TimeBoxing to prosta metoda zarządzania swoim czasem i zadaniami. Jest ona dodatkowo piekielnie skuteczne. Jeżeli masz problem ze zbyt wieloma tematami, ilość zadań Cię przytłacza, nie potrafisz tego opanować, to jesteś w dobrym miejscu. Elon Musk, Bill Gates i również Artur Mydlarz (tak to ja) stosują TimeBoxing. Dzięki tej metodzie skupisz się na jednym zadaniu, zwiększysz swoją dyscyplinę oraz uciekniesz od perfekcjonizmu. Zaczynajmy.
TimeBoxing – dlaczego stosuje?
Od dłuższego czasu dostaje od Was pytania – jak jestem w stanie robić tak dużo?
Od 2022 prowadzę kilka dużych projektów: tego bloga, portal edukacyjny szkolajakosci.pl, tworzymy firmę rekrutującą dla inżynierów qualityjobs.pl oraz rozpocząłem tworzenie portalu edukacyjnego dla inżynierów lean-produkcji akademialean.pl. Plus do tego cała obsługa Facebook’a, Instagrama, Youtube’a
Jak to wszystko spiąć, pracując w zasadzie w pojedynkę? Właśnie poprzez maksymalne wykorzystanie czasu i TimeBoxing. Nie wyobrażam sobie innego podejście przy tak wielu tematach.
Coś podobnego stosowałem nieświadomie, pracując jako Manager Jakości, gdzie również tych tematów było „pod korek”.
TimeBoxing – co to jest?
Na czym polega TimeBoxing? Pisząc w skrócie: otwierasz swój kalendarz i wprowadzach Bloki Czasowe na konkretne zadanie.
Zamiast pracować reaktywnie i reagować na to co się dzieje (maile, telefony) – pracujesz według swojego schematu.
Oznacza to, że ustalasz konkretną dawkę czasu na konkretne zadanie w ciągu dnia/tygodnia.
Jeżeli ustawisz taki BOX w swoim kalendarzu – traktujesz to jak spotkanie z samym sobą i pracujesz w totalnym skupieniu.
Dla większych zadań/tematów możesz blokować więcej bloków. Ważne, aby bloki nie były za długie (łatwo wtedy uciec w prokrastynacje, przeglądanie maila, Social Media itd.)
TimeBoxing – Zalety
Według mnie największą zaletą jest to, że pracujesz na swoich zasadach. Kreaujesz swój dzień pracy. Wymaga to sporej dyscypliny i skupienia, ale przynosi piekielne dobre rezultaty.
Wielu inżynierów pracuje na SYGNAŁ… Czeka na maila, telefon, zgłoszenie w systemie o problemie i zaczyna działać… Widziałem wiele osób, które przez 30 minut odświeżały swojego Outlooka, czekając bezskutecznie na maila.
Najczęściej, później te osoby twierdziły, że nie mają na nic innego czasu… Non-sens.
Jakie są jeszcze inne zalety?
Łatwiej zmuszasz się do wykonania niewygodnych zadań. Po prostu masz to wbite w kalendarzu, siadasz i robisz, jeżeli przyjdzie czas. Unikasz odwlekania.
Limitujesz czas na dane zadanie. Uciekasz od niepotrzebnego perfekcjonizmu. Uwierz mi, że są takie zadania, które można zrobić w 2 godziny lub w 10 godzin. Wszystko zależy od człowieka i jego podejścia. Nie chodzi tutaj o bylejakość, ale o ograniczenie swojego dążenia do perfekcji i nadmierne przetwarzanie (MUDA ALERT ;))
Zwiększasz maksymalnie swoją produktywność, skupiasz się na jednym zadaniu. Gdy wejdzie Ci to w nawyk – działasz jak maszyna.
Twoim punktem wyjścia w ciągu dnia jest KALENDARZ, a nie EMAIL co zmienia całkowicie perspektywę pracy i zarządzania czasem.
Na najważniejsze tematy ustalasz sobie poranne godziny, gdzie masz najwięcej energii i pozwala Ci to się wprowadzić w odpowiedni rytm pracy
Twój Kalendarz jest wypełniony zadania. UNIKASZ W TEN SPOSÓB BEZPRODUKTYWNYCH SPOTKAŃ. Jeżeli ktoś zobaczy Twój kalendarz, wrzucając Ci zaproszenie i zobaczy, jak jesteś zajętą osobą – to zastanowi się 3 razy czy naprawdę jesteś potrzebny/a na tym spotkaniu.
Dzięki Timeboxing możesz uniknąć opóźnień, niskiej jakości oraz nadmiaru przetwarzania danych zadań. Czas codzienie leci nieubłaganie, TimeBoxing daje nad nim większą kontrolę niż kompulsywne przeglądanie Maila i czekanie na telefon.
TimeBoxing – jak to zorganizować w kalendarzu?
Być może szukasz idealnego wzorca? W dalszej części znajdziesz przykład mojego kalendarza. Pamiętaj, że bardzo dużo zależy od charakteru pracy, ilości spotkań i zadań do wykonania. TimeBoxing to uniwersalna metoda, może być stosowana przez inżyniera jakości jak i przez Prezesa firmy. Jak pewnie wiesz, kalendarze będą wypełnione innymi zadaniami.
To co może być uniwersalne i co mogę ci doradzić to zablokowania sobie dwóch 30 minutowych sesji na e-maile.
Pierwsza sesja rano po przyjściu do pracy
Druga sesja na zakończenie pracy
Tak, tyle i tylko tyle. Dobrze, zapytasz – „A co jak będzie coś pilnego?”. Uwierz mi, jak będzie coś naprawdę pilnego, to nikt nie wysyła maila. Jeżeli to robi i nie dostaje odpowiedzi powinien przyjść, lub zadzwonić. Szanujmy się.
Ustalenie dwóch takich BOX’ów sprawia, że nie sprawdzasz kompulsywnie maila co 10 minut. Wymaga to dużej dyscypliny (sam nad tym pracuję), ale daje ogromne poczucie panowania nad czasem i nie wybija z rytmu pracy.
Kolejne zadania w ciągu dnia również podziel na 30-60 minutowe bloki. Ja preferuje krótsze bloki, nawet dzieląc zadanie na 2-3-4 części. Dlaczego? Po każdych 30 minutach tracimy koncentracje, spada nasza wydajność. Warto wówczas zrobić 5-minutową przerwę (uwzględniam ją w 30 minutowym bloku). Jest to znana technika z Pomodoro.
A co ze spotkaniami? Jak to ogarnąć?
Im wyżej w hierarchi firmy, tym więcej spotkań. Tak to już niestety wygląda. Jak to pogodzić z techniką TimeBoxing?
Spotkania ogólnie dzielą się na kilka typów:
Spotkania regularne, powtarzalne (codzienne odprawy, przeglądy wyników itd. itd.)
Spotkania organizowane przez Ciebie (spotkania z produkcją, dostawcami, klientami, dochodzenia 8D, audyty itd.)
Spotkania projektowe, regularne, prowadzone przez innych (jesteś np. członkiem grupy projektowej)
Spotkania nieregularne, prowadzone przez innych (nagłe sprawy, zaproszenie jako eksperta do danego tematu, sprawy kadrowe itd.)
Jak widzisz w przypadku pierwszych 3 spotkań masz pełną kontrolę. Co zrobić z 4 typem spotkań? Gdy zapełnisz kalendarz swoimi zadaniami, pozostaw 3 razy w tygodniu 1h-1,5h luki na takie zaproszenia. Gdy nie otrzymasz zaproszenia na spotkanie wykorzystaj je np. na 5S swoich tematów, na 5S swojej skrzynki mailowej, na przeglądnięcie swoich tematów wg. zasad PDCA. Lub po prostu idź na kawę :D, albo jeszcze lepiej niezapowiedziany Quality Walk.
TimeBoxing – mój przykład
Od 2018 prowadzę firmę szkoleniową szkolajakosci.pl, do maja 2020 pracowałem jeszcze na etacie i godziłem ze sobą jedną i drugą pracę. Firma i moje działania dość mocno się rozrosły i dzisiaj mówimy o kilku większych przedsięwzięciach. Być może mój kalendarz podpowie Ci jak ułożyć sobie Twoje zadania i tematy w pracy w jakości.
Jak widzisz, bloki są krótkie, poza spotkaniami, które muszą tyle trwać.
Mam pozostawione również wolne bloki na nieoczekiwane tematy, na propozycje spotkań itd.
Jeżeli skończę dany task wcześniej (mam godzinę, a zrobię w 45 minut) – to staram się przez 15 minut zweryfikować czy wszystko jest ok lub wprowadzić jakieś małe usprawnienie lub po prostu odpocząć :D.
Jeżeli masz pytania co do mojego dnia pracy – pisz śmiało.
Podsumowanie
Wierzę, że przekazałem Ci największe zalety TimeBoxing i zaczniesz stosować tę metodę. Wiem też, że trudno pokonać własne nawyki i przyzwyczajenia. Wiem, że pojawi się opór przed wdrożeniem tej metody, ale uwierz mi – JEST ONA PIEKIELNIE SKUTECZNA. Jeżeli tylko uda Ci się ten opór pokonać – będziesz w fajnym, produktywnym miejscu. Twoja efektywność przełoży się na lepsze kompetencje i docenienie w pracy.
Super artykuł. Staramy się w sklepie pracować możliwie efektywnie i wydajnie jednak nie zawsze jest to takie łatwe. Myślę, że warto skorzystać z Twoich (i Elona:D) rad.
Pozdrawiam
