Standaryzacja pracy – 5 zalet wpływających na poprawę jakości

Henry Ford z powodu absencji swoich pracowników na liniach montażowych często miewał kłopoty z produktywnością. Wąsko wyspecjalizowani pracownicy składający pierwsze samochody Forda, byli niezastąpieni. Wynikało to z faktu, że posiadali całkowitą wiedzę na temat danego procesu montażowego. Brak choćby jednego operatora był odczuwalną startą dla właściciela fabryki. Potrzeba jest matką wynalazków, więc zespół Forda myślał i wymyślił. Standaryzacja pracy na stałe zagościła na liniach montażowych fabryki w Detroit a do dzisiaj stosowana jest we wszystkich firmach opartych na filozofii Kaizen czy Lean.

Standaryzacja pracy – definicja

W dużym uproszczeniu standaryzacja pracy polega na spisaniu wszystkich elementów procesu. Wynikiem standaryzacji pracy jest (i tu zaskoczenie 🙂 ) praca standardowa. Oczywiście najczęściej spotkacie się ze standaryzacją pracy procesów produkcyjnych. Czytelne formaty A4 na stacjach spawalniczych czy montażowych to standard w firmach, które chwalą się ISO 9001 lub LEAN’em. Trudniej dopatrzeć się standaryzacji wśród procesów biurowych, nie mniej jednak dostrzegam pozytywny trend również w tym zakresie.

Standaryzacja pracy nie może odbyć się bez trzech poniższych elementów:

• Takt time – czyli czas wykonania jednego produktu w procesie, aby spełnić zapotrzebowanie klienta
• Dokładny opis operacji – punkt po punkcie – z uwzględnieniem takt time’u. Często spotkany w formie wizualizacji.
• Narzędzia – spis narzędzii niezbędne do wykonania danej operacji

Jak już wcześniej wspomniałem, najczęściej informacje te przedstawiane są na kartce A4. Niesie to za sobą szereg udogodnień – podobnie jak w przypadku raportu A3. Wszystkie informacje są dostępne od razu po zerknięciu na arkusz pracy standaryzowanej.

Standaryzacja pracy – wpływ na jakość

Standaryzacja pracy przekłada się w sposób bezpośredni na efektywność i produktywność. Każdy nowy pracownik w firmie po zapoznaniu z arkuszem pracy standardyzowanej z łatwiej przystąpi do wykonywania czynności. Zastąpienie nieobecnego pracownika przez osobę nie pracującą wcześniej na danym stanowisku również zostaje uproszczone.

A co z jakością?

Z mojego punktu widzenia największą wartością dodaną jest stworzenie warunków dużej powtarzalności operacji. Arkusz pracy standaryzowanej z dokładnych opisem operacji oraz narzędzi ogranicza kreatywność operatorów. Pracownik dostaje jasny i czytelny sygnał w jaki sposób ma zrobić daną czynność oraz w jakim czasie. W związku z tym pośrednim wpływem na jakość jest zmniejszenie stresu pracownika. Nowo zatrudniony pracownik, nie musi zastanawiać się jak wykonać daną operację i czy zrobił ją dobrze. Dzięki arkuszowi może zweryfikować sam siebie w bardzo prosty i szybki sposób. Mniej zestresowany pracownik popełnia mniej błędów.

Brak tego typu wytycznych doprowadził by zapewne to sytuacji gdzie trzech różnych operatorów z trzech różnych zmian wykonywało by daną operację inaczej. Czy efekt końcowy byłby różny? Ciężko mi powiedzieć za pewne odchylenia od średniej były dość spore – karta kontrolna by oszalała 😉 . Dodatkowo w przypadku wystąpienia niezgodności analiza problemu i jego przyczyn była by utrudniona. Brak możliwości odwołania się do jednego standardu nasuwał by pytanie „a kto to robi dobrze?”.

Standaryzacja pracy wpływa pozytywnie na jakość z punktu widzenia zmniejszenia produkcji wyrobów niezgodnych. Gdybym mógł podsumować to w punktach, wyglądały by one następująco:

1. Ułatwiony proces szkolenia nowych pracowników
2. Zmniejszenie stresu wynikającego z braku zrozumiałej komunikacji co do oczekiwań na danym stanowisku
3. Powtarzalność czynności u wszystkich operatorów – stabilność procesu
4. Ułatwiona analiza przyczynowo-skutkowa w przypadku wystąpienia problemu
5. Baza do rozwijania procesu oraz jakości produktu

Standaryzacja pracy – przykład arkusza pracy standaryzowanej

Arkusz pracy standaryzowanej może być przedstawiony w różnej formie, to czy spisane kroki operacji będą po lewej czy po prawej stronie nie ma większego znaczenia. Z mojego punktu widzenia istotne jest utrzymanie opisu na jednej stronie A4 –  wszystko dostępne jest po spojrzeniu na kartkę.

Kolejnym ważnym elementem jest czytelny opis czynności, narzędzi oraz materiałów. Czytelny opis to taki, który zostanie zrozumiany przez operatora. Niestety spotkałem się z opisami kroków procesu w stylu „weź część numer 548722, zamontuj na elemencie 34212, dokręć kluczem A219”. Opis ten zapewne jest zgodny z prawdą, ale czy będzie czytelny? Nie sądzę.  Miejcie na uwadze, że standaryzacja pracy ma w pierwszej kolejności ułatwiać pracę operatorom. Zachęcam więc do tworzenia arkuszy pracy standaryzowanej wspólnie z osobami, które te operacje mają wykonywać.

Pamiętajcie również, że nic tak nie przemawia do człowieka jak obraz. Pisać i czytać nauczyliśmy się stosunkowo niedawno, biorąc pod uwagę, że pierwszy człowiek stąpał po ziemi ok 70 000 lat temu. Warto wykonać zdjęcia poszczególnych operacji i umieścić je na arkuszu.

Jestem ciekawe kiedy nastąpi kolejny krok w arkuszach pracy standaryzowanej w formie krótkich filmów… Wyobrażacie sobie tablet na każdym stanowisku pracy, gdzie operator może zweryfikować dokładnie jak wygląda dana sekwencja operacji? Mam nadzieję, że jest to niedaleka przyszłość.

Poniżej znajdziecie przykład arkusza pracy standaryzowanej, jeszcze w formie papierowej 😉 (przykład ze strony leanactionplan.pl).

Standaryzacja pracy – podsumowanie

Wpływ standaryzacji pracy na produktywność jest niekwestionowany. Szybkie wprowadzenie pracownika, wyznaczenie prostych wytycznych oraz oczekiwań co do czasu wykonania operacji ułatwia zarządzanie produkcją. Ja widzę sporą wartość dodaną również w zapewnienie jakości wytwarzanych produktów. Najważniejsze to zapewnienie powtarzalności wykonywania danych operacji oraz możliwość odwołania się do dokumentacji pracy standaryzowanej w przypadku wystąpienia problemu i analiza czy aby na pewno operator wykonywał operacje zgodnie z tym arkuszem.

Photo by Goh Rhy Yan on Unsplash do standaryzacja pracy