Udokumentowane informacje. Podstawowe wymagania dokumentów – ISO 9001:2015

Czy wiesz, że nowa norma ISO 9001:2015 nie wymaga posiadania Księgi Jakości? Czy to oznacza, że jest łatwiej uzyskać certyfikat ISO? Z pewnością tak, jeżeli tylko firma wdroży i utrzyma wszystkie wymagane dokumenty, nazwane w normie: Udokumentowane Informacje.
Szał wdrożeń nowych wymagań specyfikacji z 2015 roku mamy już w zasadzie za sobą, ale ciągle pojawiają się pytania o to jakie udokumentowane informacje firma powinna posiadać. W poniższym wpisie znajdziecie podstawowe wymagane dokumenty oraz mapę myśli całej normy ISO 9001:2015 z zaznaczonymi niezbędnymi dokumentami.

Udokumentowane informacje ISO 9001:2015

Nowe wydanie normy określeniem „Udokumentowane informacje” precyzuje wymagane dokumenty, które firma musi wdrożyć i utrzymywać, jeżeli mianuje się certyfikatem ISO 9001:2015. Czym są te dokumenty? Dzielą się na dokumenty utworzone i utrzymywane oraz dokumenty z zapisami.

Udokumentowane informacje – dokumenty wymagane przez ISO 9001:2015:

1. Zakres systemu zarządzania jakością (punkt 4.3)
2. Polityka Jakości (punkt 5.2)
3. Cele organizacji (punkt 6.2)
4. Kryteria oceny oraz zatwierdzenia dostawców (punkt 8.4.1)

Te cztery dokumenty są niezbędne do rozpoczęcia pracy zgodnie z ISO 9001:2015. Istnieje jednak znacznie więcej wymaganych zapisów. Utrzymanie ich jest istotne z punktu widzenia zarządzania jakością w organizacji. Zapisy wymagane są oczywiście tylko wówczas, gdy organizacja wykonuje dany proces. Jeżeli Twoja firma nie prowadzi fazy projektowej, jest zwolniona z utrzymywania udokumentowanej informacji wymaganej w punkcie 8.3

Udokumentowane informacje – zapisy wymagane przez ISO 9001:2015:

1. Zapisy dotyczące kalibracji sprzętu pomiarowego (punkt 7.1.5.1)
2. Zapisy ze szkoleń, umiejętności i doświadczenia personelu (punkt 7.2)
3. Zapis z przeglądu wymagań produktu, usługi (punkt 8.2)
4. Zapis z przeglądu projektowania i rozwoju (punkt 8.3)
5. Zapis z danych wejściowych do produktu lub usługi (punkt 8.3)
6. Zapis z kontroli projektu lub rozwoju (punkt 8.3)
7. Zapis z danymi wyjściowymi produktu lub usługi (punkt 8.3)
8. Zapis zmian w projekcie lub rozwoju (punkt 8.3)
9. Zapis przedstawiający właściwości produktu lub usługi (punkt 8.5)
10. Zapis dt. rejestru własności klienta (punkt 8.5)
11. Zapis z nadzoru nad zmianami produktu, usługi (punkt 8.5)
12. Zapis stwierdzający zgodność produktu zgodnie z kryteriami akceptowalności (punkt 8.6)
13. Zapis dt. rejestru występujących niezgodności (punkt 8.7)
14. Zapis z monitorowania i mierzenia wyników (punkt 9.1)
15. Zapis z planem audytów wewnętrznych (punkt 9.2)
16. Zapis z wynikami audytów wewnętrznych (punkt 9.2)
17. Zapis z przeprowadzonego przeglądu kierownictwa (punkt 9.3)
18. Zapis z akcji korygujących (punkt 10.1)

Procedury nie wymagające udokumentowania wg ISO 9001:2015

Norma ISO 9001:2015 przywołuje również szereg procedur, których udokumentowanie nie jest wymagane. Nie oznacza to, że procedur tych nie należy wdrożyć. Dotyczy to między innymi procedur zarządzania ryzykiem, procedur wewnętrznych audytów czy zarządzania niezgodnościami i akcjami korekcyjnymi.

Z mojego punktu widzenia, warto zainwestować w udokumentowanie również tych procesów. W perspektywie długoterminowej uchroni to firmę przed wieloma pomyłkami i problemami.

Lista procedur, których udokumentowanie nie jest wymagane:

1. Procedura determinowania kontekstu organizacji (punkt 4.1 i 4.2)
2. Procedura określająca ryzyka oraz wyzwania (punkt 6.1)
3. Procedura dotycząca kompetencji, szkoleń oraz świadomości (punkt 7.1.2, 7.2 i 7.3)
4. Procedura dotycząca utrzymania oraz kalibracji sprzętu pomiarowego (punkt 7.1.5)
5. Procedura dotycząca zarządzania dokumentacją i zapisami (punkt 7.5)
6. Procedura sprzedażowa (punkt 8.2)
7. Procedura dotycząca projektowania i rozwoju (punkt 8.3)
8. Procedura dotycząca produkcji oraz serwisu (punkt 8.5)
9. Procedura magazynowania (punkt 8.5.4)
10. Procedura zarządzania wyrobem niezgodnym oraz akcjami korekcyjnymi (punkt 8.7 i 10.2)
11. Procedura dotycząca monitorowania satysfakcji klienta (punkt 9.1.2)
12. Procedura audytów wewnętrznych (punkt 9.2)
13. Procedura dotycząca przeglądu kierownictwa (punkt 9.3)

ISO 9001:2015 Mapa myśli – udokumentowane informacje

Jestem zwolennikiem przedstawiania danych w formie map myśli. Jest to forma łatwiejsza do przyswojenia dla naszego mózgu. Rozpisałem dla Was całą normę ISO 9001:2015 z zaznaczeniem wymaganych dokumentów, czyli udokumentowanych informacji.

W miejscach gdzie znajdują się wykrzykniki na początku i na końcu mowa jest o dokumencie/procedurze. Natomiast tam gdzie widnieją wykrzykniki tylko na początku mowa jest o zapisach.

Pełny rozmiar mapy myśli w formacie PDF znajdziecie na stronie Darmowe narzędzia.

ISO 9001 – Interpretujemy z audytorem jednostki certyfikującej LRQA

✅✅✅✅ Sprawdź też nasze kompleksowe szkolenie z ISO 9001 w formule nagrań wideo i konsultacji 24/7 – teraz TANIEJ w Szkole Jakości

Podsumowanie

Nowe wydanie normy dotyczącej systemów zarządzania jakością ISO 9001:2015 w klarowny sposób określa wymagane dokumenty. Wszystko co posiada adnotację „Udokumentowana informacja” powinno zostać wdrożone i utrzymywane. Z mojego punktu widzenia, warto zainwestować również w udokumentowanie pozostałych, kluczowych procedur. Pozwoli to uniknąć nieporozumień oraz uchroni organizację przed niepotrzebnymi stratami czasu czy pieniędzy.

Photo by João Silas on Unsplash do Udokumentowane Informacje ISO 9001:2015