Zatem – co to tak właściwie jest? 😊
Przechodząc do konkretu – standard to najlepszy z możliwych, sposób wykonania danej czynności w obecnym momencie.
Kluczowe w tym zdaniu jest stwierdzenie W OBECNYM MOMENCIE. Dlaczego? Ano dlatego, że sugeruje ono, że żaden standard nie jest stworzony na zawsze. I to jest bardzo ważne. Standardy należy nieustannie aktualizować po to, żeby móc się rozwijać, doskonalić nasze procesy i dzięki temu osiągać założone przez firmę cele.
Wiele osób ze standardem utożsamia instrukcje papierowe znajdujące się gdzieś przy stanowiskach roboczych. A to duży błąd. Standard mogą tworzyć różne procesy. Może to być np. wybór dostawcy, procedura przekazywania zmiany, jak również sposób przykręcenia śruby w jakimś detalu wykonywanym przez operatora.
Zdecydowanie tak.
Dzięki standaryzacji, jesteśmy w stanie szybciej wykryć różne problemy. Jeżeli na co dzień pracujemy w warunkach chaosu i dezorganizacji, to nie wiemy jak powinno być, żeby było dobrze. Nie mamy punktu odniesienia. A standardy nam go zapewniają. Dzięki nim wiemy do czego dążymy i wiemy też, jaki jest ten stan oczekiwany naszej organizacji i naszego procesu. A jeżeli nasz proces odbiega od tego stanu oczekiwanego, to oznacza, że mamy problem do rozwiązania… 😊
Śmiało można więc stwierdzić, że standardy przyczyniają się do poprawy jakości wyrobów dostarczanych do klienta. Dzięki nim, procesy są powtarzalne i nie ma obaw, że np. za setnym razem jakiś detal nie wyjdzie.
Standaryzacja zapewnia też bezpieczeństwo pracy, ponieważ jasno określa zasady, jakie obowiązują w danym miejscu, np. wymóg posiadania odpowiednich środków ochrony osobistej czy też przemieszczanie się po wyznaczonych ciągach komunikacyjnych.
Jeśli w standardzie posiadamy ustalony schemat postępowania na danym urządzeniu, to poprawia się także efektywność. Pracownicy nie tracą czasu na „kombinowanie” i szukanie najlepszych nastaw. Mają to zapewnione w opracowanej instrukcji.
Poza biznesowymi aspektami, standaryzacja skraca też czas wdrożenia nowego pracownika do pracy, czyli tzw. on-boarding. Dużą rolę odgrywa tutaj stosowanie znakomitej metody TWI (Training Within Industry), ale o tym innym razem… 😊
Jednym z najczęstszych błędów jest tworzenie standardów bez konsultacji z osobami, których ten standard będzie dotyczył. No bo skoro powiedzieliśmy już sobie, że standard, to najlepszy sposób wykonywania danej czynności, to skąd my (inżynierowie, technolodzy, kierownicy) możemy wiedzieć jaki ten sposób dokładnie jest, skoro nie wykonujemy tych czynności osobiście…? 😊
Jeśli tworzymy standard obsługi danego urządzenia, to powinniśmy go tworzyć (a przynajmniej skonsultować) z osobą, która na tym urządzeniu pracuje. Poza ciekawymi wskazówkami jakie możemy otrzymać, operator poprzez taką współpracę zaczyna już przyswajać wiedzę dotyczącą danego standardu, co za tym idzie, łatwiej nam później będzie go przeszkolić.
Ponadto, dość istotny może być również głos osoby odpowiedzialnej w firmie za BHP, ponieważ wszystkie standardy muszą zapewniać bezpieczny sposób wykonywania pracy.
Nie mniej ważna jest także współpraca z działem jakości, bo wykonywane zadania ujęte w standardzie nie mogą wpływać negatywnie na poziom jakości produkowanych wyrobów.
Tworząc nowy standard, musimy być pewni w czym on ma nam pomóc. Nie ma sensu standaryzować wszystkiego wokół, bo w ten sposób będziemy mieć w organizacji szum informacyjny i nic więcej.
Ważna cecha standardu, jest też taka, że musi on być intuicyjny i „przyjazny” dla użytkownika. Często zdarza się, że tworzone przez inżynierów standardy, zawierają wiele niepotrzebnych i dodatkowych czynności, które zwyczajnie zniechęcają pracowników do korzystania z nich.
Dobry standard to taki, który jest w zasięgu wzroku i pod ręką w danym miejscu pracy. Zrozumiały dla wszystkich i przejrzyście opisany. Standard powinien pomóc nam pozbywać się marnotrawstw z procesów. Powinien zapewniać, że nasza praca jest wykonywana mądrze. 😊
Standaryzacja może dotyczyć każdego zjawiska czy zdarzenia, które towarzyszy nam w organizacji. Może to być standard dotyczący pojedynczego stanowiska, np. sposób montażu śruby do obudowy lub obsługi programu do zarządzania delegacjami. Standard może obejmować również cały proces wraz z przepływem, np. określony czas cyklu, dopuszczalny poziom WIP. Często pomijany jest aspekt standaryzacji w odniesieniu do ogólnofirmowych zasad / reguł. A to przecież także można standaryzować. Można na przykład ustalić standard na temat tego jak przeprowadzać codzienne spotkania, czyli tzw. daily management albo jak przeprowadzać audyt 5S, itp.
Istnieje prosty sposób na skuteczne wdrożenie standaryzacji. Wystarczy przygotować sobie listę kontrolną składającą się z siedmiu pytań, a następnie postępować zgodnie z udzielonymi na nie odpowiedziami… 😊 Przejdźmy razem przez proces standaryzacji obsługi pakowarki:
Sposób obsługi pakowarki X na linii Y, który zawiera etapy: przezbrojenia, czyszczenia, nastaw, obsługi podczas pracy urządzenia
Pracownicy produkcyjni obsługujący urządzenie, brygadzista / team lider, działy wspierające
We wskazanych etapach obsługi urządzenia
Stosujemy na kartoniarce X na linii Y.
Po potwierdzeniu standardu, można przeprowadzić wdrożenie na innych pakowarkach.
Określenie dobrych praktyk z operatorami dotyczącymi wskazanych etapów. Konsultacje praktyk z działem jakości, BHP, utrzymania ruchu, logistyką. To jest bardzo ważne, aby tworzony przez nas standard uwzględniał wszystkie wymagania danych działów i żeby nasze cele były spójne. Bo co z tego, że znajdziemy super sposób, aby produkować szybciej i więcej, jeśli wpłynie to na pogorszenie jakości lub spowoduje ryzyko wystąpienia wypadku?
Ustalenie miar sukcesu, czyli krótko mówiąc to, po czym poznamy że nasz standard dobrze działa.
Pilotaż, to na przykład przeprowadzenie testu tego standardu, sprawdzanie postępów i ewentualne nanoszenie korekt.
Wdrożenie standardu i ciągła komunikacja z pracownikami. Jako sposób monitorowania można przyjąć np. dzienny audyt. Jest to dość ważny punkt, ponieważ bez systematycznej kontroli, nie będziemy w stanie wyłapać momentu, w którym dany standard przestanie obowiązywać / przestanie być aktualny. A to zahamuje nasz rozwój.
SOP – Standard Operating Procedure – formularz ten zawiera cały flow procesu, gdzie widzimy poszczególne kroki jakie powinny być wykonywane w standardzie
Wizualizacja – czyli np. pomocnicze znaki poziome / pionowe albo określone kolory, dzięki którym wiemy co mamy zrobić i jak się zachować
OPL – One Point Lessons – to jednostronicowa instrukcja, która zawiera jakąś lekcje z danej części obsługi pakowarki, to może być np. czynność kalibrowania czy jakiejś nastawy
APP – Arkusz Podziału Pracy – to bardzo fajne narzędzie jest pomocne zwłaszcza tej osobie, która ma później szkolić pracowników ze standardów
„Dlaczego?”, czyli ulubione pytanie Lean’owców 😊 Zadajemy je po to, aby przede wszystkim ustalić sens i cel tworzenia standaryzacji w danym miejscu pracy
Stosuj PDCA do standaryzacji.
Zaplanuj dobry standard, wdróż go, przetestuj i sprawdź czy działa. I wtedy dopiero potwierdź, że jest on obowiązujący i od danego momentu należy go przestrzegać.
Pamiętając przy tym, o wszystkich powyżej wymienionych zasadach, czyli przede wszystkim o dobrej komunikacji i konsultacji z kluczowymi osobami.
Nigdy nie twórz standardów sam! 😊
Podniesiesz dzięki temu satysfakcję pracowników tworzących ten standard, ponieważ poczują oni wówczas realny wpływ na wygląd i przebieg swojej pracy.