Uczestnicy Audytu – Kto jest za co odpowiedzialny?

Proces audytu angażuje szereg osób i podmiotów, których role i obowiązki są kluczowe dla tego procesu. Uczestnicy Audytu mają różne role i odpowiedzialności. Warto je zrozumieć, przede wszystkim dlatego, aby nie brać jako Audytor zbyt dużej odpowiedzialności za cały proces.

Rozpoznajemy sześć różnych ról w trakcie audytu. Trzy pierwsze role są niezbędne i występują zawsze w procesie audytowania. Pozostałe trzy role (od 4 do 6) zależą od danej sytuacji audytu.

1. Klient – organizacja lub osoba zlecająca audyt
2. Audytor – osoba wykonująca audyt
3. Audytowy – osoba lub organizacja, która przechodzi audytu
4. Ekspert techniczny
5. Obserwator
6. Co-auditor *

Uczestnicy Audytu Klient

Klient to organizacja lub osoba, która zleca przeprowadzenie audytu. Jego rola jest kluczowa, ponieważ to on określa cel i zakres audytu.

Obowiązki klienta:

• Inicjuje audyt
• Zapewnia zasoby
• Otrzymuje raport z audytu
• Określa sposób dystrybucji audytu
• Określa cel i zakres audytu
• Analiza i implementacja rekomendacji wynikających z audytu

Klient powinien jasno komunikować swoje oczekiwania i potrzeby, aby audyt przyniósł maksymalne korzyści dla organizacji. Często to właśnie klient jest ostatecznym odbiorcą raportu z audytu i podejmuje decyzje na podstawie jego wyników. Klientem w firmach produkcyjnych, gdzie wykonuje się audyty wewnętrzne i audyty dostawców może być Właściciel Firmy, Prezes Firmy, Dyrektor Jakości. Również Wasz Klient Biznesowy (który kupuje produktu) może być klientem audytu i zlecić go firmie zewnętrznej, aby przeprowadziła taki audyt u Was w firmie. W przypadku audytu certyfikującego, co może wydawać się absurdalne, klientem jest firma zamawiająca taki audyt…

Uczestnicy Audytu – Audytor

Audytor to osoba lub zespół osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie audytu. Jego rola wymaga nie tylko fachowej wiedzy, ale także umiejętności interpersonalnych i analitycznych.

Obowiązki audytora:

• Planowanie i przygotowanie audytu
• Zbieranie i analiza dowodów audytowych
• Ocena zgodności z odpowiednimi standardami i regulacjami
• Identyfikacja obszarów wymagających poprawy
• Sporządzenie raportu z audytu
• Przedstawienie wyników
• Nadzór nad wdrożeniem działań korygujących
• Zachowanie obiektywizmu i niezależności w trakcie całego procesu

Audytor musi posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w dziedzinie, której dotyczy audyt. Powinien także przestrzegać zasad etyki zawodowej i zachować poufność informacji uzyskanych podczas audytu. 

Audytowany

Audytowany to osoba, dział lub organizacja, która podlega audytowi. Jego rola jest kluczowa dla powodzenia całego procesu.

Obowiązki audytowanego:

• Zapewnienie dostępu do wymaganych informacji i dokumentów
• Współpraca z audytorem w trakcie procesu audytu
• Udzielanie rzetelnych i kompletnych odpowiedzi na pytania audytora
• Umożliwienie obserwacji procesów i działań objętych audytem
• Wdrażanie rekomendacji i działań korygujących wynikających z audytu

Audytowany powinien traktować audyt jako okazję do doskonalenia i rozwoju, a nie jako zagrożenie. Otwarta i szczera komunikacja z audytorem jest kluczowa dla uzyskania wartościowych wyników.

Ekspert techniczny

Ekspert techniczny to specjalista w konkretnej dziedzinie, który wspiera audytora w obszarach wymagających specjalistycznej wiedzy.

Obowiązki eksperta technicznego:

• Dostarczanie specjalistycznej wiedzy w określonych obszarach
• Wsparcie audytora w interpretacji złożonych zagadnień technicznych
• Pomoc w ocenie zgodności z branżowymi standardami i najlepszymi praktykami
• Udział w analizie dowodów audytowych w specjalistycznych obszarach

Ekspert techniczny nie prowadzi audytu samodzielnie, ale jego wiedza jest nieoceniona w zapewnieniu kompleksowej i dokładnej oceny audytowanego obszaru. W bardzo dużych organizacjach jest to powszechna praktyka. Audytorzy wspierają się wiedzą specjalistyczną pochodzącą od ekspertów. Warto stosować ten model przy np. audytowaniu procesów produkcyjnych. Wyobraźmy sobie SQE, który posiada w swoim portfolio 30 dostawców i ponad 60 różnych procesów produkcyjnych. Nieosiągalne jest bycie ekspertem w danym zakresie, nawet na poziomie zrozumienia wymagań i dokumentacji. Dlatego jeżeli będziesz w takiej sytuacji nie dźwigaj całej odpowiedzialności na własnych barkach. Wówczas warto wesprzeć się ekspertami technicznymi.

Uczestnicy Audytu Obserwator

Obserwator to osoba, która uczestniczy w audycie, ale nie bierze aktywnego udziału w jego przeprowadzaniu.

Rola obserwatora:

• Obserwacja procesu audytu w celach edukacyjnych lub szkoleniowych
• Zdobywanie doświadczenia w prowadzeniu audytów
• Reprezentowanie interesów określonych stron (np. regulatorów, klientów)
• Ocena procesu audytu pod kątem jego skuteczności i zgodności z procedurami

Obserwator musi przestrzegać zasad poufności i nie może ingerować w proces audytu. Możesz rozpocząć swoją przygodę w audytowaniu jako obserwator. Jeżeli nie masz jeszcze uprawnień, a chcesz być kiedyś audytorem, warto zgłosić się jako obserwator do przełożonego lub kolegi, który audytuje.

Uczestnicy Audytu Co-audytor

Co-audytor to dodatkowy audytor, który wspiera głównego audytora w przeprowadzeniu audytu.

Obowiązki co-audytora:

• Współpraca z głównym audytorem w planowaniu i przeprowadzaniu audytu
• Zbieranie i analiza dowodów audytowych
• Przeprowadzanie wywiadów z personelem audytowanej organizacji
• Przygotowywanie części raportu z audytu
• Wsparcie w formułowaniu wniosków i rekomendacji

Co-audytor działa pod nadzorem głównego audytora może mieć przydzielone konkretne obszary odpowiedzialności w ramach audytu.

Audyt Wewnętrzny Procesu i Systemu ISO 9001, 14001, 45001 – Szkolenie

Jeżeli interesuje Cię ten temat i chcesz zdobyć praktyczną i użyteczną wiedzę od wieloletnich ekspertów, to mamy dla Ciebie idealne rozwiązanie.

Wybierz szkolenie w Szkole Jakości:

• dostępne jest natychmiast,
• w najlepszej rynkowej cenie,
• przygotowane przez ekspertów,
• możesz konsultować się w grupie przez 365 dni od dnia zakupu
• oraz zyskujesz Certyfikaty w dwóch językach wydawane przez instytucję szkoleniową o numerze 2.18/00117/2020.

Dzięki nam nie tylko poszerzysz swoją wiedzę, ale także zyskasz pewność siebie i motywację do dalszego rozwoju.

Nie ograniczaj się do tego, co już wiesz – zacznij budować swoją przyszłość już dziś i poznaj swój pełen potencjał.
🚨 Sprawdź szczegóły na stronie ➡️ Audyt Wewnętrzny Procesu i Systemu ISO 9001, 14001, 45001

Podsumowanie

Znajomość ról uczestników audytu stanowi fundament skutecznego, efektywnego i wartościowego procesu kontroli. Pozwala ona na maksymalizację korzyści płynących z audytu dla wszystkich zaangażowanych stron, jednocześnie minimalizując potencjalne problemy. Dlatego też, zarówno dla profesjonalistów w dziedzinie audytu, jak i dla osób podlegających audytowi, zrozumienie tych ról jest nieodzownym elementem wiedzy i praktyki audytowej, przyczyniającym się do ciągłego doskonalenia organizacji i procesów.