macierz eisenhowera artur mydlarz

Macierz Eisenhowera – Jak nie utonąć od natłoku zadań i ogarnąć chaos

Temat chaosu i natłoku zadań tuż przed Świętami Bożego Narodzenia wydał mi się “na czasie”. W mniej przyjemnych okolicznościach nawarstwienie się ilości zadań może doprowadzić nawet do wypalenia zawodowego. Wyobraź sobie, że masz 30 tematów, które wymagają twojej uwagi, dostajesz do tego dodatkowy projekt, a kolega z biurka obok prosi cię o pomoc w jednym zagadnieniu. Otwarte pętle zadań w twojej głowie bez nadania priorytetu powodują, że nie potrafisz zakończyć żadnego z nich. Jeżeli nie nauczysz się nadawać priorytetów, utoniesz. Wystarczy poznać Macierz Eisenhowera.

Co to jest Macierz Eisenhowera?

Istnieje jedna prosta metoda, której autorem jest trzydziesty czwarty Prezydent USA Dwight Eisenhower. Facet który zakończył wojnę w Korei i zarządzał napięciami związanymi z zimną wojną z ZSRR – myślę, że możemy zaufać mu w aspekcie nadania priorytetów.

Dopóki nie poznałem macierzy Eisenhowera sam byłem przytłoczony zbyt dużą ilością obowiązków, które starałem się rozwiązać. Jednak ta prosta zasada czterech stref zadań, uwolniła mnie od natłoku zadań.

Macierz Eisenhowera pomaga w prosty sposób podzielić nasze zadania, projekty, prośby od kolegów na cztery różne kategorii. W związku z tym, jesteśmy w stanie skupić się na priorytetach i nawet eliminować zadania, które nas średnio dotyczą.

Jak wygląda zatem Macierz Eisenhowera?

Matryca podzielona jest według czterech kategorii:

  1. Ważne i pilne – pierwszy priorytet,
  2. Ważne, ale nie pilne – tematy istotne dla Ciebie, rodziny, firmy ale mogą być wykonane później,
  3. Pilne, ale nie ważne – proste zadania, zapytania od kolegów, pilne, ale zazwyczaj nie dla Ciebie,
  4. Nie ważne, nie pilne – pożeracze czasu,

matryca eisenhowera artur mydlarz

Macierz Eisenhowera opis poszczególnych kategorii

Umiejscowienie zadań w poszczególnych ćwiartkach może być na początku problematyczne. Postaram się opisać każdą z nich bardziej szczegółowo.

Pierwsza ćwiartka – Pilne i ważne

Inaczej nazywana ćwiartką stresu. Wszystkie zadania, które musisz wykonać sam. W pierwszej kolejności musisz zadać sobie pytanie, czy tylko Ty możesz je wykonać, czy potrzebujesz pomocy. Następnie umieść je w czasie, najczęściej jest to natychmiast lub tego samego dnia i podejmij działanie, nie czekaj. Mówiąc inaczej, jeżeli nie podejmiesz się tych zadań, będzie to miało poważne konsekwencje dla Ciebie, firmy, Twojej rodziny w bliskiej przyszłości.

Przykłady z pracy: reklamacja od klienta, przestój linii produkcyjnej, awaria maszyny, zadanie zlecone przez przełożonego.
Przykłady z życia: odbiór chorego dziecka z przedszkola, naprawa zepsutego samochodu, pomoc w wypadku

Ćwiartka druga – Nie pilne i ważne

Wszystko co jest ważne dla Ciebie, firmy i Twojej rodziny i co możesz zaplanować w czasie. Tutaj znajdą się wszystkie powtarzalne zagadnienia, oraz nowe projekty, które mają określone na sztywno deadliny w przyszłości.

Przykłady z pracy: raport miesięczny, zaplanowanie audytu, prewencyjne akcje jakościowe, półroczny plan rozwoju
Przykłady z życia: ćwiczenia, plany długoterminowe, budowanie relacji, utrzymywanie kontaktu z rodziną

Trzecie ćwiartka – Pilne i nie ważne

Każde z zadań, które nie ma bezpośredniego wpływu na Twoją pracę, cel który realizujesz, ale mogą być pilne dla innych osób. Warto wykonywać te zadania, jeżeli nie zajmują więcej niż jedna minuta. Jeżeli jest inaczej, postaraj się je delegować.

Przykłady z pracy: prośba z innego działu nt. wartości KPI, nietrafione pytania od kolegów, przypisanie zadania, za które nie odpowiadasz
Przykłady z życia: utrzymanie domu, płacenie rachunków,

Czwarta ćwiartka – Nie pilnie i Nie ważne

Pożeracze czasu, często zajmujące największą ilość naszego dnia. Staraj się je eliminować, zarówno w pracy jak i w domu. Unikaj tego typu zadań, będziesz mieć więcej czasu. Zobaczysz jak bardzo uwolnią się Twoje zasoby 🙂

Przykłady z pracy: dyskusje nie na temat, przeglądanie maili, gdzie jesteś w CC, spotkania bez celu, odświeżanie skrzynki pocztowej w oczekiwaniu na maila
Przykłady z życia: oglądanie tv, bezcelowe przeglądanie facebooka, instagrama itp.

Macierz Eisenhowera – podsumowanie

Jestem ciekawy, co sądzisz o takim podejściu do priorytetów? Czy matryca jest w stanie pomóc Ci uporządkować Twój dzień pracy? Zauważasz, że trochę źle do tej pory Twoja praca była organizowana? Jeżeli tak, to cieszę się, że mogłem Ci w jakiś sposób pomóc. Jak już wcześniej pisałem, metoda Eisenhowera usystematyzowała moje podejście do pracy i uchroniła przed natłokiem zadań.

Dodatkowo polecam zapoznać się z interpetacją zasad macierzy Eisenhowera, wykonaną przez Stephen’a R. Coveya. W książce “7 Nawyków skutecznego działania” opisał szczegółowo, na którą z ćwiartek należy kłaść nacisk, aby nie utonąć pod natłokiem zadań.

Photo by Aaron Burden on Unsplash
Photo by Ian Espinosa on Unsplash

Leave a Comment:

2 comments
Dawid M says Styczeń 4, 2018

Bardzo fajnie, że wspomniałeś o książce Covey’a – właśnie z niej nauczyłem się tej metody. 🙂
Twój opis jest jednak dużo krótszy i przystępniejszy. 🙂 Na Coveya trzeba mieć czas…

Reply
    Artur Mydlarz says Styczeń 5, 2018

    Dzięki za komentarz Dawid! Zdecydowanie na Coveya potrzeba czasu i trzeb się skupić. Zdecydowanie polecam poszukać czas, bo książka pozwala otworzyć szerzej oczy ;-).

    Reply
Add Your Reply