5 skutecznych metod na usprawnienie pracy z korespondencją mailową

Outlook może być twoją zmorą lub sprzymierzeńcem w pracy. Coraz częściej komunikacja w organizacji w większości przyjmuje formę pisaną. Jeżeli zdarzyło Ci się otrzymać przynajmniej 50 maili dziennie to wiesz jak trudno odpowiedzieć wszystkim na czas, zająć się swoją pracą i dodatkowo odpowiadać na nowe polecenia od przełożonego. Wówczas niezbędne jest usprawnienie tego procesu! Przedstawię 5 skutecznych metod na usprawnienie pracy z korespondencją mailową. Jako aplikację do zarządzania mailami wybrałem Outlooka, ponieważ to ten program wskazaliście jako najczęściej używany w pracy.

1. Stwórz foldery, ustal priorytety oraz reguły

Ciekawym rozwiązaniem na usprawnienie i uporządkowanie przychodzącej korespondencji jest stworzenie reguł oraz folderów. Reguły umożliwiają automatyczne przesunięcie danego maila z głównego folderu do wcześniej zdefiniowanego. W związku z tym możliwe jest kategoryzowanie wiadomości według odbiorców i nadanie im innych priorytetów. Inaczej potraktujemy maila od przełożonego a inaczej mail o zmianie menu w Kantynie.

Należy zacząć od utworzenia folderów w skrzynce odbiorczej. Jak to zrobić? Ilustracja poniżej:

Ja pogrupowałem foldery według macierzy eisenhowera, pisałem o niej wcześniej na blogu. Jest to bardzo dobra metoda do zarządzania tematami, projektami ale również i wiadomościami przychodzącymi ;). Podzieliłem kategorie folderów wg zasad:

Więcej o tych zasadach przeczytacie w artykule – „Macierz Eisenhowera – Jak nie utonąć od natłoku zadań i ogarnąć chaos”. Kolejnym krokiem jest ustalenie reguł od kogo maile mają trafią do poszczególnych folderów oraz w jakiej częstotliwości foldery przeglądać.

Polecam w pierwszym folderze umieścić przełożonego, pierwszych w hierarchii podległych pracowników (jeżeli ktoś do was raportuje) i uczestników newralgicznych projektów w których bierzecie udział.

Folder drugi i trzeci podlega bardzo subiektywnej ocenie. Nie ważne i pilne mogą być wiadomości, które nie mają wpływu na waszą pracę, ale posiadacie informację, które mogą pomóc komuś innemu, z innego działu.

Folder trzeci – ważne i nie pilne – może zawierać wszystkiego rodzaju biuletyny, informacje, rozporządzenia, zmiany z procesach, regulaminach itp.

Ostatni folder jest oczywisty. Potencjalny spam, czyli maile od osób, które natarczywie lubią umieścić kilkadziesiąt osób w CC, automatyczne maile informacyjne wysyłane do grupy odbiorców. Wszystko co nie ma wpływu na twoją pracę oraz nie wymaga odpowiedzi od Ciebie.

Obawiacie się, że coś wam umknie gdy źle pogrupujecie adresatów? Nic bardziej mylnego. Pamiętajcie, że w sprawach pilnych w pierwszej kolejności adresat powinien porozmawiać osobiście lub użyć telefonu. Dodatkowo, zawsze możecie pozmieniać reguły i uznać, że maile od Pana XYZ są od dzisiaj nie ważne, ale pilne.

Jak stworzyć reguły z punktu widzenia technicznego? Bardzo dobrze rozpisane jest to na stronie Microsoftu – Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą reguł

2. Używaj wzorów e-mail

Czy zdarza Ci się wysyłać maile o podobnej treści? Odpowiedzi na niektóre tematy są praktycznie identyczne, różnią się tylko szczegółami: reklamacje do dostawców, odpowiedzi na reklamacje do klientów, raportowanie wyników projektów itp. itd. Jesteś w stanie zastosować ten sam wzór maila i uzupełniać go o istotne dane, zamiast za każdy razem rozpoczynać pisanie od zera. Zaoszczędzisz w ten sposób sporo czasu i będzie to niewątpliwie usprawnienie Twojej pracy.

W Outlooku istnieje możliwość zapisania maila jako wzoru. Po napisaniu maila, należy wybrać opcję „Save as/Zapisz Jako” a następnie wybrać typ jako Outlook Template / Szablony Outlook. Screen poniżej przedstawia jak to zrobić:

Następnie przy pojawieniu się np. kolejnej reklamacji wystarczy otworzyć wzór i zamienić czerwone iksy na konkretne informacje.

 Kolejnym krokiem po otwarciu okienka ze wzorami jest wybór odpowiedniej kategorii i wskazanie wzoru.

Zaoszczędzony w ten sposób czas możesz przeznaczyć na poznanie skrótów klawiszowych.

3. Używaj skrótów klawiszowych

Jeżeli twój zasób skrótów klawiszowych w Outlooku to tylko Ctrl+c, Ctrl+v to nie dobrze :). Istnieje szereg skrótów klawiszowych, które umożliwią Ci sprawne poruszanie się pomiędzy wiadomościami oraz szybsze odpisywanie.

Wszystkie skróty klawiszowe znajdziecie na oficjalnej stronie Microsoftu „Skróty klawiaturowe w programie Outlook”. Warto wybrać najważniejsze, skopiować, wydrukować i trzymać przy biurku. Czy to usprawnienie? Zdecydowanie tak.

Najczęściej używane skróty klawiszowe w Outlook to:

4. Przeglądaj skrzynkę mailową raz w tygodniu do ZERA

Raz w tygodniu oczyść skrzynkę do zera, tak aby nie mieć ani jednej nie przeczytaj wiadomości. Jest to skuteczna metoda rozpowszechniana przez Davida Allena, twórce GTD. Możesz to robić w momencie przeglądania folderu nie ważnie i nie pilne. Oczyszczenie skrzynki do zera daje poczucie spokoju psychicznego oraz komfortu, że nie przegapiliśmy żadnej informacji.

Chyba, że chcesz się przechwalać ile to nie masz pracy i nieprzeczytanych maili ;)…

5. Nie odpisuj natychmiast, dzwoń jeżeli czegoś nie rozumiesz

Tak jak pisałem już wcześniej: najpilniejsze informacje i zadania powinny być przekazywane ustnie. Nie ma obowiązku odpisywać natychmiast na każdego maila. Postaraj się odpisywać na maile w trakcie swoich przeglądów. Jeżeli sprawa będzie pilna, adresat zadzwoni do Ciebie lub przyjdzie osobiście.

Nastawienie na odpisywanie na każdego maila wpadającego do inboxa spowoduje, że utoniesz w korespondencji. Czasami bywa tak, że część problemów rozwiązuje się sama w przeciągu kilka godzin lub adresat pomylił odbiorcę i nasza odpowiedź nie jest niezbędna.

Dodatkowo warto również używać telefonu lub komunikować się bezpośrednio w przypadku niezrozumiałego maila. Najgorsze co możesz zrobić to potyczki e-mailowe z całą grupą osób w CC, gdzie jedna i druga stronie wymiany zdań nie rozumie do końca zagadnienia. Tego typu sprawy najlepiej wyjaśniać w cztery oczy i nie wciągać w dyskusję niepotrzebnych obserwatorów.

Podsumowanie

Przedstawiłem Ci pięć metod wypracowanych przeze mnie przez kilka lat pracy. Podniosły one znacznie moją produktywność oraz pozwoliły wyjść z permanentnego stanu „odbierz/wyślij”. Jestem przekonany, że choć jeden „trik” pomoże Ci w codziennej pracy i będzie to dla Was usprawnienie.

Jeżeli wpis ci się spodobał zostaw komentarz lub udostępnij go na facebooku. Jeżeli masz swoje sprawdzone metody, podziel się z nimi w sekcji komentarzy.

grafika: Photo by Timothy Eberly on Unsplash do usprawnienia poczty