Jesteśmy w tym mistrzami w życiu codziennym. Tak, w podejmowaniu akcji tymczasowych do naszych problemów. Pomimo tego, że te działania nie rozwiązują tak naszych problemów. Z czego to wynika? Z dawkowanych nam informacji o natychmiastowym działaniu, reklam tabletek przeciwbólowych i środków odchudzających itd. itd. Akcje tymczasowe są potrzebne, ale tylko na chwilę. Później trzeba przejść do kolejnych punktów metody 8D, ale dzisiaj skupmy się na tych akcjach tymczasowych :). Zaprzaszam do wpisu Metoda 8D – Punkt 3D

Metoda 8D – Punkt 3D – Akcje tymczasowe

Podejmij skuteczne akcje tymczasowe i tylko te, które są koniecznie. Pamiętaj, co za dużo, to nie zdrowo. Warto zdefiniować też formę raportowania i zbierania danych z akcji tymczasowych, często te akcje ratują ciągłość produkcji.

Zapraszam do szczegółowego omówienia punktu 3D:

• akcje tymczasowe wobec klienta
• działania tymczasowe na magazynie
• akcje tymczasowe na produkcji
• wykorzystanie standardów OPL i planów kontroli
• ustalenie metod zbiera i raportowania wyników akcji tymczasowych

Metoda 8D – Punkt 3D Akcje tymczasowe – Notatki

ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW METODĄ 8D

Akcje tymczasowe jak sama nazwa wskazuje są podejmowane na limitowaną ilość czasu. To nie jest permanentne rozwiązanie istniejącego problemu, ale najlepsze co możesz na ten moment zaproponować, aby zminimalizować straty. Wprowadź je stanowczo, ale z głową, aby zyskać jak najwięcej lub stracić jak najmniej.

Akcja tymczasowa to wszelkie działanie, które powoduje usunięcie problemu. Są to akcje, które sprawiają, że proces może być kontynuowany, a klient nie jest zagrożony.

Podczas wprowadzania akcji tymczasowych zwróć uwagę na komunikację. Aby komunikacja była dobra, powinna być prosta i zrozumiała dla wszystkich. W korporacji do przedstawienia problemu warto zastosować tzw. OPL – one point lesson. Jest to karta ze zdjęciami ukazującymi jak wygląda produkt zgodny i jak wygląda produkt niezgodny. Jest to prosta formuła zrozumiała dla wszystkich, wystarczy taką kartę rozesłać do wszystkich, którzy mają styczność z częściami zainfekowanymi.

Akcje tymczasowe, które należy wprowadzić:

– zablokowanie wysyłek do klienta – może to być tylko na godzinę, ale dopóki nie ustalisz
 i wprowadzisz metody weryfikacji, która da Ci pewność, że wadliwe produkty nie trafią do klienta, powinieneś/powinnaś to zrobić. Pomimo wszelkich oporów ze strony działu sprzedaży czy logistyki. Jeżeli jesteś pewien/pewna, że klient dostał części wadliwe poinformuj go o tym. Jeżeli nie jesteś pewien/pewna zrób wszystko, aby taką pewność uzyskać, a w międzyczasie poinformuj o takiej możliwości. W przypadku takiej komunikacji użyj standardowego szablonu
z 5W2H podając, ile sztuk potencjalnie może być zagrożonych lub od kiedy wystąpił problem.

– odseparowanie wszystkich potencjalnie zagrożonych części:

• z magazynu wyrobów gotowych – jeżeli nie były wysyłane na bieżąco do klienta
• proces produkcji – części będące w trakcie produkcji
• z magazynu części dostarczonych przez dostawcę – jeżeli problem dotyczy dostawcy

W toku wykonywania akcji tymczasowych pamiętaj o zabezpieczeniu klienta zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego. Jeżeli jest taka możliwość zapewnij alternatywne źródło produktu zgodnego.

Takim alternatywnym źródłem może być:

– druga linia produkcyjna produkująca ten sam produkt, ale wolny od powstających niezgodności

– drugi dostawca tego samego półproduktu, jeżeli Twoja firma korzysta z dwóch źródeł dostaw, a problem dotyczy dostawcy. W takiej sytuacji poinformuj działy zakupów i logistyki, aby zwiększyli zapotrzebowanie na części od tego dostawcy

Tymczasowa bramka kontrolna

Jeżeli nie jesteś w stanie zapewnić alternatywnego źródła produktu zgodnego zainstaluj tymczasową bramkę kontrolną. W tym celu:

– zdefiniuj plan inspekcji:

• określ metodę inspekcji (suwmiarka, wzornik, wizualnie)
• ilość części sprawdzanych na serię produkcyjną
• częstotliwość kontroli
• kryteria akceptacji (np. na podstawie OPL)
• postępowanie z częściami niezgodnymi (np. raz na zmianę przeniesienie do kwarantanny – jest to miejsce, gdzie przetrzymuje się sztuki niezgodne, które są później złomowane, naprawiane lub odsyłane do dostawcy)

– zdefiniuj metodę zbierania danych –określ w jaki sposób będziesz informowany o ilości części niezgodnych:

• arkusz Excel
• papier i długopis
• wewnętrzne oprogramowanie

– zdefiniuj metodę raportowania wyników

• częstotliwość (co godzinę, co zmianę, co tydzień)
• jakich narzędzi jakościowych użyć – wykresów Pareto, Run Chart itd.

Rezultatem wprowadzenia takich akcji tymczasowych powinno być:

• zabezpieczenie klienta
• jednopunktowa lekcja (OPL)
• tymczasowe bramki jakościowe
• odseparowane sztuki niezgodne od zgodnych
• niezgodne sztuki zamknięte w kwarantannie

Działania w punkcie 3D muszą być konkretne i wprowadzane stanowczo. W tym punkcie nie ma miejsca na niepewność i działanie w szarej strefie. Musisz być pewien, że klient jest zabezpieczony, a sztuki niezgodne odseparowane i przeniesione do kwarantanny.

Ta zasada może frustrować ludzi
pracujących w dziale sprzedaży czy logistyce, ale niestety to jest konieczność, należy minimalizować
ryzyko u nas. Jeżeli klient dostanie produkt 2 godziny później niż planowo to nic złego się nie stanie,
ważne aby ten produkt był zgodny. Poinformujcie również klienta o możliwym escape jeżeli macie
pewność, że klient mógł dostać produkty niezgodne.

Tutaj na bazie 5W2H powinniście już zebrać takie informacje a jeżeli nie jesteście pewni to upewnijcie się. Musicie być pewni czy niezgodności dotarły do klienta i go o tym poinformować, lub musicie być pewnie żeby taka sytuacja nie ma miejsca i go o tym nie informować.

Pamięta o zachowaniu dobrej i jasnej komunikacji zwłaszcza z firmami zewnętrznymi, które często są zatrudniane do takich działań jak odseparowywanie części. Bardzo ważne jest to w jaki sposób zbierasz dane i w jaki sposób je później przedstawiasz dalej. Ważne jest, żebyś trzymał/-a rękę na pulsie, żeby nie zabrakło produktu u klienta, a także półproduktu do bieżącej produkcji. Podejmuj racjonalne działania bazując na faktach, danych i logice. I bądź w tych działaniach stanowczy.

Metoda 8D – Punkt 3D Akcje tymczasowe – Transkrypcja

Transkrypcja to zapis podcastu.

Akcja tymczasowa – wszelkie działanie które powoduje usunięcie problemu i zapewniają, że :
a) Proces może być kontynuowany,
b) Klient nie jest zagrożony.

Jeżeli pracujecie w dużej firmie to dobrze wiecie, że komunikacja jest bardzo ważna aby dobrze
zarządzać problemem, bo jeżeli ta komunikacja będzie słaba to będzie bardzo dużo niepotrzebnych
błędów i problemów które będą się powtarzać.

Więc komunikacja musi być jak najprostsza, jak
najbardziej zrozumiała przez wszystkich oraz musi być skuteczna. A jak najlepiej się komunikować?
Przez obraz. Dlatego najlepiej poinformować organizację za pomocą lekcji jednopunktowej, tzw.
„OPLki”. Wówczas każdy w firmie będzie wiedział co jest problemem, a co nim nie jest.

One point lesson to jest zdjęcie pokazujące co jest niezgodnością i zgodnością – to powie więcej niż
obszerny opis, dziesiątki e-maili i zebrania. Prosta formuła wysłana do wszystkich osób które mogą
być zaangażowane w ten problem, po to, żeby było wiadome, że takich rzeczy nie wypuszczamy z
procesów i magazynu do klienta.

Akcje tymczasowe – zabezpiecz klienta

Pierwsza podstawowa rzecz z akcji tymczasowych to jest zablokowanie wysyłek do klienta. Musimy
mieć pewność, że potencjalnie zainfekowane produkty nie zostaną wysłane, że nasze produkty są
przesegregowane i że nasza bramka kontrolna działa poprawnie i nie wypuści złych sztuk do klienta.
Dopiero po przesegregowaniu możemy zwolnić dostawę.

Lepiej przyznać, że doszło do wysłania produktu niezgodnego, bo później to i tak wyjdzie, a klient w takich poważniejszych sytuacjach często kontaktuje się z prezesem firmy i do niego wysyła informację, że mamy niezgodność. Jeżeli osoby zarządzające firmą dowiedzą się, że Ty prowadzić dochodzenie 2 tygodnie a klient jest niepoinformowany, że może być niezgodność to może być nieciekawie.

Jeżeli kontaktujecie się z klientem to użyjcie standardowego opisu problemu, użyjcie metody 5W2H,
podajcie ile sztuk niezgodnych może być u klienta – jeżeli macie rozeznanie. A jeżeli nie to
powiedzcie od kiedy podejrzewanie, że ten problem się pojawił . Wasz klient nie jest finalnym
klientem, on sam może te produkty zainstalować i dalej wysłać w świat, miejcie to na uwadze.

Metoda 8D – Punkt 3D – odseparuj produkt niezgodny.

Kolejną akcją tymczasową jest odseparowanie potencjalnie zagrożonych części. Gdzie takie części
mogą być? Mogą znajdować się na magazynie wyrobów gotowych – materiał po wszystkich
procesach, który stoi na magazynie od dwóch tygodni, ponieważ przez ten czas nie było wysyłki.
Należy przesegregować cały ten materiał. Segregacja może być również na dziale produkcji, jeżeli w
trakcie produkcji są jakieś części w WIP-ie czyli WORK IN PROGRESS, tam też należy zrobić segregację
zanim zainstalujemy jakąś bramkę jakościową. Jeżeli problem dotyczy dostawców to przesegregować
należy materiał który jest na magazynie i nie został wydany jeszcze do produkcji.

Jeżeli w materiale surowym znajdziemy jakieś niezgodności to musimy poinformować o tym dostawcę.
Musimy zabezpieczyć klientów wewnętrznych i zewnętrznych. Jeżeli jest taka możliwość, to
zapewniajmy alternatywne źródło produktu zgodnego.

Jeżeli u Was w produkcji są dwie linie produkcyjne, które produkują ten sam produkt to bardzo możliwe, że problem z procesem jest tylko na jednej. Jeżeli problem dotyczy materiału od dostawcy i są dwa źródła materiału surowego, warto rozważyć zwiększenie zamówień od dostawcy B jeżeli z dostawcą A jest coś nie tak. Dzięki drugiemu
dostawcy mamy więcej czasu na oddech i racjonalne działanie.

Dodatkowa kontrola jakości

Zainstalowanie dodatkowej, tymczasowej kontroli/inspekcji.

1. Zdefiniuj plan inspekcji:
   1. Wybierz metodę inspekcji (wzornik, suwmiarka, metoda wizualna);
   2. Określ jaka ilość musi być sprawdzona na serię produkcyjną. Przy dużych problemach na początek  polecam 100%, a później w zależności od tego jak  będzie wyglądać sytuacja z kontrolą to można to zmniejszać;
   3. Określ częstotliwość;
   4. Zdefiniuj kryteria akceptowalności na podstawie One Point Lesson które już macie;
   5. Określ co zrobić z znalezionymi niezgodnościami. Określ że, np. raz na zmianę sztuki niezgodne mają być oddzielone i zamknięte do kwarantanny. Ludzie mogą nie wiedzieć i nie domyślać się co mają robić jeżeli my im tego nie przekażemy. Szczególnie kiedy korzystamy z firmy zewnętrznej a to jest dość znana metoda żeby segregować sztuki i żeby nie odciągać osób  z standardowej pracy. Wynajmuje się firmy zewnętrzne które segregują produkty i w takim wypadku ta komunikacja jest jeszcze ważniejsza, to jak im przekazujemy informację i czy wszystko jest jasne.
2. Zdefiniuj metodę zbierania danych.
   Musisz mieć informację na bieżąco ile jest sztuk zgodnych/niezgodnych z danego  dnia, ponieważ może być tak, ze problem będzie się powtarzał od dwóch miesięcy i każda informacja o sztukach niezgodnych jest na wagę złota. Wybierz metodę rejestru danych:
   1. Wewnętrzne programy w firmie;
   2. Plik excel dzielony na jakimś dysku – codziennie może ktoś co zmianę (np. brygadzista zmiany) wpisywać pomiary kontroli, ile sztuk jest zgodnych i niezgodnych, jaki jest status procentowy, można posiłkować się wykresem.  Wszystko jest w jednym pliku, nie trzeba chodzić, wypytywać i sprawdzać;
   3. Kartka i papier – najłatwiejsza forma.
3. Zdefiniuj metodę raportowania:
   1. Frekwencja raportowania – czy informacje są potrzebne co godzinę, raz na dzień czy raz na tydzień;
   2. Narzędzia jakościowe – zdefiniuj jakich narzędzi potrzebujesz (Pareto, Ram chart).

Metoda 8D – Punkt 3D

Wynikiem z akcji tymczasowych będą:

• zabezpieczenie klienta przed produktem niegodnym z prawie 100% skutecznością (udowodnione jest, że kontrola wizualna jest skuteczna tylko w 80%, tak działają ludzie więc nie złość się na kontrolerów jeśli coś puszczą niezgodnego);
• one point lesson który definiuje w prosty sposób sztuki zgodne i niezgodne;
• tymczasowe bramki jakościowe w procesie lub magazynie;
• sprawdzany stock magazynowy (materiał gotowy lub surowy);
• sztuki niezgodne w kwarantannie, czyli w miejscu gdzie przetrzymuje się sztuki przeznaczone do złomowania, naprawy lub odsyła do dostawcy.

Problem Solving 8D – Szkolenie

Jeżeli interesuje Cię ten temat i chcesz zdobyć praktyczną i użyteczną wiedzę od wieloletnich ekspertów, to mamy dla Ciebie idealne rozwiązanie.

Wybierz szkolenie w Szkole Jakości:

• dostępne jest natychmiast,
• w najlepszej rynkowej cenie,
• przygotowane przez ekspertów,
• możesz konsultować się w grupie przez 365 dni od dnia zakupu
• oraz zyskujesz Certyfikaty w dwóch językach wydawane przez instytucję szkoleniową o numerze 2.18/00117/2020.

Dzięki nam nie tylko poszerzysz swoją wiedzę, ale także zyskasz pewność siebie i motywację do dalszego rozwoju.

Nie ograniczaj się do tego, co już wiesz – zacznij budować swoją przyszłość już dziś i poznaj swój pełen potencjał.
🚨 Sprawdź szczegóły na stronie ➡️ Problem Solving 8D

Podsumowując

Działania muszą być stanowcze i czarno-białe, tutaj nie ma miejsca na szarość. Musicie być przekonani, że klient jest zabezpieczony i że sztuki niezgodne trafią do kwarantanny. Musicie zadbać o bardzo dobrą komunikację bo to jest temat niestandardowy, bardzo często się w go angażuje ludzie którzy się tym nie zajmują (np. firmy zewnętrzne). Bardzo istotne jest również to w jaki sposób zbierasz dane i przedstawiasz je dalej.