drugiej bywa najsłabszym ogniwem. 

Od zarania dziejów zarządzania jakością pracowano nad narzędziami, które sprawić mają, że praca człowieka będzie odporna na błędy a zmienność procesów jak najmniejsza. Jak się okazało nie ma jednego złotego środka a gloryfikowana automatyzacja nie zawsze jest wyjściem. Poglądy na temat metod pracy nad problemem są różne, większość z nich jednak jest zgodna, że nad zagadnieniem pracować trzeba wielowymiarowo, angażując całą organizację. 

Narzędzi audytowania, które mogą być pomocne jest wiele. Wybór jest szeroki ale myślę,  że każdy chciałby żeby zastosowane było z jednej stronu jak najprostsze a z drugiej jak najbardziej skuteczne i efektywne.  

Takie właśnie chcę Ci teraz przedstawić. Jest to narzędzie, które odniosło sukces w firmach produkcyjnych przemysłu motoryzacyjnego, branży znanej z tego, że wymagania jakościowe  w porównaniu do innych sektorów są wysokie. Jest ono na tyle uznawane przez czołowych producentów części do automotive, że stało się wymaganiem ujmowanym w CSRach (z ang. CSR to customer specific requirements czyli kluczowe wymagania klienta).  

LPA – Audyt Warstwowy – Co to jest?

Tą metodą jest LPA czyli layered process audit czyli audyt warstwowy procesu. 

Jako audyt LPA jest weryfikacją spełnienia wymagań.  Ogólnie mówiąc polega na sprawdzeniu zgodności stanu rzeczywistego ze standardami organizacji. Docelowym zadaniem LPA jest ograniczenie defektów przede wszystkim żeby uniknąć reklamacji klientów. Nie oznacza to jednak, że jest stosowany tylko wtedy gdy organizacja ma problemy z niezgodnościami. Audyty warstwowe z powodzeniem mogą zostać wykorzystane jako środek prowadzący do doskonalenia systemu zarządzania czy promowania świadomości jakościowej. LPA to narzędzie wszechstronne, przesłanek dla jego zastosowania może być znacznie więcej. 

LPA – CQI-8 – wejście do audytu warstwowego

Wytyczne dotyczące warstwowych audytów procesu zawiera podręcznik wydany przez amerykańskie stowarzyszenie producentów do motoryzacji AIAG (Automotive Industry Action Group) pod nazwą CQI-8. Manual ten przedstawia zalecenia dotyczące wdrożenia LPA ostatecznie jednak każda organizacja musi wypracować swój własny standard.  Podręcznik można zakupić poprzez oficjalną stronę AIAG: https://www.aiag.org/products/products-list . 

Warstwowy czyli jaki?

Nazwa audyt warstwowy wskazuje na to kto go ma go przeprowadzać. Audytorzy powinni pochodzić z różnych szczebli czyli warstw organizacji. Dlaczego? System jakości przecież obejmuje wszystkich bez wyjątku, także kierowników, nie wyłączając Prezesa. Standard LPA jeszcze bardziej to podkreśla i wymaga zaangażowania kierownictwa. Jak wiadomo ryba zwykle psuje się od głowy a z drugiej strony oderwanie się od komputera bez wątpienia otwiera oczy.  Poza tym wizyty top managementu na liniach produkcyjnych mogą działać motywująco na pozostałych członków kadry. 

Wszyscy są sobie równi

Audytorem może być każdy. To właśnie wyróżnia LPA od pozostałych metod audytowania. Tę samą funkcję może pełnić zarówno operator jak i dyrektor.  Nie są wymagane zewnętrzne szkolenia i kosztowne certyfikaty, nie trzeba mieć specjalistycznej wiedzy.

Nie oznacza to jednak, że każdy ad hoc  jest w stanie przeprowadzić LPA.  Istotne aby potencjalni audytorzy znali organizację i standardy, które będą weryfikować, powinny też znać samą metodologię LPA. Nie są to wygórowane oczekiwania niemniej jednak pamiętać trzeba aby wdrażając to narzędzie zdefiniować także proces kwalifikacji audytorów i utrzymywania ich kompetencji. 

LPA – Audyt Warstwowy – Poziomy audytu

Zwykle organizacje definiują 3-4 poziomy audytów chociaż nie ma ścisłych wytycznych w tym zakresie. Wszystko zależy od złożoności organizacji i oczywiście od dostępności zasobów (uwaga: najwyższe kierownictwo to poziom obligatoryjny). Ogólnie zasada jest taka, że audytorzy na różnych poziomach to osoby o różnych zakresy odpowiedzialności, częstotliwość audytów na poszczególnych poziomach też zwykle jest inna.  Zasadniczo poziom pierwszy realizują  osoby, które na co dzień pracują najbliżej procesu i odpowiadają za najmniejszą komórkę organizacyjną (np. lider zmiany danego obszaru/ linii produkcyjnej). W kolejnych poziomach zakres rośnie (np. szef wydziału, który odpowiada za większy obszar). Oczywiście najlepiej żeby audytorzy nie sprawdzali obszarów, za które bezpośrednio odpowiadają aby zachować bezstronność ale nie jest to wymaganiem. Poniżej przestawiona jest przykładowa struktura audytów.

LPA – Audyt Warstwowy – Planowanie

Skuteczność wymaga odpowiedniego zaplanowania

Skuteczny system audytów to taki, w którym nie tylko realizowany jest harmonogram, niezgodności są wychwytywane ale też przyczynia się do poprawy działania firmy w tym poprawy jej KPI (Key Process Indicators) a niezgodności nie powtarzają się. 

Aby  to wszystko osiągnąć istotne jest odpowiednie przygotowanie. Odpowiedni plan to połowa sukcesu. 

Na etapie planowania należy uwzględnić aspekty takie jak: 

• Skład zespołu przygotowującego LPA – zespół powinien być interdyscyplinarny
• Właściciel procesu- musi być jasne kto będzie odpowiadał za całe przedsięwzięcie, powinna to być osoba z kierownictwa
• Zakres LPA- które procesy i obszary będą podlegać audytom
• Specyficzne wymagania klientów – niektórzy mają konkretne wymagania np. w zakresie częstotliwości, tematyki pytań audytowych
• Warstwy –  które poziomy organizacji mają być włączone w audytowanie
• Określenie priorytetowych obszarów audytu – zwykle to te które mają największy udział w kosztach defektów lub te gdzie możliwości poprawy są największe 
• Ustalenie wskaźników – jakie metryki będą śledzone aby ocenić skuteczność i efektywność LPA
• Procedura LPA-  opisanie postępowania wraz odpowiedzialnościami 
• Formularze – ustalenie formatów kwestionariuszy, planów działań, raportów

Kluczowa dla całości przedsięwzięcia jest zespołowa praca i wsparcie kierownictwa. 

W pierwszej kolejności jednak organizacja powinna określić co konkretnie chce uzyskać za pomocą LPA. To będzie determinować kierunek dalszych działań. W trakcie realizacji ustalonego wcześniej planu warto co pewien czas przypomnieć sobie o przyjętej misji aby nie zboczyć z obranej drogi o aby z czasem audyty warstwowe nie zostały sprowadzone do roli kolejnej oceny czy kontroli, którą zwyczajnie trzeba wykonać. 

LPA – Audyt Warstwowy – Korzyści

Zanim wymienię korzyści jakie audyty warstwowe mogą przynieść firmie rozwieję ewentualne wątpliwości. Nie wszystkie firmy uzyskają wszystkie wymienione niżej benefity ale będą też takie, które uzyskają ich jeszcze więcej. Wszystko należy od celu jakim firma będzie się kierować.

Niektóre z korzyści jakie na tej podstawie firma może uzyskać to: 

• Redukcja poziomu defektów wewnętrznych – to zwykle jeden z pierwszych plusów jaki zostanie zauważony
• Zmniejszenie poziomu reklamacji – problemy wychwycone wewnętrznie nie przedostaną się na zewnątrz
• Zwiększenie satysfakcji klientów  – klient, który widzi poprawę wskaźników i zaangażowanie firmy
• Doskonalenie standardów – weryfikacja przez różne osoby i w różnych sytuacjach daje większe szanse na ich optymalizację
• Redukcja błędów i pomyłek 
• Poprawa świadomości jakościowej – pracownicy będą rozumieć co jest celem wymagań 
• Zwiększenie zaangażowania pracowników – wraz ze zrozumieniem obowiązków i ich znaczenia zwykle rośnie poczucie odpowiedzialność za nie 
• Poprawa bezpieczeństwa i ergonomii pracy  
• Poprawa wyników kluczowych wskaźników i wyników finansowych
• Poprawa komunikacji – LPA zdają możliwość wymiany informacji między pracownikami różnych szczebli

LPA – Audyt Warstwowy – Bezpłatny Webinar (zapis)

Zapraszam do obejrzenia mojej rozmowy z autorką tego artykułu na temat LPA.

LPA – Audyt Warstwowy – Szkolenie

Możesz również skorzystać ze szkolenia przygotowanego przez Magdalenę Mikoś w Szkole Jakości. Oferujemy dostęp do materiałów i wsparcie merytoryczne przez 365 dni.

>>> Sprawdź aktualną ofertę

Podsumowanie

LPA to narzędzie i jak każdym innym trzeba umieć się nim sprawnie posługiwać. Musi to być też narzędzie żyjące, okresowo rewidowane i dostosowywane do zmieniających się warunków.  Dlatego po raz kolejny podkreślę wagę odpowiedniego przygotowania do jego wdrożenia, zebrania danych i  zbudowania wiedzy.  Bardzo dobrym pomysłem będzie odbycie kursu dostępnego w  Szkole Jakości, który kompleksowo i wszechstronnie przygotowuje do wdrożenia efektywnego systemu warstwowych audytów procesu.  Kurs zawiera również podpowiedzi jakie dane  firmie należy poddać analizie aby LPA spełniały swoje zadanie i były uszyte na miarę.

Autorka: Magdalena Mikoś