Audyt Wyszkolenia Pracownika — kompendium wiedzy

Czy w twojej organizacji zdarzyło się, że lider nie przekazał operatorowi istotnej informacji? A może przekazał ważną informację, ale tak zamieszał, że jest gorzej, niż było na początku? A co ze szkoleniami nowych pracowników? Wszystko jest tak, jak być powinno? A co z bieżącą pracą? Czy każdy operator wykonuje tylko tą pracę, do której jest upoważniony lub z której został w pełni przeszkolony? Jeśli na którekolwiek z pytań odpowiedziałeś twierdząco, to znaczy, że temat „audyt wyszkolenia pracownika” jest dla Ciebie. Już teraz zobacz, co możesz z tym fantem zrobić.

Audyt wyszkolenia pracownika – co to jest?

Audyt wyszkolenia pracownika przeprowadzany jest w celu weryfikacji zgodności procesu szkoleń z aktualnie obowiązującymi standardami oraz wymaganiami. W przypadku braku zgodności mamy szansę na rozwój i usprawnienie istniejącego systemu szkoleń. 

Kluczowe jest, aby audyt przeprowadzić w sposób niezależny i obiektywny.

Takie podejście pozwoli na sprawiedliwą oraz bezstronną ocenę. Sytuacja, w której audytor ma jakikolwiek interes w wyniku, nie pozwala wyciągnąć maksymalnych korzyści z prowadzonych działań. W konsekwencji wpływa to na utrzymanie i rozwój systemu.  (Więcej o zasadach audytu przeczytaj TUTAJ)

Kiedy i jak często stosować audyt wyszkolenia?

Nie ma jednej złotej recepty na to kiedy i jak często stosować audyt wyszkolenia.

Weryfikacja powinna odbywać się według wewnętrznych ustaleń organizacji, wiele czynników bowiem wpływa na podjęcie tych decyzji. Oto kilka z nich:

• moce przerobowe, 
• poziom zaawansowania systemu szkoleń, 
• absencje, 
• rotacje pracowników, 
• reklamacje z udziałem operatorów, 
• niezgodności wewnętrzne i zewnętrzne, 
• wielkość zakładu, 
• złożoność procesów, 
• ilość pracowników. 

Sprawdzenie każdego pracownika raz lub dwa razy w roku brzmi świetnie, ale 25 – 50% załogi w rok też jest ok. Jak wiadomo, każdy mały krok zbliża nas do czegoś większego. 

Audyty wyszkolenia stosujemy, aby mieć nadzór nad całym systemem szkoleń na produkcji. Dzięki audytom jesteśmy w stanie wyłapać wąskie gardła i zaniedbania. Nie chodzi o to, aby szukać dziury w całym, ale o to czy system działa w sposób prawidłowy, zgodnie z ustalonymi zasadami. 

Co sprawdzać podczas weryfikacji pracownika? 

W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

1. Co chcemy uzyskać poprzez audyt wyszkolenia?  (np. utrzymać wysoki poziom szkoleń, usprawnić istniejące procesy, załatać luki szkoleniowe itd.), 
2. Jakie procesy są dla nas kluczowe? (np. informowanie o zmianach w procesach produkcyjnych, informowanie o aktualizacjach w systemach informatycznych, szkolenie nowych pracowników itd.), 
3. Z czym mamy problemy? Jakie procesy kuleją? (komunikacja lider – operator, prowadzenie szkoleń na skróty – niepełny przekaz informacji, brak aktualnej wiedzy ze zmian w instrukcjach itd.) 

Odpowiedzi na powyższe pytania posłużą za wejście do procesu tworzenia listy audytowej. Dzięki czemu, uda się stworzyć dobrą jakościowo listę pytań, która posłuży jako główne narzędzie w przeprowadzaniu audytu.  

Punktów na liście nie powinno być zbyt wiele. Audyt ma być szybką, prostą i powtarzalną czynnością , która pozwoli na zrealizowanie założonych celów. 

Poniżej przykładowe pytania jakie mogą znaleźć się na liście. 

1. W jaki sposób przekazywana jest Ci informacja o zmianach? (warto dodać pytanie uzupełniające dotyczące ostatnio dodanej zmiany), 
2. Czy jesteś przeszkolony do wykonania czynności x? (porównać z matrycą kompetencji), 
3. Opisz mi jak wykonać czynność x oraz pokaż, gdzie znajduje się instrukcja, która to opisuje? (zweryfikować czy czynność pokrywa się z opisem w instrukcji). 

Pytania powinny być uniwersalne tak, aby pasowały do wszystkich wydziałów produkcyjnych. 

Audyt Wyszkolenia Pracownika – Kogo i jak poinformować o wyniku? 

O wyniku przede wszystkim informujemy bezpośredniego przełożonego oraz samego zainteresowanego. Oczywiście informujemy również inne osoby, które określimy podczas tworzenia procesu. 

Głównych zainteresowanych najlepiej poinformować osobiście oraz mailowo – o ile jest to możliwe. Jeśli podczas audytu zostaną wykryte niezgodności to należy określić do nich działania, a następnie należy zweryfikować czy podjęte działania wyeliminowały niezgodność. Tak zamknięty proces audytu na pewno przyniesie fantastyczne rezultaty. 

Jak doskonalić proces audytowania? 

Na pewno poprzez przegląd listy kontrolnej pod kątem aktualności i przydatności w procesie. Z czasem pewne punkty będzie trzeba rozwinąć, niektóre usunąć, a jeszcze inne dodać. Firma i procesy cały czas ewoluują. Nasza lista również powinna, aby wciąż spełniała swoją funkcję. 

Podsumowanie – Audyt wyszkolenia pracownika 

Mam nadzieję, że artykuł przekonał Cię do tego, że warto przeprowadzać audyt wyszkolenia. Wnosi on do organizacji bardzo dużą wartość dodaną. Pamiętaj też, że warto rozwijać listę kontrolną tak, aby miała tę moc i była zawsze aktualna. 

Jeśli jeszcze nie prowadzisz w organizacji audytów wyszkolenia, to koniecznie je wdróż. Być może dzięki temu otworzysz kolejne drzwi do usprawnień.

Temat przygotowała i opracowała Adrianna Milewicz – specjalistka ds. szkoleń z ponad 8-letnim doświadczeniem w Automotive, Researcherka bloga inzynierjakosci.pl.
Wpis powstał pod redakcją Artura Mydlarza.