diagram żółwia - strona tytułowa

Diagram żółwia – narzędzie do rozpisania idealnego procesu

Powoli z gracją porusza się żółw. Przestawia niespiesznie z jednego miejsca w drugie swoje krótki nogi, ciągnąc za sobą krótki ogonek. Również bez większego entuzjazmu przekręca głowę raz w lewo raz w prawo. Co taki żółw może mieć w wspólnego z hiper szybkim niczym zając biznesem? Zaraz się dowiesz jak użyto diagram żółwia do projektowania idealnych procesów.

Diagram żółwia – co to jest?

Diagram żółwia jest to narzędzie jakościowe pomagające w projektowaniu lub ulepszaniu istniejących procesów. Użycie diagramu żółwia pozwala uzyskać najlepszą konfigurację procesu. Zastosowanie diagramu dla projektowania kluczowych procesów umożliwia dokładne uzyskanie informacji oraz utworzenie procesu zgodnego z wymaganiami wszystkich zainteresowanych stron.

Doświadczyliście pewnie na własnej skórze frustracji w przypadku słabo zaprojektowanych procesów, nie każdy wie co ma do końca robić, nie każdy wie w jakim celu, zadania zamiast posuwać się do przodu to swoją w miejscu. Niestety globalnie powoduje to duże opóźnienia w organizacji oraz powoduje znaczne zmniejszenie efektywności.

Wówczas sięgnij po i wykorzystaj diagram żółwia i zweryfikuj czy proces zawiera wszystkie informacje, które wymaga nasz żółw ;):

  • Wejście – szczegółowe dane wchodzące do procesu: dokumenty, materiały, plany, wymagania, informacje itp.
  • Proces – nazwa procesu.
  • Wyjście – informacje na temat tego co uzyskujemy z procesu: dokumenty, materiały, plany, wymagania, informacje itp.
  • Co – co jest niezbędne do wykonania danego procesu: sprzęt, maszyny, sprzęt pomiarowy, system komputerowy, oprogramowanie itp.
  • Kto – kto jest niezbędny do sprawnego przeprowadzenia procesu: ludzie i ich kompetencje, wraz z niezbędnymi szkoleniami, jeżeli kompetencji brak.
  • Jak – wszystko co może pomóc w pytaniach “jak” w trakcie procesu: powiązane procesu, normy, instrukcje, procedury, wizualizacje, specyficzne metody pracy itp.
  • Kryteria – cele i zadania procesu, czyli co chcemy osiągnąć i jak jesteśmy w stanie to mierzyć – KPI.

Spróbuj “przepuścić” jeden z twoich problematycznych procesów przez diagram żółwia. Jestem pewien, że zabraknie w nim przynajmniej jednego z siedmiu wyżej wymienionych elementów.

W takim wypadku postaraj się po prostu o jego uzupełnienie i zmianę procesu. Kolejne procesy staraj się projektować zgodnie z siedmioma wymaganiami. Jako cała organizacja poświęcicie więcej czasu w fazie projektowej, ale odzyskacie niewspółmiernie więcej czasu w trakcie realizacji zadań na bazie tych procesów.

Każdy element diagramu żółwia jest istotny i należy rozpisać go świadomie. Jeżeli nie zrobisz tego na tym etapie w trakcie realizacji procesów na pewno pojawią się problemy.

Dobrze panie Mydlarz, fajnie to wygląda, ale gdzie tu ten żółw? Poniższy przykład i infografika powinna rozwiać Twoje wątpliwości.

Diagram żółwia – przykład

Jako przykład posłużę się moim ulubionym procesem czyli spawaniem. Rozpisałem ten proces według kryteriów diagramu żółwia.

Wejściem procesu jest materiał, który będzie spawany. Wyjście jest oczywiście gotowy produkt. Pozostałe kryteria to maszyny i sprzęt, w tym przypadku będzie to spawarka, materiał do spawania no i zasilanie. W celu wykonania tego procesu potrzebujemy kompetentnego spawacza i kontrolera jakości. Aby nasi pracownicy dobrze wykonywali swoje obowiązki potrzebują dostępu do rysunku technicznego, normy odbioru spoin i sekwencji ich nakładania. Jako kryteria przyjęliśmy politykę ZERO DEFEKTÓW oraz takt time na wykonanie produktu 30 sekund.

Poniżej za pomocą formularza rozpisałem wszystkie kroki. Myślę, że niektórzy z Was dostrzegą już na tym etapie żółwia ;).

Diagram żółwia – infografika

Poniżej znajdziecie infografikę z diagramem żółwia. Więcej tego typu infografik możesz znaleźć pod tym linkiem: Infografiki

diagram żółwia infografika

Diagram żółwia – Excel

Przygotowałem dla Was również formularz w formacie excelowskim oraz pdf. Możecie go wykorzystać przy projektowaniu lub sprawdzaniu Waszych procesów. Formularze dostępne są do pobrania na stronie: Narzędzia

Podsumowanie

Jestem przekonany, że nasz żółw pomoże Wam w projektowaniu procesów lub usprawniania obecnych. Jeżeli spełnisz wszystkie kroki diagramu żółwia procesu będą dużo bardziej efektywne niż do tej pory. Pa Zachęcam do korzystania z infografiki i darmowego formularza, jeżeli artykuł Ci się spodobał zapraszam do komentowania i udostępniania.

 

Partner wpisu – EMBE CONSULTING – Zarządzanie procesami – Consense

Partnerem tego artykułu jest firma EMBE Consulting, dystrybutor programu Consense, który świetnie nadaje się do zarządzania procesami. Posiada między innymi moduł rozpisywania procesów w fazie projektowej w diagram żółwia. Firma EMBE Consulting rozpisała mój przykład ze spawaniem za pomocą Consense.

consense diagram żółwia

Projektowanie to jedna sprawa, a schody zaczynają się dopiero przy zarządzaniu. Możecie ułatwić to sobie ułatwić korzystając z oprogramowania Consense. Consense to nie tylko projektowanie procesów a wiele więcej.

ConSense: Technologicznie wiodący dostawca przyjaznego dla użytkownika oprogramowania do zarządzania procesami i jakością

ConSense GmbH stworzył międzysektorowe i całościowe oprogramowanie do zarządzania procesami i jakością oraz zintegrowanych systemów zarządzania. Proste w obsłudze, modułowe i skalowalne, przedstawione rozwiązania idealnie nadają się do wielu różnych wymagań: od systemu zarządzania jakością do normy ISO 9001, poprzez mapowanie wielu innych standardów, aż do odpowiednich systemów GxP. Wspieramy klientów na każdej płaszczyźnie działania, od małych po średnie i działające na skalę międzynarodową przedsiębiorstwa.

 

Po więcej szczegółów zapraszam na stronę partnera artykułu EMBE Consulting

 

Grafika do artykułu diagram żółwia Photo by Ray Hennessy on Unsplash

Leave a Comment: