Audyt jakości - procesu, systemu zarządzania i produktu - wszystko
audyt jakości

Audyt jakości – procesu, systemu zarządzania i produktu

Rozsiądź się głęboko w fotelu, bo zabieram Cię w długą podróż. Podróż przez świat audytów, audytorów i audytowanych. Świat w rzeczywistości inny, niż jest często kreowany, ponieważ audyt mylony jest z kontrolą i przeprowadzany jak kontrola. Pierwszym przykazaniem świadomego audytora musi być maksyma „Potwierdzić zgodność z wymaganiami”. Dlaczego tak się nie dzieje? Jakie są rodzaje audytów? Jak się do nich przygotować i przeprowadzić? Jak nie być bucem audytorem? Zapraszam do obszernej lektury i podzielenia się z Wami moim 9 letnim doświadczeniem audytora procesów produkcyjnych branży lotniczej i systemów zarządzania.

Co to jest audyt?

Czym w takim razie jest ten cały audyt? Audyt najprościej pisząc jest to sposób oceny danego procesu, produktu, systemu czy nawet projektu lub całej organizacji.

Ocena jest wynikiem weryfikacji zgodności z wymaganiami. W związku z tym musimy znać wymagania dotyczącego danego procesu lub produktu.

Audyt ma również służyć jako ciągłe doskonalenie organizacji. Jest to logiczne z punktu widzenia samego procesu. Przeprowadzasz audyt, stwierdzasz co jest niezgodne lub do poprawy, następnie co do niezgodnosci wdrożane sa akcji korygujących. Pozwala to usprawniać procesy, produkt, system lub całą firmę.

Jak wygląda audyt?

Jak w takim razie wygląda audyt? Audyt może przyjmować różne formy. Może to być wywiad z osobą pracującą w danym procesie lub z danym produktem. Może to być również weryfikacja dokumentacji z procesu i sprawdzenie jej zgodności z wymaganiami. Audyt może przyjąć też formę oceny według standardowej checklisty i odpowiedzi na standardowe pytania tak lub nie.

Istnieją różne formy audytu i dobierane są zależnie od sytuacji i specyfikacji danego procesu lub produktu. Najważniejsze to mieć w głowie przeświadczenie o tym, że celem audytora jest stwierdzenie zgodności z wymaganiami, a nie szukanie na siłę niezgodności.

Kto może przeprowadzić? Podział audytów.

Audyty dzielą się na 3 kategorie z punktu widzenia tego, kto może przeprowadzić audyt.

W pierwszej kolejności najwięcej styczności będziecie mieć z audytami wewnętrznymi. W świadomych organizacjach prowadzi się audyty wewnętrzne, przez przeszkolonych audytorów. Istotne jest to, aby audytor nie weryfikował procesu, w którym pracuje lub którego jest właścicielem.

Kolejny typ audytu to audyty zewnętrzne od Waszych klientów. Jeżeli współpracujecie z poważnymi organizacjami to od czasu do czasu możecie liczyć na wizytę poważnego Pana, który zweryfikuje proces produkcyjny własnego produktu lub przypatrzy się bacznie systemowi jakości.

Ostatnim z rodzajów audytów jest audyt tzw. trzeciej strony. Co to takiego? Są to wszystkie audyty organizacji zatwierdzających systemy jakości np. ISO 9001:2015 lub EN9100. Również Wasz klient może zlecić audyt procesu lub produktu innej organizacji i ta organizacja zrobi u Was audyt. Dobrym przykładem audytu trzeciej strony jest również audyt procesów specjalnych NADCAP. Więcej o NADCAP przeczytacie tutaj: Nadcap – procesy specjalne w przemyśle.

W jakim celu przeprowadza się audyty?

Cel mniej więcej już znacie: stwierdzenie zgodności plus ciągły rozwój. Nie mniej jednak istnieją bardziej prozaiczne powody przeprowadzania audytów i nie można się tego wstydzić.

Audyty to przede wszystkim świetne narzędzie prewencyjne, aby uniknąć niezgodności w produkcie lub usłudze. Poprzez audyt, możesz zweryfikować czy ludzie dobrze rozumieją wymagania oraz czy proces przeprowadzany jest zgodnie z tymi wymaganiami.

Jest to sposób na sprawdzenie również zrozumienia wymagań odnośnie samego produktu lub usługi w organizacji. Nie zawsze to co jest zapisane w specyfikacjach czy dokumentacji rozumiane jest w ten sam sposób przez wszystkich. W zasadzie nigdy się tak nie dzieje :).

W końcu audyt wewnętrzny to świetne narzędzie aby uchronić się przed wpadką na audycie zewnętrznym klienta lub trzeciej strony np. audycie certyfikującym na ISO 9001:2015. Dużo lepiej jest znaleść niezgodność wcześniej, wdrożyć odpowiednie akcję i mieć „święty spokój” w trakcie audytów zewnętrznych.

Jak często powinno przeprowadzać się audyty?

Audyty wewnętrzne

Jeżeli mówimy o audytach wewnętrznych, to warto ustawić sobie jednakowy interwał dla poszczególnych audytów. Na pewno minimum to jeden audyt w ciągu roku w danym procesie produkcyjnym lub usługowym. Oczywiście nie jest to obowiązek i organizacja nie jest zobligowana do robienia audytów wewnętrznych. Nie mniej jednak jest to świetne narzędzie i warto je stosować.

Jeżeli widzisz potrzebę audytowania danego procesu częściej, masz do tego pełne prawo. Zazwyczaj robi się tak w przypadku procesów lub produktów ważnych dla organizacji, procesów, w których występują częste problemy lub niezgodności. Warto również zastanowić się nad częstszym audytem przy dużej rotacji pracowników w danym procesie. Zdecydowanie lepiej sprawdzić świadomość na temat wymagań co do produktu i procesu przed pojawieniem się reklamacji od klienta.

Audyty klienta

Klient ustala audyty zewnętrzne cyklicznie. Jeżeli Twoja organizacja wykonuje istotne produkty, w dużej ilości, ze skomplikowanymi procesami w branży lotniczej, to możecie mieć klienta na karku nawet co 3 miesiące. W drugą stronę, gdy produkt, który dostarczacie nie jest wymagający i złożony, to Wasz klient może, ale nie musi pojawić się np. raz na 4 lata.

Nie mniej jednak warto poznać wcześniej częstotliwość audytów klienta i nawet przypomnieć się, jeżeli nie dał on Wam wcześniej znać. Osoby pracujące u Waszych klientów, to również zwykli ludzie i mogą zapominać o takich rzeczach. Zrób pierwszy krok, jeżeli chcesz uniknąć zaskoczenia ze strony klienta, że audyt jest za 2 tygodnie ;).

Audyty trzeciej strony

Audyty zewnętrzne trzeciej strony, takie jak audyty certyfikujące systemów zarządzania, czy audyty procesów specjalnych NADCAP ustalane są z większą dokładnością. W początkowych fazach zdobycia certyfikatu ISO 9001:2015 audyty mogą odbywać się co roku. W przypadku pozytywnej historii audytów, certyfikat może być przyznawany na dłuższy okres niż jeden rok. Co za tym idzie, kolejne audyty odbywają się rzadziej.

Audyty trzeciej strony procesów specjalnych NADCAP odbywają się w podobnym interwale. Przez pierwsze lata audyty są w zasadzie co roku. NADCAP przyznaje certyfikaty na dłużej np. 3 lata i tym samym zmniejsza się częstotliwość audytu, gdy historia poprzednich audytów jest pozytywna.

Audyt produktu

Jeżeli w danej firmie praktykuje się audyty produktu, to możesz wierzyć lub nie, ale takie audyty robi się nawet codziennie.

Jak rozplanować audyty wewnętrzne i zewnętrzne? Plan Audytów – formularz

Najlepiej zrobić to z wyprzedzeniem rocznym. Pod koniec danego roku rozplanuj audyty wewnętrzne na rok kolejny. Jeżeli już wiesz od klienta, kiedy planują audyty, również nanieś je na swój plan. Podobnie zrób z audytami certyfikującymi.

Następnie całość przedstaw w formie prostej matrycy, planu audytów dla Twojej organizacji i zakomunikuj zaangażowanym w nie osobom. Unikniesz w ten sposób niepotrzebnych dyskusji w przyszłości, że ktoś nie był świadomy lub nie wiedział o audycie.

Jak może wyglądać taki plan? Znajdziesz poniżej:

audyt jakości - plan audytów

Czy audyt może być niezapowiedziany?

W życiu możesz spodziewać się wszystkiego, nawet największych patologii. Taką moim zdaniem jest audyt niezapowiedziany. Jest to nic innego jak kontrola i śmiem twierdzić, że jest to największa pomyłka, jeżeli chodzi o rozumienie audytu.

Audyt nie ma być narzędziem do zastraszania ludzi i budowania niepotrzebnego napięcia. Zapowiedziany audyt to wystarczająco dużo stresu dla pracowników.

Audyt niezapowiedziany nie spełni podstawowej roli, którą audyt ma spełniać. W takim wypadku możesz spodziewać się nieprawdziwych odpowiedzi, dużej ilości stresu, braku zrozumienia samego audytu. Co za tym idzie nie wyciągniesz odpowiednich wniosków i zbudujesz negatywny obraz audytu w organizacji.

Na słowo audyt, ludzie będą po prostu się bać! Nie chcesz tego.

Jeżeli chcesz budować świadomą organizację, nastawioną na współpracę i otwartość, to nie rób audytów niezapowiedzianych.

Audyt procesu, produktu i systemu zarządzania – różnice

Jeżeli jesteś inżynierem pracującym w przemyśle spotkasz się z trzema typami audytów:

  • procesu
  • systemu zarządzania
  • produktu

Czym się różnią od siebie te audyty? W zasadzie przedmiotem zainteresowania :).

Audyt systemu zarządzania

Audyt systemu zarządzania ma na celu sprawdzić, jak sama nazwa wskazuje, system zarządzania. Systemy zarządzania mogą dotyczyć m.in jakości – w przypadku większości firm będzie to ISO 9001:2015 lub w przypadku lotnictwa EN9100. Systemem zarządzania będzie również system ISO 14001, czyli system zarządzania środowiskiem oraz OHSAS 18001, czyli system zarządzania bezpieczeństwem.

Jak się pewnie domyślacie, bazą dla takich audytów będą wymagania norm systemów zarządzania. Zadaniem tego typu audytu jest potwierdzenie zgodności tego co dzieje się w organizacji, z wymaganiami norm ISO 9001 czy OHSAS 180001.

W takim wypadku możesz spodziewać się pytań z zakresu zarządzania wyrobem niezgodnym, czy kalibracji przyrządów pomiarowych, zarządzania akcjami korygującymi itd. itd.

Audyt procesu

Audyt procesu to weryfikacja spełnienia wymagań danego procesu produkcyjnego lub usługowego. Nie mniej jednak procesy nie mają swoich specyfikacji takich ISO 9001, więc skąd wziąć wymagania?

Każdy proces powinien posiadać dokumentację technologiczną, która powinna być podstawą wykonania danego procesu. Dokumentacja procesowa to również wszystkiego rodzaju instrukcje stanowiskowe czy specyfikacje określające parametry danych operacji.

Najlepiej na początku zweryfikować mapę procesów czyli tzw. flow-chart. Następnie zapoznaj się z wymaganiami parametrów procesu z technologii lub instrukcji stanowiskowych.

Gdzie szukać tego typu informacji? U właściciela procesu lub u technologów, a mapa procesów powinna być ogólnie dostępna w Twojej firmie.

Audyt produktu

Jak sama nazwa wskazuje jest to weryfikowanie konkretnego produktu pod względem jego wymagań. Gdzie znajdziesz wymagania produktu? W przemyśle wymagania produktu znajdują się na rysunku technicznym oraz specyfikacjach przywołanych na tym rysunku.

Audyt produktu odbywa się na gotowym produkcje, po zakończeniu procesu produkcyjnego. Wówczas jesteś w stanie sprawdzić, czy spełniono wszystkie wymagania.

Tego typu audyty przeprowadza się nawet codziennie. Po zakończeniu serii produkcyjnej wybiera się jeden produkt i weryfikuje wszystkie kluczowe charakterystyki według checklisty.

Czy można robić wszystkie audyty na raz?

Tak samo jak można robić audyty niezapowiedziane. Tylko po co? Nie widzę większego sensu w mieszaniu wszystkich rodzajów audytów w jednym procesie audytowym.

Robienie miksów, nie pozwoli Ci skupić się na konkretnym aspekcie. Jeżeli robisz audyt systemów zarządzania jakością ISO 9001:2015 to nie weryfikuj temperatury na piecu to obróbki cieplnej. Jeżeli weryfikujesz proces spawania i sprawdzasz zgodność wartości natężenia prądu z WPQS’em to nie weryfikuj przy okazji wymiarów spoiny.

Jestem zwolennikiem nie łączenia w jednym procesie pytań z różnych rodzajów audytów. Jeżeli już jesteś zmuszona / zmuszony przez przełożonego to zrobić, to podziel sobie swój audyt na 3 etapy: proces, produkt, system.

Chociaż nadal będę się upierał, że to po prostu będą trzy oddzielne audyty. Dlaczego? Ponieważ swoim zakresem audyt systemu zarządzania jakością obejmuje całą organizację, audyt procesu dany proces produkcyjny lub usługowy, a audyt produktu dany produkt z procesu. W procesie możesz produkować przecież i 1000 różnych produktów.

Łączenie wszystkich rodzajów audytów w jeden to nieporozumienie.

Jak przygotować się do przeprowadzenia audytu?

W pierwszej kolejności musisz dokładnie określić co jest przedmiotem audytu. Tak jak pisałem już wcześniej, nie możesz zaudytować wszystkiego na raz. Określ czy robisz audyt procesu, produktu czy systemu zarządzania.

Weź proszę pod uwagę również to, że nie będziesz w stanie zrobić audytu całego systemu zarządzania w krótkim czasie. Jest to po prostu niemożliwe. Masz pełne prawo do wybrania sobie próbki audytowej. Co to jest próbka audytowa? Jest to część zakresu danego zagadnienia, może być wybrana losowo lub planowo, bazując na poprzednich audytach. Podczas jednego audytu systemu zarządzania jakością możesz mocniej skupić się na zarządzaniu wyrobem niezgodnym, podczas innego audytu na sposobach zarządzania akcjami korygującymi itd. itd.

W przypadku audytu procesów staraj się przeprowadzić audyt całego procesu. Możesz to zrobić dwojako. Przechodząc zgodnie z procesem od operacji pierwszej do ostatniej lub na odwrót, od końca procesu do początku. Unikaj skakania między operacjami ;-).

Gdy masz już określony zakres, poznaj dokładnie wymagania do tego zakresu, zapoznaj się z całą niezbędną dokumentacją. Po zapoznaniu się z dokumentacją określ plan działania i postaraj się oszacować czas potrzebny do przeprowadzenia audytu.

Ile zaplanować czasu na audyt?

Ile czasu potrzebujesz? Nie napiszę Ci, bo to wszystko zależy od wielu czynników. Jeżeli robisz to pierwszy raz, postaraj się skonsultować z kimś bardziej doświadczonym w danej organizacji. Jeżeli nie masz z kim, to nie pozostaje Ci nic innego jak iść na żywioł i określenie np. 15-30 minut na jedno pytanie. Później zweryfikujesz tą wartość w trakcie samego audytu.

W dalszej części skupię się na opisywaniu audytów procesu i systemów zarządzania. Audyt produktu jest dość specyficzny i nie wymaga w zasadzie interakcji z innymi ludźmi.

Audyt jakości – formularz z pytaniami czy nie? Jak zadawać pytania?

Jeżeli dopiero raczkujesz w audytowaniu to przygotuj solidne pytania z odniesieniem do wymagań ze specyfikacji. Dlaczego? Ponieważ w trakcie audytu na pewno dojdzie do tematów spornych i dyskusyjnych. Warto wówczas posiłkować się formularzem z pytaniami oraz mieć pod ręką spisane wymagania odnośnie danego pytania np. z ISO 9001:2015 lub ze specyfikacji procesu produkcyjnego.

Pamiętaj, aby zwrócić uwagę na typ pytań, które układasz. W żadnym wypadku nie twórz pytań zamkniętych. Dlaczego? No to patrz:

  1. Pytanie: Czy w trakcie obróbki cieplnej materiału AMS4900 temperatura na piecu wynosi 650 stopni Celcjusza?
  2. Odpowiedź: Tak

I koniec dyskusji.

Zamiast tego układaj pytania otwarte i po uzyskaniu odpowiedzi zadawaj kolejne pytania pomocnicze. Powyższe pytanie mogłoby wyglądać tak:

  1. Pytanie: Jaka powinna być temperatura obróbki cieplnej dla materiału AMS4900?
  2. Odpowiedź: 650 stopni.
  3. Pytanie: Dlaczego i skąd o tym wiesz?
  4. Odpowiedź: Karta stanowiskowa numer 6 dla tytanu.
  5. Pytanie: Skąd wiesz, że jest to zawarte w karcie numer 6?
  6. Odpowiedź: Tak mówi specyfikacja SP761 dla wykonywania obróbki cieplnej.
  7. itd. itd. itd.

Kiedy jesteś już starym wyjadaczem nie musisz układać formularza z pytaniami. Widziałem audyty przeprowadzane przez bardzo doświadczonych audytorów. Wychodzili oni na halę produkcyjną z czystą kartką papieru i długopisem. Audyt rozpoczynali od jednego prostego pytania: „Powiedz mi co właśnie robisz?” i następnie uzupełniali je pytaniem „Skąd wiesz, że robisz to dobrze?”.

Uniwersalne, prawda? Niestety wymaga sporego doświadczenia, świadomości procesu, produktu czy systemu zarządzania i dużej pewności siebie. Na początku każdy audytor chodził z formularzem. Nie od razu Kraków zbudowano.

Jak przeprowadzić audyt?

Planowanie i poinformowanie o audycie

Zacznij od zaplanowania audytu i ogłoszenia tego w organizacji, nie robimy przecież audytów niezapowiedzianych ;-). W przypadku audytów zewnętrznych najlepiej zrobić to z 2-3 tygodniowym wyprzedzeniem.

Jeżeli wykonujesz audyty zewnętrzne u swoich dostawców warto zrobić to z przynajmniej miesięcznym wyprzedzeniem. Wymaga tego kultura współpracy oraz zapewnienie dostępności osób u dostawcy. Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale Twój dostawca może mieć w danym tygodniu już zaplanowany… audyt innego klienta :-).

Przy informowaniu o audycie warto przedstawić również agendę audytu. Co to jest? Jest to godzinowy plan, z określeniem obszarów audytu oraz określeniem wymaganego czasu na dany obszar.

Musisz zdawać sobie sprawę, że organizacja nie zatrzymuje się na czas audytu, tylko prężnie stara spełnić oczekiwania klienta w ilości i jakości dostarczonych produktów. Ważne jest, aby nie zakłócać tego procesu i przedstawić plan działania. Postaraj się być również elastyczny / elastyczna. Łatwiej jest zmienić plan jednej osoby (audytora), niż plan całego działu ;-).

Spotkanie otwierające

Dobrą praktyką jest rozpoczęcie audytu od spotkania otwierającego. Przekaż wszystkim zainteresowanym po co jest przeprowadzany audyt, jaki jest jego cel, jak długo potrwa sam audyt i w jaki sposób będzie on realizowany.

Z pozoru błahostka, ale działa cuda. Dlaczego? Ponieważ w organizacji możesz spotkać osoby z różnym doświadczeniem na temat audytu lub z brakiem doświadczenia. Z reguły boimy się tego, co jest nieznane. Warto zrobić dobre otwarcie.

Innym aspektem może być fakt, że w ferworze codziennej walki o lepszy wynik, kierownik obszaru może zapomnieć przekazać informację własnym ludziom o planowanym audycie. Zdarzają się też takie sytuacje.

Brak spotkania otwierającego spowoduje, że audyt dla większości operatorów, pracowników będzie niezapowiedziany, a że jest to zły audyt wiesz już z akapitów wcześniej ;).

Nie bądź bucem audytorem

Wiesz już mniej-więcej z akapitu o formularzu jak zadawać pytania. Nie mniej jednak nie sama forma jest najważniejsza, ale Twoje nastawienie. Niech cały czas przyświeca Ci cel stwierdzania zgodności systemu. Dlaczego? Ponieważ bardzo łatwo można się w tym wszystkim pogubić.

Staraj się być otwarty na drugą osobę i cierpliwie oczekuj na odpowiedź. Nie atakuj i nie zakładaj, że ktoś robi coś źle. Weź pod uwagę, że osoba audytowana przeżywa spory stres, szczególnie gdy dodatkowo obserwowana jest przez przełożonego. Twoim celem nie jest udowodnienie komuś braku wiedzy, czy inteligencji tylko potwierdzenie zgodności z wymaganiami.

Opieraj swoje działania i pytania na faktach, liczbach i wymaganiach. Staraj się powstrzymywać emocje i subiektywne osądy. Jest to trudny element pracy audytora.

Bardzo łatwo jest być bucem… udowodniać niezgodności i zadawać prowokacyjne, atakujące pytania. Traktowaniem innych z góry i z pogardą, może uzbierasz worek niezgodności… ale czy słusznych? Moim zdaniem nie. Niestety nie uzyskasz w ten sposób nic, poza pogłaskaniem swojego Ego i zbudowaniem kultury strachu przed audytem w organizacji.

Bądź „ludzkim” audytorem.

Audyt jakości – a czas?

Staraj się być wyrozumiały w trakcie audytu, ale trzymaj się swojej agendy i czasu. Dlaczego to jest tak ważne? Ponieważ interakcja z innymi osobami w trakcie audytu jest nieprzewidywalna. W wielu przypadkach audyt nie będzie przebiegał zgodnie z Twoim planem, dlatego tak ważne i istotne jest pilnowanie tego co się zaplanowało.

Gdy nie dopilnujesz tego aspektu, może okazać się, że połowę czasu przeznaczoną na cały audyt, spędzisz na dwóch pierwszych pytaniach. Staraj nie wdawać się w niepotrzebne dyskusje i asertywnie oczekuj odpowiedzi na swoje pytanie. Jeżeli, ktoś przez dłuższy czas nie jest w stanie przedstawić odpowiedzi spełniającej wymagania specyfikacji, procedury, normy czy procesu to nie bój się stwierdzić niezgodności i idź do następnego pytania, obszaru.

Może zdarzyć się również, że przy danym stanowisku, dziale lub wydziale nie będzie w tym momencie osoby, która może odpowiedzieć na Twoje pytanie. Zalecam iść dalej i nie czekać, aż osoba ta się pojawi, bo nigdy nie wiesz jak długo to potrwa. Po zadania kolejnych pytań, sprawdzeniu innych operacji, zawsze możesz wrócić jeszcze raz do pominiętego zagadnienia.

Audyt jakości – jak stwierdzić po ludzku niezgodność?

Najbardziej stresujący moment dla audytora. Jak powiedzieć o niezgodności? Najważniejsze to zadbać o neutralność. Niezgodność to nie jest zła rzecz. Znalezienie niezgodności w trakcie audytu to wartość dodana dla organizacji, procesu czy produktu. Dlatego tak istotne jest przedstawienie niezgodności z wymaganiami jako coś neutralnego. Unikaj określeń „niestety”, „przykro mi, ale”, „jestem zmuszony zgłosić niezgodność”.

Pamiętaj, że jako audytor jestem „narzędziem” w procesie audytowym. Najlepiej stwierdzić niezgodność bazując na faktach, podpierając się wymaganiami.

Niezgodność stwierdź w trakcie audytu i przedstaw ją osobie audytowanej. Dlaczego? Ponieważ, być może, źle zrozumiałeś odpowiedź lub Twoje pytanie było niezrozumiane przez audytowanego, a stwierdzenie niezgodności nieco otrzeźwia umysł osoby audytowanej. Uważam, że warto rozmawiać i dyskutować na temat niezgodności.

Złą praktyką jest ukrywanie niezgodności i przedstawianie ich dopiero w trakcie raportu audytowego.

Audyt jakości – jak zakończyć?

Szczęśliwie, po długiej i nużącej podróży, docieramy do końca. Padły wszystkie pytania, stwierdziliśmy kilka niezgodności. Jak teraz to wszystko zakończyć z klasą?

Dobrą praktyką jest zorganizować spotkanie zamykające audyt. Niestety, często audytor zadając ostatnie pytanie, żegna się z audytowanymi i za 2 dni wysyła raport z 4 niezgodnościami, na które większość otwiera ze zdziwienia szeroko oczy. Jest to zła praktyka.

Spotkanie zamykające to ukłon w stronę audytowanych i przede wszystkim podziękowanie im za udział w audycie.

Warto w kilku słowach podsumować czas spędzony na audycie oraz to co udało się zrealizować. Dobrą praktyką przy prowadzeniu spotkania zamykającego jest podanie pozytywnych obserwacji. Każdy proces czy system zarządzania posiada jakieś mocne punkty, które warto podkreślić i dostrzec.

Kolejnym krokiem jest przedstawienie w czytelny sposób niezgodności, warto zrobić to według żelaznej metody 5W2H. Mile widziane są również rekomendacje – aspekty, które można poprawić, ale nie jest to konieczne.

Podsumowując audyt warto powiedzieć o jego wyniku (pozytywny, negatywny, skala ocen) i jego następstwach. Co jest następstwem audytu? Na pewno raport audytowy – kiedy i komu zostanie przedstawiony. Kolejny krok to realizacja RCCA po stwierdzonych niezgodnościach. Przekaż informację, do kiedy oczekujesz analizy przyczonowo-skutkowej oraz przedstawienia akcji korygujących i ich wdrożenia.

Audyt jakości – raport

Raport z audytu to pisemne podsumowanie wyników audytu. Dobry raport musi zawierać informację o zakresie audytu, jego rodzaju oraz osobach zaangażowanych w audyt. Należy podać szczegółowo według jakich wymagać weryfikowane były poszczególne obszary oraz jaki był wynik tych weryfikacji.

Zapisz w raporcie pozytywne obserwacje, rekomendacje oraz szczegółowo niezgodności z przestawieniem dokładnych wymagań do tych niezgodności. Co do niezgodności warto podać datę, do której oczekujemy analizy przyczyn oraz datę akcji korygujących.

Każdy raport zawiera również ocenę lub wynik audytu. W zależności od organizacji ocena może przyjmować skalę tak jak np. w szkole od 1 do 6 lub skalę procentową – 80%, 90%. Ocenę tą wylicza się ze stosunku niezgodności do ilości pytań. W przypadku 1 niezgodności na 20 pytań, wynik procentowy może wynosić 95%

W przypadku audytów certyfikujących lub innych trzeciej strony, otrzymujemy po prostu informację pozytywną lub negatywną.

Audyt jakości – działania poaudytowe

Audyt nie kończy się w momencie wysłania raportu. Pamiętaj o tym, że konieczne jest uzyskanie działań poaudytowych, czyli akcji zakończonych sukcesem, akcji korygujących.

Aby ułatwić sobie zarządzanie tym procesem, warto skorzystać z matrycy akcji korygujących.

Warto wiedzieć, że masz pełne prawo do odrzucenia akcji korygujących, jeżeli uważasz, że nie są one wystarczające lub w ogóle powiązane z problemem (a zdarza się i tak ;-)).

Co jest istotne to fakt, że wymagane daty wdrożeń akcji korygujących nie są ustalane raz na zawsze. Niektóre akcje mogą wymagać specjalnych inwestycji lub zmian procesowych. Ustal, wraz z właścicielem procesu, datę wdrożenia akcji korygujących świadomie i monitoruj ich realizację.

Zakończenie i zweryfikowanie akcji korygujących jest znakiem do oficjalnego zamknięcia procesu audytu.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że ten wpis, przybliży Ci czym jest audyt i jak go dobrze przeprowadzić. Zdaje sobie sprawę, że nie poruszyłem wszystkich kwestii, ale starałem się zwrócić uwagę na te najważniejsze, z mojego punktu widzenia. Punktu widzenia audytora procesów produkcyjnych z branży lotniczej i systemów zarządzania. Jeżeli masz jakieś pytania lub wątpliwości, to serdecznie zapraszam do dyskusji w sekcji komentarzy.

Photo by Sebastian Herrmann on Unsplash

Leave a Comment:

4 comments
Bartosz says Marzec 18, 2019

Mam pytanie o akapit pod tytułem ” co to jest audyt” i stwierdzenia „sugerujesz wdrożenie akcji korygujących”
Czy nie będzie to postrzegane jako coś złego jeśli zasugeruje wdrożenie akcji korygującej? Może to niektóre organizacjach być postrzegane jako wyrocznia i coś czego trzeba się trzymać za wszelką cenę, a przy kolejnym audycie pojawi się stwierdzenie ” przecież Pan/ Pani audytor tak kazali zrobić”.

Reply
    Artur Mydlarz says Marzec 18, 2019

    Dobre oko, czyżby audytorskie? Użyłem skrótu myślowego, który może mylić przekaz. Audytor nie może sugerować akcji korygujących. Robi to właściciel obszaru.
    Już to poprawiłem. Dzięki.

    Reply
Michał says Marzec 20, 2019

Bardzo dobry artykuł,….dlaczego…..ponieważ porusza wszystkie istotne kwestie w procesie auditu lub audytu jak kto woli 😉
Sądzę iż warto zwrócić uwagę na jeden z zapisów artykułu dotyczący akcji korygujących i podkreślić za autorem – „masz prawo do odrzucenia akcji korygujących”. I do wspomnianych powodów dorzucić z jednej strony zdrowy rozsądek a z drugiej rachunek ekonomiczny. Te dwa powody również mogą być podstawa do odrzucenia działań biorąc pod uwagę, czas wdrożenia, celowość, opłacalność, dynamikę zmiany procesów, brak wpływu na funkcjonalność bezpieczeństwo i tak można by jeszcze długo. Jakkolwiek nie chce być odebrany jako przeciwnik podejmowania działań i doskonalenia – wręcz przeciwnie. Ale chcę zwrócić uwagę na uzupełnianie wymagań dla systemów jakości o zdrowy rozsądek i biznes.

Reply
    Artur Mydlarz says Marzec 21, 2019

    Wielkie dzięki Michał!

    Reply
Add Your Reply