fbpx
Inżynier Jakości
Będę Ci także wdzięczny za każdy komentarz i Twoje “Lubię to”. Pomóż mi szerzyć informację o jakości i przekaż adres bloga wszystkim Twoim znajomym 🙂 Z góry Ci za to dziękuję.
metoda 8D - punkt 2D

Metoda 8D – Punkt 2D – Opis problemu 5W2H

Rozwiązywanie problemu ze źle opisanym problemem, to jak jazda na rowerze z zamkniętymi oczami. Jedno i drugi raczej skończy się nieprzyjemnie… Pomogę Ci je otworzyć – szeroko. Czas przejść do kolejnego punktu powszechnej metody rozwiązywania problemu: Metoda 8D – Punkt 2D

Metoda 8D – Punkt 2D – podcast

Notatki z podcastu:

 

Metoda 8D – PUNKT 2D – opis problemu

Jeżeli źle opiszesz problem i do końca go nie zrozumiesz, albo nie zastosujesz właściwych metod, to możesz później popełnić szereg błędów.

Najczęstsze z nich to:

  • podejmowanie nieodpowiednich działań tymczasowych
  • nieprawidłowo poprowadzona analiza przyczynowo skutkowa
  • … i co za tym idzie nieodpowiednie akcje korygujące, prewencyjne itd. itd.

Jeżeli nie będziesz wiedział/-a do końca, co jest problem, to jak możesz znaleźć jego przyczynę?

 

Metoda 8D – Punkt 2D – 5W2H

Najważniejsza rzecz ułatwiająca dobry opis problemu to zastosowanie prostej metody. Ja polecam używać zawsze metody 5W2H. Ta metoda daje bardzo dobry pogląd na to co się dzieje z problemem. Jest także przydatna do przeprowadzenia dyskusji albo zrozumienia argumentów drugiej osoby w trakcie dyskusji. Metoda 5W2H bazuje na 7 pytaniach – pięciu na `w` i dwóch na `h`:

Pytania na W

  • WHO? – Kto znalazł problem? Kto go zgłosił? – Nie chodzi o to, żeby zrzucić winę za problem na tą osobę, ale o to, aby mieć osobę kontaktową, wiedzieć do kogo się zgłosić, żeby uzyskać więcej informacji. Kto może nam pomóc w zrozumieniu tego problemu? Jest to bardzo ważne, bo czasami ktoś coś zgłosi, ktoś inny powtórzy i gdy pojawi się jakiś problem z dokładnym zrozumieniem jakiegoś aspektu, nie wiemy do kogo się zwrócić.
  • WHERE? – Czyli gdzie stwierdzono problem? – Bardzo ważny element, aby podjąć później działania tymczasowe czy korekcyjne lub żeby zrozumieć jakie obszary są zainfekowane danym problemem. Musimy dokładnie wiedzieć: Na jakiej linii produkcyjnej czy montażowej się to stało? W jakim miejscu tej linii? Na jakiej operacji? Jeżeli są to inne elementy składowe całego procesu produkcyjnego to również musimy bardzo dokładnie wiedzieć, gdzie to się stało i gdzie zostało znalezione. Możemy na początku nie wiedzieć, gdzie ten problem powstaje, bo może być znaleziony w trakcie kontroli jakości, ale już informacja, że zostało to znalezione np. na bramce numer 5,
    a nie 8 określa nam mniej więcej, gdzie musimy badać przyczynę tego problemu, w tym przypadku od bramki 5 w dół. To bardzo ważny aspekt.
  • WHAT? – Co dokładnie jest problemem? Dlaczego jest to problem? – Chodzi o dokładny opis problemu
  • WHEN? – Kiedy to zostało znalezione? – Ważne jest dokładne zapisanie czasu znalezienia problemu co do godziny. Nie w sposób ogólny na 1 czy 2 zmianie, bo to naprawdę może spowodować duże zaburzenia. Jeśli wiesz, że znaleziono to o tej konkretnej godzinie, możesz podjąć działania do tej konkretnej godziny.
  • WHY? – Dlaczego to jest niezgodność? – Tutaj często pojawiają się problemy. Często będziecie mieć taką sytuację, że będą wam zgłaszane problemy, które nie są niezgodnościami. Ktoś zgłosi niezgodność z powodu własnego “widzi mi się”, czy według własnego uznania. Waszą rolą jest to, żeby to zbadać i nie podejmować kolejnych kroków i działań, dopóki nie zweryfikujecie czy jest to w ogóle niezgodność. Później, jeśli się okaże, że ten produkt jest zgodny, a wy zrobiliście całą analizę i zaangażowaliście w problem połowę firmy, to nie jest ciekawe doświadczenie. Dlatego ważna jest weryfikacja już na etapie zgłoszenia.

Pytania na H – Metoda 8D – Punkt 2D

  • HOW MANY? – Jak wiele części jest zainfekowanych? Na ten moment, jaka jest wasza wiedza na temat tego jak wiele produktów jest niezgodnych. Jest to bardzo ważne z punktu podejmowania działań czy analizy tego co się dzieje. Jeżeli się okaże, że macie zagrożone pół populacji to też podejmiecie inne działania tymczasowe i szybciej zaczniecie działać. Dostaniecie też na pewno więcej środków i więcej zaangażowania ze strony kierownictwa niż w przypadku, gdy się okaże ze jest to 5 czy 6 sztuk na całą serię, która wynosi np. 1000 sztuk. Na ten moment możecie nie znać jeszcze dokładnej liczby zainfekowanych sztuk, bo niektóre mogły na przykład opuścić wasz system jakości, ale
    o tym za chwilę.
  • HOW? – czyli po prostu Jak? – W jaki sposób ktoś określił ten problem? Na jakiej podstawie zostało stwierdzone, że jest to niezgodne? – Nie chodzi o wymagania specyfikacji, ale czy stwierdzono niezgodność wizualnie, czy był to pomiar CMM czy na przykład suwmiarką. Potrzebujecie tej informacji po to, aby później podjąć odpowiednie działania związane
    z segregacją sztuk niezgodnych. W ten sposób znacie już metodę weryfikacji.

opis problemu 5W2H

Skąd wziąć te informacje na temat problemu Metoda 8D?

Skąd wziąć informacje do danego problemu? Mogą wam w tym pomóc poniższe narzędzia:

  • Gdzie został znaleziony problem? (WHERE?) – Warto sobie to nanieść na flowchart lub flowdiagram. Będzie to dobry dokument, żeby przedstawić komuś (dyrektorowi czy zarządowi) gdzie mamy problem. Ci ludzie często nie znają procesu produkcyjnego, bo nie muszą go znać. A gdy pokażecie w sekwencji prostego flowchartu, że jest to operacja numer 10 procesu produkcyjnego obróbki cieplnej, to obrazuje to ten problem
    w pewien sposób, a nie jest to tylko forma opisowa.
  • Co się stało? (WHAT?) – Tu warto użyć mapy defektów. Jest to proste narzędzie, które w sposób wizualny przedstawia, gdzie na części jest umiejscowiony defekt. Jest to coś w rodzaju siatki kartograficznej z polami i nazewnictwem, które pomaga łatwo i w sposób jednoznaczny określić, gdzie jest problem.
  • Skąd mam wiedzieć, że problem jest niezgodny? (WHY?) – Gdzie szukać wymagań do danej części, aby to określić? Wymagania do danej części znajdziesz przede wszystkim na rysunku, Mogą być rownież w specyfikacji, której numer jest zawarty na rysunku. Różne specyfikacje odnoszą się do różnych charakterystyk. Możesz też poszukać informacji w czymś co się nazywa acceptance criteria, w takim szablonie, instrukcji do kontroli, która zawiera kryteria akceptowalności danej wady. Jeżeli jeszcze są jakieś dodatkowe wymagania klienta to tam również mogą być ujęte wymagania co do np. wizualnych aspektów danej części. Mogą być one ujęte w zamówieniach. Jeżeli nie masz do nich dostępu zapytaj kogoś w dziale sprzedaży czy kontaktu z klientem. Muszą być w firmie takie dokumenty, jeżeli produkujecie dany produkt.

Czas na GEMBE

Kolejna przydatna metoda w opisie problemu to GEMBA. W dużej korporacji przemysłowej może istnieć potężny chaos komunikacyjny. Słowo pisane w e-mailu, mówione przez telefon ma się czasami nijak do rzeczywistości. Nic się nie stanie, jeżeli poświęcisz 10 minut na pójście na miejsce, zobaczenie co się stało i powrót. Uratuje Ci to wiele cennych godzin później w dochodzeniu.

W tym punkcie nie definiujemy tylko czym jest problem, ale także, gdzie go tak naprawdę mamy, czy mógł opuścić nasz system jakości, czy to możliwe, że dostał się do klienta itd. Został znaleziony na bramce kontroli jakości, ale czy jest pewne, że klient nie otrzymał takich sztuk albo czy jest możliwe, że są gdzieś na magazynie i zaraz zostaną do niego wysłane, bo nikt wcześniej tego problemu nie wyłapał i zweryfikował.

 

Metoda 8D -Punkt 2D – sprawdź, czy Klient nie jest zagrożony

Jeżeli istnieje ryzyko, że takie części mogły opuścić nasz system jakości, musisz sobie odpowiedzieć na kilka pytań:

  • Czy wadliwy produkt jest na magazynie? – jeżeli tak, to określ, w jakiej dokładnie lokalizacji, ile jest to mniej więcej sztuk. Jeżeli nie jesteś pewien/pewna czy coś jest na magazynie, zablokuj wszystko, co tam jest, dopóki tego nie ustalisz.
  • Czy ten produkt jest u klienta wewnętrznego i zewnętrznego? – jeżeli masz takie podejrzenie to ustal, do którego i ile. Tutaj w 90% przypadków jeszcze nie będziesz mieć pewności, ile tych sztuk jest u klienta, ale miej to na uwadze. Później przy dochodzeniu przyczynowym, gdy znajdziesz przyczynę będziesz mógł/mogła określić to dokładnie.

Na tym etapie, jeśli masz podejrzenia, że tak się mogło stać warto porozmawiać z przełożonym czy może powinniśmy poinformować klienta o całym zdarzeniu. Ale przed taką rozmową musisz mieć ku temu przesłanki. Jakie? Na przykład, że ktoś w trakcie określania tego problemu powiedział Ci, że coś takiego kiedyś widział, ale myślał, że to jest zgodne. Innym przykładem może być: gdy ktoś powie, że zgłasza to już drugi tydzień i dopiero teraz ktoś się tym zajął. Bądź wyczulony/-a na takie sygnały.

To, co musisz otrzymać po zakończeniu punktu 2D to:

  • Szczegółowy opis problemu
  • Informacja o zakresie niezgodnych części
  • Wstępny timeline – prosty wykres pokazujący od kiedy mamy problem i kiedy potencjalnie mógł się zacząć
  • Informacje czy klient mógł dostać części zainfekowane tym problemem

 

Metoda 8D – Punkt 2D Transkrypcja

2D to bardzo ważny krok z punktu widzenia całego rozwiązania problemu metodą 8D. Dlaczego? Ponieważ tutaj często pojawiają się rozbieżności i pomyłki. Pomyłki te mogą później przekładać się na kolejne działania które podejmujemy.

Define the problem

Najważniejszym krokiem w znalezieniu przyczyny jest użycie prostych narzędzi, np. takich jak: 5W2H

Who? Kto? – kto znalazł problem i kto go zgłosił. Nie chodzi o to żeby zrzucać winę za ten problem na tę osobę, chodzi o to żeby mieć osobę kontaktową i żeby wiedzieć od kogo można uzyskać więcej informacji. To jest ważne bo może się zdarzyć tak, że ktoś coś zgłosi, inna osoba to powtórzy a my nie wiemy z kim porozmawiać jeżeli pojawi się problem.

Where? Gdzie? – gdzie sytuacja ma miejsce, jakie obszary są zainfekowane problemem. Musimy dokładnie wiedzieć na jakiej operacji i linii lub maszynie produkcyjnej to się wydarzyło. Leżeli to są różne elementy składowe całego procesu musimy wszytko dokładnie wiedzieć, gdzie to się stało i gdzie zostało znalezione. Nie od razu musimy wiedzieć gdzie dokładnie problem powstał ale leżeli wiemy, że problem jakościowy został wykryty np. na bramce nr5 a nie 8 to znacznie lepiej nam to określa miejsce gdzie ten problem mógł powstać.

What? Co? – czyli co dokładnie jest problemem i dlaczego jest to problem – dokładny opis problemu.

When? Kiedy? – kiedy problem został znaleziony, należy napisać o której godzinie dokładnie to się stało. Samo określenie na której zmianie się to stało jest niewystarczające, mając dokładną godzinę możemy podjąć działania korygujące do tej dokładnej godziny.

Why? Dlaczego? – dlaczego to jest niezgodność – to bardzo ważne pytanie. W tym kroku często pojawiają się sytuacja, że zgłaszane problemy nie są niezgodnościami lub ktoś zgłosi dany aspekt według własnego „widzimisię”, własnego uznania „bo tak kiedyś nie było”. Tutaj Twoją rolą jest to żeby to zbadać i nie podejmować kolejnych kroków i działań dopóki nie zweryfikujecie czy to na pewno jest niezgodność. Bo jeśli po zaangażowaniu pół firmy okaże się, że w tym przypadku nie ma niezgodności to może być nieciekawie.

Pytania na H

How many? Jak dużo? – informacja o tym jak dużo produktów jest zainfekowanych. Jest to bardzo ważna wiedza z punktu podejmowania działań, szybkich decyzji i analizy tego co się dzieje. Jeśli okażę się, że połowa produktów jest zainfekowana to podejmiesz inne działanie, niż w przypadku gdy takich sztuk będzie tylko parę. W pierwszym przypadku kierownictwo będzie bardziej zaangażowane i dostaniecie więcej środków na rozwiązanie problemu. Na ten moment możecie nie widzieć jak dużo sztuk jest niezgodnych, ponieważ niektóre mogły opuścić Was system jakości.

How? Jak – na jakiej podstawie zostało określone, że to niezgodność. Chodzi tu o sposób kontroli np.: wizualna, pomiar sprawdzianem / suwmiarką. Musicie mieć tę informację po to by móc podjąć odpowiednie działania związane z segregacją sztuk zgodnych i niezgodnych.

 

Mapa myśli została rozszerzona o narzędzia które mogą Wam pomóc i które usystematyzują to co robicie. Where? Gdzie zostało to znalezione warto przenieść na flow chart, aby dokładnie przebadać cały proces produkcyjny danego detalu. Warto tego użyć gdy chcemy przedstawić proces komuś z zarządu, ponieważ oni mogą nie znać dokładnie tych procesów, wtedy obrazujemy ten problem a nie tylko go opisujemy.

What? Co się stało? Tu warto użyć mapy defektów, prostego narzędzia które w wizualny sposób ukazuje gdzie jest defekt, jest to siatka kartograficzna z polami i nazewnictwem która pozwala łatwo i szybko określić gdzie jest problem.

Skąd wiedzieć, że to niezgodność?

I tu jest ważny punkt – skąd mamy wiedzieć co jest niezgodne i gdzie szukać wymagań do produktu?  Jeżeli jesteś początkujący, to możesz mieć z tym problem. Ja też z tym miałem problem bo niestety nikt mi tego nie przedstawił. Wymagania do rysunku znajdziesz na rysunku albo na specyfikacji, która jest zawarta na rysunku i odnoszą się do danych charakterystyk. Możesz również tego poszukać w acceptance criteria, czyli w instrukcji dla kontroli gdzie są podane kryteria akceptowalności dla danej wady. Jeżeli są jeszcze dodatkowe wymagania klienta to tam również mogą być ujęte wymagania co do wizualnych aspektów. Jest to często używane w Automotive np. częściach plastikowych. Mogą być to specyfikacje zawarte w zamówieniu. Jeśli nie masz do tego dostępu, to zapytaj kogoś z działu sprzedaży lub kontaktu z klientem. Takie informacje muszą być w Twojej firmie.

Gemba

Kolejny bardzo ważny element to GEMBA, narzędzie omawiane w punkcie 0D ale warto powtórzyć ten element jeszcze raz, gdy już macie opisany problem według schematu 5W2H. Dlaczego? Po to by się upewnić na własne oczy, ze to co spisaliście jest rzeczywistością. W dużej korporacji przemysłowej panuje potężny chaos  komunikacyjny, sam tego doświadczyłem. Słowo pisane, słowo mówione przez telefon ma się czasem ni jak do rzeczywistości. Czasem wygląda to jak zabawa w głuchy telefon – takie przekazywanie sobie informacji. Nic złego się nie stanie jeśli poświęcisz 10 min na pójście do danej sytuacji, zobaczenia, potwierdzenia i powrotu. Uwierz mi, to uratuje wiele cennych godzin w całym dochodzeniu.

 

Zdefiniuj, czy klient dostał produkt niezgodny

W tym punkcie nie definiujemy tylko czym jest problem ale gdzie go tak naprawdę mamy. I tutaj musisz odpowiedzieć na jedno bardzo ważne pytanie: czy ten mógł opuścić nasz system jakości, tzn. czy dostał się do klienta? Znaleźliśmy problem na produkcji / bramce kontrolnej. Spawdź czy na pewno klient nie otrzymał takich sztuk. Warto zweryfikować też, czy nie posiadamy takich niezgodności na magazynie? Być może czekają one już na wysyłkę do klienta ;).

Tu musisz odpowiedzieć na pytanie, jeżeli ten problem opuści nasz system kontroli to czy te części są na magazynie i czy mogą być u klienta wewnętrznego lub zewnętrznego. Jeżeli są na magazynie to określ dokładnie w jakiej lokalizacji i ile jest tych części (mniej więcej).

Gdy nie jesteś pewien czy coś weszło na magazyn to zablokuj cały stock i wszystko co tam jest. Jeżeli masz podejrzenie że coś niezgodnego jest na magazynie to zablokuj wszystko. Jeżeli części zostały wysłane do klienta to określ do którego klienta te części zostały wysłane i ile ich zostało wysłanych.

Photo by Eddi Aguirre on Unsplash

 

Leave a Comment:

1 comment
Paweł Zieliński says 30 marca, 2021

dzięki za przydatną wiedzę

Reply
Add Your Reply