fbpx
ISO 9001 pkt 9.3 - przegląd zarządzania

ISO 9001 pkt 9.3 – Przegląd zarządzania – jak wygląda?

W dzisiejszym świecie, w którym jakość, efektywność i doskonałość są kluczowymi celami organizacji, normy międzynarodowe odgrywają istotną rolę w kształtowaniu standardów i praktyk biznesowych. Jednym z najważniejszych standardów, który kieruje organizacjami w kierunku doskonalenia, jest ISO 9001:2015. Ten dokument nie tylko stanowi wyznacznik systemu zarządzania jakością, ale również zapewnia ramy dla procesów ciągłego doskonalenia. ISO 9001 pkt 9.3 mówi nam co to jest Przegląd Zarządzania, który pełni kluczową rolę w zapewnianiu, że organizacje osiągają swoje cele jakościowe i dostosowują się do zmieniających się warunków rynkowych. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej temu istotnemu punktowi, analizując jego znaczenie, cele oraz praktyczne zastosowanie w kontekście ciągłego doskonalenia procesów i wydajności organizacji.

ISO 9001 pkt 9.3 – Przegląd zarządzania

W naszych rozważaniach nad wymaganiami ISO 9001:2015 dotarliśmy do punktu 9.3 Przegląd zarządzania.

W podpunkcie 0.3.2 Cykl „Planuj – Wykonaj – Sprawdź – Działaj” znajdziemy Rysunek 2, gdzie przedstawiono, jak Rozdziały 4 do 10 mogą być pogrupowane w powiązaniu z cyklem PDCA. Przegląd zarządzania znajduje się w trzeciej ćwiartce – „Sprawdź”.

Sprawdzamy zatem czy to co sobie założyliśmy – działa, czy zgadza się z tym co zaplanowaliśmy. Sprawdzamy to poprzez (wcześniej omówione):

  • monitorowanie, pomiary, analizę i ocenę,
  • badanie satysfakcji klienta,
  • audit wewnętrzny i właśnie
  • przegląd zarządzania.

W innym ujęciu, za Dariuszem Antończykiem, możemy wskazać trzy poziomy sprawdzenia wg normy:

  • I Poziom:
    • kontrola na poziomie operacyjnym (pomiary przyrządami pomiarowymi),
    • kontrola na poziomie zarządczym (wskaźniki procesu),
  • II Poziom – audity wewnętrzne,
  • III Pozom – przegląd zarządzania.

Co to jest Przegląd zarządzania?

Przegląd zarządzania to spotkanie, w którym uczestniczy najwyższe kierownictwo organizacji: prezes, dyrektor zarządzający itp. Jednym słowem osoby decyzyjne, które kierują organizacją oraz np. kierownicy działów i właściciele procesów systemu zarządzania jakością.

Celem przeglądu zarządzania jest, mówiąc ogólnie, ocena funkcjonowania systemu zarządzania jakością oraz ustalenie czy istnieje potrzeba zmian w tym systemie.

Mam jednak przekonanie, że wspiera on również ogólną świadomość jakości oraz podnosi poziom komunikacji w organizacji.

Nieodłącznym elementem tego spotkania jest podejmowanie decyzji, które często wiążą się z finansami. Jak również tych, o charakterze strategicznym dla organizacji. Dlatego bez osób decyzyjnych przegląd zarządzania nie może być efektywny.

Norma nie precyzuje z jaką częstotliwością ów przegląd zarządzania powinien być przeprowadzany. Podkreśla jednak, że w zaplanowanych odstępach czasu. Zwykle odbywa się on jeden raz w roku. Choć możemy go również podzielić na etapy, robić przeglądy częściowe co kwartał, a na koniec roku pełne podsumowanie.

Dane wejściowe do przeglądu

To co jest naprawdę istotne to kompletne dane wejściowe do przeglądu.

Norma stawia wymaganie, aby uwzględnić w nim przynajmniej następujące elementy:

1. Status działań podjętych w wyniku wcześniejszych przeglądów zarządzania

Sprawdzamy zatem, czy decyzje, które powzięliśmy i działania, które zaplanowaliśmy wcześniej zostały zrealizowane, a jeżeli nie – zrewidujmy dlaczego tak się stało – czy przez zaniedbanie, czy też świadomą zmianę. Oczywiście organizacja, która dopiero buduje system i przeprowadza pierwszy przegląd – z przyczyn oczywistych, nie może uwzględnić tego punktu.

2. Zmiany czynników zewnętrznych i wewnętrznych wpływających na system zarządzania jakością

To nowy obszar do analizy w stosunku do poprzedniego wydania normy i odnosi się do kontekstu firmy. Żyjemy w dynamicznie, ciągle zmieniającym się świecie i, chcąc nie chcąc, musimy brać pod uwagę zmiany, ponieważ mogą mieć wpływ na planowanie systemu zarządzania jakością i mogą być wykorzystane jako dane wejściowe do opracowania zmian w systemie i strategii organizacji.

Omawiając ten temat podczas przeglądu zarządzania można poruszyć zarówno zmiany w przepisach prawnych dotyczących firmy, jak również zmiany w wymaganiach klientów i tendencje rozwojowe w sektorze gospodarki, do którego należy firma. Zewnętrznymi czynnikami istotnymi dla firmy mogą być także zmiany w najbliższym jej sąsiedztwie, np. wybudowanie nowego biurowca obok firmy może stworzyć problem z miejscami parkingowymi dla klientów i dostawców firmy. Nie należy zapomnieć o zmianach wewnętrznych. Istotna zmiana poziomu zatrudnienia w firmie, zmiany personalne na stanowiskach kierowniczych, modernizacja parku maszynowego lub zmiana siedziby – to wszystko ma wpływ na pracę firmy, a więc może być przedmiotem przeglądu.  

3. Trendy w zakresie:

  • zadowolenia klienta i informacji zwrotnych od istotnych stron zainteresowanych (w tym reklamacje, nowe kontrakty, zlecenia, udział w rynku, relacje),
  • realizowania celów jakości – ponieważ powinny być spójne z polityką jakości (jako część strategii organizacji) przegląd zarządzania to bardzo dobra okazja aby zrewidować aktualność polityki jakości,
  • zgodności procesów i wyrobów, i usług z naszymi ustalonymi wejściami,
  • niezgodności, korekcji, akcji korygujących i prewencyjnych,
  • wyników monitorowania i pomiarów,
  • wyników auditów wewnętrznych, certyfikujących, klientowskich, dostawców (w tym m.in. trendów dotyczących niezgodności, potencjałów, oszczędności),
  • działalności zewnętrznych dostawców – to trzeci, z nowych punktów, dodanych w tym wydaniu normy do danych wejściowych przeglądu.

Umieszczenie tego punktu podkreśla wagę współpracy i dobrych relacji z dostawcami w prowadzeniu biznesu. Omówienie tego tematu może wychodzić poza ocenę dostawców. Może ono nawiązywać do analizy struktury dostawców oraz ich istotności dla firmy. Oczywiście nie dla każdej firmy współpraca z dostawcami będzie równie ważna. Tam gdzie nie kupuje się surowców, a firma wykonuje usługi własnym personelem, tam działania dostawców mogą być tylko dodatkowym, pobocznym aspektem przy przeglądzie zarządzania.

4. Adekwatności zasobów

W tym informacje w zakresie zapotrzebowania w obrębie zasobów ludzkich, infrastrukturalnych, środowiskowych, zasobów do monitorowania i pomiarów, wiedzy, kompetencji i komunikacji).

5. Skuteczności działań uwzględniających zidentyfikowane ryzyka i szanse.

To kolejny nowy obszar do analizy w stosunku do poprzedniego wydania normy i odnosi się do punktu 6.1 normy. Organizacja powinna umieć ocenić, czy podjęte działania przyczyniły się do, mówiąc ogólnie:

  • dla czynnika ryzyka – zmniejszeniem prawdopodobieństwa, ułatwieniem identyfikacji, zmniejszeniem znaczenia skutków itp.,
  • dla szansy – wielkością korzyści uzyskanych w efekcie jej wykorzystania.

Dlatego tak ważne jest, aby już na etapie planowania systemu zarządzania jakością zidentyfikować zagrożenia, ryzyka i szanse. Zaplanować działania, które wniosą wartość dodaną do organizacji. A nie będą tylko zaspokojeniem wymagania auditora z jednostki certyfikującej.

6. Możliwości ciągłego doskonalenia

Zważywszy na to, że każda organizacja jest inna, oprócz wymaganych normą elementów, dobrą praktyką jest uwzględnienie innych, kluczowych dla danej firmy, tematów, takich jak chociażby wyniki finansowe.

W jaki sposób przedstawić przegląd zarządzania?

O oczekiwany sposób prezentacji wyników warto zapytać najwyższe kierownictwo, jednak z całą pewnością dla sprawnego przeprowadzenia przeglądu zarządzania rekomendowałabym ustalenie głównego celu i opracowanie szczegółowej agendy spotkania oraz delegowanie na poszczególnych jej uczestników opracowanie, w ustalony wcześniej sposób, danych. Przy projektowaniu sposobu prezentacji warto rozważyć te zestawienia, tabele, wykresy, którymi posługujemy się na co dzień, ponieważ raz – ich forma jest wszystkim znana, a po drugie – aby nie dokładać sobie czasochłonnej i nikomu niepotrzebnej pracy.

I tutaj możemy posiłkować się proponowanymi przez inż. Artura Mydlarza następującymi formami podania informacji:

  • Prosta forma (wykresy, tabele).
  • Liczby i Dane ważniejsze od słowa pisanego.
  • Umieszczaj to co istotne dla Systemu i dla szefostwa.
  • Filtruj informacje, które dostarczają Ci dane wydziały, wybieraj to co istotne.
  • Ustal jeden standard, jeden format – prosta prezentacja – kilkanaście slide’ów.
  • Nie bój się zmieniać formy, na prośbę najwyższego kierownictwa.

Kto przygotowuje przegląd zarządzania?

Wcześniej, kiedy obowiązywało poprzednie wydanie ISO 9001, przegląd zarządzania był przygotowywany przez Pełnomocnika ds. jakości. Obecne wydanie normy nie wymaga tej funkcji, jednak musi być osoba czy osoby, które zorganizują i skoordynują to spotkanie. A co ważne delegują przygotowanie danych wejściowych na tych, którzy mają dostęp do nich i najlepszą wiedzę. Kto inny jak nie właściciel procesu produkcyjnego będzie lepiej znał jego efekty funkcjonowania, realizację wskaźników, potrzeby zmian itd. Kto lepiej od osoby zarządzającej programem auditów będzie znał wyniki auditów?

Spotkania w tak szerokim gronie nie odbywają się często. Zwykle spotykamy się w wąskim gronie by omówić palące tematy czy nowe projekty dotyczące konkretnego wydziału.

Na przeglądzie zarządzania spotykają się naprawdę najważniejsze osoby w firmie. Wykorzystajmy tę możliwość! Przygotujmy się do spotkania w sposób przemyślany i zaplanowany. Oprócz wymaganych danych z naszych obszarów możemy również powiedzieć o potrzebach, pomysłach na nowy projekt, o tym co wydaje się nam ważne ale wymaga poparcia najwyższego kierownictwa. Nie zapomnijmy i w tym względzie uzasadnić naszych pomysłów twardymi danymi czy faktami.

Podsumowanie i dane wyjściowe z przeglądu

Kiedy już dokonamy przeglądu danych wejściowych i omówimy je przychodzi czas na podjęcie konkretnych decyzji i zaplanowanie działań z nimi związanych. Efektem przeglądu zarządzania są, w nomenklaturze normy, dane wyjściowe.

Raport podsumowujący nasz przegląd zarządzania powinien zawierać zadania dotyczące:

  • możliwości doskonalenia – tzn. w jakich obszarach możemy działać lepiej, możemy być bardziej wydajni, bardziej konkurencyjni, itd. ,
  • potrzeby zmian w systemie zarządzania jakością – tzn. coś co wdrożyliśmy nie spełnia założonej roli, lub np. z powodu zmian w wymaganiach klienta – wymaga przeprojektowania,
  • potrzeby w zakresie zasobów – np. w zakresie nowych inwestycji, chociażby zakupu nowej maszyny, powołania większej liczby auditorów wewnętrznych i dodatkowych szkoleń dla nich.

Nie muszą to być zadania szczegółowe, ale przynajmniej na tyle konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie (SMART), abyśmy na następnym przeglądzie mogli ocenić status ich realizacji.

Pamiętajmy, że zgodnie z wymaganiami normy z tych danych wyjściowych organizacja powinna przechowywać udokumentowane informacje.

Poza wszystkim historyczne zapisy ze spotkania będą przydatne podczas kolejnych przeglądów zarządzania oraz auditów.

ISO 9001 pkt 9.3 – Co musi być spełnione w firmie?

Na punkt 9.3 Przegląd zarządzania  – składają się podpunkty:

  • 9.3.1 Postanowienia ogólne. W odniesieniu do którego organizacja jest zobowiązana przeprowadzać przegląd systemu zarządzania jakością w zaplanowanych odstępach czasu. Celem przeglądu jest zapewnienie stałej przydatności systemu, jego adekwatności, skuteczności, oraz zgodności ze strategią organizacji.
  • 9.3.2 Dane wejściowe do przeglądu zarządzania. W odniesieniu do tego punktu norma wymienia następujące wejścia do przeglądu:
    • status działań podjętych w wyniku poprzednich przeglądów,
    • zmiany istotnych czynników zewnętrznych i wewnętrznych,
    • informacje zwrotne dotyczące funkcjonowania i skuteczności systemu, w tym trendów w obszarze:
      • satysfakcji klienta i informacji zwrotnych od istotnych stron zainteresowanych,
      • stopnia realizacji celów jakości,
      • efektów działania procesów i zgodności wyrobów i usług,
      • niezgodności i akcji korygujących,
      • wyników monitorowania i pomiarów,
      • wyników auditów,
      • działalności zewnętrznych dostawców,
    • adekwatność zasobów,
    • skuteczność działań uwzględniających ryzyka i szanse,
    • możliwości ciągłego doskonalenia.
  • 9.3.3 Dane wyjściowe z przeglądu zarządzania. W odniesieniu do tego punktu norma wymaga aby dane wyjściowe z przeglądu zawierały decyzje i działania związane z:
    • możliwościami doskonalenia,
    • potrzebami zmian w systemie,
    • potrzebami w zakresie zasobów.

Organizacja powinna przechowywać udokumentowane informacje jako dowód wyników przeglądów zarządzania.

ISO 9001 pkt 9.3 – Jakie dokumenty?

Nadrzędnymi dokumentami do wejścia do przeglądu zarządzania będą:

  • zakres systemu zarządzania jakością (pkt 4.3),
  • polityka jakości (pkt 5.2.2 a),
  • cele organizacji (pkt 6.2.1),
  • kryteria oceny oraz zatwierdzenia dostawców (pkt 8.4.1).

Ponadto, przygotowując dane wejściowe, już na wstępie będziemy mieli, np. w formie prezentacji, résumé informacji z całego systemu zarządzania jakością.

ISO 9001:2015 wymaga w tym obszarze jedynie udokumentowanych informacji dotyczących wyników przeglądów zarządzania. Może nim być dokument w postaci raportu, w którym ujmiemy w formie opisowej, w punktach dane wyjściowe wymienione wyżej. Oczywiście raport powinien być autoryzowany. Podpisany przez najwyższe kierownictwo i opatrzony datą. Konkretne zadania powinny być rozpowszechnione – kaskadowane w dół do uprawnionych pracowników.

ISO 9001 pkt 9.3 – Jakie procesy?

Z definicji przegląd zarządzania obejmuje cały system zarządzania jakością organizacji, a więc wszystkie jego procesy, mianowicie:

  • procesy zarządcze,
  • procesy główne,
  • procesy pomocnicze,
  • procesy zewnętrzne,
  • procesy specjalne.

ISO 9001 pkt 9.3 – Jakie dowody pokazać na audycie?

Jak już zaznaczyłam wcześniej, przeglądy zarządzania należy skrupulatnie zaplanować i zorganizować.

Niezbędne jest przygotowanie, zebranie i opracowanie informacji, i danych nazwanych przez normę danymi wejściowymi. Z tych czynności możemy posiadać korespondencję (np. wytyczne dla kierowników z poszczególnych działów – co i w jakiej formie mają opracować).

Przegląd zarządzania warto rozpocząć od podpisania formalnej listy obecności.

Kiedy auditor poprosi nas o dowody na spełnienie wymagań normy możemy pokazać prezentację. W której znajdują się w całości wymagane dane wejściowe lub dane cząstkowe służące do jej przygotowania, m.in. action plan, rejestr reklamacji, CAPA, KPI, ocena dostawców, zrównoważona karta wyników (scorecard), analizę PEST (dla kontekstu organizacji), analizę SWOT (dla analizy szans i zagrożeń) itp., itd.

W odpowiedzi na wymaganie normy dotyczące udokumentowanych informacji jako dowodu wyników przeglądów zarządzania możemy mieć raport (autoryzowany i opatrzony datą). Uwzględniający dane wyjściowe lub inny dokument, który będzie zawierał decyzje i działania, projekty, akcje, bądź zmiany wynikające z przeglądu.

Możemy mieć również zrewidowane i zmienione wydanie polityki jakości.

I na koniec możemy pokazać w jaki sposób decyzje i działania są kaskadowane w „dół” organizacji. W jaki sposób będą realizowane (harmonogram), nadzorowane itd.

ISO 9001 pkt 9.3 – Praktyczny przykład

Jeżeli czytacie ten artykuł to prawdopodobnie będziecie albo organizowali przegląd zarządzania, albo zostaniecie poproszeni o przygotowanie informacji na jego potrzeby ze swojego działu / obszaru. Mam przekonanie, że nie przysporzy Wam to trudności.

Dlatego proponuję abyście pochylili się raczej nad propozycjami dotyczącymi:

  • możliwości doskonalenia, np. systemowym wprowadzeniem metody FMEA, jako skuteczniejszej od dotychczasowej, w kontekście spełnienia wymagań zawartych w normie do działań odnoszących się do ryzyk i szans, w związku z tym zainicjowanie działań szkoleniowych związanych z tą metodą,
  • potrzebami zmian w systemie zarządzania jakością, np. aktualizacją systemowej dokumentacji,
  • potrzebami dotyczącymi zasobów, np. zapotrzebowaniem na nowe stanowisko pracy, które usprawni pracę działu.

Pamiętajcie, że każda propozycja powinna być poparta, najlepiej, argumentami opartymi na faktach. Dlaczego? „Bo z faktami się nie dyskutuje” – jak mawiał „mój” prezes.

Szkolenie ISO 9001 System i Narzędzia – zrozum w przystępny sposób – szkolenie online dostępne natychmiast

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat normy ISO 9001, zapraszam na szkolenie. ISO 9001 System i Narzędzia. W przystępny sposób dowiesz się co to jest norma ISO 9001. Zrozumiesz każdy punkt od 0 do 10. Nie czekaj tylko działaj – dla czytelników tego artykułu przygotowaliśmy specjalny kod: ISO9001 , który daje dodatkowo 20% upustu.

Szkolenie prowadzone jest w przystępnej formie i bardzo zrozumiałym języku. Jedną z przykładowych lekcji możesz sprawdzić poniżej.

Nasze szkolenie to:

  • 60 lekcji wideo, w której omawiamy każdy punkt normy
  • przykładowe narzędzia, dokumenty i odpowiedzi dla audytora, aby spełnić wymagania
  • 365 dni dostępów do materiałów
  • 365 dni wsparcie trenera w zamkniętej grupie

Nie czekaj – poznaj więcej szczegółów na temat szkolenia i skorzystaj z kodu: ISO9001, który obniży cenę kursu o 20%!! ????

>>>> Chcę poznać szczegóły Szkolenia <<<<

Podsumowanie 

Za przeprowadzenie przeglądu zarządzania odpowiedzialne jest najwyższe kierownictwo. Pamiętajmy jednak, że jest to wspaniała okazja do tego, aby w tak szerokim gronie, przy udziale osób decyzyjnych, wziąć aktywnie w nim udział. Przez pewien czas wspólnie budowaliście system. Teraz przyszedł czas na podsumowanie działań. Wasz bierny udział w przeglądzie to wielka strata dla systemu organizacji. Jesteście jego częścią. Dokształcajcie się, szukajcie nowych rozwiązań, nowych szans, aby system zarządzania wnosił rzeczywistą wartość dodaną do firmy. A nie był tylko marketingową sztuczką, certyfikatem bez potwierdzenia w rzeczywistości.

System zarządzania jakością to wspaniałe narzędzie wspierające procesy decyzyjne.

Jeżeli ktoś czuje niedosyt po tym artykule, proszę pytać, chętnie odpowiem. Jestem do Waszej dyspozycji!

Autorka: Edyta Nogaj