Jak nie marnować czasu wg Six Sigma? Sprawdź DMAIC.

W dobie dostępu do tak wielu źródeł wypełniających czas wolny, bezpowrotnie i bezproduktywnie tracimy minutę za minutą, godzinę za godziną, a często i dzień za dniem. Zegar każdego z nas tyka i nieuchronnie zbliża nas ku końcowi. Jak nie marnować czasu w czasach kiedy zarządzanie nim jest tak skomplikowane? Chciałbym pokazać Wam możliwości DMAIC, jednego z narzędzi Six Sigma, które pomogło mi okiełznać własne marnotrawstwo. Jeżeli uważasz, że na nic nie masz czasu i nie jesteś w stanie wskazać konkretnego powodu, to DMAIC jest dla Ciebie. Kierowanie się poniższymi zasadami pozwoliło mi ograniczyć marnowanie czasu i przeznaczyć go na realizację celów.

Co to jest DMAIC?

DMAIC to akronim używany w filozofii Six Sigma. Jest to narzędzie pomocne w określaniu stanu faktycznego oraz optymalizacji i poprawy tego stanu. Co kryje się za akronimem?

1. Define – Definiuj
2. Measure – Zmierz
3. Analyze – Analizuj
4. Improve – Usprawnij
5. Check – Zweryfikuj

Jak nie marnować czasu? Praktyczne zastosowanie DMAIC.

Spróbujmy więc praktycznie zastosować DMAIC do problemu marnowania czasu.

1. [Define] Problem jest w zasadzie zdefiniowany: brak czasu, marnowanie czasu. Zdefiniuj dodatkowo co rozumiesz, przez marnowanie czasu. Nie dla każdego granie w gry komputerowe to marnowanie czasu (np. zawodowi gracze).
2. [Measure] Six Sigma opiera się na liczbach, wartościach mierzalnych. Jeżeli chcesz wyeliminować straty musisz poznać ich ilość. Wykonaj pomiary: notes, zegarek, „fotografia dnia”. Stwierdzenie fotografia dnia jest zaczerpnięte z podręczników do zarządzania. Mówiąc krótko jest to stan faktyczny, przedstawiony za pomocą mierzalnych wskaźników. W naszym przypadku będą to godziny, minuty i sekundy. Zweryfikuj każdą czynność wykonywaną w ciągu dnia (i nocy 😉 ).
3. [Analyze] Po wykonaniu pomiarów: dziennego, tygodniowego należy wykonać analizę. Uporządkuj dane, wykorzystaj np. diagram Pareto-Lorenza. Wykonaj prostą tabelkę z dwiema kolumnami: czynność – czas. Następnie posortuj dane malejąco według czasu. Sprawdź, ile czasu zajmują ci dane czynności w ciągu dnia, tygodnia. Już wiesz, ile spędzasz czasu na czytaniu Onetu, Instagramie, graniu w gry czy sprawdzaniu poczty. Zastanów się, co jest dla Ciebie marnotrastwem.
4. [Improve] Usprawnij marnujące czas aktywności. Odpowiedz sobie, na jedno zasadniczego pytanie: z czego jesteś w stanie zrezygnować lub co możesz ograniczyć, aby znaleźć więcej czasu na realizację swoich celów. Zapisz na kartce, tablecie, laptopie, smartfonie to co chcesz usprawnić, np. „Ograniczyć Social media z 6 do 3 godzin tygodniowo. Zaoszczędzone 3 godziny przeznaczę na uprawianie sportu”. Niech to będzie mierzalne i konkretne.
5. [Check] Bardzo trudna jest zmiana nawyku. Stwierdzono, że wyrobienie sobie nowego nawyku wymaga powtarzania czynności przez co najmniej 2 tygodnie. Nasz mózg będzie się przed tym bronił. Tylko silna wolna i weryfikacja postanowień, pozwoli na osiągnięcie celu. Każdego dnia, przez pierwsze dwa tygodnie, sprawdzaj to co zapisałeś w punkcie 4 „Improve”. Jeżeli zauważasz problemy, reaguj natychmiastowo. W ten sposób nauczysz się skutecznie jak nie marnować czasu.

Jak przestałem marnować czas dzięki DMAIC.

DMAIC mi pomógł. Do momentu użycia tego prostego narzędzia Six Sigma, nie byłem świadom, że sprawdzam prywatną pocztę od 15 do 26 razy dziennie, co w sumie zabierało mi 30 minut. Nie wnosiło to żadnej wartości dodanej. Co więcej, zrozumiałem, że moje poranki polegają na zaparzeniu kawy i przeglądaniu przez 27 minut Facebook’a, dopóki kawa nie zostanie przeze mnie skonsumowana. Wytworzyłem nieświadomie tego typu niezdrowe nawyki, które okradały mnie z cennych godzin. DMAIC pozwolił mi to usprawnić. Pocztę sprawdzam raz dziennie, a do porannej kawy przeglądam tematyczne blogi lub czasopisma.

Czy nadal zdarza mi się, że marnuję czas? Oczywiście, ale zdecydowanie mniej lub szybko staram się reagować. Pewne jest to, że dzięki analizie DMAIC, zrozumiałem co zajmowało mój czas. Wprowadzone usprawnienia pomogły mi między innymi wygospodarować czas na prowadzenie tego bloga.

Po więcej tego typu wpisów, gdzie narzędzia six sigma, kaizen, lean, przekładam na codzienność, zapraszam do kategorii Jakość Życia

Photo by Harry Sandhu on Unsplash