Spotkanie otwierające audyt – 7 najważniejszych elementów

Masz jedną szansę na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia. Nieważne czy spotykasz nowo poznanych znajomych, partnerów biznesowych czy po raz pierwszy przeprowadzasz audyt. Spotkanie otwierające to moment do poznania się, wymienienia obaw i oczekiwań. Jest to również najważniejszy moment aby zbudować zaufanie i omówić techniczne aspekty audytu. Dowiesz się dlaczego spotkanie otwierające audyt jest bardzo istotne w całym procesie audytu i jak je dobrze poprowadzić.

Spotkanie otwierające audyt – czy trzeba zawsze robić?

Spotkałem się niestety z audytorem, na szczęście tylko raz, który nie wykonał spotkania otwierającego. Od razu wyciągnął swój skoroszyt i zaczął strzelać pytaniami. Był to niestety już nieco wypalony audytor, który trochę pomylił zawody i powinien przeprowadzać kontrole w Urzędzie Skarbowym.

Prawidłowo wykonany audyt zawsze rozpoczyna się od spotkania otwierającego. Jest to bardzo istotny element całego audytu. Dlaczego?

• aby przedstawić dokładnie cel, zakres i kryteria audytu
• aby utwierdzić w przekonaniu, że szukamy obszarów do rozwoju i stwierdzenia zgodności z wymaganiami
• aby zbudować zaufanie i komfort po obu stronach
• aby zrewidować plan audytu i wprowadzić ewentualne zmiany
• aby odpowiedzieć na wszelkie niezbędne pytania po obu stronach

Dobrze poprowadzone spotkanie otwierające to dużo bardziej efektywny audyt. Załatwiasz wszystko na początku, później skupiasz się tylko na audycie.

Spotkanie otwierające audyt – 7 elementów, które musisz uwzględnić

Dlatego właśnie moja droga czytelniczko, czy też czytelniku spotkanie otwierające audyt musisz dobrze zaplanować. Uwzględniając poniższe 7 kroków, z pewnością Twoje spotkanie będzie udane.

1. Przedstawcie się sobie nawzajem – prosta rzecz, a przełamuje lody. W trakcie spotkania otwierającego zróbcie szybką rundę, tak aby każdy opowiedział kilka słów o sobie. Szczególnie gdy wykonujesz audyt u dostawcy lub audyt 3 strony. W audytach wewnętrznych również możesz praktykować ten zwyczaj, gdy organizacja jest na tyle duża, że nie znacie się wszyscy.
2. Przedstaw zakres audytu – pomimo tego, że już być może wysłałaś/eś informacje o zakresie audytu wcześniej, powtórz ją jeszcze raz na spotkaniu. Niech każdy będzie świadom zakresu.
3. Przedstaw kryteria audytu – opowiedz o kryteriach, co będzie punktem odniesienia przy weryfikacji.
4. Przedstaw cel audytu – określ jasno i w prostych słowach jaki jest cel audytu. Pamiętaj, że cel powinien być powiązany z celami organizacji. Zwróć uwagę na sformułowanie celu. Wydźwięk powinien być pozytywny i uwzględniać rozwój procesu, systemu czy produktu.
5. Przeglądnijcie wspólnie plan audytu – nawet jeżeli ustalałeś wcześniej plan audytu, wiele mogło się od tego czasu zmienić. Zweryfikujcie go wspólnie jeszcze raz. Jeżeli potrzebne są zmiany to wprowadźcie je teraz. Być może dana osoba nie będzie dostępna o godzinie 13:00, lub dany proces jest przerwany z powodu awarii maszyny? Lepiej nie być zaskoczonym w trakcie zadawania pytań :).
6. Zasady panujące na obszarze audytowanym i informacje o poufności – poznaj dokładnie zasady panujące w danym obszarze (przebieg procesu, przerwy w pracy, obszary niebezpieczne, wymagania BHP etc.). Uwzględnij to podczas audytowania. Dowiedz się również jakie informacje są poufne i potwierdź utrzymywanie tych zasad.
7. Pytania, pytania, pytania – poproś o pytania od strony audytowanej lub sam zadaj pytania, jeżeli pojawiły się jakieś w trakcie rozmowy. Warto rozwiać wszelkie wątpliwości przed audytem, tak aby w trakcie audytu skupić się tylko na nim.

Spotkanie otwierające audyt – ile powinno trwać

Z doświadczenia Wiem, że takie spotkanie można przeprowadzić w czasie potrzebnym do wypicia filiżanki kawy :). Tak też chciałbym, aby podejść do tego spotkania.

Niech to będzie trochę small talk, trochę formalne otwarcie. Najważniejsze w pracy audytora jest umiejętne balansowanie pomiędzy byciem kulturalnym, otwartym i uprzejmym a z drugiej strony trzymać się wymagań i kryteriów.

Odpowiadając formalnie :)… 30 minut to maksimum, które pozwoli Ci przeprowadzić sprawnie spotkanie otwierające. Nie potrzebujesz więcej czasu. Uwzględnij go tylko w agendzie audytu.

Audytor Wewnętrzy ISO 9001/14001/45001 oraz systemu i procesu – bezpłatne szkolenie

✅✅✅✅ Sprawdź też nasze kompleksowe szkolenie przygotowujące do zostania Audytorem Wewnętrznym w formule nagrań wideo i konsultacji 24/7 – teraz 30% taniej w Szkole Jakości

Podsumowanie

Spotkanie otwierające audyt mogło by się wydawać nieistotnym dodatkiem do audytu, ale tak naprawdę jest furtką do przeprowadzenia skutecznego audytu. Dobrze poprowadzone spotkanie pozwala „przełamać lody”, zbudować komfort pracy i utrzymać zrozumienie po obu stronach co do audytu.

grafika: Photo by Simon Shim on Unsplash