W światowym krajobrazie biznesowym, norma ISO 9001 stała się synonimem doskonałości zarządzania jakością. ISO 9001 pkt 4.3 i 4.4 odgrywają ważną rolę w ugruntowywaniu jej podstaw i zrozumieniu jej głębokiej istoty. Punkt 4.3 skupia się na definiowaniu zakresu systemu zarządzania jakością, dostarczając ramy dla organizacji w celu identyfikacji wymogów oraz oczekiwań stron zainteresowanych. Z kolei punkt 4.4 rzuca światło na zarządzanie procesami i podkreśla, jak te procesy są wzajemnie powiązane, co jest kluczowe dla efektywności systemu. W tym artykule zagłębimy się w te dwa elementy, aby lepiej zrozumieć ich znaczenie i aplikację w praktycznym środowisku biznesowym.
Pkt 4.3 ISO 9001:2015 mówi nam czym jest zakres systemu zarządzania jakością.
Zakres systemu zarządzania jakością opisuje do jakich wyrobów i usług, które to organizacja dostarcza swoim klientom, odnosi się system.
W celu ustalenia zakresu systemu norma wymaga, aby określić granice i możliwości zastosowania systemu zarządzania jakością.
Norma wymaga również, aby przy określaniu zakresu organizacja rozważyła nie tylko wyroby i usługi organizacji, ale również:
Punkty 4.1 i 4.2 normy szczegółowo omówiłam w artykule dotyczącym kontekstu organizacji.
Jak to będzie wyglądało w praktyce? Np. jeśli oczekiwaniem klientów jest dystrybucja produktu za pomocą określonej technologii – w tym wypadku sklepu internetowego, zakres będzie wskazywał: „Marketing produktów na platformie internetowej.”
Organizacja powinna stosować wszystkie! wymagania ISO 9001:2015, jeżeli mają one zastosowanie w ramach określonego zakresu jej systemu zarządzania jakością. Innymi słowy – nie można wyłączyć lub pominąć żadnego wymagania normy. Chyba, że to wymaganie nie ma zastosowania do naszego systemu zarządzania jakością. Wówczas możemy uzasadnić naszą decyzję przedstawiając obiektywne dowody. Niezastosowanie danych punktów normy nie ma wpływu na zgodność wyrobów i usług oraz na zwiększenie satysfakcji klienta.
Tak więc, zakres systemu powinien również zawierać wyłączenia i wskazywać, której lokalizacji organizacji one dotyczą. Decyzję podejmiemy najskuteczniej dokonując przeglądu możliwości stosowania wymagań ze względu np. na wielkość i złożoność organizacji, przyjęty model zarządzania, zakres działań organizacji, ryzyka i szanse itd.
Należy pamiętać, że każda lokalizacja organizacji objęta zakresem, musi być auditowana oddzielnie.
Dokładne i prawidłowe zdefiniowanie zakresu jest kluczowe. Określa nie tylko jakie wyroby i usługi obejmuje. Determinuje procesy, operacje, działania (takie jak np.: produkcja, marketing, sprzedaż, serwis, wsparcie administracyjne, projektowanie i rozwój), a także zasoby.
Kolejny punkt normy – 4.4 System zarządzania jakością i jego procesy. Punkt ten precyzuje według jakich zasad powinien być ustanowiony system zarządzania jakością oraz wskazuje wymagania względem procesów.
Te zasady to:
Norma ISO 9001:2015 stosuje podejście procesowe. Umożliwia to organizacji efektywne planowanie procesów, ich interakcji (pkt 0.1 Postanowienia ogólne). A co za tym idzie – skutecznej realizacji wyrobów i usług.
W systemie zarządzania jakością musimy ująć wszystkie procesy, które są potrzebne do realizacji wyrobów i usług. Mające wpływ na ich przeznaczenie i jakość.
W jaki sposób zidentyfikować procesy i określić, które z nich powinniśmy objąć systemem? Nie jest łatwo je zauważyć. Jeżeli organizacja nie stosowała do tej pory podejścia procesowego, to nie udokumentowano procesów w żaden sposób. Z pomocą mogą nam przyjść gotowe narzędzia i metody. Należy wybrać takie narzędzie czy metodę, która jest najbardziej odpowiednią dla „naszej” organizacji i jej procesów. Niezależnie od tego powinniśmy przeprowadzić analizę poszczególnych działań, które są wykonywane.
Idąc od góry:
Kolejność działań w identyfikacji procesów, za dr hab. Sławomirem Wawakiem[i], może wyglądać następująco:
Uwaga: warto zastanowić się na ile jest rzeczywiście zasadne, aby w tej konkretnej organizacji prowadzić głęboką dekompozycję procesów. Z jednej bowiem strony dużym i złożonym procesem trudniej się zarządza niż mniejszym. Wprowadzenie podziału między procesami wprowadza czynnik ryzyka. Pamiętajmy, że najczęściej niesprawności występują na granicach między procesami. Z kolei w większym procesie łatwiej jest znaleźć potencjały doskonalenia:
Przez wskazanie powyższych narzędzi i metod chciałam tylko zasygnalizować, że nie jesteśmy bezradni w budowaniu jakości w organizacji. Lecz dysponujemy pewną gotową wiedzą, którą możemy wykorzystać.
Efektem identyfikacji procesów i działań w organizacji, która obejmuje system zarządzania jakością jest najczęściej grafika, tzw. mapa procesów. Mapa procesów ilustruje procesy i ich zastosowanie w organizacji oraz sekwencje tych procesów i ich wzajemne oddziaływanie.
Procesy dzielimy na:
Dodatkowo musimy pamiętać, aby zdefiniowane procesy odnosiły się do odpowiednich wymagań normy ISO 9001:2015. Takich jak np. przegląd zarządzania, zarządzanie zasobami, ale także wielu wymagań jakościowych dotyczących funkcjonowania systemu. Na przykład, kiedy projektujemy proces ofertowania lub sprzedaży wyrobów klientowi, musimy wziąć pod uwagę specyfikację zawartą w punkcie normy 8.2 Określenie potrzeb rynku i interakcje z klientami.
Procesy zewnętrzne, tzw. outsourcing, występują wówczas, kiedy organizacja zdecydowała się na wykonanie pewnego procesu. Bądź działania przez organizację zewnętrzną (dostawcę zewnętrznego). Procesy zlecone na zewnątrz, które są częścią wyrobu lub usługi, muszą być zidentyfikowane i włączone do systemu zarządzania jakością. Organizacja powinna zapewnić, że procesy zlecone na zewnątrz są nadzorowane (pkt 8.1). Innymi słowy, przekazanie zadania dostawcy zewnętrznemu nie zwalnia organizacji z odpowiedzialności za zgodność ze wszystkimi wymaganiami klienta, ustawowymi i regulacyjnymi.
Kiedy już spełniliśmy wymaganie pkt 4.4 normy, które mówi, że organizacja powinna określić procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością i ich zastosowanie w organizacji, powinniśmy spełnić kolejne – zgodne z klauzulą tego samego pkt, tj. określić:
Powyższe elementy składają się na opis procesu, który można zawrzeć opisowo np. w tzw. karcie procesu.
ISO 9001:2015 wymaga również, aby:
Szczegółowe wymagania dotyczące oceny zamierzonych wyników w procesach znajdziemy w pkt 9 normy – Ocena efektów działania.
Dodatkowo organizacja musi zainicjować działania doskonalące obejmujące cały system i systematycznie identyfikować możliwości doskonalenia działań i procesów w nim zawartych. W praktyce, projektując i definiując procesy systemu zarządzania jakością, organizacja powinna wdrożyć metody i narzędzia, które pozwolą na identyfikację możliwości doskonalenia, np. Cykl PDCA (w szczególności omówiony w pkt 0.3.2 normy), metody statystyczne, modelowanie procesów, przeprojektowanie i reengineering, selekcja procesów itp.).
Pkt 4.3 ISO 9001:2015 zawiera następujące wymagania względem organizacji:
Pkt. 4.4 ISO 9001:2015 zawiera wymagania względem organizacji, które mówią, że organizacja powinna:
Jako udokumentowane informacje możemy posiadać np.: mapę procesów, opisy procesów, procedury, instrukcje pracy i inne dokumenty odnoszące się do czynności realizowanych w tych procesach, np. w procesie sprzedaży wyrobów do klienta musimy wziąć pod uwagę specyfikację zawartą w pkt 8.2 Wymagania dotyczące wyrobów i usług; określając zasoby będziemy odnosili się do specyfikacji zawartej w pkt 7.1 Zasoby; i dalej – odpowiedzialność i uprawnienia w procesach mogą znaleźć się w opisie stanowiska pracy; wskaźniki procesów, wyniki, trendy i ich analiza – w przeznaczonym do tego celu arkuszu Excel; raport z przeglądu zarządzania itd.
W rozdziale 7.5 Udokumentowane informacje omówione są metody i podstawy definiowania i utrzymywania udokumentowanych informacji .
ISO 9001:2015 w pkt 4.3 Określenie zakresu systemu zarządzania jakością – definiuje, w jakich obszarach i granicach działa organizacja oraz opisuje wyroby i usługi, zasoby, procesy, operacje, do których odnosi się system jakości, natomiast w pkt 4.4 System zarządzania jakością i jego procesy – stawia wymagania organizacji, aby ta określiła procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością i ich zastosowanie w organizacji oraz sekwencje tych procesów i ich wzajemne oddziaływanie.
Procesy zarządzania (czy też zarządcze) w każdej jednostce organizacyjnej (posiadającej system zarządzania) są podobne do siebie i sprawują nadzór nad dokumentami tego systemu. Taki punkt widzenia prowadzi nas do konkluzji, że zakres systemu zarządzania jakością, sam system i jego procesy są objęte procesem zarządczym organizacji.
Jak już wspomniałam wyżej, aktualna norma nie wymaga prowadzenia Księgi Jakości. Dlatego zakres wraz z ewentualnym wyłączeniem i uzasadnieniem tego wyłączenia oraz informacją jakiej lokalizacji dotyczy zakres – można zawrzeć np. w Polityce Jakości. Zakres systemu zarządzania jakością będzie także zawarty na Certyfikacie systemu zarządzania jakością.
Co się tyczy samego systemu zarządzania jakością oraz procesów pkt 4.4.2 wymaga w tym obszarze udokumentowanych informacji. Przykłady opisałam w rozdziale wyżej „Jakie dokumenty”.
Poniżej przykładowe zakresy dla systemu zarządzania jakością:
Poniżej przykładowe wyłączenia z tytułu:
„Organizacja nie rozwija żadnych wyrobów i usług”
„Organizacja nie posiada pod nadzorem, nie używa, nie przechowuje, nie utrzymuje zapasów ani nie inwentaryzuje mienia należącego do klientów lub dostawców zewnętrznych.”
Na podstawie mapy procesów (rysunek), kierując się zaznaczonymi powiązaniami i wymaganiami ISO 9001:2015 uzupełnijmy wspólnie przykładową kartę procesu:
KARTA PROCESU PG-2 ZAKUPY
Proces ma na celu dokonywanie zakupów, usług i wyrobów o wymaganej jakości u nadzorowanych dostawców, którzy są oceniani na podstawie zdefiniowanych kryteriów doboru oraz poddawani okresowej ocenie
Kierownik Działu Zakupów i Logistyki
Właściciel firmy za:
Kierownik Działu Zakupów i Logistyki za:
Kryteria oceny i wskaźniki:
Wartości wskaźników do ustalonych kryteriów definiowane są na przeglądzie zarządzania i zawarte w karcie wskaźników.
Rozważcie, jak mogłaby wyglądać Wasza karta procesu tak, aby wszystkie potrzebne informacje wynikające z wymagań normy znajdowały się w jednym miejscu.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat normy ISO 9001, zapraszam na szkolenie. ISO 9001 System i Narzędzia. W przystępny sposób dowiesz się co to jest norma ISO 9001. Zrozumiesz każdy punkt od 0 do 10. Nie czekaj tylko działaj – dla czytelników tego artykułu przygotowaliśmy specjalny kod: ISO9001 , który daje dodatkowo 20% upustu.
Szkolenie prowadzone jest w przystępnej formie i bardzo zrozumiałym języku. Jedną z przykładowych lekcji możesz sprawdzić poniżej.
Nasze szkolenie to:
Nie czekaj – poznaj więcej szczegółów na temat szkolenia i skorzystaj z kodu: ISO9001, który obniży cenę kursu o 20%!! ????
>>>> Chcę poznać szczegóły Szkolenia <<<<
Mam nadzieję, że artykuł pomógł Wam zrozumieć co to jest zakres systemu zarządzania jakością oraz jak rozumieć system zarządzania jakością oraz jego procesy.
Jeżeli ktoś czuje niedosyt po tym artykule, proszę pytać, chętnie odpowiem.
Autorka wpisu: Edyta Nogaj – LINKEDIN
[i]Dr hab. Sławomir Wawak, prof. UEK, Identyfikacja procesów, online:Jakość zarządzania 9.09.2021 https://www.youtube.com/watch?v=eN38X29R4aY&t=58s , dostęp: 10.03.2023