Skuteczne spotkanie – 11 porad wg zasady Deminga na skuteczne zarządzanie spotkaniem

Spotkania, narady, raportowania to nieodzowne elementy pracy w korporacji. Skuteczne spotkanie to takie, które pozwoli Ci uzyskać odpowiedzi na pytania, dla których to właśnie spotkanie zostało zorganizowane. Odpowiedz sobie, w ilu skutecznych spotkaniach ostatnio uczestniczyłeś? Zdarza się, że spotkania organizowane są chaotycznie, bez określenia celu, bez zaproszenia wszystkich zainteresowanych i często nawet niepotrzebnie. Wynika to z pośpiechu w pracy, ale również braku planowania i podejścia procesowego do organizacji spotkań.

Amerykańscy statystycy wyliczyli, że pracownik w korporacjach USA spędza średnio 7-10 godzin tygodniowo. Przyjmując, że w danej firmie pracuje 200 pracowników jest to 140-200 godzin tygodniowo. Jeżeli nawet 50% z tych spotkań zakończyło się sukcesem, to od 70-100 godzin zostało zmarnowanych.

Skuteczne spotkanie – PDCA

Uważam, że podejście procesowe, powinno mieć miejsce również w przypadku organizacji spotkań. Bardzo dobrym narzędziem jest opracowane przez Williama Edwardsa Deminga „Koło Deminga” lub inaczej „Cykl Deminga”. Ten Amerykański inżynier, statystyk opracował bardzo uniwersalną zasadę. Podzielił on na proces na cztery etapy:

• Plan (Planowanie)
• Do (Wykonanie)
• Check (Weryfikacja)
• Act (Reakcja)

Dzięki tej prostej metodzie, jestem w stanie przedstawić 11 praktycznych porad, które sprawią, że spotkania przeprowadzane przez Was staną się skuteczne.

Skuteczne spotkanie – 11 praktycznych porad

1. [PLAN] Czy spotkanie w ogóle powinno się odbyć? Zadaj sobie to pytanie, czy rzeczywiście do rozwiązania problemu potrzebujesz zorganizować spotkanie. Sporą część tematów jesteśmy w stanie rozwiązać sami, lub rozmową twarzą w twarz z właścicielem procesu.
2. [PLAN] Agenda. Przygotuj krótką Agendę, tylko główne punkty z dokładną ilością czasu przeznaczoną na dany punkt. Nie musisz wykonywać prezentacji, spisz punty na kartce i miej ją przy sobie.
3. [PLAN] Setup spotkania. Przygotuj techniczne aspekty spotkania i zweryfikuj je. Może to wydawać się śmieszne, ale czy nie zdarzyło ci się przyjść na spotkanie do sali, w której odbywało się już inne spotkanie, a uczestnicy kolejnego byli zmuszeni dyskutować na korytarzu? Rezerwacja sali, ewentualnie takich narzędzi jak numer telekonferencyjny itp. to podstawy.
4. [PLAN] Zaproś odpowiednią ilość osób. Harvard Business Review podaje zasadę 8-18-1800. Nie więcej niż 8 osób powinno zapraszać się na spotkania dotyczące rozwiązania problemu. Nie więcej niż 18 osób powinno zapraszać się na spotkania, w których chcemy przeprowadzić burze mózgów (np. metodą Affinity Diagram). Jesteście ciekawi kiedy zaprasza się 1800 osób? Jeżeli celem jest mobilizacja oddziałów wojskowych ;-).
5. [DO] Przedstaw dokładnie cel spotkania, tak aby wszyscy go zrozumieli. Na spotkanie zapraszane są często osoby z różnych działów, czy nawet organizacji. Zakomunikuj w jasny i klarowny sposób cel. Zapytaj czy wszyscy go zrozumieli. Postaraj się również o ciekawy wstęp, przedstaw odniesienie celu do danego wydarzenia, postaraj się zmotywować uczestników do rzeczowej dyskusji.
6. [DO] Podaj dokładny czas zakończenia spotkania i trzymaj się wyznaczonej godziny.
7. [DO] Nie pozwalaj na rozległą dyskusję. Spotkanie musi się skupić na realizacji celu. Zdarza się, że dyskusja jest rozbijana na atomy i przez większość czasu dyskutuje się o szczegółowych aspektach jednego zagadnienia. Nie pozwalaj na tego typu podejście. Trzymaj się celu spotkania i przywracaj porządek.
8. [DO] Przedstaw krótkie podsumowanie spotkania. Zapytaj się uczestników czy mają coś do dodania i czy zgadzają się z podsumowanie.
9. [DO] Przygotuj również notatkę ze spotkania i przypisz akcje do odpowiednich osób, jeżeli są wymagane.
10. [CHECK] Sprawdź czy cel został osiągnięty.
11. [ACT] Jeżeli cel nie został osiągnięty, zweryfikuj co można poprawić w fazie planowania i wykonania spotkania. Zorganizuj kolejne, jeżeli jest to konieczne.

Skuteczne spotkanie według największych liderów współczesnego biznesu.

Postanowiłem „przeczesać” nieco sieć w celu sprawdzenia, jak do spotkań podchodzą obecni najwięksi liderzy biznesowi. Poniżej znajdziecie kilka cytatów oraz odnośniki do stron z artykułami.

Eileen Fisher – CEO Eileen Fisher firmy wartej 450 milionów.

Fisher uważa, że poświęcenie chociaż minuty przed spotkaniem na ułożenie myśli – i ogólnie, poświęcanie czasu na zastanawianie się nad poprawnością swoich działań – może mieć ogromny, pozytywny wpływ

Więcej na: Business Insider PL

Jeff Bezos – CEO Amazone

Szef Amazona Jeff Bezos należy do tej grupy ludzi, którzy wyjątkowo nie lubią tracić czasu na bezproduktywne i niepotrzebne spotkania. Gdy musi jakieś zorganizować, stosuje zasadę, która zwiększa szanse, że będzie ono przydatne. To zasada „dwóch pizz”.

Więcej na: Business Insider PL

Elon Musk – CEO SpaceX, Tesla

You haven’t said anything. Why are you in here? (Nie powiedziałeś niczego. Dlaczego w takim razie tu jesteś?)

Więcej na: Business Insider COM

Marc Zuckerberg – CEO Facebook

CEO Facebooka oraz pracownicy firmy zawsze starają się jasno określić cel spotkania. Zadają sobie wtedy pytanie: Czy usiedliśmy tutaj podjąć decyzję, czy odbyć dyskusję?

Więcej na: Business Insider PL

Podsumowanie

Przeprowadzenie skutecznego spotkania to nie lada wyzwanie. Utrzymywanie prostych zasad, standaryzacja oraz otwarta komunikacja powinna przynieść korzyści i zbliżyć do osiągnięcia celu w dyskusji.

Dużo ciekawych artykułów na temat produktywności spotkań znajdziecie również na stronach Harvard Business Review  i Business Insider

Photo by Samuel Zeller on Unsplash