Szukając inspiracji na kolejne wpisy na blogu natrafiłem na metody zarządzania i zapewnienia jakości w IT. Od razu zafascynowałem się innowacyjnym podejściem metod Scrum i Agile. Zauważyłem sporo podobieństw do Lean, TQM czy Six Sigma. Uniwersalne zasady przenikają się w zasadzie w każdej z tych „szkół”. Nie mniej jednak Agile i Scrum wydał mi się bardziej przystępny i nastawiony na interakcję ludzi. W tym wpisie chciałbym zaprezentować jak wygląda tablica Scrum. Proste narzędzie do klarownej komunikacji w zespole projektowym lub w dziale. Myślę, że śmiało można ją zastosować także w innych branżach, nie tylko IT.
Co to jest Scrum?
W dużym skrócie, ponieważ nie jest to artykuł o Scrum. W 1986 w Harvard Business Review Hirotaka Takeuchi i Ikujiro Nonaka opisali nowatorskie podejście do zarządzania. W artykule „The New Product Development Game” udowodnili, że dotychczasowe metody zarządzania i produkcji nie są wystarczająco efektywne. Odgórne zarządzanie z wyznaczaniem zadań miało „odejść do lamusa”
Nowe podejście do zarządzania miało za zadanie uwolnienie kreatywnych zasobów zespołu oraz nadanie większej odpowiedzialności. Wydajny team to taki, który pracuje zwinnie, elastycznie oraz wykonuje czynności nakładające się.
Panowie z Japonii wyprzedzili nieco swoje czasy, ponieważ praktyka ta nie została przyjęta. Siedem lat później Jeff Sutherland, zafascynował się pracą kolegów po fachu i w jego głowie zakiełkował pomysł na Scrum. Pomimo zaangażowania Jeff’a Sutherlanda, Scrum potrzebował kolejnych 8 lat, aby przekonać do siebie szefów firm i korporacji. Prawdziwy boom w USA rozpoczął się na początku XXI wieku.
Obecnie w Polsce zauważa się duże wykorzystanie metodologii Scrum czy Agile do zarządzania projektami w IT. Nieśmiało firmy produkcyjne zaczynają wykorzystywać niektóre metod Scrum.
Jeżeli interesują was szczegóły nt. Scrum, polecam serdecznie książęi Jeff Sutherlanda „Scrum. Czyli jak robić dwa razy więcej dwa razy szybciej”.
Co to jest tablica Scrum
Tablica Scrum to wizualne przedstawienie wykonywanych zadań w zespole w przestrzeni danego okresu. W metodzie Scrum wykorzystuje się je w tak zwanej fazie sprintu. Sprint jest to krótki, stały i powtarzalny okres czasu. Długość sprintu jest ustalana tak, aby czas był wystarczający do osiągnięcia celu, ale nie za długi, aby nie znudzić zespołu. Stosuje się różne okresy sprintu od 1 do 4 tygodni, ma to uzasadnienie z punktu widzenia wdrażania projektów IT.
Z mojego punktu widzenia tablica Scrum nadaje się również bardzo dobrze do zarządzania niektórymi działami w firmie produkcyjnej. Metoda ta sprawdzi się na pewno w zespołach wspierających procesy produkcyjne takich jak Dział Jakości, Dział Utrzymania Ruchu, Dział Ciągłego Doskonalenia, Dział RnD itd.
Dlaczego tak bardzo zafascynowałem się tablicą Scrum? Argumentów jest wiele, przede wszystkim bo jest prosta i czytelna, nie zawiera tysięcy pól i kategorii jak tablica Kanban. Jest przejrzysta nawet dla osób, które nie zajmują się danym obszarem. Od razu widoczne jest na jakim etapie jest projekt. Wizualizacja jest również przejrzysta dla zespołu i nie nadaje tonu kaskadowego delegowania zadań.
Najważniejsze w całej idei jest systematyczny przegląd bazując na tablicy Scrum oraz angażowanie w spotkaniach całego zespołu.
Tablica Scrum przykład
Tablica Scrum podzielona jest na pięć kolumn:
- Temat (Story) – opis sytuacji, historia, temat
- Do zrobienia (To Do) – akcje, które należy podjąć aby rozwiązać problem, temat, ukończyć projekt
- W trakcie robienia (Work in process) – rozpoczęcie wykonywania zadania „do zrobienia”, wszystkie zagadnienia rozpoczęte i w trakcie realizacji.
- Do weryfikacji (To verify) – sprawdzenie skuteczności wykonania zadania. W branży programistycznej, najczęściej weryfikacja kodu.
- Gotowe (Done) – zadania zakończone, zweryfikowane.
W obrębie kolumn 2 (To Do) -5 (Gotowe) zadania przesuwane są od lewej strony do prawej, aż osiągną status Gotowe. Decyduje o tym zespół projektowy w trakcie przeglądów projektu.
Przykład wizualizacji tablicy Scrum poniżej:
Podsumowanie
Tablica Scrum to bardzo proste narzędzie, które ułatwia zarządzania projektem. Minimalistyczna tablica pozwala na szerokie spojrzenie na zaawansowanie projektu, zweryfikować problematyczne zadania oraz zaangażować cały zespół. Zdecydowanie namawiam do wypróbowania tej metody nawet poza branżą programistyczną.
