Przegląd zarządzania ISO 9001 – jak przeprowadzić?

Przegląd zarządzania sprawia wiele kłopotów pełnomocnikom, czy zarządzającym firmami. ISO 9001 nie określa w szczegółach jak go przeprowadzić, z jaką częstotliwością, kto dokładnie powinien na nim być. Nic w tym dziwnego, bo ISO 9001 ma zastosowanie dla jednoosobowych działalności, jak i do potężnych korporacji. Dzisiaj postanowiłem napisać jak zrobić dobrze przegląd dla takich typowych firm przemysłowych, gdzie pracuje od kilkudziesięciu do kilkuset pracowników.

Przegląd zarządzania ISO 9001 – co to jest?

Przegląd zarządzania to nic innego jak pochylenie się nad efektami naszego systemu zarządzania oraz zweryfikowaniu zmian. Przeprowadza się je w formie spotkania z najwyższym kierownictwem.

Jest to świetny miejsce, aby przedyskutować najważniejsze zmiany w kontekście organizacji (co się zmieniło wewnątrz firmy i otoczeniu – więcej na VLOG’U), porozmawiać o ryzykach i przeglądnąć wyniki.

Jak często robić przegląd zarządzania? Specyfikacja ISO 9001 nie podaje tego wprost. Moim zdaniem warto zrobić duży przegląd raz w roku oraz mniejsze przeglądy częściej, raz na miesiąc, może raz na kwartał.

Bardzo istotną kwestią jest poznanie wymagań najwyższego kierownictwa. To co oni chcą widzieć na tym przeglądzie, jaka forma ich przede wszystkim interesuje.

Norma ISO 9001 nie podaje dokładnie, jak ma wyglądać przegląd zarządzania. Dlatego warto zapytać o to klienta, czyli Prezesa, Dyrektorów itd.

Dlaczego? Dane można przedstawić na milion sposobów. Jeżeli ktoś dostanie prezentacje raz na kwartał na 150 slide’ów, z których niewiele będzie wynikało, uzna, że te przeglądy to strata czasu.

Co powinno znaleźć się na takim przeglądzie? Tutaj norma już jest bardziej precyzyjna.

Przegląd zarządzania – co uwzględnić?

W zasadzie tutaj norma podaje wprost, jakie elementy powinny znaleźć się na przeglądzie. Pozwolę wypisać je sobie w punktach.

• Status działań poprzednich przeglądów (action plan)
• Zmiany czynników zewnętrznych i wewnętrznych (przegląd kontekstu i zweryfikowanie czy coś się zmieniło)
• Funkcjonowanie i skuteczność systemu
  • Zadowolenie klienta (reklamacje, relacje itd.)
  • Realizacja Celów Jakościowych
  • Efekty procesów (czy wszystko działa tak jak powinno, czy występują anomalia)
  • Niezgodności i działania korygujące (zdecydowanie polecam stosować do przeglądu CAPA)
  • Przegląd wskaźników procesów (proste KPI)
  • Wyniki audytów i działań
  • Przegląd dostawców (KPI i ryzyka)
• Omówienie dostępnych zasobów (czy jest ok, czy brakuje maszyn, ludzi itd.)
• Przegląd ryzyk i Szans + realizacja działań do uprzednio stwierdzonych ryzyk i szans
• Możliwości doskonalenia (jakie widzimy obszary do rozwoju w firmie po danym okresie)

Lista wygląda pokaźnie, dlatego można się w tym wszystkim pogubić i przygotować stos informacji. Jak zrobić to zwięźle, tak aby przekazać co najważniejsze i nikogo nie zanudzić?

Przegląd zarządzania ISO 9001 – wejdź w buty Prezesa

Jeżeli przygotowujesz przegląd zarządzania i nie wiesz do końca jak to zrobić, to jesteś w dobrym miejscu.

W pierwszej kolejności postaraj się zrozumieć pracę Prezesa, czy dyrektorów w firmie. Tacy ludzie pracują od decyzji do decyzji, uczestniczą często na spotkaniach, na których podejmują strategiczne rozporządzenia.

W ich dniu pracy nie ma za wiele czasu. Musisz zrozumieć również, że często takie osoby, nie mogą wchodzić w bardzo szczegółowe zagadnienia, nie mają na to czasu, od tego mają specjalistów.

Druga ważna rzecz, to forma podania informacji. Na pewno nie znajdziesz uznania w oczach najwyższego kierownictwa przygotowując „epopeje” pisaną ciągiem o przeglądzie zarządzania.

Więc jak to dobrze zrobić?

• Prosta forma (wykresy, tabele)
• Liczby i Dane ważniejsze od słowa pisanego
• Umieszczaj to co istotne dla Systemu i dla szefostwa
• Filtruj informacje, które dostarczają Ci dane wydziały, wybieraj to co instotne
• Ustal jeden standard, jeden format – prost prezentacja – kilkanaście slide’ów.
• Nie bój się zmieniać formy, na prośbę najwyższego kierownictwa.

Znowu potwierdza się fraza, że jakość jest ważniejsza niż ilosć.

Spotkałem się z osobami, które chciały przekazać jak najwięcej informacji na takich przeglądach, w tym o szczegółowym zachowaniu operatorów przy omawianiu niezgodności i akcji korygujących. Nie o to chodzi w przeglądzie zarządzania.

Jak przygotować przegląd zarządzania?

Pierwsza, najważniejsza rzecz. Zapamiętaj to proszę. W dużych firmach przemysłowych nie rób wszystkiego w pojedynkę!!

Jest to częsty błąd, że pełnomocnik bierze na swoje barki:

• zebranie wszystkich informacji z każdego wydziału
• zebranie KPI
• przygotowanie tabelek, wykresów i prezentacji

Przy dużych firmach, to niestety równia pochyła do znikąd. Należy angażować kierowników poszczególnych obszarów. Pozwoli im to również być częścią systemu zarządzania jakością i często wielu z nim poszerzy horyzonty na jakość.

Każdy w organizacji jest zobowiązany do dbania o jakości i utrzymywania systemu zarządzania.

Kolejna istotna sprawa to jest w miare sensowne wykorzystanie danych, które już posiadasz. Dlatego warto mieć dobrze udokumentowane informacje takie jak:

• analiz szans i zagrożeń (nawet w formie SWOT)
• analiza kontekstu (prosta tabelka)
• CAPA do akcji korygujących i działań
• plan audytów i akcji
• Score Cardy dla dostawców i przegląd ryzyk
• itd. itd. itd.

W tematach kontekstu i analizy szans i ryzyk niewiele będzie się zmieniać tak naprawdę, dlatego warto mieć standardowe formatki.

Dla pozostałych elementów szukaj w swojej organizacji już gotowych rozwiązań, nie twórz na nowo rzeczy, które istnieją. Być może nawet o tym nie wiesz i co przegląd tworzysz coś, co już istnieje.

Jak poprowadzić spotkanie przeglądu zarządzania.

Zacznę od kontrowersji. Ustal jedną godzinę na przegląd. Wiem, uznasz, że to niemożliwe.

Nie mając ram czasowych, taki przegląd można robić nawet 3 godziny. Jeżeli jednak wiesz, że musicie zrobić to 1 godzinę to omówicie to co najistotniejsze i najważniejsze.

Kto powinien znaleźć się na takim spotkaniu? Na pewno Prezes firmy oraz Dyrektorzy, osoby odpowiedzialne za strategiczne decyzje.

Czy powinno się zapraszać kierowników działów? To zależy od struktury organizacji i Twojej decyzji. Czasami problematyczne jest tłumaczenie problemów z danego obszaru, w którym nie jest się specjalistą.

Spotkanie to nie tylko prezentowanie wyników, omawianie ryzyk i kontekstu, ale również wyciąganie wniosków.

Każde spotkanie powinno zakończyć się podsumowaniem i kolejnymi działaniami, które wynikają z decyzji kierownictwa. Zdecydowanie wystarczy prosta tabela z planem akcji.

Weź pod uwage, że jest to też dobre miejsce, aby przeforsować trudne decyzje od najwyższego kierownictwa.

Może to czas na zakup nowej maszyny pomiarowej, wdrożenia nowej metody zarządzania ryzykiem, przeszkolenia większej liczby osób w firmie np. z rozwiązywania problemów?

ISO 9001 mówi o konieczności przeglądnięcia działań z przeglądu zarządzania, więc te spisane akcje nie zginą ;-).

ISO 9001 – bezpłatne szkolenie – rozmowa z audytorem jednostki certyfikującej LRQA

✅✅✅✅ Sprawdź też nasze kompleksowe szkolenie z ISO 9001 w formule nagrań wideo i konsultacji 24/7 – teraz 30% taniej w Szkole Jakości

Podsumowanie

Przegląd zarządzania można zrobić dobrze i przedobrzyć… Niech przy jego przygotowaniu przyświeca Ci hasło: jakość ponad ilość. Kierując się wskazówkami z tego artykuły, powinno się udać. Jeżeli masz pytania, to pisz śmiało, pomogę.

Photo by ThisisEngineering RAEng on Unsplash