8 zasad komunikacji inżyniera

Dobre życie inżyniera – 8 zasad komunikacji według reguły Gestalt

Znalazłem klucz do dobrego życia. W zasadzie nie ja a Dr Jacek Santorski. Dr Santorski opracował książkę “Dobre życie”, książkę która pochłonąłem jednym haustem. W książce tej znajdziecie setki artykułów i wywiadów spisanych przez ostatnie 15 lat. Jest to bardzo ciekawy zbiór wiedzy na temat psychologii społecznej i psychologi biznesu. Szczególnie inżynierom przyda się poznanie 8 zasad dyskusji według reguły Gestalt. Dowiesz się z niej, że zmiana codziennej komunikacji z innymi zmienia sposób naszego myślenia i budowanych relacji.

Bardzo chciałbym Wam polecić lekturę całej książki Dr. Jacka Santorskiego pt. “Dobre życie”. Książka porusza wiele aspektów zarządzania sobą, problemami i ludźmi. Treść i przesłanie Doktora wpisuję się idealnie w mój styl podejścia do problemów i zarządzania. Co więcej styl ten jest zabójczo skuteczny. Poniżej przybliżę jeden z rozdziałów który pomógł mi najbardziej w rozwinięciu komunikacji i budowaniu dobrych relacji.

Sponsorem wpisu jest Kurs: Pełna moc Excela w zarządzaniu jakością.

kurs excel banner

1. Mów w pierwszej osobie

Mów za siebie i w pierwszej osobie. Komunikuj się w sposób odpowiedzialny. Unikanie mówienia w pierwszej osobie oddala odpowiedzialność od nas i tworzy bufor bezpieczeństwa. Na pewno nie raz byłaś/eś uczestnikiem rozmowy, gdzie rozmówca wypowiadał się w liczbie mnogiej “My tego nie zrobimy”, “Nam się to nie podoba”. Często jest tak, że ta osoba nie ma żadnego poparcia ani pełnomocnictwa aby wypowiadać się za grupę.

Unikaj również ocen bezosobowych. Nie stwierdzaj “tak się nie robi”, zamiast tego opowiedz o tym z twojej perspektywy “Nie podoba mi się sposób w jaki to zrobiłeś”.

2. Mów w swoim imieniu

Druga zasada jest uzupełnieniem pierwszej. Pamiętaj o tym, że nie jesteś nieomylna/y. Mówiąc staraj się mówić w pierwszej osobie i w swoim imieniu wyrażając swoje myśli i to co czujesz Ty jako osoba. Mów “Wydaje mi się…”, “Uważam, że…”, “Mam wrażenie…”, “Rozumiem tą sytuację w taki sposób…”. Unikaj sformułowań ogólnych “Wygląda to tak i tak”, “Jest to bardzo złe”, “Oni zawsze tak robią”.

Pamiętaj, że w zasadzie w 99% nasze opinie są subiektywne i wynikają z naszego patrzenia na świat i doświadczeń które zdobyliśmy. Ten “filtr” w naszym mózgu nie pozwala ocenić sytuacji w 100%, warto rozpocząć więc zdanie od wytłumaczenia co My widzimy i jak to rozumiemy. Co wcale nie musi być prawdą ;).

3. Zadbaj o precyzję komunikacji

Szybkie spotkania i szybkie wypowiedzi powodują spłaszczanie komunikacji i operowanie na ogółach. Warto jednak popracować na precyzją wypowiedzi co pozwoli nam zbudować dobre relację. Prostą zasadą o której wspomina Dr Jacek Santorski jest rozpoczęcie dyskusji lub oceniania sytuacji od tego co widzimy. W sensie dosłownym, zanim nasz mózg dorobi sobie do tego całą filozofię.

“Widzę, że przygotowałeś raport 8D na 10 stron.” – ocena wizualna stanu faktycznego. “Moim zdaniem nasz klient nie będzie zadowolony z tak obszernego dokumentu. Wiem to z mojego doświadczenie, wcześniej sam zrobiłem taki raport i został odrzucony” – wyrażenie własnej opinii z uzasadnieniem. “Podoba mi się szczegółowość tego dokumentu i po wyciągnięciu z niego esencji możemy podesłać go do klienta”.

Zamiast: “Co to jest? Tak się nie robi raportów 8D!”

Jak chcesz robić dobre raporty 8D to poczytaj tutaj ;): Raport 8D – rozwiązywanie problemów metodą armii amerykańskiej

4. Mów Do a nie O

Nie chodzi tutaj o zasadę unikania plotek o osobie której nie ma w pomieszczeniu. Chodzi o doprecyzowanie komunikatu do danej osoby. Niezależnie od tego czy mówimy o sprawach pozytywnych czy negatywnych. Zmienia to perspektywę odbierania komunikatu przez osobę która jest w nim wspomniana i daje szansę wypowiedzenia się.

“Uważam, że zrobiłaś świetną analizę 5WHY Anno” zamiast “Uważam, że analiza 5WHY Anny jest dobrze zrobiona”. “Myślę Robercie, że pomieszałeś zagadnienia w ostatnim raporcie A3” zamiast “Ostatni raport A3 Roberta był totalnie pomieszany”.

Co to 5WHY czy raport A3 przeczytasz tutaj: 5WHY dziecinnie prosta metoda do rozwiązywania problemów
i tutaj: Raport A3 – metoda Toyoty na rozwiązywanie problemów

5. Mów jasno – nie tłumacz się

Osoba pewna siebie nie tłumaczy się przed innymi. Unikaj tego jak ognia. Nie tłumacz się z sytuacji i nie obwiniaj innych za stan obecny danego problemu. Szczególnie unikaj ogólnej oceny sytuacji przenosząc odpowiedzialność za obecną sytuację na kogoś innego “oni nie chcą współpracować”, “oni zawsze rzucają kłody pod nogi” itd. itd.

Zamiast tego przedstawiaj swoje odczucia, intencje, motywację. Postaraj się wziąć odpowiedzialność za to co się dzieje i poszukaj rozwiązań obecnej sytuacji.

Staraj się również mówić jasno i artykułuj swoje opinie, przekonania krótkimi zdaniami. Zawiłe wypowiedzi nawet mające znamiona najlepszych intencji z zachowaniem wszystkich dotychczasowych reguł mogą być po prostu niezrozumiałe przez odbiorcę. Staraj się unikać rozpoczynania dyskusji od “Moim celem nie jest krytykowanie cię”, “Jestem przekonany że nie chciałeś tego zrobić źle”. Mózg zazwyczaj nie rejestruje “nie” i osoba otrzymująca taki komunikat skupi się na “krytyce” i “robić źle”.

6. Pomyśl zanim zapytasz

Świetne postawione pytanie jest dużym krokiem w przypadku rozwiązania problemów lub osiągnięcia oczekiwanego celu. Niestety większość pytań które wypowiadamy na co dzień są formą ujścia naszych emocji. Pytanie kolegi w pracy gdy nie rozumiemy jego zachowania “Dlaczego to zrobiłeś?” jest formą wyrażenia bólu który w nas “się gotuje”. Zapytanie “Która jest godzina?” osoby spóźnionej na spotkanie również jest formą ujścia negatywnych emocji i pokazania naszej dezaprobaty.

Dr Santorski przywołuję jedną z metod treningu Gestalt, gdzie pytania należy zmienić na zdania twierdzące. Zmiana formy zdania przyniesie bardziej pozytywne rezultaty. Ponoć w codziennej komunikacji możemy zmienić 70% pytań na zdania twierdzące.

“Czy uważasz że zasady 5S mogą pomóc w twojej codziennej pracy?” zamień na “Uważam, że reguły 5S pomagają w uporządkowaniu i usystematyzowaniu codziennej pracy. Mam nadzieję, że wkrótce sam tego doświadczysz”.

7. Unikaj ocen i etykiet

Zamiast oceniać innych i przypisywać im ogólne etykiety za to co kiedyś zrobili, wyrażaj swoje zdanie i swoje odczucia. Staraj się unikać mówienia “Ona jest taka i taka”, “Ty zawsze zaniedbujesz obowiązki”. Zamiast tego stosuje regułę pierwszej osoby bez oceniania innych, a postaraj się ocenić sytuację bazując na własnych odczuciach.

“Bardzo źle się czuję gdy raport oddawany jest z opóźnieniem i niestety z błędami. Z czego może wynikać taka sytuacja?” zamiast “Ty zawsze oddajesz raport po terminie i z błędami. Dlaczego to robisz?”

8. Mów co wybierasz

Mów o tym co wybierasz, a nie do czego jesteś zmuszona/y. Często nadużywamy wyrażenia “muszę” zamiast “chcę” lub “dążę do”. Jest to próba odsunięcia odpowiedzialności za nasze postanowienia i decyzję. Wyobraź sobie sytuację w której stwierdzasz w trakcie wizyty u znajomego “Muszę już iść”. Pozostawia to lukę do dyskusji i dopytywania dlaczego musisz. Zamienienie tego zdania na “Chcę już wyjść” zmniejsza możliwość “negocjacji”.

Mów o tym co wybierasz, a nie do czego jesteś zmuszany. Żyjąc w zachodnio-europejskiej kulturze większość z nas jak nie 99% społeczeństwa ma wolny wybór i nie jest zmuszana do czegokolwiek. Przestań tłumaczyć się ze swoich wyborów poprzez presję innych i “zmuszanie” Cię do czegoś. Jeżeli coś robisz, robisz to bo chcesz.

Podsumowanie

Nie ma relacji bez komunikacji, a budowanie silnych więzi, relacji wymaga mądrej komunikacji. Praca inżyniera to nie tylko liczby, tabelki i rysunek techniczny, ale również współpraca z innymi ludźmi. Warto doskonalić metody miękkie i budować silne zespoły.

8 zasad komunikacji Photo by William Farlow on Unsplash

Leave a Comment: