3 błędy w komunikacji w pracy inżyniera

Na komunikacji i zarządzaniu znają się wszyscy. Podobnie jest z piłką nożną, polityką oraz coraz częściej z epidemiologią. Niestety zbyt często wyniki tych założeń mówiąc delikatnie – nie wprawiają w zachwyt.

Dlaczego umiejętności komunikacji są ważne w pracy inżyniera?

Myśląc o kompetencjach twardych (np. uprawnienia auditora, FMEA, Raport 8D, znajomość standardu ISO itp.) podchodzimy do tematu bardzo metodycznie. Czytamy książki, bierzemy udział w kursach i szkoleniach, zdajemy egzaminy, wykorzystujemy w pracy.

Jednocześnie kompetencje społeczne schodzą na dalszy plan. Większość z nas komunikując się zawodowo, delegując zadania czy zarządzając zespołem robi to według techniki „na czuja”, zgodnie z tym co podpowiada intuicja ucząc się na błędach.

Te błędy i brak odpowiednich umiejętności mogę się jednak mścić w życiu zawodowym. Wyobraź sobie dość częstą sytuację, w której potencjalny pracodawca ocenia dwóch kandydatów o podobnych kompetencjach. Tylko jeden z nich potrafi dobrze „ubrać w słowa” swoje doświadczenie i wykazuje się wiedzą na temat zarządzania zespołem.

Poniżej znajdziesz 3 moim zdaniem najczęściej popełniane błędy związane z komunikacją w pracy na stanowisku inżyniera jakości:

Błąd 1: Skomplikowane komunikaty niedopasowane do odbiorcy

Czy w rozmowie służbowej będziesz używał takiego samego języka rozmawiając z kolegą ze swojego działu, osobą z działu księgowego,  pracownikami linii produkcyjnej i zarządem?

Żeby komunikacja była skuteczna, musi być dopasowana do odbiorcy. Bo tylko koncentracja na drugiej stronie przybliża nas do sukcesu.

Teoria jednak często mija się z praktyką. Wielu wykształconych lub znających na przyzwoitym poziomie daną dziedzinę osób ma problem z czymś co moglibyśmy nazwać fałszywe założenie znawstwa.

To problem, który polega na tym że zakładasz, że druga strona wie to co my i przy okazji ma takie same cele i nastawienie do tematu.

Potrzebujesz przykładu? Przypomnij sobie skomplikowane zajęcia na studiach (czyli takie, których nie rozumiałeś). Do tego dołóż wykładowcę, który omawiał ten temat w sposób trudny i w mało atrakcyjny.

Tak właśnie mogą odbierać Cię inne osoby, jeśli zapędzisz się w swojej „mapie rzeczywistości” i nie weźmiesz pod uwagę tego błędu. Stąd tylko jeden krok do konfliktu.

Co możesz z tym zrobić?

– Pamiętać o tym, że inni mogą widzieć sytuację w inny sposób i nie mieć takiej samej wiedzy jak Ty
– Często upewniać się, że rozumiecie się z drugą stroną.
Jak? Zadawaj pytania, używaj klaryfikacji i parafrazy (narzędzia omawiamy w kursie )

– Nie nastawiać się na monolog, w którym tylko Ty mówisz opowiadasz o sytuacji. Angażuj w dyskusję

Błąd 2: Brak informacji zwrotnej lub udzielanie tej informacji w nieumiejętny sposób

Umiejętność udzielania innym informacji zwrotnej (tzw. feedbacku) jest jedną z kluczowych kompetencji. Na pierwszy rzut oka wydaje się bardzo prosta w praktyce, jednak wiele problemów staje nam na drodze żeby to robić dobrze.

Przykładowe sytuacje:

• Pracownik z Twojego zespołu notorycznie spóźnia się do pracy.
• Kolega, z którym współpracujesz przy projekcie nie dostarcza Ci swojej części pracy i jest ryzyko, że wykonasz na czas pracy, za którą jesteś odpowiedzialny
• Ktoś z innego działu robi dla Ciebie coś co wykracza poza jego obowiązki, ale jest to warte docenienia
• Szef dokłada Ci zadań, a Ty już teraz wiesz, że nie dasz rady zrobić wszystkiego na czas

Jak zareagujesz w każdej z tych sytuacji? Jakich narzędzi komunikacyjnych użyjesz? Co dokładnie powiesz lub napiszesz w wiadomości e-mail?

Jeśli takie sytuacje przysparzają Ci problemów naucz się udzielać informacji zwrotnej – możesz wykorzystać model FUKO lub SBI. Poznaj model asertywnego komunikatu  i naucz się go stosować świadomie.

Błąd 3: Tylko ja zrobię to dobrze

Jeśli kierujesz zespołem możesz wpadać w bardzo powszechną pułapkę.
Nie delegujesz wystarczająco dużo zadań (lub robisz to w niewłaściwy sposób ) i lista Twoich obowiązków piętrzy się z tygodnia na tydzień.

W tym samym czasie Twój zespół jest niedociążony zadaniami, albo nie może się swobodnie rozwijać bo każda nawet najdrobniejsza decyzja „przechodzi przez Twoje biurko”.

Schemat tego problemu jest bardzo prosty:

• Zdajesz sobie sprawę, że Twój zespół nie wykona zadań, tak dobrze jak ty.
• „Wiesz to” bo wcześniej kilkukrotnie przekazywałeś coś do wykonania
  i efekty nie spełniły Twoich oczekiwań
• Po jakimś czasie wychodzisz z założenia, że musisz kontrolować pracowników bardziej, oddawać im te nieistotne zadania i „poważnych” spraw robić sam
• Jednocześnie liczysz, że z czasem zespół nauczy się tego co potrzebujesz

Uważaj, pierwszy krok do wypalenia zawodowego już za Tobą. Teraz jeszcze maraton nadgodzin i wyższy poziom stresu.

Jak sobie poradzić?

• Możesz poznać fazy rozwoju pracowników i wiedzieć, jakie są ich możliwości oraz ograniczenia na każdym z tych poziomów.  Dzięki temu łatwiej będzie Ci dopasowywać wyzwania i poziom trudności delegowanych zadań.
• Dowiedzieć się jakim stylem zarządzania kierujesz się naturalnie. Następnie zestawić te dane z tym, na jakim poziomie rozwoju są Twoi pracownicy. Później zacząć zarządzać rozwojem swoim i ich w sposób bardziej świadomy.
• Przyjrzeć się, w jaki sposób delegujesz zadania, porównać to z jednym z modeli delegowania zadań i poprawić swoje błędy.

Jeżeli chcesz rozwijać te umiejętności, sprawdź koniecznie program ze Szkoły Jakości – Umiejętności Miękkie Inżyniera

Podsumowanie

To tylko wierzchołek problemów komunikacyjnych, z którymi pewnie się mierzysz w codziennej pracy. Cześć z nich wpływa realnie na Twój poziom stresu oraz może dokładać Ci problemów i niepotrzebnych nieporozumień.

Autor: Michał Smagała