Jakiś czas temu na naszej grupie facebook’ej padło pytanie o tym „jak przekonać nieprzekonanych”. Od razu do głowy przyszła mi książka Mike’a Rothera Toyota Kata. Przedstawia ona m.in metody Coachingowe, które ułatwiają rozwój i zaangażowanie pracowników w zmiany. W poniższym wpisie chciałbym przedstawić jak w praktyczny sposób za pomocą 5 pytań z Toyota Kata przekonać nieprzekonanych.
Toyota Kata opis
Zacznę od krótkiego opisu. Czym w ogóle jest Kata? Kata jest to rodzaj ćwiczeń w sztukach walki, są to standardowe sekwencje ruchu i oddechu w sytuacji ataku lub obrony. Kata stanowią fundamenty dla wielu programów nauczania takich jak taekwondo czy budo. W Lean Management, Toyota Kata znajduje zastosowanie w ciągłym doskonaleniu procesów i rozwoju pracowników – stanowi esencje Toyota Production System i Toyota Wey.
Toyota Kata w Lean Management jest to nauka fundamentalnych umiejętności na bazie wypracowania powtarzalnych czynności, które mają prowadzić do ciągłego rozwoju organizacji, rozwoju pracowników oraz zapewnieniu jakości.
Toyota Kata – rozwój pracowników
Dlaczego rozwój pracowników czy zmiany w organizacji są zazwyczaj tak trudne? Rozwój pracowników wiąże się w dużej mierze ze zmianą stanu obecnego, a co za tym idzie z wychodzeniem ze strefy komfortu. Niestety stanowi to u wielu osób spore wyzwanie. W dużym stopniu ma na to wpływ m.in nasza kultura i mentalność. Bardzo powszechnie stosowane jest powiedzenie Voltaire’a „Lepsze jest wrogiem dobrego”, czy słynne chyba na każdej linii produkcyjnej czy biurze „jak coś działa, to po co to poprawiać?”.
Z punktu widzenia budowy ludzkiego mózgu również jesteśmy nieco upośledzeni, jeżeli mówimy o zmianach. Nasza sieć neuronów umiejscowiona w głowie lubi powtarzalne schematy i bezpieczne miejsca, interakcje, zachowania oraz ludzi, których znamy.
Nieumiejętne przedstawienie motywów zmiany lub wymuszenie zmiany na innych może spotkać się z oporem i niechęcią. Oczywiście jest możliwe wprowadzanie zmian w takiej formie, ale rezultaty nie będą zadowalające. Jeżeli osoba nie rozumie sensu ani celu rozwoju, nigdy do końca nie będzie w pełni angażować się w zmienione procesy.
Toyota Kata wychodzi naprzeciw i przedstawia filozofię angażowania pracowników we wprowadzanie zmian w organizacji. W większości firm istnieją specjalne stanowiska, zatrudniani są specjaliści od ciągłego doskonalenia lub lean’u i często wykonują oni sami całą żmudną pracę. Wynikać to może z braku umiejętności zaangażowania całej załogi lub kultury organizacji zbudowanej na braku współpracy we wdrożeniach zmian. Toyota Kata proponuje zastosowania 5 prostych pytań, które w sposób pośredni angażują ludzi do zmian i rozwoju.
Toyota Kata 5 pytań
Mike Rother w książce „Toyota Kata”prezentuje 5 prostych pytań, których celem jest zaangażowanie pracowników do zmiany. Pytania te pozwalają na nawiązanie dialogu i wspólne wypracowanie drogi doskonalenia.
Motywacją do zmiany pracownika będzie tylko i wyłącznie zauważona przez niego wartość dodana oraz potwierdzenie, że rozwój nie będzie kosztował dużo energii. Zastosowanie powyższych pięciu pytań ułatwia nawiązanie dialogu i zrozumienie celu rozwoju.
Pierwsze pytanie pozwala na wypowiedzenie oczekiwanego celu, co z punktu widzenia psychologii jest sporą wartością dodaną. Następnie w kolejnym pytaniu uświadamiany jest stan obecny, w głowie następuje porównanie i w pierwszej kolejności szukanie przeszkód przed zmianą. Niestety tak działa nasz centralny ośrodek dowodzenia. Zatem zapytaj tą osobę o przeszkody, często są to trafne uwagi, o których zapominamy lub nie zdajemy sobie z nich sprawy.
Z doświadczenia wiem, że większość problemów, przeszkód można rozwiązać, ale rozmówcy nie są tego świadomi. Pozycja z której patrzą na organizację, nie pozwala im często dostrzec możliwości. Dlatego istotne jest poznanie przeszkód i dyskusja na temat pierwszych możliwych kroków, które pozwolą je wyeliminować.
Pytanie numer pięć to weryfikacja podjętych działań. Metodą małych kroków, czy jak miał w zwyczaju mawiać Leo Benhakker „step-by-step” jesteśmy w stanie osiągnąć większość zamierzonych celów czy zmian.
Dodatkowo zastosowanie powyższych pytań pozwala na łatwiejsze zrozumienie sytuacji po obu stronach. Zmiana i rozwój pracownika to podstawa, aby firma mogła być konkurencyjna. Niestety nie każdy jest w stanie zrozumieć tą potrzebę, szczególnie z pozycji operatora czy pracownika biurowego.
Toyota Kata 5 pytań w praktyce
Może zdarzyć się tak, że po zadaniu 5 pytań Toyota Kata będziesz jeszcze dalej od celu niż byłaś/eś przed ich zadaniem. Umiejętne poprowadzenie dyskusji może być brzemienne w skutkach.
Zapomnij o sytuacji recytowania 5 pytań przed grupą pracowników. Nie uda Ci się również namówić do zmiany lidera obszaru, gdy punkt po punkcie przejdziesz przez Toyota Kata Coaching.
Jeżeli chcesz zrobić to skutecznie postaraj się wpleść 5 pytań Toyota Kata do dłuższej rozmowy. Zbuduj najpierw nić porozumienia i podstawowy kontakt, a następnie staraj się dyskutować mając na celu uzyskanie odpowiedzi na wyżej przedstawione pytania.
Jako lider zmiany (nie chodzi o pierwszą czy drugą zmianę, tylko usprawnienie 😉 ) powinieneś w pierwszej kolejności nawiązać porozumienie na poziomie zrozumienia potrzeby usprawnienia. W momencie dyskusji na temat celu zmiany, postaraj się przedstawić korzyści płynące ze zmiany z punktu widzenia osoby, która tej zmiany się obawia. Jeżeli uda ci się to zrobić, kolejne etapy dyskusji i pytań będą w zasadzie formalnością.
Praktyczne zastosowanie może ułatwić Ci poprzedni wpis na Blogu o Komunikacji Inżyniera, gdzie dowiesz się jak zbudować fundamenty komunikacji.
Toyota Kata podsumowanie
Mam nadzieję, że powyższy wpis ułatwi Wam nieco pracę oraz dialog w celu rozwoju organizacji, ludzi i osiągania wspólnie ambitnych celów. Musisz jednak brać pod uwagę, że Toyota Kata Coaching to tylko narzędzie, bez fundamentów komunikacji będzie bez użyteczne.
Bardzo gorąco zachęcam Was do zapoznania się z książka Mike’a Rother’a, gdzie na 306 stronach znajdziecie bardzo dużo porad i metod bazujących na Toyota Production System. Dodatkowo na stronie University of Michigan, gdzie wykłada Mike znajdziecie prezentację z zastosowaniem Toyota Kata „Kata Practice Kit”.
Jeżeli spodobał Ci się wpis lub chcesz rozpocząć na ten temat dyskusję zachęcam do pozostawienia komentarza poniżej lub bezpośredniego kontaktu poprzez formularz na stronie „O mnie”. Zachęcam Cię również do odwiedzania social mediów oraz naszej grupy facebook’owej o nazwie „Grupa Inżynier Jakości”.
