PPWR: czy zwykły karton może być problemem dla Twojej firmy?

PPWR coraz częściej pojawia się w pytaniach dotyczących opakowań. Klient wysyła wiadomość: „Proszę o dokumentację dotyczącą opakowania” albo „Proszę o deklarację zgodności opakowania”. I wtedy zaczyna się poszukiwanie informacji.

Karton jest u zakupów. Specyfikacja taśmy klejącej znajduje się u dostawcy. Informacje dotyczące folii stretch ma logistyka. Etykiety są opisane w innym dokumencie, a przekładki zamawia jeszcze inny dział.

Sam produkt jest dobrze udokumentowany. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba odpowiedzieć na pytanie dotyczące opakowania, w którym ten produkt trafia do klienta.

Właśnie w takich sytuacjach wymagania PPWR dotyczące opakowań przestają być abstrakcyjnym tematem. Stają się częścią codziennego procesu i obszarem, w którym organizacja musi wiedzieć, jakie opakowania wykorzystuje, kto je dostarcza oraz jaką dokumentację już posiada.

PPWR a opakowania w firmie – dlaczego temat dotyczy również producentów?

Częsty sposób myślenia wygląda tak:

„Nas to nie dotyczy. My tylko pakujemy produkt do kartonu”.

Problem polega na tym, że opakowanie jest częścią procesu, w którym uczestniczy firma.

Nie ma przy tym znaczenia, czy przedsiębiorstwo produkuje:

• meble,
• kosmetyki,
• części samochodowe,
• części budowlane,
• produkty spożywcze.

Jeżeli produkt trafia do klienta w jakimkolwiek opakowaniu, organizacja wykorzystuje opakowania w ramach swojej działalności.

A opakowanie bardzo rzadko oznacza wyłącznie jeden karton.

Karton to często dopiero początek

Wyobraźmy sobie standardową przesyłkę.

Znajduje się w niej:

• karton,
• taśma klejąca,
• etykieta,
• folia stretch,
• przekładki,
• paleta.

Z punktu widzenia organizacji wszystkie te elementy mogą tworzyć komplet opakowania.

Dlatego przy analizie nie warto ograniczać się do pytania:

„Z czego wykonany jest karton?”

Trzeba najpierw ustalić:

„Jakie elementy wykorzystujemy do zapakowania naszego produktu?”

Dopiero wtedy można przejść do kolejnych informacji dotyczących materiałów, dostawców i dokumentacji.

Opakowanie jako system wielu elementów

Opakowanie pełni określone funkcje – między innymi ochronną i transportową. Jednocześnie może składać się z wielu różnych materiałów.

To istotne z punktu widzenia organizacji, ponieważ dla poszczególnych elementów trzeba mieć możliwość wykazania odpowiednich informacji dotyczących ich zgodności.

Przykładowo jedna przesyłka może obejmować kilka różnych elementów:

Element	Co warto zidentyfikować?
Karton	materiał, dostawca, dostępna dokumentacja
Taśma klejąca	materiał, dostawca, dostępna dokumentacja
Etykieta	materiał, dostawca, dostępna dokumentacja
Folia stretch	materiał, dostawca, dostępna dokumentacja
Przekładka	materiał, dostawca, dostępna dokumentacja
Paleta	materiał, dostawca, dostępna dokumentacja

Nie chodzi tutaj o stworzenie kolejnego rozbudowanego rejestru tylko dlatego, że „tak wymaga system”.

Chodzi o odpowiedź na bardzo praktyczne pytanie:

Czy organizacja wie, jakie opakowania faktycznie wykorzystuje i jakie informacje na ich temat posiada?

Największy problem? Brak uporządkowanych informacji

Temat opakowań może wydawać się skomplikowany, szczególnie gdy firma zaczyna analizować go dopiero wtedy, gdy klient zażąda konkretnych dokumentów.

Z doświadczenia przedstawionego w materiale wynika jednak, że problemem często nie są same przepisy.

Problemem jest brak uporządkowanych informacji.

Dokumenty mogą już istnieć, ale znajdować się w różnych miejscach:

• w dziale zakupów,
• u jakości,
• w logistyce,
• u osób odpowiedzialnych za dostawców,
• w dokumentacji technicznej,
• bezpośrednio u dostawcy.

W efekcie organizacja może posiadać część wymaganych informacji, ale nie być w stanie szybko ich odnaleźć.

Przykład sytuacji z klientem

Klient prosi o informacje dotyczące opakowania.

Pierwsze pytanie brzmi:

„Kto ma dokumentację tego kartonu?”

Dział jakości nie ma jej w swoim folderze.

Zakupy mają nazwę dostawcy, ale nie mają kompletnej dokumentacji.

Logistyka wie, jakiego kartonu używa, ale nie posiada informacji o wszystkich pozostałych elementach opakowania.

Trzeba więc rozpocząć poszukiwanie informacji wewnątrz organizacji, a następnie skontaktować się z dostawcą.

Jeżeli firma wcześniej zidentyfikowała swoje opakowania i zebrała dostępne dokumenty, odpowiedź na zapytanie klienta może być znacznie prostsza.

To właśnie dlatego uporządkowanie informacji warto rozpocząć zanim pojawi się konkretne zapytanie.

Jak rozpocząć przygotowanie firmy do PPWR?

Nie trzeba zaczynać od próby wdrożenia całego PPWR.

Pierwszym krokiem może być znacznie prostsze ćwiczenie: inwentaryzacja opakowań wykorzystywanych przez organizację.

Krok 1. Zidentyfikuj wszystkie opakowania

Zadajcie sobie pytanie:

W co pakujemy nasze produkty?

Nie ograniczajcie odpowiedzi do głównego opakowania.

Sprawdźcie również elementy wykorzystywane podczas przygotowania produktu do transportu i dostarczenia go klientowi.

Na tym etapie nie trzeba jeszcze rozstrzygać wszystkich kwestii związanych z wymaganiami.

Najpierw trzeba wiedzieć, co rzeczywiście wykorzystujemy.

Krok 2. Określ materiały

Kiedy lista opakowań jest już znana, kolejnym krokiem jest zebranie informacji o materiałach.

Dla każdego elementu warto ustalić:

• z jakiego materiału wykonano opakowanie,
• kto jest jego dostawcą,
• czy organizacja posiada dokumentację,
• gdzie ta dokumentacja się znajduje.

To pozwala przejść od ogólnego stwierdzenia „mamy kartony i folię” do konkretnego obrazu wykorzystywanych opakowań.

Krok 3. Ustal, kto odpowiada za informacje

Samo zebranie danych nie wystarczy, jeśli później nie wiadomo, kto ma nimi zarządzać.

Dlatego warto odpowiedzieć na kolejne pytanie:

Kto za nie odpowiada?

W praktyce może się okazać, że informacje dotyczące jednego opakowania są obecnie rozproszone pomiędzy kilka działów.

Samo wskazanie odpowiedzialności pozwala ograniczyć sytuację, w której przy kolejnym zapytaniu klienta wszyscy wiedzą, że dokument „gdzieś jest”, ale nikt nie wie dokładnie gdzie.

Jakie dokumenty dotyczące opakowań warto zebrać?

Pierwszym etapem nie powinno być poszukiwanie każdego możliwego dokumentu.

Najpierw warto sprawdzić stan obecny:

Jaką dokumentację już posiadamy?

Dla każdego wykorzystywanego elementu opakowania można sprawdzić:

1. Czy znamy dostawcę?
2. Czy znamy materiał?
3. Czy posiadamy dokumentację?
4. Czy dokumentacja jest kompletna z punktu widzenia naszych potrzeb?
5. Gdzie jest przechowywana?
6. Czy w razie potrzeby potrafimy ją szybko odnaleźć?

Takie podejście pozwala rozdzielić dwa problemy:

„Nie mamy dokumentu”

od

„Mamy dokument, ale nie wiemy, gdzie jest”.

To dwie zupełnie różne sytuacje organizacyjne.

Współpraca z dostawcą opakowań

Jeżeli podczas przeglądu okaże się, że organizacja nie posiada potrzebnych informacji, kolejnym krokiem może być kontakt z dostawcą.

To szczególnie istotne w sytuacji, gdy firma wykorzystuje wiele rodzajów opakowań i materiałów.

Zamiast czekać na konkretne zapytanie klienta, można wcześniej ustalić:

• jakie informacje są dostępne,
• jakie dokumenty posiada dostawca,
• których informacji organizacji jeszcze brakuje.

Dzięki temu współpraca z dostawcą staje się elementem uporządkowania całego procesu.

PPWR – od identyfikacji opakowania do dokumentacji

Inwentaryzacja opakowań to dopiero początek.

Kolejne działania obejmują między innymi określenie ról i obowiązków firmy oraz przygotowanie odpowiedniej dokumentacji.

Dlatego nie warto zaczynać od tworzenia dokumentów bez wcześniejszego ustalenia, jakie opakowania rzeczywiście występują w organizacji.

Logika działania może być prosta:

identyfikacja → materiały → dostawcy → dokumentacja → odpowiedzialność → dalsza weryfikacja

Pierwszym zadaniem jest więc stworzenie obrazu stanu obecnego.

Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czego organizacji jeszcze brakuje.

Co warto zrobić już dziś?

Nie trzeba od razu wdrażać całego PPWR.

Na początek wystarczą trzy pytania:

1. Jakie mamy opakowania?

Sprawdźcie wszystkie elementy wykorzystywane podczas pakowania i transportu produktów.

2. W co pakujemy nasze produkty?

Zidentyfikujcie materiały i poszczególne elementy opakowania.

3. Jakie dokumenty już posiadamy?

Sprawdźcie, czy dokumentacja istnieje, gdzie się znajduje i kto odpowiada za jej zebranie.

To prosty punkt startowy, ale jednocześnie może ujawnić skalę pracy, która rzeczywiście czeka organizację.

Być może okaże się, że większość informacji już istnieje.

Problem polega tylko na tym, że są rozproszone.

A być może okaże się, że części informacji brakuje i trzeba będzie pozyskać je od dostawców.

W obu przypadkach pierwszy krok jest taki sam: trzeba wiedzieć, jakie opakowania firma wykorzystuje.

PWR – Wymagania dotyczące opakowań – Szkolenie

Jeżeli temat Cię zainteresował i chcesz zdobyć praktyczną, użyteczną wiedzę od ekspertów, to mamy dla Ciebie idealne rozwiązanie.

Wybierz szkolenie w Szkole Jakości:

• dostępne natychmiast po zakupie
• w najlepszej rynkowej cenie
• przygotowane przez ekspertów
• możesz konsultować się w grupie przez 365 dni od dnia zakupu
• zyskujesz Certyfikaty w dwóch językach wydawane przez instytucję szkoleniową o numerze 2.18/00117/2020

Dzięki nam nie tylko poszerzysz swoją wiedzę, ale także zyskasz pewność siebie i motywację do dalszego rozwoju.

Nie ograniczaj się do tego, co już wiesz – zacznij budować swoją przyszłość już dziś i poznaj swój pełen potencjał.

🚨 Sprawdź szczegóły szkolenia: PPWR – Wymagania dotyczące opakowań

Podsumowanie

Zwykły karton może być początkiem znacznie większego obszaru wymagającego uporządkowania.

Jeżeli firma wykorzystuje opakowania, powinna wiedzieć:

• jakie opakowania stosuje,
• z jakich materiałów są wykonane,
• kto je dostarcza,
• jaką dokumentację posiada,
• gdzie ta dokumentacja się znajduje,
• kto odpowiada za informacje dotyczące opakowań.

Największym wyzwaniem może okazać się nie samo znalezienie wymagań, ale zebranie informacji, które już funkcjonują w organizacji, i uporządkowanie ich w jednym procesie.

Praktyczny wniosek: zanim zaczniesz analizować wszystkie wymagania PPWR, zrób listę opakowań wykorzystywanych w firmie. To od niej powinno rozpocząć się dalsze działanie.